Análisis de la administración de personal en una empresa de auditoría

En la actualidad la organización interna de cualquier empresa, es un punto muy importante para el éxito de la misma, pues de dicha organización, es de donde más dependen todas sus fortalezas y al mismo tiempo sus debilidades.  Todas las acciones realizadas dentro de un ente son importantes para el crecimiento del mismo, pero como bien sabemos cada acción es realizada por una persona ; es decir, “la empresa es el conjunto de relaciones de una serie de personas que buscan un fin en común, rodeados por un entorno”[1] ; es por ello que el factor humano ha tomado cada vez más, un papel y posición muy importantes dentro de una organización, llegándose a poseer en cada uno de los entes una gerencia de recursos humanos, la cual organiza, controla, dirige y coordina a todos y cada uno de los empleados de la empresa, con el fin de que el trabajo desarrollado por ellos, sea óptimo y de alta calidad.

En las presentes páginas dedicaremos nuestros mejores esfuerzos a describir y analizar la parte de la administración de personal en la empresa Amézquita & Cía. Auditores Asociados, la cual como veremos a continuación, presta servicios de auditorías, consultarías y revisorías fiscales.

Para el desempeño de nuestro principal objetivo, combinaremos lo estudiado en la asignatura ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL  y lo consultado en bibliografía conocida,  para garantizar la calidad de la información aquí presentada.

Como objetivos alternos podemos destacar los siguientes :

• Analizar la importancia que contiene el estudio del personal y sus relaciones con la misma empresas, para el mejor desarrollo del objeto social del ente.
• Apreciar la teoría de gerencia de recursos humanos, en el campo real, es decir, en una empresa efectiva.
• Identificar le empresa a trabajar, su objeto social, su misión y sus servicios, dentro de un sector económico.
• Mostrar una breve reseña histórica de la empresa a trabajar.
• Describir la estructura actual y jerarquización al interior de la empresa.
• Mostrar la administración del personal en la empresa, el reclutamiento, la selección, la valoración, la evaluación de personal y la escala salarial.

Además de lo ya realizado, se han ejecutado visitas empresariales, donde se conversó con la persona a cargo del “departamento” de personal, la cual nos brindó toda la información pertinente.

Así pues podemos observar, la importancia que contiene la administración de personal en cualquier ente, por lo mismo consideramos este análisis tan importante para nuestra formación profesional. 

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

En  general la misión de la empresa a través de estos casi 30 anos , ha sido la de prestar un servicio eficiente ,  ético y profesional,  basándose en la buena  formación y experiencia de sus  trabajadores. De esta manera poderle brindar a las empresas y entidades con las cuales establece contratos una alta confiabilidad en los servicios de auditoria financiera , siendo consientes de la responsabilidad que adquieren , antes que pensar en lo lucrativo del negocio . Tanto es así , que el cumplimiento de la misión ha llevado a la empresa ha ganarse la confianza de entidades de  alto  renombre tanto publicas , como privadas.

Los mas importantes bienes y servicios en los cuales AMEZQUITA  se ha especializado son la revisoría fiscal , la auditoría externa y la consultoría.

En la actualidad la empresa labora en oficinas ubicadas en la Cl.  37  # 22-23 de  la ciudad de  Santafé  de Bogotá, las cuales laboran desde 1968 , pero su registro de matricula mercantil  aparece por primera vez el 24 de Mayo de 1972 , constituyéndose como una sociedad limitada, que en el día de hoy cuenta con unos activos  de   $ 2.105.604.000.oo   aproximadamente.

En líneas generales la empresa actualmente cuenta  con  110 empleados, distribuidos en  personal administrativo, supervisores y auditores , encontrándose 40 , 15  y 53 respectivamente.

AMEZQUITA & CIA se desarrolla en un sector  el cual ha evolucionado de manera impresionante en los últimos 10 anos con la aparición  de las diferentes corrientes organizacionales de las empresas, que hizo necesario  el manejo de grandes capitales , dentro de los parámetros de la mejor productividad para alcanzar una posición ventajosa competitivamente . Es así como podemos hablar de un sector que  en al año de 1968 , en la prestación de servicios de auditoria reportaba apenas unas 5 empresas más o menos importantes, mientras  que en la  actualidad cuenta con cerca de 100 firmas  nacionales e internacionales , de las cuales encontramos  firmas como la PRICE  WATERHOUSE  , AUDISIS , IBERAUDIT , AUREA y  AUDITAR como los mas fuertes competidores  de AMEZQUITA & CIA. 

