Dirección

Autor: Juan David Zapata Agudelo

Administración y gerencia

04-2002

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2.  El proceso de selección y de mayores responsabilidades. Promoción debe cumplir algunas etapas importantes, que sirven de guia y conforman la política de la empresa sobre este punto.

a. Hoja de vida
 
Una herramienta que sirve de guía efectiva en el proceso de selección o promoción, es la hoja de vida. Trate de diseñar una hoja de vida acomodada a las necesidades de su empresa.

Exija que sea llenada completamente por los candidatos que van a ingresar y manténgala actualizada para su personal antiguo. En términos generales una hoja de vida debe contener:
 
· Información personal: Son todos aquellos datos necesarios para lograr una completa identificación de las personas y que le permiten a los entrevistadores, conocer algo de la familia, origen, situaciones de tipo legal, estado civil y edad, otros datos importantes que dan una visión del candidato.
 
· Información académica: Es toda la información relativa al nivel fle estudios realizados, con el objeto de identificar las posibilidades de un buen desempeño y la posible capacidad para progresar y ascender dentro de la empresa.

El nivel de estudios tiene una relación muy estrecha con las condiciones de capacitación que el cargo requiere.
 
· Historia laboral:  Se relaciona con una breve descripción de las actividades desempeñadas en otras empresas lo cual permite establecer la experiencia anterior y relacionarla con la experiencia que el cargo requiere.

· Referencias de otras personas y antiguos empleadores:  Esta información resulta importante para formarse un criterio del candidato. Las personas y los antiguos empleadores que han conocido en alguna forma al candidato pueden atestiguar sobre su conducta personal y laboral en el pasado.
 
Sobre estos cuatro aspectos podría girar la primera información e impresión que se obtenga de los candidatos; de hecho constituyen el primer impacto y puede ser un factor de eliminación.
 
b. La entrevista:

El siguiente paso que define una selección adecuada es tener la oportunidad de dialogar con los candidatos, conocer sus inquietudes, sus modales, sus ideas, sus sentimientos y su manera de pensar sobre muchos aspectos de la vida, de la empresa, de la comunidad, del trabajo, de la sociedad, del país y, en fin, de cosas trascendentales que permiten detectar hasta dónde se puede llegar y que se puede lograr de un individuo.

Sería un poco ambicioso pretender diseñar un proceso un sistema de entrevista, nos limitamos a hacer algunos comentarios que sirvan de base para estructurar, de acuerdo con el grupo de selección de la empresa, un temario y una metodología que se acomode más a las inquiétudes e intereses de la organización.
 
La entrevista puede, en primera instancia, detectar si un candidato cumple con los requisitos mínimos y puede continuar en el proceso de selección. Fuera de las exigencias legales y las políticas establecidas como nivel de educación, edad, situación militar, etc., se puede centrar la atención de la entrevista en aspectos tales como la presentación personal, apariencia física, necesarios para trabajar en la empresa, lo mismo que los modales y forma de comportamiento, la expresión y otras condicioones que se requieran según el cargo. Otras caracterís­ticas se pueden detectar durante la entrevista, dependiendo de la forma en que ésta se conduzca y la necesidad que exista de buscarlas. Pueden descubrirse cier­tas disposiciones de los individuos a trabajar en equipo y cooperar con los demás, a ser atento y concentrado, a controlar las emociones y a tener un comportamiento sereno y pausado.
 
Se podría también buscar la forma de detectar, la motivación en el trabajo, el concepto que tenga para realizar sus propios intereses y su desarrollo humano y sus aspiraciones futuras dentro de la organización.
 
Este paso de la selección, vale la pena estudiarlo con detenimiento para diseñar algo que se acomo de a nuestras necesidades y a las características que quisiéramos conocer de los candidatos, que nos permitieran formar una idea más real de cada uno de ellos.

c. Aplicación de pruebas:

Es frecuente diseñar algún tipo de prueba que permita evaluar más en detalle ciertos conocimientos o experiencias que nos interese medir dependiendo del cargo que se va a ocupar se pueden diseñar pruebas que midan conocimientos aritméticos, contables, de lenguaje, de ortografía, de redacción, de taquigrafía, etc., o establecer pruebas prácticas como escribir a máquina, manejar un torno, manejo de equipos especializados, etc.
 
