CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

Autor: Arrula Adriana Carribero,

Formación y capacitación del talento humano

06-2002

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La determinación de necesidades de capacitación debe suministrar las siguientes informaciones, para que la programación de la capacitación pueda diseñarse:
a) ¿QUÉ debe enseñarse?
b) ¿QUIÉN debe aprender?
c) ¿CUÁNDO debe enseñarse?
d) ¿DÓNDE debe enseñarse?
e) ¿CÓMO debe enseñarse?
f) ¿QUIÉN debe enseñar?
Plantación de la capacitación
La programación de la capacitación exige una planeación que incluya lo siguiente:
q Enfoque de una necesidad especifica cada vez.
q Definición clara del objetivo de la capacitación.
q División del trabajo a ser desarrollado, en módulos, paquetes o ciclos.
q Elección de los métodos de capacitación, considerando la tecnología disponible.
q Definición de los recursos necesarios para la implementación de la capacitación, como tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales, maquinas, equipos o herramientas necesarias, materiales, manuales, etc.
q Definición de la población objetivo, es decir, el personal que va a ser capacitado, considerando:
· Numero de personas.
· Disponibilidad de tiempo.
· Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes.
· Características personales de comportamiento.
q Local donde se efectuara la capacitación, considerando las alternativas en el puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.
q Epoca o periodicidad de la capacitación, considerando el horario más oportuno o la ocasión mas propicia.
q Calculo de la relación costo-beneficio del programa.
q Control y evaluación de los resultados, considerando la verificación de puntos críticos que requieran ajustes o modificaciones en el programa para mejorar su eficiencia.
Una vez determinada la naturaleza de las habilidades, los conocimientos o comportamientos terminales deseados como resultado de la capacitación, el siguiente paso es la elección de las técnicas que van a utilizarse en el programa de capacitación con el fin de optimizar el aprendizaje
Técnicas de capacitación
Estas se dividen en:
1. Técnicas aplicadas en el sitio de trabajo:
q Capacitación en el puesto: contempla que una persona aprenda una responsabilidad mediante su desempeño real.
En muchas compañías, este tipo de capacitación es la única clase de capacitación disponible y generalmente incluye la asignación de los nuevos empleos a los trabajadores o los supervisores experimentados que se encargan de la capacitación real.
Existen varios tipos de capacitación en el puesto. Probablemente la más conocida es el método de instrucción o sustituto, en la que el empleado recibe la capacitación en el puesto por parte de un trabajador experimentado o supervisor.
 En los niveles más bajos, la instrucción podría consistir solamente en que los nuevos trabajadores adquieran la experiencia para manejar la máquina observando al supervisor.
Sin embargo esta técnica se utiliza con frecuencia en los niveles de alta gerencia. Por ejemplo, la posición de asistente se utiliza para capacitar y desarrollar a los futuros gerentes de alto nivel de la compañía.
La rotación de puestos en la que el empleado pasa de un puesto a otro en intervalos planeados es otra técnica.
La capacitación en el puesto tiene varias ventajas. Es relativamente económica, los trabajadores en capacitación aprenden al tiempo que producen y no hay necesidad de instalaciones costosas fuera del trabajo como salones o dispositivos de aprendizaje programados.
El método también facilita el aprendizaje ya que los empleados aprenden haciendo realmente el trabajo y obtienen una retroalimentación rápida sobre lo correcto de su desempeño.
Sin embargo, existen varios factores relacionados con el instructor que se deben tener en consideración cuando se diseña un programa de capacitación en el puesto.
Los instructores mismos se deben capacitar cuidadosamente y deben recibir los materiales necesarios de capacitación. Los trabajadores experimentados que se eligen como instructores deberán ser capacitados a fondo en los métodos apropiados de instrucción.
Paso 1: PREPARACIÓN DEL APRENDIZ
1.Haga que se sienta tranquilo.
2.Explique por qué se le enseña.
3.Cree interés.
4.Explique el por qué del puesto.
5.Coloque al empleado tan cerca como sea posible de la posición de trabajo normal.
6.Familiarice al empleado con el equipo, materiales, herramientas y términos de oficio.
Paso 2: PRESENTACIÓN DE LA OPERACIÓN
1.Explique los requerimientos de calidad y cantidad.
2.Realice el trabajo al ritmo normal.
3.Realice el trabajo en un ritmo lento varias veces explicando cada paso.
4.Revise de nuevo el trabajo lentamente explicando puntos claves.
5.Haga que el empleado explique los pasos conforme el instructor realiza el trabajo lentamente.
Paso 3: PRUEBA DE DESEMPEÑO
1.Haga que el empleado realice el trabajo varias veces, lentamente, al tiempo que explica cada paso. Corrija las fallas.
2.El instructor hace el trabajo a ritmo normal.
3.Haga que el empleado realice el trabajo aumentando gradualmente la pericia y la velocidad.
4.Tan pronto como el empleado demuestre la capacidad para hacer el trabajo, déjelo en libertad, pero no lo abandone.
Paso 4: SEGUIMIENTO
1.Designe a quién debe recurrir el empleado para obtener ayuda si la requiere.
2.Reduzca gradualmente la supervisión, y verifique el trabajo ocasionalmente en relación con las normas de calidad y cantidad.
3.Corrija los patrones de trabajo defectuosos que empiecen a surgir y hágalo antes de que se conviertan en hábitos.
4.Elogie el trabajo satisfactorio.
q Rotación de puestos: A fin de proporcionar a sus empleados experiencia en varios puestos, algunas empresas alientan la rotación del personal de una a otra función. Cada movimiento de uno a otro puesto es normalmente precedido por una sesión de instrucción directa. Además de proporcionar variedad en su labor diaria, esta técnica ayuda a la organización en período de vacaciones, ausencias, renuncias, etc. Tanto la participación activa del empleado como el alto grado de transferencia constituyen ventajas importantes de la rotación de puestos.
q Relación experto aprendiz: En las técnicas de capacitación que utilizan una relación entre un maestro y un aprendiz se aprecian claras ventajas en la retroalimentación que se obtiene prácticamente de inmediato en especial para el grupo de los trabajadores calificados, como: plomeros, carpinteros y expertos en zapatería.
 
