EL AMBIENTE EN LA ENTREVISTA LABORAL

Autor: Uch - RRHH el portal de estudiantes de RRHH 

Reclutamiento y selección de Recursos humanos

04-2002

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AMBIENTE:

INTRODUCCIÓN

Hemos considerado en este trabajo brindarle un marco amplio al tema ambiente, buscando no alejarnos del tema principal que es el ambiente de una entrevista, y respaldando la necesidad de un "buen ambiente", en relación con las necesidades de la organización, sus políticas, así estrategias y objetivos del área de Recursos Humanos, que sin duda tendrán un papel relevante en el ambiente que se cree en la entrevista, desde lo físico hasta lo psicológico. Por cuanto hemos decidido comenzar este trabajo brindando una definición a tres elementos, que a nuestro criterio, interactúan al momento de la entrevista y a su vez son sinónimos entre sí.

Definición de estos tres elementos

l Ambiente:

Factores externos capaces de influir en un organismo. Grupo o sector social.

" Ambientar: adaptar o acostumbrar una persona a un medio desconocido.

l Contexto: 

Medio que rodea a un objeto o a un individuo sobre los que influye íntimamente.

l Entorno: 

Ambiente, lo que rodea a alguien o algo.

Como podemos observar guardan gran similitud uno con otro, pero hemos incluido el concepto " ambientar" con el fin de demostrar que ese debe ser el objetivo principal que se debe buscar al analizar el ambiente, es decir, en todas las tareas que pueden ser llevadas a cabo por el área de Recursos Humanos relacionadas con capacitación, desarrollo, plan de carrera, el mismo reclutamiento y selección (entre otros), todas deben procurar brindar el mejor ambiente, es decir, ambientar a las personas para que se sientan cómodas, satisfechas, y de esta manera nosotros como Recursos Humanos poder sacar el provecho y la utilidad, a las distintas situaciones.

Por medio de un enfoque global de la entrevista podremos ver que consta de varias partes y diversos elementos, distintos tipos de entrevistas, distintos roles, etc., pero el ambiente es el termómetro del cual se va a valer la entrevista, que puede condicionar el desarrollo de la misma desde el comienzo hasta su fin. En estos términos, el entrevistador juega un papel preponderante, ya que consideramos que de su concepción, de cómo debe ser la entrevista, incluyendo como predisponga el ambiente, se obtendrán los resultados positivos o negativos más importantes.

Este tema será tratado en profundidad más adelante en el trabajo, pero consideramos importante destacar el poder de atención y de percepción que debe tener el entrevistador, debido a que no debemos olvidarnos que participamos de una relación con otra persona en la entrevista, y en función de esta configuración, las preguntas, las consignas o los señalamientos pueden ser considerados como un equivalente de todo lo que se le puede pedir en un contexto laboral, y las respuestas del entrevistado pueden ser consideradas con el mismo carácter (como responde, como se conduce, el nivel de autonomía puesto en juego, etc.).

DESARROLLO:

El ambiente, como hemos mencionado, se ve condicionado por el entrevistador y esto se percibe hasta en los mínimos detalles, como por ejemplo, el grado en que se involucra el entrevistador con el entrevistado que se verá influido por la experiencia, en la mayoría de los casos Esto nos dice que en el grado en que nos involucremos, ya sea con distancia excesiva o involucración excesiva, podremos correr el riesgo de que la entrevista se nos valla de las manos. No hay que olvidar que se trata de "un encuentro referido a proyectos de carácter público y social".

En todos los casos es importante mantener el buen clima de la entrevista, dentro del estilo personal, el hecho de hacerlo incluye respetar nuestras características con serenidad y con sentido del humor. Estamos trabajando y necesitamos hacerlo en el mejor nivel de comodidad y naturalidad posible. Por esto, la tarea del entrevistador consistirá en reformular en términos operativos como responde el entrevistado frente a tal o cual estimulo y en que medida su respuesta lo ayuda o lo sabotea.

Relación: Rol del entrevistador - ambiente

El entrevistado cumple un papel muy importante en la entrevista y en el ambiente de la misma, este papel lo denominamos el Rol del Entrevistador. 

El rol del entrevistador se desarrolla en interacción con el rol complementario, el que desempeñamos habitualmente en nuestras actividades, en la acción de entrevistar ambos aprenden, tanto el entrevistador como el entrevistado. Participar de esta situación permite incorporar progresivamente la estructura de la situación.

