Nómina y euro: ni sencillo, ni complicado, sino todo lo contrario.

Autor: Nuria Vidal

Compensación y salarios

08-2001

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En las empresas que gestionan ellas mismas sus nóminas, el empresario o su contable deben prever que se encontrarán con alguna dificultad de orden matemático a la hora de traspasarlas al euro. Pero no será la única.

Y es que no se trata tan sólo de "dividir por 166,386". En realidad, desde el reformateado de los listados por culpa de los nuevos decimales de euro hasta la conversión de los ficheros históricos, el pase al euro de las nóminas está plagado de trampas inesperadas.

Evitar esas trampas es posible, como podremos comprobarlo en este artículo. En la fórmula del éxito de profesionales de la nómina y empresarios adelantados, veremos cómo Previsión e Información son las dos palabras clave.
 
Ficha técnica
Título: EuroNómina
Empresa: ADP SERVICIOS DE NÓMINA Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
http://www.europe.adp.com/data/view/2104.html
 
Resumen: Calcular una nómina en euros no consiste únicamente en "dividir por 166,386". En realidad, desde el reformateado de los listados por culpa de los nuevos decimales de euro hasta la conversión de los ficheros históricos, el pase al euro de las nóminas está plagado de trampas inesperadas.

Evitarlas es posible. Para lograrlo, es imprescindible anticiparse lo suficiente como para realizar pruebas e informar correctamente al Personal. Estos son los dos pilares de una migración al euro de la nómina sin traumas ni conflictos. Este dossier especial nos lo explica en una entrevista al Sr. Jordi Ciuró, Responsable del Proyecto Euro DE ADP España, ilustrada con el ejemplo de empresas francesas que ya lo han conseguido.

Descriptores: Euro / Nómina / Administración de Personal
 
JORDI CIURÓ,
Responsable del Proyecto Euro
ADP España.
 
"Recibo muchas más llamadas de clientes preocupados por el euro en los últimos 3 meses que en los dos años anteriores."
 
· En el número de Expansión del 20 de noviembre de 2000, usted denunciaba el retraso de la Administración en determinar datos tales como la forma en que quedarían configuradas las tablas de cotización o la liquidación de los seguros sociales. A fecha de hoy, ¿cómo está el tema?
 
Mejor. Todo empezó a cambiar el pasado 25 de mayo, cuando se publicó en el BOE la eliminación (a partir de septiembre), de la traba de tipo técnico que nos impedía calcular las nóminas en euros: ya no existe la "normalización a 3000 pesetas" que, de haberla traducido a euro, ¡habría significado un redondeo a 18, 03!
 
Además –desde el 7 de junio- también sabemos que, a partir de la cotización de octubre, podremos facilitar la información a la S.S. en sistema RED, bien en pesetas, bien en euros. Será muy importante, claro, puntualizar si nos referimos a pesetas o a euros, porque ¡no es lo mismo cotizar 100.000 pesetas que 100.000 euros! Así que a partir de septiembre, las empresas que lo deseen –porque no es una obligación- podrán calcular su nómina en euros. Nosotros, ADP, se lo ofreceremos a nuestros clientes.
 
· El Ministerio de Economía ¿exigirá que las declaraciones de la renta de este año 2001 se hagan en euros el año que viene?
 
Por supuesto. El Plan Nacional de Transición al Euro- lo dice muy claro: aunque se trate de hechos impositivos referentes al año anterior y expresados en pesetas, a partir del año 2002, ¡euro! ¡Hay que acostumbrarse! A partir del 1 de enero 2002, no podrán haber documentos expresados en pesetas. La peseta continuará circulando durante dos meses como papel moneda, pero todos los documentos tendrán que ser en euros.
 
· Pensando en ello y a esas alturas, ¿vale la pena pasar ahora las nóminas al euro?
 
El problema será el mismo: una parte de la nómina estará en pesetas y otra parte estará en euros. Es decir que habrán siempre unas pequeñas diferencias por redondeo que se supone que la Administración aceptará por cuanto serán mínimas.
 
· Pero esto será una dificultad añadida para los contribuyentes, ¿no?
 
No, porque será la Empresa la que tendrá que entregar una hoja en euros. Evidentemente, sumando realmente todas las pesetas mes a mes, puede haber una pequeña diferencia, eso es cierto. Pero, insisto, serán mínimas.
 