2.Ténicas aplicadas fuera del sitio de trabajo:
q Conferencias, videos y películas, audiovisuales y similares: Las conferencias, la exhibición de videos, películas, audiovisuales, etc. tienden a depender más de la comunicación y menos de la imitación y la participación activa. Las conferencias permiten generalmente economía de tiempo así como de recursos; otros métodos pueden requerir lapsos de preparación más amplios y presupuestos más considerables.
Los bajos niveles de participación, retroalimentación, transferencias y repetición que estas técnicas muestran, pueden mejorar mucho cuando se organizan mesas redondas y sesiones de discusión al terminar la exposición.
En muchas compañías se ha popularizado la práctica de exhibir un audiovisual en ocasiones especiales, como el primer contacto de un nuevo empleado con la organización, una convención de ventas o una celebración especial; otros se inclinan por películas, videos, expositores profesionales.
Existe un método de capacitación, además que dada su posibilidad de retroalimentación instantánea y de repetición indefinida resulta muy diferente de las otras: las simulaciones por computadora.
Para objetivos de capacitación y desarrollo este método asume con frecuencia la forma de juegos. Los jugadores efectúan una decisión y la computadora determina el resultado que depende de su programación. Esta técnica se utiliza mucho para capacitar gerentes en la toma de decisiones, un campo en el que los procesos de aprendizaje por acierto y error resultan muy costosos.
q Simulación de condiciones reales: A fin de evitar que la instrucción interfiriera con las operaciones normales de la organización, algunas empresas utilizan instalaciones que simulan las condiciones de operación real. Ejemplo: bancos y grandes instalaciones hoteleras.
Cuando se emplean estas técnicas, se proponen áreas especiales, dotadas de equipos similares a los que se utilizan en el trabajo. Esta técnica permite transferencia, repetición y participación notables así como la organización significativa de materiales y retroalimentación.
q Actuación o sociodrama: La técnica de actuación o sociodrama obliga al capacitando a diseñar diversas identidades. Se puede pedir a un chofer de un camión que distribuye muebles, por ejemplo, que desempeñe el papel del despachador del almacén que le entrega la mercadería(mercancía), y el despachador que asuma las funciones del chofer. A continuación se les pide que lleven a cabo una actuación común en su labor diaria, como puede ser el envío de un juego de sala a un sector de la ciudad.
 