Cuando una persona ha pasado por los diferentes roles que componen una situación dada, experiencia, incorpora la estructura de la situación, y la puede entender desde sus distintos componentes. Este tipo de "sabiduría" es la que puede permitirnos superar las dificultades personales que nos llevan a repetir ciertos estereotipos de rol.

El aprendizaje (incorporación de nuevas posibilidades a nuestro repertorio de conductas), se basa en la comprensión del problema desde nuevos ángulos de observación. Ponerse en el lugar del otro siempre enriquece la perspectiva que se tiene desde el propio, se trata de un proceso de ida y vuelta interactivo, que nos permite recaudar información para luego afirmar las cosas que hicimos bien y tratar de mejorar aquellas en que nos equivocamos. A su vez nos permite perfeccionar nuestro concepto de un ambiente ideal, desde la misma experiencia de la otra persona y del grado de comodidad o incomodidad que le hemos brindado.

El entrevistador en entrenamiento tiene que estar muy cómodo psicológicamente y físicamente. Atreverse a situaciones nuevas implica riesgo y esfuerzo, debe emplear el tiempo necesario, sobre todo para los que no cuenten con suficiente experiencia, ya que siempre el camino inicial lleva más tiempo y trabajo.
Un rol bien desarrollado permite operar en situaciones criticas, por que mantiene la distancia, dando lugar al pensamiento y la reflexión.

La organización en general y su influencia con el ambiente

Como vimos en la definición de contexto este influye íntimamente sobre un objeto, en nuestro caso, la entrevista. Por lo tanto consideramos parte de ese contexto a la organización y su influencia.

El contexto condiciona el rol del coordinador, el papel del observador, el propósito de la experiencia y los criterios con los cuales se evaluará lo sucedido.

De las muchas descripciones que podemos utilizar, subrayaremos los aspectos que nos interesan para nuestro quehacer.

Por esta razón la consideraremos primordialmente como un espacio interdisciplinario en el cual se afrontan y resuelven problemas para obtener determinados resultados.
Concebir la empresa como un espacio interdisciplinario introduce tanto el concepto de diversidad como el de complejidad. La tarea de selección, reubicación o desarrollo requiere trabajar con interlocutores provenientes de distintas disciplinas, como clientes y/o como postulantes, y con ambos se plantea la necesidad de trabajar interdisciplinariamente , con los participantes o sujetos de la experiencia, por un lado, y otros colegas de diferentes disciplinas, por otro, interesados en ampliar su nivel de información para tomar decisiones. Con estos últimos se podrá establecer una relación de paridad o de dependencia, basada en la colaboración o en la asistencia. El concepto de diversidad alude a la variedad de enfoques y disciplina convergentes en el campo, y el de complejidad a las múltiples relaciones que se generan entre las partes concurrentes.

El evaluador o coordinador de la experiencia deberá asimilar su terminología a la imperante en el contexto en el cual actúa como condición inicial, para poder introducir luego conceptos y criterios propios del quehacer con el que opera. Se trata de un intercambio cultural, y la estrategia sugerida es abordar este intercambio desde la cultura dominante en el contexto.

Al tomar los conceptos predominantes en el campo, se incorpora en ellos la visión particular del mundo que contribuyen a configurar. En términos cotidianos resultará necesario entender las palabras, para poder traducir en sus códigos las ideas que se deseen transmitir.

Algunos conceptos centrales deberán ser tomados del campo de trabajo para explicar ideas, que un especialista en Relaciones Humanas podría hacer de otra manera. 

También resultará necesario el aporte de ideas, recursos o elementos propios, que no hallen equivalente en la jerga de ese contexto. El aporte de estos nuevos elementos constituyen la base sobre la cual se propone desarrollar un enfoque compartido. El aporte consistirá en otras formas de mirar y pensar la realidad.

Cada disciplina cuenta con un conjunto de herramientas conceptuales para descodificar de una manera particular la realidad o los fenómenos de los que participa y que contribuye a generar.
Frente a un mismo fenómeno organizacional, un contador podría observar un aspectos, un ingeniero responder de otra forma, un médico proponer una alternativa de tratamiento o prevención y un psicólogo generar una hipótesis interpretativa.

Trabajar en un grupo interdisciplinario supone que cada miembro, con sus herramientas, ofrece un recurso diferente, que pone en juego y al servicio de los demás a veces se confronta y a veces se integran. El buen trabajo interdisciplinario surge cuando es posible escuchar, respetar y aceptar al otro, y a sus aportes, ya sea en ambiente laboral cotidiano o en el momento de una entrevista de selección.

