Selección de personal en instituciones educativas

Elegir a las personas que van a formar parte de nuestro Proyecto Educativo Institucional no es tarea fácil. Es fundamental que los nuevos miembros coincidan con los objetivos y valores que sostenemos, así también aporten nuevas ideas a nuestro trabajo cotidiano. A continuación encontraremos algunas pautas que nos ayudarán a lograr una selección del personal de la escuela más efectiva, como forma de minimizar los riesgo que implica incorporar a alguien que no cuenta con el perfil necesario para nuestra organización. Empezaremos por conocer la institución a la que pertenecemos, focalizando en el análisis de los puestos de trabajo actuales, para luego encarar el proceso de selección de personal con todos sus pasos metodológicos. Finalizaremos este recorrido informativo abordando el tema del posible desarrollo de los recursos humanos actuales y del gran desafío de evaluar su empeño.

1. Diagnóstico Institucional

Las personas hacen la diferencia entre una organización y otra, por lo cual atenderlas y preservarlas resulta estratégico. Cuando se efectúan una selección de personal, estamos apostando a la mejora continua del servicio educativo brindado.Para elegir un nuevo miembro de la escuela necesitaremos comenzar por confeccionar un DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL. Mediante el mismo conoceremos:

• La cultura organizacional
• Puntos fuertes de la institución.
• Las debilidades de la organización y las posibilidades de afrontar los conflictos.
• Las competencias del personal de la organización y las habilidades que sería interesante desarrollar.
• Las necesidades de capacitación.

a) Puntos fuertes de la organización

Toda organización tiene aspectos en los que se destaca o puntos fuertes.

Si queremos conocerlos será vital realizar un listado de aquellos momentos y situaciones exitosos de la escuela y fundamentar por qué creemos que lo son o lo fueron. También es útil indagar a quienes toman el servicio educativo que brindamos: padres y alumnos.

Así, sabremos qué conductas, proyectos, normas, actitudes son las que nos hacen una escuela por la que se puede optar.

Para llevar a cabo estas aspiraciones contamos con gente de determinada características. Aunque cada puesto de trabajo tiene sus particularidades, todos los miembros que apuntan hacia los objetivos de la escuela, comparten en gran parte los valores de su cultura.

b) Competencias requeridas hoy en las organizaciones

En estos tiempos de grandes y veloces cambios las organizaciones necesitan tener capacidad de aprendizaje para asumir con flexibilidad y dinamismo los desafíos de la realidad actual. En las organizaciones que se preocupan por brindar un excelente servicio y logran adaptarse a las demandas de este complejo mundo, se valora a las personas que:

• Se comprometen con la institución
• Poseen iniciativa personal
• Aprenden de la organización
• Tienen voluntad para reaprender
• Toman el error como una oportunidad de crecer
• Cuentan con sentido de autocrítica
• Administran eficazmente el tiempo
• Manifiestan sus opiniones y desacuerdos
• Se hacen cargo de los problemas y tienen capacidad de aportar soluciones
• Poseen habilidad para el trabajo en equipo
• Comprenden las expectativas y necesidades de un interlocutor
• Se actualizan permanentemente
• Son responsables
• Muestran flexibilidad
• Se adaptan rápidamente a los cambios, siendo abiertos y positivos frente a los mismos
• Tienen una perspectiva multidisciplinaria
• Mantienen relaciones interpersonales positivas
• Manejan la presión por nuevas responsabilidades
• Demuestran capacidad para comunicarse eficazmente
• Son sensibles ante la información recibida
• Pueden consensuar
• Toman decisiones en corto tiempo
• Gestionan hábilmente
• Logran una capacidad para escuchar
• Conocen distintas culturas
• Aunque es imposible que un empleado resuelva con éxito todas las cuestiones planteadas, hoy se toman en consideración estas características personales y mediante ellas se logran un mejor rendimiento organizacional. Tal vez esta lista nos sirva para conocer con qué habilidades contamos y con cuáles no. ¿Qué sería útil lograr? ¿Qué aspectos alcanzamos últimamente? ¿En qué otros deberíamos reforzar nuestra capacitación?

c) Análisis de puestos de trabajo

Al elegir un nuevo miembro de la escuela será útil tener claro cómo está compuesta estructura de puestos y funciones actuales para conocer con quiénes contamos y cómo se vincula el puesto de trabajo vacante con la institución en su totalidad.

Es imprescindible que los empleados sepan qué espera la escuela de ellos, ya que en una situación en que existe encaje entre las personas y la organización, éstas tienden a rendir adecuadamente, recibiendo la retribución esperada e incrementando sus capacidades y su satisfacción por el trabajo realizado, lo que mejora su motivación, animándolas a mantener una actitud positiva.