BREVE RESEÑA HISTÓRICA 

La empresa Amézquita & Cía., remonta sus orígenes al año de 1.968, donde cuatro (4) personas ( Juan José Amézquita, Pedro H. Reyes, Héctor del Río Neira y Héctor Galindo ; el primero de ellos director de la Escuela Nacional de Comercio, la cual se transformaría tiempo después en la 1a. facultad de contaduría pública del país, además ex-director de la carrera de contaduría de la Universidad Nacional de Colombia ) aportan el capital inicial el cual se aproxima a un monto de $10000 (precio corriente).

En sus inicios el personal total de la empresa lo componía los cuatro (4) socios, una secretaria y un mensajero, los cuales gracias a la disciplina, honestidad y eficiencia del ente durante estos casi treinta (30) años, han crecido para convertirse hoy en un centro de trabajo para 110 personas aproximadamente.

Acerca de los servicios  prestados por la empresa no han variado mucho, pues si en la antigüedad prestaban servicios de revisoría fiscal, auditoria externa y consultorías, en la actualidad también lo realizan complementados con auditorías de sistemas y gestión ; servicios implantados en los últimos siete años, como consecuencia del crecimiento de su número de clientes (actualmente podemos nombrar algunos a nivel general como : Banco Popular, Banco del Estado, BCH, Empresas Públicas de Medellín, Empresas Varias de Medellín, Central Hidroeléctrica de Caldas, Fiduciaria del Estado, fiduciaria Popular, Fiduciaria superior).

Para ubicarnos un poco más en el desarrollo histórico de la empresa, observemos el siguiente cuadro :

Desarrollo Histórico de la Empresa

Desarrollo Histórico de la Empresa 2

ANÁLISIS :  Podemos observar que uno de los puntos más importantes para el crecimiento vertiginoso de la empresa durante los últimos años, es la positiva imagen que ha ido adquiriendo la firma en su sector económico , fruto de la eficiencia total de su trabajo; lo que le ha hecho acreedora a distintos y poderosos clientes que confían en la calidad de sus servicios, y promueven y alimentan su crecimiento.

UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL 

El departamento de personal de la compañía está conformado básicamente por dos personas, las cuales son : un contador y su respectiva secretaría, en este momento cargos ocupados por el Contador Germán Díaz  e Irma Duarte cuya antigüedad en la empresa se remontan a 12 y 26 años respectivamente.

El organigrama de la compañía es relativamente poco diversificado y convencional, debido a que el trabajo realizado por el ente es básicamente ejecutado por un grupo de personas  organizados en gerente, supervisor y auditores del respectivo trabajo, cliente o “proyecto” ; además hay que notar que en su gran mayoría la empresa está compuesta por contadores públicos, y personal de servicios generales.

El organigrama se puede divisar así :

Organigrama de la Empresa de Auditoría

Observamos de esta manera, que el “departamento” de personal, no se puede definir como un departamento, sino como una oficina de dos personas, que hacen parte de la administración general  de la empresa (en staff, pues no dependen, ni dirigen a ningún otro departamento, sino simplemente brindan una ayuda al trabajo realizado con el personal y otras funciones, a la administración general ), además, cabe resaltar, que paralelo de manejar, curva salarial y nómina, no cumplen funciones como reclutamiento y selección de personal, descripción del cargo y evaluación del desempeño ; puntos importantes de cualquier departamento de recursos humanos, pues estas funciones son realizados en la mayor parte por la junta de socios, con una pequeña asesoría del “dpto.” de personal.

ANALISIS :  Como podemos ver, el departamento de personal no se puede definir como un departamento, sino como una oficina de personal, que cumple alguna de las funciones pertinentes de dicha división, siendo complementada por la Junta de Socios que desarrolla las demás actividades. Consideramos, que lo realmente importante no es  la distribución de las funciones (aunque, sería óptimo que todas estuviesen concentradas en un solo lugar), sino lo relevante es la óptima realización de las mismas.

EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL 

Los objetivos de la oficina de personal de la empresa en estudio son los mismos que se puede fijar un departamento de personal en cualquier entidad; son estos propósitos comunes los que sugieren que se le considere a este staff de la compañía como un departamento de personal   establecido como tal. El objetivo principal del departamento es la manipulación del personal dentro de la empresa y como objetivos específicos perseguidos podemos enumerar entre otros:

• Reclutar y seleccionar el personal que sepa desarrollarse de acuerdo a los fines de la compañía, en cada uno de los diferentes cargos.
• Entrenamiento continuo del personal dependiendo de las actividades que desempeñen.
• Cumplir a cabalidad con la gestión de nómina en todos sus aspectos.
• Estudiar los posibles ascensos, promociones y premios a las personas que según las políticas de la empresa reúnan los requisitos.
• Controlar y evaluar el desempeño de los empleados de acuerdo a los objetivos trazados para un período de tiempo determinado.