Es muy común que cada participante tienda a exponer la conducta del otro. Uno de los frutos que suelen obtenerse es que cada participante consigue verse con la forma en que lo perciben sus compañeros de trabajo.
Así mismo, esta experiencia puede crear mejores vínculos de amistad, así como tolerancia de las diferencias individuales. Esta técnica se utiliza para el cambio de actitudes y el desarrollo de mejores relaciones humanas. Participan actualmente todos los capacitados y obtienen retroalimentación de muy alta calidad. La inclusión de otros principios de aprendizaje depende de la situación.
Una importantísima desviación de esa técnica ha conducido a sesiones en que los empleados practican habilidades especialmente importantes, como una entrevista de ventas, una sesión disciplinaria o una reunión durante la cual un supervisor debe motivar a sus subordinados. Como es obvio, la vida real no permite representaciones ni preparación de estos campos y los errores suelen ser muy costosos.
q Estudio de casos: Mediante el estudio de una situación específica real o simulada, la persona en capacitación aprende sobre las acciones que es deseable aprender en circunstancias análogas. Para ello, cuenta con las sugerencias de otras personas, así como con las propias. Además de aprender gracias al caso que se estudia, la persona puede desarrollar habilidades de toma de decisiones. Cuando los casos están bien seleccionados, poseen relevancia y semejan las circunstancias diarias, también hay cierta transferencia. Existe también la ventaja de la participación mediante la discusión del caso. No es frecuente encontrar elementos de retroalimentación y repetición.
q Lectura, estudios individuales, instrucción programada: Las materias de instrucción para el aprendizaje individual resultan de gran utilidad en circunstancias de dispersión geográfica por ejemplo, o de gran dificultad para reunir un grupo de asistentes a un programa de capacitación. Asimismo, estas técnicas se emplean en casos en que el aprendizaje requiere poca interacción.
 
En esta modalidad se pueden incluir los cursos basados en lecturas, grabaciones, fascículos de instrucción programada y ciertos programas de computadoras.
Los fascículos de instrucción programada consisten por lo general en folletos con una serie de preguntas y respuestas. Después de leer y responder a una pregunta, el lector verifica su respuesta, si fue correcta, continúa. Si no, vuelve a revisar la teoría para descubrir la causa de su error.
Ciertos programas de computadora pueden sustituir a los fascículos de instrucción programada. Partiendo de planteamientos teóricos muy similares, permiten avanzar en determinado tema el ritmo que se desee. Especialmente alentados por la rápida popularización de las computadoras personales, estos materiales han alcanzado amplísima difusión.
Los materiales programados proporcionan elementos de participación, repetición, relevancia y retroalimentación. La transferencia, tiende a ser baja.
q Capacitación en laboratorio(sensibilización): La capacitación en laboratorios constituye una modalidad de la capacitación en grupo. Se emplea en primer lugar para desarrollar las habilidades interpersonales. Se puede utilizar también para el desarrollo del conocimientos, habilidades y conductas adecuadas para futuras responsabilidades laborales. Los participantes se postulan como objetivo, el mejoramiento de sus habilidades de RR.HH. Mediante la mejor comprensión de sí mismos y de otras personas.
Esta técnica se propone compartir experiencias y analizar sentimientos, conductas, percepciones y reacciones que provocan esas experiencias. Por lo general se utiliza a un profesional de psicología como moderador de estas sesiones.
El proceso se basa en la participación, la retroalimentación y la repetición. Una forma común de capacitación en laboratorio se propone el desarrollo de la habilidad de percibir los sentimientos y las actitudes de las otras personas.
Tercer paso: Ejecución del entrenamiento
Presupone el binomio instructor/aprendiz.
Los aprendices son las personas situadas en cualquier nivel jerárquico de la empresa y que necesita aprender, o mejorar los conocimientos que tiene sobre alguna actividad o trabajo.
Los instructores son las personas situadas en cualquier nivel jerárquico, expertos o especializados en determinada actividad o trabajo y que transmite sus conocimientos de manera organizada a los aprendices.
Además el entrenamiento presupone una relación de instrucción/aprendizaje.
La instrucción es la enseñanza organizada de cierta tarea o actividad. Aprendizaje es la incorporación al comportamiento del individuo de aquello que fue instruido.
La ejecución del entrenamiento dependerá principalmente de los siguientes factores:
Adecuación del programa de entrenamiento a las necesidades de la organización.
 