· Así que lo de anticiparse al euro ya no vale tanto la pena…
 
Desde luego que sí. Imaginemos que se calcula la nómina en euros en el mes de octubre y a pesar de todos los controles y pruebas realizadas, surge algún error (sea de tipo informático o de algún dato). Si no puede resolverse inmediatamente, nada impide hacer marcha atrás y calcularla en pesetas. Pero imaginemos la misma situación en enero de 2002: ya no existe esta posibilidad… y evidentemente al trabajador no se le puede decir "Mire, tenemos problemas con la nómina y usted no cobra. Cuando lo tengamos solucionado, se lo haremos." Esto no sirve. Por tanto, es mucho mejor anticiparse.
 
· ¿Aún nos queda un tiempo razonable para ello?
 
¡Qué remedio! ¡Antes no hemos podido empezar! En ADP empezamos a prepararnos hace más de dos años, hemos hecho pruebas que estamos convencidos dan resultados correctos, pero hasta septiembre no podremos tener la certeza absoluta.
 
· Pero ¿será suficiente? No sólo en su caso particular, sino las empresas en general.
 
(Risas) Yo preferiría tener más tiempo. Pero pienso que sí. Por muy poco, pero aún llegamos a tiempo. Entre que se informa a los empleados y reciban su nómina en euros… 4 meses es un plazo aceptable.
 
· En Francia ADP ya tiene experiencia en el traspaso del sistema de nómina de más de 1000 clientes ¿Hay una diferencia sustancial entre Francia y en España?
 
Muchas cosas son iguales tanto en Francia como en España. Una diferencia importante es que en Francia, no se da el problema con los decimales, mientras que en España, sí. Volver a hablar de céntimos, cuando hace muchos años que aquí no se utilizan. Otra gran diferencia es que, así como en Francia, desde el 1 de enero de 1999, se podía calcular la nómina en euro, nosotros no podremos empezar hasta ahora, al final del periodo de transición.
 
· Volviendo al tema de los decimales, la norma parece bastante clara: 3 decimales para convertir y 2 para redondear…
 
Sí, pero ojo con esto. En el momento de la conversión a la nueva moneda, es mejor tomar más decimales a efectos de una mayor precisión, máxime si se trata de importes pequeños. En caso contrario, si por ejemplo se convierte el precio de una docena de tornillos, pueden producirse diferencias importantes en el importe final (cantidad x precio). Así pues, el importe final ha de tener dos decimales, pero nada impide que el precio (unitario, por docenas, ...) tenga n decimales. En el caso de ADP, hemos elegido tratar precios en euros con cuatro decimales, con lo que se llega a una aproximación más que suficiente.
 
PROBLEMA / SOLUCIÓN
 
Problema: ¿Cómo convertir a euros cada concepto de una nómina calculada hasta ahora en pesetas, obteniendo un neto a pagar igual en ambas monedas?
 
La solución consiste en conservar 4 cifras después de la coma para todos los precios en euros y redondear con 2 cifras después de la coma únicamente el neto a pagar, que será entonces prácticamente igual en ambas monedas.
 
· En una encuesta que ADP realizó en 1998 entre sus clientes sobre sus intenciones de cambio al euro, se veía que había un poco menos de prisa respecto a la nómina que con el aspecto contable y financiero en general. ¿Qué comentario me puede hacer al respecto?
 
Una cosa está muy clara: La contabilidad es la que presenta más interés el poder llevarla en euros. La nómina, no nos engañemos, es la que menos porque ¿qué empleado tiene interés en cobrar en euros?, en tanto en cuanto el euro no es una moneda tangible. Por eso la nómina era de los últimos sistemas informáticos a convertir.
 
La contabilidad es lo primero, sobre todo en empresas multinacionales para las que es un nexo de unión entre diferentes países: todo se puede hacer sin necesidad de conversiones cuando todos trabajan en euros. Y junto con la contabilidad, la facturación, tarifas, etc. Así que, volviendo a los datos de nuestra investigación del 98, queda patente que una cosa era la intención y otra, la realidad de lo que ha pasado. Y si bien en el caso de la nómina, ha sido por motivos técnicos, también el sistema contable de la mayor parte de empresas no pasará al euro hasta enero 2.002. En los últimos meses de este año, hay empresas que cambian de unidad monetaria sólo porqué sus ejercicios fiscales no se corresponden con el año natural.  
 
· Todo el tema técnico de la adaptación del software, de las pantallas y los listados… todo esto que en España es bastante más complicado porque no teníamos decimales, ¿lo tienen ya actualizado las empresas?
 
Hay empresas que no tienen este problema porque sus sistemas informáticos son ‘multimoneda’. En otras, puede que su información conserve decimales en los importes monetarios, aun cuando traten únicamente pesetas. El resto, trabajan con sistemas ‘monomoneda’ sin decimales, y por tanto han de revisar todos sus procesos. En este último caso (la mayoría de las empresas), debo suponer que han empezado a resolver este problema hace tiempo.
 