Este factor de evaluación resulta muy fácil de elaborar y diseñar y bien vale la pena tener una reglamentación sobre este aspecto.

Con estos breves comentarios, consideramos que se puede establecer un proceso de selección que al menos permita tener una visión muy general, pero muy importante de los candidatos. Los mismos criterios utilizados para la selección se deberían aplicar para la promoción interna de la gente, es importante revisar la hoja de vida los antecedentes de los candidatos para ascensos, vale la pena establecer un proceso de entrevistas con varios directivos o con el comité de selección y resulta muy oportuno aplicar algunas pruebas, que garanticen en primer lugar el justo reconocimiento de un ascenso y aseguren cierta tranquilidad de no equivocarse en la promoción.

5.4 CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN

Habiendo garantizado una selección adecuada, se puede pensar en un plan de capacitación y formación, comenzando por la orientación del puesto de trabajo, las funciones que debe desempeñar, los conocimientos y experiencias que puede adquirir hasta la información necesaria sobre todos los aspectos de la compañía.
 
Al igual que la selección, los programas de capacitación y formación pueden organizarse diseñarse con alta técnica, con asesores, conferencistas, y instructores especializados, que elaboran programas coordinados y estructurados académicamente y que pueden resultar de gran beneficio para-la empresa; sin embargo, todo esto requiere una inversión y un costo a veces alto y la empresa no siempre tiene las posibiIidades económicas para atenderlo.
 
Se puede, entonces, establecer un programa de capacitación limitado a los escasos recursos con que se cuente.
 
El proceso comienza cuando se establece en la empresa y formación una política y un proceso que mantenga a la dirección pendiente de descubrir a los mejores trabajadores, seleccionarlos y prepararlos para que a través de la práctica y de las oportunidades vayan aprendiendo al lado de otros y vayan conociendo por sus propios medios otros sistemas y otros trabajos. El lograr tener claridad sobre cada uno de los puestos de ttabajo, no solo en las funciones que se puedan desempeñar, sino en las condiciones, requisitos y habilidades que el cargo erige, facilita enormemente los programas de formación interna e incluso la posibilidad de una capacitación académica. La instrucción clara e intéligente que se imparta mientras se ejecuta el trabajo, resulta muy buen sistema para desarrollar en un proceso de formación. Es importante, entonces, establecer en la organización el buen espíritu y la buena voluntad de los directivos a enseñar mediante el trabajo, a pensar y crear un reto que estimule a la gente a desarrollar sus aptitudes y sus dotes personales.
 
El concepto de dirigir es, quizá, la función vital de cualquier actividad humana organizada. Y se trata de dirigir a personas, a ese conglomerado de seres que forman la organización. Una empresa llegará tán lejos como la quieran llevar las personas que están trabajando en ella. Es por esto que en la medida en que se logren encauzar todas las energías humanas en forma organizada y adiéstrada, se llegará a conformar un equipo que se vaya acomodando a las necesidades actuales y futuras de la empresa.
 
Vale la pena que el directivo latinoamericano reflexione sobre este punto y se trace un programa y una política, que le permita suplir la escasez de mano de obra calificada, y desarrollar el potencial humano de su empresa y conducir esa energía humana adiestrada, al crecimiento y desarrollo de su organización.

5.5. INNOVACIÓN

La dinámica de los cambios del mundo, los permanentes avances de la ciencia y de la técnica, aun el impacto de la moda y las constumbres de otros continentes, hacen que nuestro continente se vea permanentemente golpeado por oleadas de nuevas experiencias, asombrosos descubrimientos, extravágantes maneras de vivir.

Este proceso acelerado de cambio, y su influjo en nuestro modo de vivir, ha impactado también a la empresá latinoamericana cualquiera que sea su tamaño. Son ya muy pocas las empresas tradicionales y artesanales que logran sobrevivir a este torrente de innovación y de cambio.

El término innovación podría definirse como la introducción a la empresa de algo nuevo, de algo distinto, ya sea en las políticas, en la filosofía, en los objetivos o en los procedimientos y maneras de trabajar.