Otro aspecto a subrayar del contexto empresarial es el concepto de emprendimiento. 

En el trasfondo y en su origen, una empresa es un conjunto de acciones que se emprenden con el propósito de obtener beneficios económicos. Beneficios que podrán lograrse a partir de un excelente uso de los recursos con los que se opere.

Los problemas que se presentan entre el momento en el cual se encuentra y el objetivo que se plantea configuran el campo de trabajo, en realidad, el contrato de trabajo es un contrato para resolver problemas.

Cuando seleccionamos personal estamos eligiendo gente para que resuelva problemas, por lo tanto, es muy importante conocer el tipo de problema que tienen que resolver y las circunstancias en que deben afrontarlos. Esta información forma parte de los primeros datos para explorar, que tipo de problemas tienen que resolver y que características presenta el contexto en el cual el quehacer será llevado a cabo.

Conocer todos los aspectos relacionados con la organización, su ambiente, como hemos visto es de vital importancia, así como entender el constante cambio que se demuestra en el ejemplo de lo sucedido en la última década al tratar de sacar afuera los procesos que no son principales, la denominada tercerización. Precisamente en el área de Recursos Humanos, la selección y la capacitación comienzan a sufrir ese proceso.

El proceso reseñado, pese a resultar muy simplificado, nos permite aproximarnos a pensar la evolución que se opera en el contexto laboral, donde debemos actuar los profesionales de Recursos Humanos para encontrar un lugar apropiado desde el cual las personas puedan ejercer su oficio y desarrollar su profesión. Reconocer ese proceso y los cambios que se están operando en el mundo del trabajo nos ayuda a pensar acerca de las personas de distinta manera.

Si se considera que un especialista es alguien dotado para pensar, se le demandan respuestas fundamentadas en los marcos teóricos propios de su disciplina. Como consecuencia, las expectativas en relación con los aportes de cada persona también pueden ser diferentes y constituyen otro aspecto para considerar, determinado por su formación y su experiencia en primer termino y por sus características personales, toda característica particular de las personas es de vital importancia, sus objetivos, así como los objetivos de la organización, políticas, estrategias, etc., para comprender el ambiente organizacional, y encontrar la forma de adaptarse.

Para trabajar en el ambiente de las organizaciones, resulta necesario identificar el propio quehacer y reconocer los diferentes quehaceres, las distintas especialidades con las que se requiere interactuar, con las que hay que entenderse, de las cuales es posible nutrirse y a las que es posible asistir.

La ubicación institucional del área de Recursos Humanos permite en cierta forma tomar en cuenta el ambiente, tanto para el desempeño en general del personal, como para entrevistas o todo motivo por el cual fuera necesario. Es necesario delimitar los alcances de las funciones, ubicar el Rol del área y el de los especialistas que actúan en ella.

El Recurso Humano es uno de los recursos con los que opera una empresa; no puede operar sin él, pero todos tenemos reglas de juego que rigen nuestro funcionamiento, y ciertas posibilidades de responder de acuerdo con nuestras características. Solo se trata de un campo más complejo y de menor predictibilidad. El tipo de información que alguien brinde o el tipo de problema que resuelva depende tanto de la preparación adquirida para ese ejercicio como de su disponibilidad y un aspecto no suple al otro; desconocer que todo esto incide en el resultado que se va a obtener es no entender como funciona el Recurso Humano.

De lo expuesto es de nuestro interés transmitir la idea de que la organización gravita en "los ambientes", desde su política, dándose a notar en el lugar físico destinado para realizar una selección hasta en el hecho de elegir realizar una selección en forma interna o externa, o que de esta labor se ocupen los miembros de Recursos Humanos de la organización o simplemente tercerizarlo.