Una de las cosas a tener en cuenta es revisar la conexión entre procesos informáticos, porque aquí es donde pueden surgir problemas a última hora: tal vez la nómina está muy bien calculada, pero no coincide el formato de la información que envía al sistema contable con el que éste espera a partir de una fecha determinada. Por ello, es muy importante cuidar la planificación y las previsiones entre las distintas áreas de una empresa.
 
§ ¿Qué puntos de la metodología ADP podría compartir con empresas que no son clientes de ADP?
 
La forma en que hemos hecho nuestra preparación y las pruebas. Hemos analizado los datos añadiéndoles una “marca” según sus características. Es como decir "tú eres un total", "tú eres un precio", o “tu no eres un importe monetario”. Esto nos permite automatizar el momento de la conversión, en donde los totales deben quedar con dos decimales, los precios con cuatro y los que no son importes monetarios han de dejarse tal cual.
 
Se trata de una manera de hacerlo, yo diría algo diferente a cómo se hace habitualmente un proceso de cambio, en donde los datos se van modificando en el momento de analizarlos. ¿Qué es lo que nos permite? Cuando se hacen las primeras pruebas, suelen aparecer diferencias significativas. El buscar el origen de esas diferencias, resulta mucho más fácil con este sistema de marcaje.
 
· Se oye mucho decir "En definitiva se trata de dividir".
 
Ya, pero, de entrada, ¿qué se ha de dividir? A veces, no está tan claro el identificar los importes monetarios, por cuanto en un gran conjunto de información hallamos cifras que son horas, kilómetros, porcentajes, ... Si nos basamos únicamente en el formato de un dato para determinar si se trata o no de un importe monetario, podemos pensar que una cifra pequeña es un porcentaje y por tanto no debe dividirse, mientras que puede ser por ejemplo un precio por kilómetro o pieza producida, ... y en consecuencia debe dividirse por el tipo de conversión.
 
El importe de cualquier concepto salarial es el resultado de multiplicar una cantidad por un precio o un porcentaje. Por eso se revisan todos los precios, pero también ha de revisarse las cantidades. Piense por ejemplo en un empleado que cobra un 3% sobre una cifra de ventas. En este caso la cantidad es también un importe a convertir.
 
Por otra parte, no sólo deben convertirse los datos de la información actual, sino también de la información histórica. Cuando la empresa facilite el año próximo el importe de lo percibido durante el 2001, lo tendrá que expresar en euros. Para ello, tendrá que tomar datos históricos. Igualmente, para solucionar atrasos de nómina, atrasos de Seguridad Social, etc., todo tiene que convertirse a euros. Piense también que, en los ficheros históricos, hay conceptos que existían hace unos años y ahora ya no, pero ¡se tienen que transformar si no queremos encontrarnos con un almacén de cifras "sin etiquetar"!
 
· ¿A qué atribuye entonces el "europasotismo"?
 
Creo que, como se anticipó que el paso al año 2000 sería un caos y no tuvo repercusiones graves en buena parte gracias a las precauciones que se tomaron, hasta hace poco en el tema euro había quien estaba tranquilo pensando "Será como lo del 2000". No obstante, es ahora cuando se están empezando a preocupar. Yo recibo muchas más llamadas de empresas clientes en los últimos 3 meses que en los dos años anteriores.
 
· ¿Cuáles son las mayores complicaciones con las que se encuentra a nivel informático?
 
El hecho de tener que revisarlo todo: máscaras de edición en pantallas y listados, formatos de campos intermedios de cálculo, estadísticas de importes monetarios, ... A veces, son problemas tan inocentes como que al incluir comas decimales, no caben todos los datos en una misma línea de información homogénea.
 
· Pero todo el mundo pasará al euro, al final.
 
¡Porque no queda más remedio! Hemos tenido el 1.999, el 2000 y el 2001: tres años para prepararnos todos, pero en buena parte dos años se han despreciado.

5 consejos para pasar su nómina al euro sin dificultades.
por Jordi Ciuró, responsable del proyecto euro de ADP España
 
1. Hacer al menos una simulación completa de pase al euro, obteniendo asimismo la nómina de un mismo mes tanto en pesetas como en euros, y comparando exhaustivamente los resultados.
 
