Las fases del proceso administrativo son dos: en primer lugar, se tiene la fase mecánica o estructural que está conformada por las funciones de planeación y organización, en segundo lugar, se presenta la fase dinámica u operativa, la cual se compone por las funciones de dirección y control.
Asimismo, vale la pena aclarar que el ciclo generado por las fases, mecánica y dinámica, así como las etapas del proceso administrativo, planeación, organización, dirección y control, le confieren a este la característica de unicidad. Es decir, no existe una separación de hecho, las fases y funciones del proceso administrativo están fuertemente vinculadas entre sí y, por lo general, se llevan a cabo en simultáneo. Además, su efectiva ejecución faculta a la entidad para optimizar sus recursos y lograr sus objetivos, que es donde radica, verdaderamente, la importancia del proceso administrativo.
Fases del proceso administrativo, mecánica y dinámica
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Fase mecánica o estructural del proceso administrativo
La fase mecánica o estructural del proceso administrativo fija las bases sobre las cuales se edifica el mecanismo de funcionamiento de cualquier empresa u organización. Es también conocida, simplemente, como mecánica administrativa.
Entre las características de esta fase se encuentran las siguientes:
- Tiene una perspectiva de futuro.
- Se enfoca en el qué hacer y el cómo hacerlo.
- Es de carácter teórico y, relativamente, estático.
- Se refiere al “cómo debe ser” la organización.
La primera fase del proceso administrativo está compuesta por las etapas o funciones de planeación y organización:
Planeación
La planeación es el subproceso base del proceso administrativo y de su fase mecánica o estructural. Así pues, es en esta etapa en donde se busca responder a la pregunta “¿qué hacer?” expresada en el establecimiento de un camino a seguir que se ve reflejado, entre otras, en la misión, las políticas, los programas, los presupuestos, las estrategias y los procedimientos. Además, se determina el punto de llegada de dicha ruta que se manifiesta a través de la visión y los objetivos organizacionales, entre otros elementos.
La planeación como etapa del proceso administrativo
Organización
La organización es la segunda de las etapas que componen la fase mecánica del proceso administrativo. Específicamente, la función de organización se encarga de proveer la estructura requerida para el logro de los objetivos propuestos durante la etapa de planeación. Es decir, se ocupa de la distribución de autoridad y responsabilidad, además, combina los elementos necesarios para ejecutar el trabajo con los individuos y grupos que han de hacerlo.
La organización como función del proceso administrativo
Fase dinámica u operacional del proceso administrativo
La fase dinámica u operacional del proceso administrativo se ocupa de lo que se está haciendo en el momento y de lo que ya se hizo. Se le conoce, comúnmente, como dinámica administrativa.
Entre sus características más relevantes se pueden citar las siguientes:
- Se orienta al presente y al pasado reciente.
- Su enfoque está puesto en asegurar la ejecución de lo planeado y en cómo se ha hecho.
- Cuenta con atribuciones prácticas y dinámicas, mayormente.
- Se ocupa de “cómo es” la organización.
La segunda fase del proceso administrativo está constituida por las funciones de dirección y control:
Dirección
La dirección es la primera función de la fase dinámica del proceso administrativo y la tercera del ciclo. Constituye el punto central de la gestión, específicamente, consiste en ejecutar lo planeado con base en decisiones, ya sean directas o delegadas, convirtiéndose así en una guía efectiva para coordinar todos los esfuerzos dentro de la organización. Se apoya en el liderazgo, la comunicación y la motivación.
La dirección como elemento del proceso administrativo
Control
El control es la segunda labor constitutiva de la fase dinámica del proceso administrativo y el cuarto y último de los engranajes. Es el paso que cierra el ciclo, ciertamente, se trata de establecer la relación entre los objetivos y los resultados mediante la comparación de lo obtenido contra lo planeado, de tal manera que se puedan tomar medidas que faculten la mejora a posteriori. No solo evalúa si se cumple o no con los objetivos, sino que permite apreciar si las demás funciones del proceso se han llevado a cabo de la manera más adecuada, es decir, permite detectar si ha habido vacíos en la planeación, organización y dirección.
El control como componente del proceso administrativo
Referencias
- Guerrero Reyes, José Claudio y Galindo Alvarado, José Fernando. Administración 2. Grupo Editorial Patria, 2020.
- Reyes Ponce, Agustín. Administración Moderna. Limusa, 1992.