Recursos Humanos y Relaciones de Trabajo 
Las empresas ya no pueden competir únicamente sobre la base de los precios. Están obligadas a responder con rapidez, a tiempo y con la calidad requerida. Y tienen que hacerlo cada vez mejor. 
De esta realidad se desprende la importancia de la correcta selección de los Recursos Humanos y lo importante de brindar un ambiente armónico de trabajo, por cuanto a continuación les mostramos algunos factores a tener en cuenta en todas las tareas del área de Recursos Humanos (como factores que suelen repetirse y suelen tener gran peso en nuestro correcto desempeño), al momento de realizar una selección.
Factores que definen un ambiente negativo o de insatisfacción:
F Las empresas disponen de una mano de obra abundante y barata en tareas simples que a menudo es tratada como recurso renovable, lo que implica que los trabajadores tienen que trabajar cada vez más duro y durante un mayor número de horas hasta que se agotan o terminan por abandonar el empleo. Los turnos son cada vez más largos, siendo la norma diez horas al día a lo cual muchos trabajadores agregan varias horas extraordinarias, voluntariamente o no. Así ocurre en particular en los procesos de producción de poco valor añadido, se utiliza mucha mano de obra que a la larga presenta síntomas de insatisfacción y desgaste que lleva a que un trabajador renuncie a obtener un valor moral por parte de la organización y se conforme con un valor monetario.
F El lugar de trabajo tiende a ser opresivo, intimidante e insatisfactorio, como consecuencia de lo anterior.
F La producción es ineficaz, los errores son frecuentes y el despilfarro es elevado.
F También es elevada la rotación, los retrasos y el ausentismo. 
F Por lo general no se consulta a los trabajadores ni se tienen en cuenta sus necesidades. 
F La intensificación del trabajo es tal que puede incluso llegar a ser contraproducente, provocando una caída de la productividad, un deterioro de la calidad y una alta conflictividad laboral .
Soluciones utilizadas para modificar un ambiente de insatisfacción:
La dirección decide motivar a los trabajadores introduciendo incentivos en dinero para incrementar la producción, la productividad, disminuir le ausentismo y conservar a sus trabajadores.
Las empresas tratan de resolver el problema de los atrasos ofreciendo el desayuno a los trabajadores que llegan temprano lo que tiene además la ventaja de que, bien alimentados, pueden asumir mejor la jornada de trabajo, considerando también así, que pueden influir en el ambiente de trabajo en general.
Algunas empresas ofrecen transporte gratuito, con frecuencia muy temprano por la mañana o tarde en la noche, contribuyendo así a que se respeten los horarios y se reduzca la fatiga que genera el recorrido de largas distancias.
Muchas empresas proporcionan servicios médicos y dentales con lo que reducen las ausencias por razones de salud.
Algunas empresas ofrecen servicios de guarderías en la misma fábrica (sea una empresa que se dedica a elaborar sus productos o servicios), en sus inmediaciones o en la comunidad. De esta manera se quita una preocupación a las madres que amamantan y se reduce el tiempo y el dinero que deberían gastar en el cuidado de sus hijos. Las guarderías en la propias fábricas permiten que las madres den de comer a sus hijos varias veces durante sus turnos de diez o doce horas diarias.
Las empresas instalan aire acondicionado para aumentar la productividad.
Algunas empresas que se preocupan de conservar su personal calificado y experimentado han establecido cajas de previsión para que los trabajadores, después de diez o quince años de labores, puedan obtener sumas globales con las que pueden iniciar alguna actividad económica. 
Sin embargo, es un hecho que estos incentivos no pueden sobrepasar un determinado umbral y la necesidad de una mejora constante en rapidez, calidad y costos obliga a la dirección a prestar más atención al incremento de la productividad y la eficiencia. 


Por último pensamos que el ambiente físico en el trabajo impuesto sobre el grupo por la parte de la alta gerencia propicia el comportamiento del grupo de trabajo. La capacitación que el ambiente tenga al momento de cometer errores será determinante en la calidad humana o en la calidad del producto.
Es importante aclarar que el ambiente organizacional será el reflejo del contexto social que nos rodea, por lo tanto si nuestro contexto permanece en constante incertidumbre nuestra organización sufrirá el impacto de la incertidumbre que llevará a todo el grupo a la gran impredecibilidad, insatisfacción y la falta permanente de la creatividad.

Preparación del ambiente para la entrevista

Tomando en cuenta lo visto con anterioridad, entraremos directamente en el tema de la preparación del ambiente para la entrevista, tomando en cuenta, previamente haber destinado el tiempo necesario para la entrevista, se prepara el ambiente en que se ha de llevar a cabo.

El planeamiento de la entrevista de selección es fundamental y dentro de esta hay etapas que ayudan a su perfeccionamiento:

1. Preparación de la entrevista;

2. Ambiente;

3. Desarrollo de la entrevista;

4. Terminación de la entrevista;

5. Evaluación del candidato.

Nuestro objeto de estudio son todos aquellos factores que hacen al ambiente de la entrevista de selección.