El departamento no posee subsistemas como tal establecidos dentro del mismo, lo único que se puede aseverar al respecto consiste en que la junta de socios se encarga directamente de algunas funciones del departamento dando la aprobación o desaprobación final a los conceptos emitidos por este de acuerdo a  los informes periódicos que este debe constituir respecto a diferentes aspectos.

En cuanto a las políticas de personal vigentes en el momento no se encuentran en un manual específico, para ello, sin embargo, de acuerdo a la entrevista con el gerente y jefe de personal se pueden deducir las siguientes:

• La edad y el género de los aspirantes a ingresar a la compañía no es un factor relevante en la decisión de selección.
• Las universidades de las cuales la compañía prefiere egresados son la Universidad Nacional, Pontificia Javeriana y Externado de Colombia.
• Debido a que varios de los socios son profesores de universidades como las anteriormente nombradas el departamento les informa sobre las vacantes encontradas y estos sugieren candidatos que en la mayoría de los casos luego de efectuarles las respectivas pruebas para el cargo es seleccionada inmediatamente sin ningún tipo de competencia, es decir, no se recluta a ningún otro candidato.
• La experiencia solicitada para el cargo depende de la responsabilidad de este y de los conocimientos requerido por el mismo. No se exige un número de años de experiencia específico cuando hay una vacante.
• Si el empleado posee 5, 10 o 15 años de trabajar en la empresa se le realiza un reconocimiento especial y significativo.

Estas son solo algunas de las políticas que maneja la compañía respecto al personal, sin embargo existen muchas más que se aplican implícitamente y que no se recordaron en la reunión.

La compañía hace rotación de personal de acuerdo solo en los casos de:

• Petición del empleado de trabajar en un sector diferente al que actualmente se ocupa.
• Solicitud del cliente por inconformidad con cualquier aspecto respecto al desempeño del grupo de trabajo asignado.

La rotación responde a estos dos motivos principalmente debido a que la compañía evidencia la importancia de que el personal pueda experimentar en ambos sectores de la economía el real y el financiero y así incrementar sus conocimientos, dominio y disposición de personal entrenado para cualquier cliente. Respecto al segundo motivo se puede afirmar que las solicitudes del cliente son atendidas a cabalidad para satisfacer las necesidades del mismo y así ofrecer un mejor servicio manteniendo de esta manera los clientes  actuales y por medio de la difusión de estos a sus conocidos aumentarla la cantidad continuamente.

Respecto al grado de ausentismo evidenciado en la compañía se puede decir que los empleados de planta son controlados permanentemente en cuanto al cumplimiento de sus horarios de trabajo, pero se encuentra una grave dificultad respecto al control de los auditores que trabajan en el campo debido a la independencia que sugiere su cargo, por esto mismo no se tiene un registro de sus horarios estricto, de allí se desprende la gran necesidad de que el personal seleccionado posea un alto grado de honradez y ética para que la empresa pueda depositar su confianza total en él. El único instrumento de control utilizado hasta el momento para controlarlos es una llamada telefónica en una hora indeterminada, sin embargo este mecanismo no se aplica frecuentemente y por lo tanto no se lleva un registro continuo de estos resultados. Por todo esto no existe en la empresa un índice de ausentismo conocido.

ANÁLISIS : Como podemos observar, el departamento de personal no es un gran ente, el cual se estratifique de manera estratégica, sino es una oficina que ayudada de la Junta de Socios realiza las funciones pertinentes al personal y su desempeño.  Consideramos muy importante la función desarrollada por esta oficina, pues a pesar de no poseer subsistemas controla todo lo pertinente al personal de un ente de la naturaleza de Amézquita & Cía. Auditores Asociados.

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

Toda organización se relaciona con su medio externo, y es la vinculación del factor humano a ella lo que constituye un factor esencial para el desarrollo de la empresa.

Es por ello que a través del reclutamiento de personal se hace necesario el conocimiento del perfil que requiere la organización y los requerimientos que deben estar en capacidad de desempeñar o desarrollar dentro del medio empresarial, para poder tener una potencial mano de obra que vean identificados sus  intereses con los de la compañía.

Debido a que Amézquita y Asociados es una empresa de auditoría en la cual el perfil del candidato debe tener un amplio grado de responsabilidad, las fuentes de reclutamiento tienen que brindar cierto grado de apoyo o recomendación en base a dicho factor personal del empleado, pero muy importante para el desarrollo de su trabajo dentro de la organización. Variables como el rendimiento, los costos y el tiempo que indicaría la fuente de reclutamiento a pesar de tener importancia en toda organización se ven relegadas por el hecho de que es a través del método que pueda brindar un mayor acercamiento al perfil requerido que se debe desarrollar el reclutamiento.