2. En la nómina de prueba, observar los efectos de los redondeos. Al convertir de pesetas a euros los diferentes conceptos del salario bruto: salario base, plus de nocturnidad, incentivos… , habrá una mínima diferencia en más o en menos, por efecto del redondeo. Al sumar los distintos conceptos, puede suceder que el sueldo bruto tenga una diferencia que representen unas pocas pesetas de menos, pero que en algunos casos resulte conflictiva, no tanto por su cuantía sino por su efecto psicológico: ¡ahora cobro tres pesetas menos!. Por eso, a veces es interesante redondear al alza los precios de los conceptos salariales en el momento de convertirse al euro. Una empresa de 1.000 trabajadores puede llegar a descubrir que por un total de 5.000 pesetas al mes, se evitan problemas y discusiones con algunos de sus empleados.  
 
3. Comprobar la compatibilidad del interface del programa de nómina con los de otras áreas de la empresa (en particular, la contabilidad).
 
4. Antes de hacer cualquier cambio en el recibo de nómina, involucrar al Comité de Empresa, aunque se trate de añadir un simple apunte informativo.
 
5. Cuidar la comunicación con los empleados:

Tranquilizarles recordándoles que el pase al euro no pone en cuestión ni su puesto de trabajo, ni las cotizaciones para las pensiones de jubilación realizadas hasta ahora, ni el importe de su sueldo;
informar sobre el pase al euro de la propia empresa;
recordarles las grandes reglas del pase al euro y las reglas de redondeo.
acostumbrarles, en particular con el doble marcado, en pesetas y en euros, de los elementos más significativos de la nómina.

¿Qué habría pasado con las nóminas españolas y el euro si la Administración no se hubiese retrasado tanto en determinar datos tales como la forma en que quedarán configuradas las tablas de cotización o la liquidación de los seguros sociales? Nunca lo sabremos. A falta de casos prácticos en nuestro propio país, recurrimos a experiencias de empresas del país vecino, cuya política más proactiva de cara al euro ha propiciado migraciones precoces. Encabezando estos testimonios, una entrevista al responsable del proyecto euro de la empresa de externalización de nómina y administración de personal ADP Francia.
 
"Urge establecer una planificación. "

entrevista realizada a Daniel Andriamasy, responsable del proyecto euro
ADP Francia

· Una encuesta reciente realizada en su país, Francia, revela que 7 Pymes de cada 10 no han planificado todavía el traspaso al euro de sus nóminas.
 
Efectivamente y contrastan fuertemente con la preparación de las empresas con más de 1000 empleados, que sí están ya totalmente preparadas.
 
· Esto parece indicar que los franceses tendrán muchos problemas para cobrar el año que viene…
 
Tampoco dramaticemos. Como todas las estadísticas, éstas deben interpretarse con prudencia. Pensemos que una empresa puede muy bien preparar su pase al euro ahora y adaptar su nómina más tarde. Un gran número de ellas prevé el pase de la nómina al euro sólo para enero 2002 porque el tratamiento de la nómina se realiza únicamente una vez al mes, y pasar al euro en enero equivale a estar listo para la primera nómina del año 2002.
 
· Aún queda tiempo, pues, para "euroizar" las nóminas.
 
Sí, pero poco. Tener nóminas en euros a finales de enero de 2002 es comparable a un pase al euro de las demás funciones de la empresa a 1 de enero de 2002. No se puede improvisar ni poner en marcha de la noche a la mañana… ni de un mes a otro. Una maniobra tan apurada deja demasiado poco tiempo para solucionar los inevitables problemas de redondeos y hace casi imposible efectuar unos cuantos tests imprescindibles. Por eso, si la sensibilización puede aumentar en los próximos meses, urge ya establecer una planificación.
 
· Los recursos informáticos, ¿no simplifican mucho la tarea? Cuánto se puede tardar en traspasar una nómina al euro?
 
El plazo depende del tamaño. Para una empresa con un centenar de empleados, serán necesarios varios días.

Le daré un ejemplo que conozco bien: el de nuestra propia empresa (ADP-GSI), que cuenta con 1500 colaboradores. Siendo "profesionales de la nómina", hemos realizado la operación internamente en una decena de días! Así que, sobre todo, no se debe infravalorar ni el reto ni el trabajo que esto representa".
 
· ¿Es posible que, en algunos casos, los empleados perciban el pase al euro de su nómina como una reducción de su sueldo o su futura pensión?
 
No debería suceder, siempre que se haya cuidado el componente "recursos humanos". La ausencia de puntos de referencia sobre el euro exige llevar a cabo una acción de comunicación sostenida en todo lo que queda de año.