Crear un ambiente de confianza

La labor de crear un ambiente de aceptación recíproca corresponde al entrevistador. El entrevistador tiene la obligación de representar a su organización y dejar en sus visitantes -incluso en los que no sean contratados- una imagen agradable, humana, amistosa.

El mejor resultado de una entrevista se alcanza cuando el entrevistador logra conocer al candidato y para lograrlo el primer paso es tranquilizar al entrevistado:
Saludar al entrevistado de la siguiente manera:

" Poniéndose de pie
" Con una sonrisa;
" Mirándolo a los ojos;
" Preséntese usted;
" Con un apretón de manos firme, pero gentil.

Para lograr nuestro objetivo como entrevistadores (obtener toda la información necesaria del postulante). Es importante recordar que su actitud también trasluce aprobación o rechazo: asienta con la cabeza, mantenga una actitud descansada, poco tensa y vuelva a sonreír.

Debemos tener en cuenta:

v Que sea en privado. Esto es muy importante para que los aspirantes puedan hablar con libertad. Deben tener la seguridad de que lo que digan no lo escucharán otras personas. Esto tiene una importancia especial cuando se discuten temas delicados, como, por ejemplo, por qué les han pedido que se retiren de su empleo actual.

v Que haya un mínimo de distracciones. Entre éstas se incluye un teléfono que timbra sin que haya quien conteste por usted, personas que entran de improviso en la oficina, o su propia distracción mental si usted está pensando en todo el trabajo que tiene que hacer.

v Cerciórese de que el aspirante se halle cómodo. Para ello no se necesitan muebles elegantes, alfombras persas, ni una chimenea encendida. Su comportamiento y la actitud general en la entrevista determinarán en gran parte el grado de comodidad del visitante. Si le puede ofrecer que elija donde sentarse, muy bien, pero si el espacio es limitado y no hay sino una silla disponible es igual, siempre y cuando que usted haga lo necesario para que el candidato se sienta cómodo. Si tiene un abrigo, recíbaselo, fíjese que el asiento no esté atestado de libros y revistas, y si es posible ofrézcale alguna bebida. Haga lo que pueda por crear un ambiente acogedor. Si el solicitante se siente cómodo, usted se asegurará una entrevista más productiva.

v Que ambos ocupen un lugar apropiado. No hay un sitio específico para colocar los asientos del entrevistador y el entrevistado. Algunos entrevistadores creen que un escritorio entre ellos y el entrevistado es como una barrera entre los dos. Si usted lo considera así, entonces el escritorio se convierte en una barrera. En cambio, si se siente bien ante su mueble de trabajo, no hay razón para que no ocupen su puesto habitual. El aspirante en éste caso se sentirá indudablemente cómodo al otro lado del escritorio.

Es importante resaltar que el ambiente no sólo lo conforma el espacio (iluminación, ruidos, orden, etc) sino también aquellas preguntas que haremos a los candidatos en la entrevista y la atención que prestaremos a cada uno de 
ellos: 

Debemos permitir que la persona entrevistada exponga los hechos a su modo y luego ayudarle a salvar las omisiones.

Evitar las posturas dogmáticas. A nadie le gusta que le indiquen, en una entrevista, cómo debe hacer su trabajo; se debe tratar de no polemizar.

Mostrar sinceridad y franqueza en lugar de astucia y sagacidad. Brindar a la persona entrevistada la oportunidad de expresar toda su respuesta.

Como la espera es inevitable, debe haber suficientes sillas para que no haya necesidad de esperar de pie. En la sala de espera deben colocarse diarios, revistas, sobre todo, relacionados con la firma.

El ambiente para una entrevista puede ser de dos tipos (como se ha mencionado con anterioridad):

a) Físico: el local de la entrevista debe ser confortable y sólo para este fin;

b) Psicológico: el clima de la entrevista debe ser ameno y cordial.

Aun antes de iniciar la conversación, la entrevista puede experimentar trastornos: una sala de espera inadecuada, una antesala excesivamente lujosa, un largo tiempo de espera, son aspectos que deben evitarse. Así mismo, el candidato puede causarle una impresión desagradable saber que su curriculum, o en su defecto la solicitud de empleo, no fue leído con detenimiento.


BIBLIOGRAFÍA:

- RICINNO, Susana; "Selección de Personal".
- DOURY, Jean Pierre; "Como Conducir una Entrevista de Selección de Personal".
- ALLES, Marta; "Elija el Mejor Autor".
- www.laborum.com
- www.lanacion.com.ar 

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