En Amézquita el proceso de reclutamiento se hace en forma muy exclusiva debido al perfil antes mencionado; en alguna época la compañía desarrollaba dicho proceso a través de anuncios en periódicos o de convocatorias en las Universidades con cierto tiempo de  anticipación, pero los resultados no fueron los más satisfactorios, debido a que luego de capacitados los estudiantes, otras empresas dedicadas a brindar consultorías y en su mayoría multinacionales se llevaban el personal capacitado.

Por dicho motivo, la compañía en este momento esta desarrollando su proceso de reclutamiento y captación de personal externo para cargos como auditores exclusivamente, los cuales no requieren igual capacitación que gerentes o supervisores; en la actualidad los auditores nuevos son reclutados a través de recomendaciones hechas expresamente por personal de la misma compañía, que a la par desempeñan labor de profesores en Universidades de la Ciudad o afines, en donde están en contacto con un sin número de potenciales candidatos y pueden llegar a conocer más a fondo cuales llenan los requisitos para un perfil de empleado de la empresa con mayor exactitud y cuales tienen el potencial requerido para la labor de auditores.

Para los cargos de más experiencia como supervisores y gerentes, se tienen predilección por personas de la misma empresa en donde se les brinde un ascenso luego de cierta experiencia en la misma, sabiendo de antemano que ya conocen las políticas de la empresa a la perfección y no se requeriría de tanta capacitación como para una persona externa que no conociese el desarrollo de la firma.

ANALISIS : En general podemos concluir que Amézquita posee una gran herramienta de reclutamiento que son sus mismos integrantes y que para la razón y el objeto social de la compañía es el mejor o por lo menos uno de los más eficaces métodos de reclutamiento que le ayuda a captar un gran mercado potencial de fuerza laboral, pero dicha fuente no es de igual modo aplicable a empresas de otra razón u objeto social.

SELECCIÓN DE PERSONAL

La selección de personal es aquel proceso que determina cuales dentro de los posibles solicitantes de empleo son los que cumplen de la mejor manera los requerimientos de la organización, por lo general dicho proceso es responsabilidad del departamento de personal.

El responsable de la selección debe obtener la información necesaria para determinar y evaluar cada una de las alternativas hasta obtener la mejor decisión; ademas se deben considerar otros factores tales como conocer las especificaciones del puesto, grado de selectividad al contratar y reconocer en el aspirante sus destrezas y habilidades para poder llegar a  realizar distintas labores al interior de la organización.

Se debe lograr también que las políticas y criterios usados en la organización para el proceso de selección sean lo mas acertadas y equitativas de manera tal que sea un proceso acorde a los requerimientos de la empresa y que provea para ella misma elementos útiles para su buen funcionamiento.

Proceso de selección: El proceso de selección empieza desde el momento en que se presentan las vacantes en una organización debido a transferencias, promociones, retiros o simplemente por aumento autorizado del personal. Las vacantes pueden ser ocupadas muchas veces por los mismos empleados de la organización.

El primer paso dentro de la selección de personal es generalmente la entrevista; este mecanismo es usado para aclarar y verificar los datos que vienen en la solicitud, obtener mayor información de lo que el individuo quiere y busca hacer, cuales son sus expectativas.

La mayoría de las compañías requieren que los aspirantes diligencien formatos de solicitud dado que son un mecanismo que permiten obtener variedad de información en cuanto al solicitante.

Además de obtener información y antecedentes de los posibles candidatos, las organizaciones tienen en cuenta que la persona posea un estado de salud tal que pudiese cumplir adecuadamente con su labor, de ahí que muchas veces el candidato es sometido a un examen médico para detectar posibles limitaciones e impedimentos para el ejercicio de su labor.

A continuación lo que se hace es verificar la información que ha sido suministrada sea acorde a la realidad y así poder realizar selecciones preliminares y finales.

Para cada uno de los procesos anteriores son diversos los métodos o enfoque que se usan para obtener información, básicamente lo importante es que el mecanismo que se esté usando cumpla con las expectativas de la organización, es decir, sea aplicado de la manera correcta y resulte eficaz en la selección del personal que la empresa necesita. Además de ser realizado por una persona o departamento que posea una políticas claras y objetivas para dicho proceso.