De todas formas indica un proceso dinámico que busca nuevas oportunidades, nuevos retos, para enfrentar positivamente los problemas, la competencia y la productividad.

La posibilidad de tener mayor éxito en la gestión empresarial, de mantener con vitalidad y dinámica la organización, radica en la facilidad de acomodarse al ambiente cambiante del trabajo y de mantener y promover la innovación con miras a salir de los viejos métodos de artesanos a un sistema de técnica y a eficiencia.
 
El industrial, el banquero, el campesino, oportunidad de introducir nuevos sistemas a su modo de vivir y de producir. América Latina cuenta con grandes recursos y grandes reservas sin desarrollar; es necesario que cada empresario, cada directivo, se proponga obtener la más alta productividad de todos ellos, pensando en lograr un nivel de vida más elevado para su gente, y un justo desarrollo social y comunitario.
 
La empresa, o la organización, que no responde a los impactos del cambio y la innovación, que no tiene la fuerza necesaria para actualizarse, muere.

5.6 PEDRO PÉREZ PERALTA Y EL PROCESO DE INNOVACION

Pedro Pérez Peralta, había llegado a Chibchacún desde muy niño. Su padre, Manuel Pérez Quimbaya, un campesino desamparado, había tenido que rebuscar el sustento con mucha dificultad, como todos los que llegaban a la ciudad, su primera fuente de trabajo fue la construcción. Allí se inició de ayudante de albañilería; luego pasó de ayudante de carpintería y encontró que fácilmente podía desempeñarse en esta labor. Con sus ahorros montó su pequeña carpintería y sobrevivió con ella.

Pedro Pérez Peralta era su hijo mayor, su gran colaborador y su inteligente alumno. A él le enseñó lo que había aprendidio y, así, en una forma artesanal pasaron de padre a hijo los conocimientos, los procedimientos y las formas de trabajar.

Peralta tenía visión del futuro, tenía ambición y no se contentó con los conocimientos que había recibido de su padre, buscó la forma de conocer nuevos modos de trabajar, investigó sobre nuevas herramientas con sus ahorros fue ampliando su pequeña carpintería, herencia de su antepasado, hasta conformar la industria que hoy sostenta.
 
¿Qué hizo Pedro Pérez para crecer tan rápido? Innovar; innovó en sus equipos, innovó en su sistema de trabajo, innovó en sus ideas, se actualizó, innovó en sus costumbres, innovó en sus conocimientos, se capacitó. La innovación abarca, como ya se dijo antes, todos los procesos, filosofías, políticas, objetivos de la empresa. Se puede estar pendiente de desarrollar procesos mejorados en la forma de trabajar, de fabricar o de servir; con esto se logrará mayor productividad y disminución de costos. Puede también consistir en la modernización de los equipos, en la mayor distribución de la planta física, en la adecuación de las instalaciones, para dar mayor bienestar y seguridad a los trabajadores; esto también repercutirá necesariamente en una mayor productividad y disminución de costos.
 
El mejorar la calidad de los productos y los servicios existentes, el pensar en introducir nuevos productos o servicios, permite mejorar nuestra posición en el mercado, en la competencia y por tanto les asegurarán mejores ventas y mayores beneficios.
 
Pedro Pérez deberá estar atento a nuevos estilos de muebles, a nuevas comodidades para sus clientes, a nuevos equipos, si quiere sobrevivir. Constantemente deberá revisar las formas de trabajar, el ambiente físico, las seguridades de su fábrica, los procesos administrativos, financieros y comerciales, si quiere disminuir costos, aumentar utilidades y competir exitosamente.
 
Pero todo este proceso de innovación no le corresponde solo a Pedro Pérez Peralta debe mortivarlo en toda su gente, debe patrocinarlo; la prosperidad de su negocio descansa en el esfuerzo creador de todos los niveles de us organización.
 
El directivo debe establecer políticas que permitan estimular la creatividad, la imaginación y la innovación de su gente, tratar de que el trabajo de cada uno sea realizador y motivante, para pensar en nuevas cosas y en nuevos procesos.