Si buscamos que haya bienestar individual , bienestar social y eficiencia en la organización es necesario lograr:

• un óptimo desarrollo de las capacidades de los empleados, de su potencial
• su compromiso con la institución
• el mayor nivel de congruencia entre las metas individuales y las de la organización
• una relación coste-efectividad apropiada

Estas apreciaciones rigen para el empleado ingresante que deberá conocer la cultura y estructura de la escuela en la que comienza a desempeñarse y cómo será acompañado y evaluado en su quehacer cotidiano.

Como modo de lograr una definición de los perfiles de empleados deseados, será oportuno evaluar el desempeño de los actuales miembros de la organización y saber qué cuestiones se valoran en ella.

Selección de Personal

Este es un proceso que consiste en planificar, organizar y coordinar las distintas etapas de la selección de personal. Se seleccionan las personas a ocupar un puesto de trabajo ya sea:

• entre candidatos ajenos a la organización.
• entre candidatos que pertenecen a la organización y que pasan de un puesto a otro.

El proceso de selección de personal implica una búsqueda compleja. Significa identificar a las personas más idóneas para cubrir puestos específicos y que además obtengan una mayor eficiencia en el cargo.

Seleccionar es elegir para ambas partes, para: los directivos y las personas que participan como candidatos.

La decisión en cuanto al candidato que ocupará el puesto la tienen los siempre directivos de la institución. La intervención de un selector externo puede esclarecer y colaborar para que ambas partes (los directivos y los candidatos) tomen una buena decisión.

La selección consiste en buscar personas para realizar determinadas tareas, es decir, para resolver los problemas inherentes a esa tarea.

Rymberg (1998) diferencia:

Pareciera que se elige una persona frente a otras que aparecen como opción.

Pero en realidad, se elige la persona que reúne los requisitos más cercanos a la definición que se ha hecho del perfil deseado para quien ocupe el puesto de trabajo.

a) Ventajas del proceso de selección de personal

Una mala selección de personal produce:

Inconvenientes legales futuros: si se incorpora una persona que no cumple con el trabajo de la manera esperada, tal vez se deba prescindir de ella, lo cual acarrea problemas que con una buena selección no se desencadenarían.

Ineficiencia en el desempeño: al no cuidar los aspectos de elaboración de un perfil y de elección de las personas en función del mismo, se puede integrar a la institución a alguien que no reúna las capacidades, conocimientos y habilidades que requiere el puesto, lo que deriva en un mal desempeño en el cargo.

Pérdida de tiempo y dinero para la institución: estos inconvenientes implican la necesidad de comenzar un nuevo proceso de selección, de volver a realizar las tareas de incorporación de otra persona a la organización, cuestiones que pueden ser evitadas siguiendo los pasos metodológicos del proceso de selección de personal.

b) Perfil

Las personas son seleccionadas en función de un perfil de puesto. Pero tenemos en cuenta que todo individuo siempre le brinda a la organización una dosis de aporte propio y personal.

El perfil es la resultante de:

• La comprensión de la cultura de la empresa: características, estilo, tabla de valores, red de comunicación, quiénes son las personas exitosas, organigrama.
• La necesidad que se plantea.
• El puesto a través del cual se quiere satisfacer esa necesidad. El puesto es el lugar asignado a una tarea o función en la organización.
• La persona: características de personalidad que exige el puesto a cubrir
• El entorno condicionante: características del mercado laboral respecto del puesto a ocupar.

Richino (1996) propone que nos preguntemos:

• ¿Qué exigencias presenta la tarea?
• ¿Qué características particulares tiene?
• ¿A quién debe rendir cuentas?
• ¿Quiénes son sus pares?
• ¿Tiene gente a cargo?
• ¿Cuál es el nivel jerárquico?
• ¿Qué se espera de su función?

Para ser aceptada y tolerada por el medio institucional, la persona deberá tener mucho en común con la escuela.

El perfil presenta requisitos formales e informales que siempre tienen que ver con el puesto a ocupar y las características de personalidad valoradas por la cultura organizacional:

Requisitos formales: datos de clasificación y características socio-culturales.( sexo, edad, lugar de residencia, movilidad propia, etc.)

Requisitos de personalidad: capacidades, habilidades y aptitudes.

c) Etapas del proceso de selección de personal:

Richino(1996) plantea las siguientes etapas:

d) Fuentes de reclutamiento de personal

García(1998) discrimina entre fuentes de reclutamiento internas y fuentes de reclutamiento externas.