Selección de Personal Empresa de Auditoría

(Se debe hacer claridad que cualquier solicitante puede ser rechazado después de cualquier paso en el proceso)

En el caso de Amezquita y asociados S.A la selección se realiza de la siguiente forma, la persona hace la solicitud de empleo, según las necesidades de dicha empresa, entonces se realiza un examen de la hoja de vida de dicho aspirante, luego es sometido a una entrevista a cargo de uno de los  jefes de la firma y también es sometido a test de conocimientos y de aptitud que pretenden medir las destrezas del aspirante en los campos que la organización crea convenientes. Luego es decisión de la Junta de Socios la elección o no de dicho aspirante.

En este caso no hay un sicólogo (anteriormente lo había), que generalmente son las personas que llevan a cabo dicho proceso, tampoco se realizan entrevistas de carácter grupal por disposición de la misma organización.

Si se considera que el aspirante cumple con los requerimientos de la organización en ese momento se le hace saber el deseo que tiene la organización de contar con sus servicios y se entra en la fase de definir los términos del contrato referentes a la remuneración y duración, aspectos ya conocidos.

ANÁLISIS :  Como criticamos, que la selección de personal no se hace por personas con el título de especialistas en la materia, resaltamos el hecho de que si se realiza (dicho proceso) por personas idóneas como es  la Junta de socios, la cual ha adquirido una enorme experiencia en todo lo relacionado con los procesos nombrados, reconociendo la calidad del personal, fruto de la detallada selección realizada.

DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS

En la cualquier empresa es muy importante el que sus empleados estén realmente satisfechos con su trabajo y aún más que ello, que cada empleado esté ubicado verdaderamente en el lugar para el cual es esta calificado o en el cual pueda desarrollar casi plenamente su potencial.

En una empresa como Amézquita debido a la misma estructura de su organización, muchas veces el trabajo de las personas pasa desapercibido, pero es en la medida en que cada trabajador se sienta identificado con su labor, que desempeñará de una forma más eficiente este.

Muchas veces no es suficiente el haber estudiado contaduría o administración para llegara ser auditores o gerentes, es mucho más profundo el análisis que se debe realizar para poder llegar a ubicar a cada miembro de la empresa en el puesto a su medida.

Luego de un proceso concienzudo de reclutamiento y selección de personal la fuerza laboral entra a trabajar directamente a la empresa, pero es la descripción de cargos la llamada a definir cual debe ser el perfil para cada labor dentro de la compañía, ya que las labores de gerentes, supervisores o auditores no son nunca las mismas y por ende la información que la descripción suministre a los procesos de reclutamiento y selección serán básicos para el soporte de la organización.

El enfoque que tiene la empresa en cuanto a la descripción de cargos se ve más conectado con las relaciones humanas que con el tipo clásico, ya que en Amézquita cada trabajo tiene cierto grado de autonomía y se le permite al trabajador seguir por su propio camino, siempre y cuando los fines últimos de su trabajo se lleven a cabo.

Esto se ve apoyado con el hecho de que las labores se cumplen fuera de las instalaciones y el control es más humanístico que mecánico con respecto al cumplimiento de objetivos de los trabajadores.

El criterio utilizado para el análisis de cargos es más social e intelectual que físico debido a la misma dimensión del trabajo, ya que los conocimientos para auditores son de gran importancia, al igual que las relaciones sociales de los gerentes, mientras que en ningún momento se llegará a necesitar de la fuerza en ninguno de los cargos manejados dentro de Amézquita.

Los  Auditores por ejemplo son aquellos encargados de llevar a cabo la parte de consultoría de cada una de las empresas que solicitan a  Amézquita su colaboración en tal sentido tanto para consultorías en sistemas como de gestión, de ellos depende directamente la imagen de la empresa ya que son los que llevan contacto directo con el cliente.

Los supervisores por su parte son los encargados de controlar la labor realizada por los auditores y permanecer constantemente en  la empresa que realizó el contrato para verificar la labor desempeñada en las consultorías.

Los gerentes por otra parte son los que planean, seleccionan y distribuyen el personal dependiendo la empresa y labor a realizar en cada contrato.  Los gerentes son los que a su vez controlan y supervisan periódicamente, en las instalaciones físicas del cliente, a sus subordinados (supervisores y auditores).

Dichas labores a realizar por cada cargo son definidas por la junta de socios a través del análisis de la experiencia propia como auditores y de los requerimientos que ellos observan se exigen dentro de la organización.