La decisión de establecer determinados programas de entrenamiento debe depender de la necesidad de preparar determinados empleados o mejorar el nivel de los empleados disponibles. El entrenamiento debe ser la solución de los problemas que dieron origen a las necesidades diagnosticadas o percibidas.
La calidad del material del entrenamiento presentado.
 
El material de enseñanza debe ser planeado de manera cuidadosa, con el fin de facilitar la ejecución del entrenamiento. El material de enseñanza busca concretar la instrucción, objetivándola debidamente, facilitar la comprensión del aprendiz por la utilización de recursos audiovisuales, aumentar el rendimiento del entrenamiento y racionalizar la tarea del instructor.
La cooperación de los jefes y dirigentes de la empresa.
El entrenamiento debe hacerse con todo el personal de la empresa, en todos los niveles y funciones. Su mantenimiento implica una cantidad considerable de esfuerzo y de entusiasmo por parte de todos los participantes en la tarea, además de implicar un costo que debe ser considerado como una inversión que capitalizará dividendos a mediano plazo y a corto plazo y no como un gasto superfluo.
Es necesario contar con un espíritu de cooperación del personal y con el apoyo de los dirigentes, ya que todos los jefes y supervisores deben participar de manera efectiva en la ejecución del programa. Sabemos que un director ejerce mucha influencia decisiva sobre la vida de un supervisor y, del mismo modo, éste sobre cada uno de los empleados.
El mejor entrenamiento que un superior puede tener es contar con una dirección adecuada y abierta, y el mejor entrenamiento que un empleado puede tener es contar con una supervisión eficiente.
La calidad y preparación de los instructores.
El éxito de la ejecución dependerá de interés, del esfuerzo y del entrenamiento de los instructores. Es muy importante el criterio de selección de los instructores. Éstos deberán reunir ciertas cualidades personales: facilidad para las relaciones humanas, motivación por la función, raciocinio, capacidades didácticas, exposición fácil, además del conocimiento de la especialidad.
Los instructores podrán ser seleccionados entre los diversos niveles y áreas de la empresa. Deben conocer a la perfección las responsabilidades de la función y estar dispuestos a asumirla. La tarea no es fácil e implica algunos sacrificios personales. Como el instructor estará constantemente en contacto con los aprendices, de él depende la formación de los mismos.
Es muy importante que este instructor llene un cierto número de requisitos. Cuanto mayor sea el grado en que el instructor posea tales requisitos, tanto mejor desempeñará su función.
La calidad de los aprendices.
Aparentemente, la calidad de los aprendices influye de manera sustancial en los resultados del programa de entrenamiento. Tanto que los mejores resultados se obtienen con una selección adecuada de los aprendices, en función de la forma y del contenido del programa de los objetivos del entrenamiento para que se llegue a disponer del personal más adecuado para cada trabajo.
Cuarto paso: Evaluación de los resultados del entrenamiento.
La etapa final del proceso de entrenamiento es la evaluación de los resultados obtenidos.
Uno de los problemas relacionados con cualquier programa de entrenamiento se refiere a la evaluación de su eficiencia
Esta evaluación debe considerar dos aspectos principales:
1. Determinar hasta qué punto el entrenamiento produjo en realidad las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.
2. Demostrar si los resultados del entrenamiento presentan relación con la consecución de las metas de la empresa.
Proceso de cambio:
El proceso de capacitación y desarrollo se constituye un proceso de cambio. Los empleados mediocres se transforman en trabajadores capaces y probablemente los trabajadores actuales se desarrollen para cumplir nuevas responsabilidades.
A fin de verificar el éxito de un programa, los gerentes de personal deben insistir el la evaluación sistemática de su actividad.
Las etapas de evaluación de un proceso de capacitación: 
En primer lugar es necesario establecer normas de evaluación antes de que se inicie el proceso de capacitación.
Es necesario también suministrar a los participantes un examen anterior a la capacitación y la comparación entre ambos resultados permitirá verificar los alcances del programa. Si la mejora es significativa habrán logrado sus objetivos totalmente, si se cumplen todas las normas de evaluación y si existe la transferencia al puesto del trabajo.