Francis Le Pont, Director, responsable del departamento de administración de personal de Banque NSMD y Thierry Baudy, responsable Nómina
 
"La sensibilización de los empleados es primordial para el éxito de un proyecto de traspase al euro."  
 
El hecho de que Banque NMSD sea filial de un gran grupo bancario europeo, ABN-AMOR, ha tenido mucho peso en la decisión de realizar el traspaso al euro de nuestro sistema informático de nómina y recursos humanos a principios del año 2000.

Desde el mes de mayo de 1999, planteamos una estrategia de preparación basada en tres puntos:

1. traspasar la nómina al euro.
2. enumerar y medir todos los impactos de este paso sobre la esfera RR.HH.: la nómina, por supuesto, pero también las pensiones, la formación, las ausencias o las declaraciones anuales;
3. preparar los empleados para el pase al euro.
 
Por lo que es el recibo de nómina, optamos por un primer recibo en francos, pero que incluyera el equivalente en euros del salario neto a pagar. Este recibo, repartido desde el mes de enero de 1999, tenía como objetivo que nuestros empleados se acostumbraran al importe en euros de su salario neto. Esta etapa previa nos permitió repartir sin problemas, desde febrero de 2000, un recibo de nómina calculada enteramente en euros con tan sólo las equivalencias en francos del salario neto a pagara, del salario bruto y del salario neto fiscal.

Para responder a las demandas de información sobre el euro de los empleados, nuestro departamento de comunicación optó por un folleto euro que enviamos al conjunto de nuestros empleados en enero de 2000.
 
Más de año después del traspaso, nos gusta decir que con el pase al euro de Banque NSMD, ¡no pasó nada! Sin embargo, el pase cultural al euro se ha hecho progresivamente, y hemos reforzado los controles que atañían especialmente los elementos variables de la nómina.

Sea el departamento de RR.HH. o el de comunicación el que se responsabilice de ella, la fase de sensibilización de los empleados de cara al pase al euro es primordial y debe de situarse en uno de los primeros puntos a tratar del proyecto euro en su conjunto.  
"
Calendario del traspaso al euro – Banque NSMD
 
· Mayo de 1999:
· consulta con el comité de empresa para anuncio del traspaso
· Junio - octubre de 1999:
· creación de un grupo de trabajo RR.HH.
· Junio - julio de 1999:
· análisis del sistema de información
· Junio de 1999 – enero de 2000:
· plan de comunicación interna
· Febrero de 2000:
traspase de la nómina y primera paga en euros

Nonce Paolini, director de RR.HH de TF1
 
¡Una operación con total éxito!
 
El reto no era de los fáciles. El conjunto del grupo TF1* deseaba, en efecto, pasar al euro en enero de 2000 y, por supuesto, gestionar simultáneamente el pase al año 2000. Para ello, se desplegaron equipos informáticos especializados en distintas áreas.
 
Para la nómina, el proyecto euro fue lanzado y planificado en junio de 1999.

Desde aquel momento, las grandes etapa del traspaso de la nómina preveían:

· la implantación del nuevo recibo;
· el reparto entre los empleados de hojas informativas y la colocación de carteles explicativos del "nuevo recibo";
· el análisis de los interface, específicos, estados y reglas de pagas;
· la adaptación del interface contable y de las especificaciones previas de la nómina;
· la compatibilización de la estación de trabajo propia de TF1 y la validación de la simulación de la conversión;
· la nómina de prueba y la fórmula de la fase de anticipación;
· la simulación del proceso y la fórmula de esta fase;
· la copia de seguridad de los datos en francos, a fecha del traspaso;
· el inicio de la conversión en euros de la estación y de la nómina;
· la puesta al día de las diferentes tablas y del reglamentario para la nómina de prueba en euros;
· la fórmula de la fase de traspase definitivo en euros.
 
Entre todos estos puntos, destacaríamos dos de ellos:

1. La simulación del traspaso, en septiembre de 1999, que nos permitió averiguar, en un entorno técnico específico de TF1, que el conjunto de los elementos había sido valorado correctamente y sincronizado.
La fase de sensibilización de los asalariados hacia su futuro recibo de nómina. Resultaron tan bien preparados que no tuvieron ninguna pregunta al recibir su recibo de nómina en euros en enero de 2000.

Migración al euro: las buenas intenciones de 1998, la realidad de 2001.

El 10% de empresas que traspasarán su sistema de nómina al euro lo harán durante el periodo de septiembre a diciembre del 2001 y el 90% en enero del 2002.

Fuente: encuesta Cámaras de Comercio 2001.

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Nuria Vidal

nuria.vidalarrobaesp.adp.com

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