ANALISIS : En conclusión podemos mencionar que si por un lado a Amézquita se le facilita desarrollar su labor de descripción de cargos a través de las relaciones humanas y de la observación, lo verdaderamente importante en las empresas de hoy es el poder tener a sus empleados en el empleo justo según sus conocimientos e interés sociales, para desarrollar en forma armónica el desempeño personal y en general de la compañía.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 

La evaluación del desempeño ocurre exista o no un programa formal de evaluación al interior de la organización, las personas están permanentemente observando la forma en que cada uno de los empleados desempeñan su labor y por tanto se forman impresiones acerca de la realización de dicho trabajo. Aunque en el común de las personas no se considere asi, los programas de evaluación del desempeño lo que buscan es mejorar el desempeño de una persona en un cargo determinado y de ninguna manera como se cree generar conflictos o dar motivos para eventuales despidos.

El fracaso o éxito de la evaluación del desempeño depende en gran medida de las bases sobre las cuales se fundamente. La mayoría de evaluaciones se da de manera casual y no establecida, aunque también están aquellos que cuentan con un sistema de objetivos bien claros y un sistema bien organizado para alcanzarlos.

Pasos en un programa de evaluación del desempeño.

1. Formular los requisitos de desempeño. En otras palabras, determinar lo bien que se espera que el empleado desempeñe sus obligaciones.

2. Discutir los requisitos de desempeño con el empleado y ajustarlos según sea necesario.

3. Observar lo que esta haciendo el subordinado.

4. Evaluar el desempeño comparado con sus requisitos

5. Discutir la evaluación realizada con el empleado.

6. Tomar la decisión adecuada.

Se debe tener muy en claro la base sobre la que se compara a los individuos, o sea los estándares de trabajo. Sin embargo actualmente lo que se hace es evaluar el desempeño respecto a unos objetivos establecidos en un  período anterior.

Cuando no es posible alcanzar mejoras en el desempeño de un individuo se aplican entonces acciones de naturaleza correctiva. El grado en el cual el programa de organización beneficie a la organización dependerá del grado de objetividad con que se realice la evaluación del desempeño y que la realización de dicho proceso no ayude a  crear conflictos laborales, sino a mejorar por medio de enseñanza y práctica el ejercicio de las funciones en los distintos cargos de la organización.

Para Amézquita y asociados, la evaluación del desempeño es un elemento indispensable en el buen funcionamiento de la empresa, dado que se prestan servicios hacia firmas del sector financiero y del sector real; la evaluación se realiza cada 40 horas o cada vez que termina una labor asignada o trabajo, se realiza un informe y la persona lo lee y lo aprueba con una firma.

Ademas existe un formato de evaluación en el que se especifica que su propósito es obtener los suficientes detalles sobre el rendimiento y comportamiento de lo trabajadores de la firma, se hace la salvedad de que se puede calificar en base al conocimiento del personal asignado al trabajo y en base a la categoría actual del mismo.

El informe debe discutirse con el auditor evaluado, no sin reconocer el trabajo bien hecho y aportando sugerencias constructivas en las áreas que requieran mejoramiento.

Los aspectos contenidos en el informe son los siguientes:

• Naturaleza de la asignación y trabajo realizado.
• Evaluacion del trabajo
• Cualidades profesionales
• Cualidades personales
• Comentarios adicionales

Con cada aspecto evaluado  y además teniendo en cuenta factores como la habilidad profesional, desarrollo de los papeles del trabajo, efectiva administración de la asignación y una vez diligenciado el formato y los informes, se procede a discutir dicha evaluación.

Hay que notar, que en la empresa analizada, no se realiza autoevaluación.

Todos los niveles en el interior de la organización se evalúan unos a otros teniendo en cuenta el nivel jerárquico y asignaciones, aspecto que permite hacer mas objetiva la evaluación.

También se debe anotar que otro factor dentro de la evaluación del desempeño la constituyen las empresas o clientes, quienes de alguna manera hacen conocer sus conceptos y  sugerencias a la empresa respecto al empleado que realiza algún trabajo para ellos, con el fin de exaltar su función o por el contrario expresar su solicitud de cambio dada por la inconformidad en algún aspecto.

Dado que las personas no permanecen en el edificio de la compañía o en un puesto de trabajo fijo, este es un buen mecanismo para poder formarse algunos criterios del rendimiento y desempeño personal de cada empleado.

Otros aspecto que se debe resaltar es el  hecho de que las evaluaciones del desempeño son uno de los criterios que tiene la organización en el momento de otorgar beneficios tales como ascensos o aumentos salariales para aquellas personas que demuestran merecerlos en virtud a la función que han realizado.

ANÁLISIS : Consideramos importante que para cada uno de los aspectos antes mencionados la firma poco a poco ha ido estableciendo ciertos criterios propios y por ejemplo ha desarrollado algún tipo de formatos que de alguna manera buscan facilitar la labor de realizar una entrevista o realizar un seguimiento.