Los criterios que se emplean para evaluar la efectividad de la capacitación se basan en los resultados que se refieren a:
Ø Las reacciones de los capacitados al contenido del programa y al proceso general.
Ø Los acontecimientos que se hayan adquirido mediante el proceso de capacitación.
Ø Los cambios en el comportamiento que se deriven del curso de capacitación.
Ø Los resultados o mejoras mensurables para cada miembro de la organización como menor tasa de rotación, de accidentes o ausentismo.
Además será necesario determinar si las técnicas de capacitación empleadas son más efectivas que otras que podrían considerarse. La capacitación también podrá comparase con otros enfoques para desarrollar los recursos humanos, tales como el mejoramiento de las técnicas de selección o estudio de las operaciones de producción.
Evaluación a nivel empresarial
La capacitación es uno de los medios de aumentar la eficacia y debe proporcionar resultados como:
a) Aumento de la eficacia organizacional.
b) Mejoramiento de la imagen de la empresa.
c) Mejoramiento del clima organizacional.
d) Mejores relaciones entre empresa y empleado
e) Facilidad en los cambios y en la innovación.
f) Aumento de la eficiencia.
Evaluación a nivel de los recursos humanos.
El entrenamiento debe proporcionar resultados como:
a) Reducción de la rotación del personal.
b) Reducción del ausentismo.
c) Aumento de la eficiencia individual de los empleados.
d) Aumento de las habilidades de las personas.
e) Elevación del conocimiento de las personas.
f) Cambio de actitudes y de comportamientos de las personas.
Evaluación a nivel de las tareas y operaciones
A este nivel el entrenamiento puede proporcionar resultados como:
a) Aumento de la productividad.
b) Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios.
c) Reducción del ciclo de la producción.
d) Reducción del tiempo de entrenamiento
e) Reducción del índice de accidentes.
f) Reducción del índice de mantenimiento de máquinas y equipos
Proyecto de Capacitación
Ya no alcanza con convocar a los mejores, ahora las empresas deben buscar alternativas inteligentes para retener a sus empleados talentosos. Consecuentes de ello, los profesionales exigen cada vez más beneficios y los consiguen. Después de todo, el nuevo paradigma indica que la mejor compañía es la que tiene la gente capacitada.
Nuevamente, la Organización que es motivo de nuestro estudio es la F.U.E.S.M.E.N, (Fundación Escuela de Medicina Nuclear), quien hace pocos días recibió en forma de donación por parte de la Comisión Nacional de Energía Atómica, un Pepsiclotrón.
El Pepsiclotrón en un aparato de muy alta tecnología, que funciona realizando tomografías por emisión de positrones. Esta maquinaria inyecta un material radiactivo, constituido en su mayoría por glucosa, y permite visualizar las áreas donde el cáncer producirá metástasis.
El pepsiclotrón tiene un valor de $ 1.835.754,59, pero para la fundación no implica una erogación monetaria su adquisición, debido a que es una donación.
Sin embargo, su mantenimiento es costoso, por lo que se debe utilizar el 100% de su capacidad, para así amortizar los gastos de mantenimiento.
Esto implica que el personal que trabaje con el equipo este altamente capacitado y conozca todas las funciones del mismo.
Actualmente las personas que trabajan en el área PEP son tres: El médico especialista en PEP, un Físico y un Técnico.
La necesidad de capacitación se origina en la gran especificación que es necesaria para el manejo y la mantención del Pepsiclotrón.
La capacitación abarca solamente al área PEP y es parte de una necesidad mayor, por eso, es de máxima prioridad. El área PEP está conformada, como aclaramos previamente por tres personas, el médico, el físico y un técnico.
La capacitación es constante, ya que el avance de la tecnología y la ciencia médica no se detiene.
El tiempo disponible para la capacitación es de 6 meses.
El costo probable de la capacitación es de U$S 7.800
Tenemos que tener en cuenta que existe un convenio con el Hospital de Pittsburg, que es el único lugar del mundo donde se capacita para la utilización y mantenimiento del mismo, en el cual se expresa que la capacitación en el manejo y mantenimiento de la tecnología PEP es gratuita, por lo que sólo tenemos que contemplar solamente los gastos del viaje y la estadía.
   