La permanente actualización en los conocimientos y en las fluctuaciones y cambios del mundo exterior, Son también herramientas que permiten desarrollar nuevas ideas e iniciativas y acomodar todo este torrente de tecnología y de cambio a nuestras posibilidades y a nuestros escasos recursos.

6. LA DIRECCION COMO MOTOR DEL DESARROLLO HUMANO

6.1   REPASO HISTORICO

¿Qué es lo que hace la gente se motive para actuar y se incline por determinados trabajos o modos de vivir o de proceder?.

¿Por qué la gente ríe, llora. Come, estudia, trabaja, ama o vive?.

Hay algo que nos empuja, que nos estumula y que se convierte en la fuerza motora de nuetras actuaciones: es el deseo de desarrollo, de progreso, de éxito, es la urgencia de satisfacer necesidades elementales para poder sobrevivir. Muy dentro de cada uno de nosotros existe la aspiración profunda de lograr el éxito de nuestra vida, a través del logro de nuestros objetivos y de nuestras metas y nuestro desarrollo. Las necesidades físicas básicas, como la alimentación, el vestido y la vivienda, constituyen la primera y fundamental motivación del hombre, el eje sobre el cual gira su lucha y base sobre la que constituye su existencia. El hombre primitivo buscó vestido, alimento y vivienda en la naturaleza; se alimentó de la caza y de la pesca, buscó refugio y abrigo en la caverna o en el árbol, se vistió de las plantas, las plumas y las pieles de los animales.
 
Lentamente se mejoraron las condiciones, el hombre encontró nuevos alimentos y tranformó, y de sus vestidos primitivos pasó a cubrirse con la seda y la lanas, y utilizó su ingenio para construir viviendas seguras y abrigadas.
 
Este paso del hombre de la etapa primitiva a la epata de competencia y comercialización, fue trayendo nuevas inquietudes y nuevos sentimientos; se estableció el comercio, la industria, y los negocios, y la forma de satisfacer las necesidades era algo más que la lucha con la naturaleza; era necesario compartir, ocupar un cargo, ganar un salario o tener una utilidad.

Surgieron entonces otros deseos y otras necesidades. Se hizo importante para el hombre tener un estándar de vida y se creó la necesidad de lograr la mayor seguridad para protegerse de los imponderables que puedieran presentarse. Se cumple así el instinto de conservación del hombre es la primera ley de la naturaleza.
 
El natural instinto del hombre a vivir en comunidad, a amar y ser amado, lo lleva a buscar el bienestar de su familia y a luchar por tener seguridad en su trabajo y cada vez mayores posibilidades económicas que le permitan no solo la satisfacción de las necesidades vitales sono lograr adquirir aquellos elementos inherentes a su vida “acomodada”.
 
En todo este aspirar del hombre, el sistema social y empresarial de las naciones tuvo su evolución y tuvo su proceso en el mundo, dese la organización primitiva de nuestras sociedades, de nuestras tribus, pasando por la época dolorosa de la esclavitud y el coloniaje hasta llegar a la era de la revolución industrial que cambió las costumbres del mundo y de sus gentes y que despertó las inquietudes de los tratadistas del comportamiento humano.
 
Realmente es necesario esta inquietud para estudiar al hombre en el trabajo, como podríamos decir que es reciente el cambio de la concepción industrial y empresarial y que cada vez con más frecuencia se descubren nuevos enfoques para lograr la motivación del individuo y el desarrollo del hombre en su empresa.
 
Hacia 1776 el escocés Adam Smith en su obra “La riqueza de las naciones“ hace un primer reconocimiento a las ventajas económicas de la división clara del trabajo.

En 1832 Charles Babaage, en Inglaterra, reconoció las teorías de Smith y planteó las relación que debe existir entre el salario y las habilidades que se requieren para un determinado trabajo.
 
Se produce luego, en el mundo, una especie de silencio, en cuanto a estas inquietudes y sólo por los años 1911 Frederick Winslow Taylor publica su libro “Principios de la administración científica” cuya base fundamental es la preocupación por la metodología del trabajo, mediante la coordinación y el control.