VALORACIÓN DEL TRABAJO EN LA EMPRESA 

El sistema de valoración de la empresa no es muy complejo, púes  es el producto de los distintos trabajos realizados por la compañía.  Los trabajos que ellos desempeñan son básicamente de auditorías externas, revisorías fiscales,  y/o consultorías; a sus distintos clientes, los cuales piden alguno(s) de estos servicios a Amézquita & Cía.; en el momento de ser confirmado el cliente, se organiza un grupo de trabajo, el cual es conformado por un Gerente del proyecto, quien programa y organiza el trabajo ; también se cuenta con un supervisor, quien es el que coordina, controla y “chequea” la gestión desempeñada, en las instalaciones del cliente ; y por último por un grupo de auditores, quienes desarrollan, bajo el mando de los dos primeros, todo el trabajo.  Este grupo es designado por el Gerente del proyecto, quien a su vez es escogido por la Junta de Socios, quien es la parte más importante (en cuanto a jerarquización) de la empresa.

ANÁLISIS : En realidad la empresa, no posee un grado de jerarquización contundente, sino una distribución del trabajo, por el cual se responsabilizan los distintos trabajadores del grupo, según su organización y respectivas cargas laborales.  En nuestro concepto, el objeto social de la empresa, no permite una mayor organización de manera más estructurada del personal, y consideramos, que la distribución actual es óptima y facilita la búsqueda de la calidad en el trabajo.

MERCADO LABORAL 

Las empresas obtiene  información del mercado laboral en el que se desempeñan a través de diferentes medios (informes anuales, prensa, radio, etc.) tanto nacionales como internacionales, sin embargo la mayor fuente de  información la constituye la interacción con sus empleados, estos informan continuamente sobre los movimientos de la oferta laboral, por ejemplo si un auditor renuncia por aceptar una mejor oferta la empresa percibe que sus salarios pueden estar bajos respecto a los de su competencia; los aspirantes a selección de personal también constituyen una valiosa fuente en el sentido que exigen  y discuten las condiciones salariales del empleo.

En el mundo de habla española y pese a las altas tasas de desempleo global, el desempleo de los profesionales es muy inferior, es decir aunque la tasa global de desempleo ha alcanzado en algunos casos niveles del 35% de la población económicamente activa, o aún más altos, el desempleo entre los grupos profesionales es significativamente más reducido.  En ciertas áreas técnicas, el desempleo es inferior al 4%, lo cual constituye empleo prácticamente total.  Por esta razón resulta obvio la dificultades de localizar a la persona idónea para desarrollar determinadas tareas.

Habría que notar un problema a nivel general del mercado el cual consiste en que a pesar de que las necesidades de personal pueden satisfacerse atrayendo personal de otras compañías, Amézquita & Cía. es una de las empresas que no considera esta actuación como la mejor para atraer al factor humano; al contrario, en muchas oportunidades forman profesionales completo (conocimiento y experiencia), que más tarde son atraídos por empresas de mayor envergadura.

Sin embargo respecto a este tema hay que tener en cuenta que en Colombia el desempleo crece a pasos agigantados en todos los sectores de la economía en diferentes proporciones y en últimas es la interacción entre oferta y demanda laboral y el dinamismo demográfico del país la que determina el precio a pagar por el trabajo de una persona; en Colombia la demanda es mucho mayor que la oferta de trabajo, por ello las personas se emplean así sea por salarios mucho más bajos a los ofrecidos en promedio en el sector como consecuencia de la gran necesidad de emplearse para sostenerse económicamente, dejando de lado como criterio principal, la valoración general de su trabajo en el mercado para la aceptación de un cargo.

A pesar de que la compañía acepte que el número de contadores egresados sea mucho mayor que el nivel requerido por las empresas, aseguran que la mayor parte de los contadores no cumplen con el nivel de conocimientos de auditoría  necesitado, fruto de mala formación académica.

Lo anteriormente enunciado se sustenta en el hecho de que las compañías multinacionales y extranjeras por ser las mejor establecidas y la que más alto porcentaje de mercado poseen en Colombia, pagan precios muy superiores por el trabajo de un auditor, reclutando de esta manera los mejores egresados, y trabajadores con experiencia  adquirida en empresas como Amézquita.

De acuerdo a la recepción de toda esta información, Amézquita ofrece un salario promedio (de acuerdo al cargo) al que paga una empresa nacional por el trabajo de un auditor, es decir, que la información que la compañía recibe del mercado laboral colombiano afecta directa y continuamente su política salarial. Podríamos aseverar aquí que debido a que su participación en el mercado no es mayoritaria  no puede ofrecer salarios de multinacional debido a la proporción de recepción de ingresos.