Internas: cuando se cubren cargos vacantes con personal de la empresa.

Externas: cuando se cubren cargos vacantes con personal ajeno a la empresa.

Fuentes internas

Por reubicación: ascenso de puesto

Por transferencia: de una misma función de un sector a otro

Fuentes externas

Presentación espontánea de curriculums vitae.

Publicación de avisos clasificados.

Carteles en instituciones relacionadas con el puesto a ocupar Referencias de empleados de la escuela o gente conocida por los directivos.

La selección externa permite el aporte de nuevas ideas y técnicas de trabajo por parte del personal que se incorpora y la posibilidad de renovar personal poco motivado.

La información recogida deberá verificarse mediante la presentación de documentación y pedido de referencias que permitan conocer antecedentes laborales de los candidatos.

e) Selección de currículum vitae

El currículum vitae es un documento que contiene los antecedentes de todo candidato a un puesto de trabajo.

En la selección de curriculums vitae se tratará de identificar aquellos candidatos que, por sus características «objetivas», cumplan con los requisitos mínimos de adaptabilidad al puesto de trabajo para el que se seleccionan.

f) La entrevista de selección de personal

Mantendremos entrevistas de selección con aquellos candidatos con mayor acercamiento al perfil deseado. En la entrevista se despejarán las dudas que nos hayan quedado al leer sus antecedentes laborales en el curriculum vitae.

Richino(1996) define: La entrevista se trata de una situación bipersonal entre el selector y el postulante, con la intención de establecer una relación, acortada en tiempo y espacio. Para el selector es la oportunidad para «conocer» al candidato. Para el postulante, es una situación de evaluación. Adecuada para poder desplegar los mejores recursos personales, satisfacer las expectativas del evaluador y conseguir el empleo para el cual se postula.

La primera entrevista

La primera entrevista suele ser exploratoria del recorrido laboral que haya tenido el candidato. Se evalúa de qué manera sostiene el candidato en la entrevista lo que plantea en el curriculum vitae.

Según Álvaro de Ansorena Cao(1996) se pretende conocer las características, necesidades y competencias conductuales específicas con que cuenta la persona entrevistada para el puesto a ocupar.

El entrevistador aportará información al entrevistado sobre el puesto de trabajo para el que se selecciona, de manera que el postulante evalúe su interés por él. Se establecerá la coincidencia entre los gustos del candidato y lo que ofrece la institución.

La entrevista en profundidad

En una segunda entrevista en profundidad se indagará acerca de la historia educacional del entrevistado, su recorrido laboral en mayor detalle, su historia personal, familiar y social, habilidades y carencias del candidato y sus motivaciones para ocupar el puesto que la escuela le ofrece.

g) Ranking

Generalmente se eligen dos o tres candidatos a ocupar el puesto, quienes cumplen con la gran mayoría de las expectativas planteadas en el armado del perfil del puesto. La información sobre estos candidatos la obtuvimos mediante la observación de su curriculum vitae y de las entrevistas mantenidas. Es aconsejable que estas dos o tres personas se entrevisten con más de un directivo o con la persona que sería su supervisor inmediato al momento del ingreso. Luego entre todas las personas con autoridad decisional que evaluaron a los candidatos finales se elegirá a quien ocupará finalmente el puesto de trabajo.

Bibliografía

• Ansorena Cao, Álvaro de: «15 pasos para la selección de personal con éxito. Método e instrumentos». Editorial Paidós Empresa. Madrid. (1996)
• Deal y Kennedy: «Las empresas como sistemas culturales». Editorial Sudamericana. Buenos Aires (1985)
• Encuadre y Estrategias. Selección y Capacitación de Recursos Humanos. Manual de capacitación de la Jornada «Directivas en Selección de Personal». Docente: Lic. Gustavo Rymberg. Buenos Aires. (1998)
• García, Apolinar E.: «Tecnologías de Gestión. Administración de Recursos Humanos». Editorial Sainte Claire. Buenos Aires. (1998)
• Gomez Llera y Pin: «Dirigir es educar» Editorial Mc Graw Hill
• Programa de Jóvenes Profesionales. Empresa Techint. Carpeta de Módulos. Dirección de Personal. Capacitación. (1997)
• Richino, Susana V.: «Selección de personal». Editorial Paidós. Buenos Aires. (1996)
• Ulrich, Dave: «Recursos Humanos Champions». Editorial Granica
• Universidad de Palermo. Lic. Beatriz Checchia. «Hacia el reposicionamiento del Desarrollo Profesional». Buenos Aires. (1997)