Además sostiene que la remuneración debe ser proporcional a la producción y a su medida.

En Francia Henry Fayol aporta su pensamiento y en su obra “Administración industrial y general”, aparecida hacia 1916, clasifica las operaciones de una empresa teniendo en cuenta la división del trabajo, la autoridad en proporción directa a la responsabilidad, la unidad de mando, la organización piramidal y la subordinación de los intereses particulares al interés general.
 
Si bien hasta este momento se había logrado la estandarización del trabajo, todo se habia centralizado, en los aspectos físicos que condujeron al hombre a desarrollar su actividad en la empresa en una forma mecánica y rutinaria.
 
Estas deficiencias en las teorías de la administración científica condujeron a un nuevo enfoque que se caracteriza por cuatro elementos básicos:

· El individuo
· El grupo
· La organización informal
· El factor humano.

Elton Mayo fue uno de los pioneros en este campo, y sus trabajos iniciados en 1923 quedaron recopilados en su libro “Los problemas humanos de una civilización industrial”, en donde se resalta la importancia de la actividad de grupo como medio para realizar el trabajo y se derecta el impacto de las fuerzas internas que mueven al individuo y los aspectos emocionales del hombre en el trabajo.
 
Al final de los años 30, Kurt Lewin confirmó la conciencia de grupo de los individuos y la dinámica y la presión que éste ejerce sobre ellos y demostró además que en el grupo produce un efecto motivador en los individuos y con estas bases desarrolló algunos estudios de sicología y conducta que formaron parte de novedosos sistemas de adiestramiento en grupo.
 
Douglas McGregor desarrolla la teoría X y la teoría Y en donde básicamente coloca a los individuos en dos formas distintas de comportamiento ante el trabajo. En su libro aparecido en 1960, “El factor humano de la empresa”, manifiesta que la concepción del directivo ante sus trabajadores en algunas organizaciones es la de la teoría “X”, que cree en la gente y que por naturaleza perezosa y solo trabaja por dinero, por temor a ser despedida, además se deja llevar fácilmente de los líderes, no le interesa pensar por sí misma, debe ser guiada e instruida permanentemente, se resiste al cambio, le gusta la rutina y en fin, se debe empujar para que actúe. Según esta concepción se debe usar el castigo, la supervisión y el control directo para hacer que el grupo de perezosos e irresponsables, sólo interesados en el dinero, logren los objetivos trazados por la dirección.
 
En el otro lado está la teoría “Y” en dundo se concibe a la gente como naturalmente activa, que busca muchas satisfacciones a través del trabajo, que se plantea metas y objetivos y siente la necesidad de lograrlos y que esa necesidad lo conduce a ser maduro y capaz de autodirigirse y autocontrolarse. La gente tiene ideas más nobles y le gusta agruparse para realizarlos, le cansa la rutina y está siempre dispuesta a la innovación y a las nuevas experiencias. La gente busca auto-realización y desarrollo, le interesa aprener sus conocimientos, requiere estímulo y ayuda pero necesita libertad para desarrollar su potencial. Con esta concepción se debe permitir la cratividad de los individuos, desarrollar la inteligencia y la ambición, fomentar le trabajo de grupo y permitir la fijación de metas y de objetivos.
 
A. H. Maslow, en su libro “Motivación y personalidad”, aparecido en 1954, sostiene que las necesidades de los individuos se desarrollan en una secuencia, desde deseos “más bajos” hasta deseos “superiores” y dedujo que las necesidades satisfechas no crean motivación, y que las necesidades “más bajas” deben satisfacerse antes de que puedan surgir las “superiores”.
 
“Es cierto que el hombre vive solo de pan, cuando no hay pan: pero, ¿qué pasa cuando hay abundancia de pan y él está lleno?. Inmediatamente surgen otras necesidades “superiores” y éstas, más que el hombre dominan sus conductas. Cuando se satisfacen estas necesidades surgen nuevas y aún más altas necesidades y así sucesivamente como una cadena”.
 