En pasajes se eroga la cantidad de $ 2.988,90
En viáticos se eroga la cantidad de $800,00 al mes lo que equivale a 4.800,00, por lo que el costo de la capacitación es de $ 7.788,90.
 
El costo de la capacitación es asumido por el Gobierno de la Provincia de Mendoza, la Universidad Nacional de Cuyo y la F.U.E.S.M.E.N
La capacitación esta a cargo del personal del hospital de Pittsburg.
Resumen de capacitación
¿Qué debe enseñarse?
La utilización y mantenimiento del Pepciclotrón y el manejo del material radioactivo.
¿Quién debe aprender?
Los miembros del departamento PEP (el médico especialista en PEP, el Físico y el Técnico).
¿Cuándo debe enseñarse?
Lo antes posible.
¿Dónde debe enseñarse?
En el único lugar en el mundo donde se capacita, en el Hospital de Pittsburg, en los Estados Unidos.
¿Cómo debe enseñarse?
Teórico y práctico.
¿Quién capacita?
El personal especializado en el tema.
Conclusión
Las diferencias tecnológicas han dejado de ser un valor a considerar por el consumidor. Esto atrae consecuencias:
Por un lado el continuo esfuerzo organizacional para reducir gastos y por el otro, en lo que se refiere al Recurso Humano, se modifican las estructuras, creando puestos con responsabilidades más amplias.
Se requiere para lograr esto, personal con determinadas capacidades y entrenados para cumplir funciones menos acotadas a una especialidad.
La rentabilidad se logra desde el buen desempeño de la gente que trabaja en una compañía.
El futuro dependerá de cómo las organizaciones se preocupen por el desempeño de su gente.
El buen desempeño será sinónimo de productos y servicios de mejor calidad, alta productividad e innovaciones permanentes, que permitan competir rentablemente.
Muchos autores hablan de una nueva era, la era de la información.
Hoy el cambio es permanente, por lo que se hace necesario un diagnóstico continuo. Gran parte de las dificultades permanentes que se viven en una organización, proviene de la adaptación del trabajador a un ideal de trabajo, ambiente laboral y la realidad que le demanda mayores exigencias.
El trabajador demandará como respuesta de la empresa su posibilidad de “empleabilidad”. La empleabilidad podrá alcanzarse cuanto mayor sea la preparación del mismo en el desarrollo de su potencial, orientado al mejoramiento de las aptitudes adquiridas.
La empresa requiere de colaboradores entrenados. Los nuevos factores de una ventaja competitiva son la información y los conocimientos. En estos dos factores tomados como pilar no será posible la creatividad, la innovación y la respuesta al cliente según su demanda. Quienes dan respuesta a esto son los trabajadores, cuando se encuentran capacitados y motivados para hacerlo.
El potencial de la gente que trabaja en una organización, es la capacidad de las personas para asumir puestos de mayor complejidad o nivel, para mantener su puesto actual ante la evolución previsible de la función en el futuro, según los cambios tecnológicos y la influencia de las estrategias diseñadas para la búsqueda del éxito del negocio.
Así el desarrollo a largo plazo de los Recursos Humanos, o la capacitación para un puesto específico va adquiriendo una creciente importancia. Ambos conceptos desarrollo y capacitación, ayudan al enriquecimiento de la capacidad de innovación y creatividad del trabajador.
 
Eduardo Jaureguiberry (coautor) – 4º Lic. en RR.HH. ejaureguiberry@hotmail.com

 

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Arrula Adriana Carribero,

Bibiana Garbulinski, Soledad Genovese, Laura Jaureguiberry, Eduardo Ligonié, Georgina Manrique, Mariano Margarit, Fernando Monforte, Marina Neira, Flavia Suarez, Pablo