ANÁLISIS :  De este modo observamos que una de los criterios que prima en la dirección de muchas empresas nacionales, es el llamado “sentido común”, lo cual podemos apreciar en el ente analizado, en el cual los datos informales acerca de nuevos profesionales y salarios constituye uno de los principales puntos influyentes en el momento de la determinación de la persona para una vacante y su “ sueldo”. 

ESTRUCTURA SALARIAL 

En cuanto a los salarios fijados en la empresa Amézquita & Cía., no hay mucho que decir.  La Compañía no posee políticas definidas para la fijación de salario, como muestra de ello, observamos que en una misma categoría los salarios oscilan al rededor de un salario base, y así para las distintas categorías presentadas en la Firma.

Como principales criterios para la fijación individual de un salario se tienen en cuenta los siguientes aspectos (todos igualmente importantes) : Experiencia, desempeño en los trabajos realizados, formación – idiomas, sistemas, posgrados, pregrados – , rango dentro de cada categoría y antigüedad en la empresa.

Para apreciar un poco mejor la jerarquización de salarios en Amézquita & Cía., podemos observar la siguiente escala de salarios:

ANÁLISIS : Aunque no se tienen unas políticas definidas para la fijación de los salarios, consideramos que la estructura de los mismos, es óptima, y remunera a cada trabajador de manera equitativa, según su desarrollo laboral, sus capacidades, experiencia y antigüedad en la empresa.

ESTIMULOS 

Aunque este punto no se contemplaba en la guía de la investigación, deseamos incluirlos, pues consideramos que es un factor importante en el desarrollo del personal y en el compromiso con la empresa.

Como principales estímulos se reconocen los que son otorgados a aquellos trabajadores con cierto nivel de antigüedad (5, 10 y 15 años), además de la celebración de fechas especiales a lo largo del año, como Navidad, Año nuevo, se realiza un brindis en Semana Santa, día de la secretaria, día de los niños, celebración del cumpleaños de los socios, despedida de trabajadores que renuncian a su cargo para desempeñarse en otra entidad, etc.

ANÁLISIS :  En nuestro concepto todas estas celebraciones a nivel grupal, son fantásticas para alentar al trabajador a comprometerse cada día más con su desempeño y con su empresa, y no recomendaremos los estímulos individuales, pues podrían aumentar la eficiencia del personal basándose en un ambiente de competitividad  y celos profesionales, que afectarían el desarrollo de la empresa y el clima laboral.  Al contrario, respaldamos el reconocimiento a la antigüedad en la empresa, pues lleva al empleado a fijarse un reto consigo mismo. 

conclusiones

Después de haber visto todos y cada uno de los puntos evaluados y su respectivo análisis, sobre la administración de personal en la empresa Amézquita & Cía. Auditores Asociados, podríamos observar lo siguiente :

• La empresa no posee un departamento de personal propiamente dicho, púes como ya vimos está conformado básicamente por dos personas, las cuales no cumplen con todas las funciones propias de una división de personal.
• Las principales funciones como reclutamiento, selección, evaluación y fijación de salarios, son desempeñadas por la Junta de Socios, la cual es el máximo dirigente en el ente tratado.
• A pesar de no poseer departamento de personal, el crecimiento de la empresa se ha debido a la ética, honestidad, disciplina y responsabilidad de todos y cada uno de los empleados de dicha firma, lo que les ha otorgado un espacio creciente en el mercado.
• Las características nombradas, se buscan en todos los empleados de la manera más minuciosa con el fin de continuar con la imagen que la empresa ha logrado difundir entre sus actuales y posibles clientes.
• El reclutamiento del factor humano lo tiene a cargo la oficina de personal, y el proceso de selección recae en la Junta de Socios.
• La “jerarquización” interna de la empresa, es muy simple y poco compleja, debido a que todos los trabajadores son en su gran mayoría contadores y los que no, trabajadores de servicios generales.

En general podemos observar, que a pesar de no poseer una parte tan importante para una empresa, como es el departamento de personal, se desarrollan las funciones que este debería cumplir de la mejor manera, divididas entre la oficina de personal y la Junta de Socios.

De esta manera concluimos, que aunque un ente no posea una oficina establecida de personal, lo importante para la empresa es que las funciones que a ella le correspondan se cumplan de la mejor manera, para el óptimo funcionamiento de la organización.

[1] EDUCAR EDITORES.   Clásicos Harvard de la Administración.  México. 1.986. Tomo 1 p. 10