La secuencia establecida se puede reunir en 4 grados de necesidades:
 
1.  Necesidades fisiológicas, por ejemplo: hambre - sed.
2.  Necesidades de seguridad, por ejemplo: seguridad personal.
3.  Necesidades sociales, por ejemplo: afecto - reconocimiento.
4.  Necesidades de auto-realización, por ejemplo: prestigio, respecto, autodesarrollo.
 
Frederick Herzberg en la década de los años 60 desarrolla su teoría de “higiene” y propone una teoría de motivación que considera dos factores: uno de ellos resulta de la condición del hombre de ser un ente biológico y que hace que el nombre trate de evitar las situaciones desagradables del ambiente; se llaman factores “higiénicos” o de “mantenimiento”, su presencia no es factor de motivación, pero su ausencia causa insatisfacción. Son factores preventivos y ambientales.
 
En este grupo estarían las normas y políticas de la empresa, el estilo de supervisión, las condiciones físicas y ambientales del sitio de trabajo, el salario, el rango, la posición, la vida personal, las relaciones interpersonales y la estabilidad en el trabajo.

El otro factor resulta de su condición de ser humano con capacidad para pensar, razonar y aprender y crear. Estas son las necesidades que lo hacen crecer y desarrollarse mentalmente y que impulsan al individuo a querer llegar a niveles superiores de creatividad, de producción y de rendimiento. Este grupo ofrece un sentido real de satisfacción y constituye por tanto el elemento activo de la motivación.
 
Aquí estaría la oportunidad de lograr los objetivos y conocer sus resultados, el reconocimiento y estímulo por las metas alcanzadas, el enriquecimiento del trabajo a través de tareas atrayentes, interesantes y retadoras, el desarrollo del poder creador y de la innovación, el sentido amplio de la responsabilidad, las oportunidades de ascensos, la posibilidad de avance y capacitación.
 
En fin, este segundo grupo permitirá auto-realización y desarrollo de los individuos a través de la empresa.
 
David McClelland “Motivación para el logro” ha estado últimamente endosando el tema de la motivación, analizando las fantasías, los sueños del hombre, como aquellas posibilidades que lo van llevando a moldear su propio destino, e indica que las personas que están motivadas a lograr y realizar cosas tienen aproximadamente el mismo patrón de pensamiento. Un motivo humano específico es la necesidad del éxito que impulsa al hombre a aceptar nuevas ideas y ensayar nuevos métodos, que los lleva a mirar hacia el futuro y a preocuparse más por las planeación, la organización y la eficiencia.
 
Los estudios de McClelland se pueden agrupar en lo que ha llamado perfiles motivacionales:

· Comportamiento de realización de logro: Si una persona emplea su tiempo pensando en realizar un trabajo mejor, en hacer algo único e importante o en desarrollarse, se dice que esta persona tiene una necesidad de realizar algo y obtiene una gran satisfacción al esforzarse por lograrlo. Entonces es una persona que acepta el reto, que no solamente piensa en las metas que quiere realizar sino también en cómo lograrlas, qué resonsabilidades debe asumir y qué medios debe emplear para vencer los obstáculos que se le presenten.
 
Será una persona que acepta sus responsabilidades, sus triunfos o fracasos, que fijará metas alcanzables con riesfos calculados y que quiere saber con frecuencia cómo está trabajando y quiere conocer los resultados de sus esfuerzos.
 
Será una persona que logrará confianza en sí misma y seguridad. Por tanto se empeñará en la lucha hasta dejar la tarea terminada y el conocimiento de sus posibles fracasos constituye para él una experiencia para aprender, y cambiará de tácticas y de procedimientos cuantas veces sea necesario hasta ver coronadas sus aspiraciones, además será innovador permante, buscará el camino óptimo, dejando de lado el camino usual y rutinario.
 
El trabajo en equilo y las relaciones interpersonales que lo llevan al logro de los objetivos, constituye un importante sistema de trabajo. En fin, una persona con alto deseo de logro no se contenta con estar dentro de las fronteras establecidas, no está plenamente satisfecha, siempre pensará en el futuro, aprovechando el tiempo, estará siempre en movimiento, mirando nuevos objetivos y nuevas tareas, buscando y disfrutando el desafio.

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Juan David Zapata Agudelo

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