LA DIRECCIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS HACIENDO USO DEL FONDO DE RECURSOS COMPARTIDOS COMO MEDIO DE INTEGRACIÓN DE LA EMPRESA EN PERFECCIONAMIENTO

Autor: Maria Antonia Vérez García

Mejores prácticas

09-2003

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Resumen.
La Dirección Integrada de Proyectos incluye dentro de sus principales objetivos la optimización de los recursos a partir de la integración del trabajo por proyectos en la empresa, lo que constituye una necesidad y un reto que exige el entorno competitivo actual para garantizar los requisitos del cliente y las partes interesadas.
 
Los objetivos de los proyectos responden a la misión de la empresa y aunque estos son diferentes, los recursos son comunes a los mismos, por lo que si los compartimos permiten la integración a través de un fondo de recursos compartidos para la optimización de los recursos a partir de tener definidas las prioridades de los proyectos.
 
Los recursos humanos, equipos, materiales y el financiamiento constituyen la base para la formación del fondo de recursos compartidos, sobre el que actúan comercial, planificación, compras, contabilidad, economía, los talleres y los departamentos especializados de la estructura funcional. Si se dispone de un sistema informático capaz de facilitar la planificación y control de los recursos sobre un fondo compartido se garantiza la integración de la empresa en función de su perfeccionamiento.
 
La asignación de recursos en un solo proyecto no permite hacer un buen uso de los recursos de la empresa. El almacén de proyectos con un fondo de recursos compartidos y la definición de las prioridades por proyecto, permiten un uso continuo de los recursos humanos, la optimización de los recursos materiales y los financieros.
 
El fondo de recursos compartidos es la base de la logística y el control de ejecución de los proyectos. El MS Project 2002, su integración con el Office 2000 y las técnicas de almacén de información con los sistemas de bases de datos como interfases, facilitan la gestión estratégica integrada de los recursos a nivel de empresa.
 
La integración de la empresa es una necesidad y un reto actual para garantizar la competitividad. La logística es uno de los procesos principales que requieren su incorporación a la Dirección Estratégica Integrada de Proyectos ( DIP ) con el objetivo de lograr un mejor uso de los recursos necesarios a los proyectos de acuerdo con el cronograma de ejecución previsto. El fondo de recursos compartidos es una buena solución para lograr la integración de la empresa.
 
Una de las mejores formas de trabajar los recursos cuando se manejan varios proyectos es la de crear un fondo de recursos compartidos sobre el cual inciden todos los proyectos, de esta forma se pueden realizar correctamente los balances, las curvas de suministro y los pedidos para garantizar el suministro de los recursos en función de la programación de los proyectos.
 
A nivel de empresa, cuando se trabaja por proyecto, es necesario elaborarlos individualmente con sus características y particularidades para posteriormente hacer el análisis general, realizar el balance de recursos y la logística en un proceso integrado que responda a las necesidades de la empresa. [7]
 
Para lograr la integración de los proyectos con el objetivo de analizar los recursos a nivel de empresa se emplean diversos procesos:
 
Copia de dos proyectos integrados en un proyecto principal.

La curva sumatoria de recursos en proyectos copiados funciona pero no es el método mas recomendable. Las dependencias 3 entre el proyecto Balance 2 no se corresponde con la realidad. [9]
 
 
.- Incorporación de subproyectos en un proyecto principal.
Una variante muy usada es la elaboración de proyectos independientes y posteriormente incorporarlos en un programa principal como subproyectos. [6]

 
-Crear un fondo de recursos compartidos.
A continuación se expresa la forma mas recomendada de proceder siguiendo los siguientes pasos:
 

- Crear el almacén de proyectos que contienen los recursos que serán compartidos.
- Identificar los recursos que serán compartidos con el mismo nombre.
- Seleccionar un nuevo proyecto P1 con la fecha inicial que los contiene.
- No poner ninguna tarea en el nuevo proyecto P1.
- Seleccionar el primer proyecto.
- Compartir los recursos.
- Repetir el proceso para cada proyecto.
- Cerrar los ficheros y comprobar los resultados con las curvas de distribución de recursos.
 

Esta variante permite obtener información en el fondo de recursos para ajustar los proyectos o estudiar algunas variaciones de acuerdo con las capacidades máximas.
 
En el libro de texto La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las nuevas tecnologías de la informática y las comunicaciones [14] se desarrolla el tema con mayor amplitud y se ilustran ejemplos en el CD anexo al libro.
En la ayuda del MS Project 2 002 puede encontrarse la forma de usar el FRC y como acceder al mismo con las diferentes variantes de acceso.
Definidos los proyectos y el fondo de recursos compartidos de los materiales claves se presentan múltiples conflictos que es necesario analizar y buscar las soluciones correspondientes en el proceso de planificación, con el objetivo de facilitar el proceso de ejecución. 
 
El soporte informático a través de su ayuda brinda la posibilidad de obtener la curva de distribución de recursos del fondo, identificar los conflictos y buscar los proyectos que pueden ser ajustados con el objetivo de resolver los conflictos. Las posibilidades del sistema permiten obtener la curva de distribución de recursos del fondo y el diagrama de barras del proyecto en estudio en una misma pantalla y proceder a realizar los ajustes necesarios en las dos ventanas, observando las variaciones que se producen en el fondo en un proceso interactivo. [6]
 
El almacén de recursos es una herramienta para el balance de recursos y la logística en la etapa de diseño en el proceso de integración de la empresa. El proceso de control de ejecución de los proyectos, permite controlar las compras, la disponibilidad en los almacenes y el suministro de los proveedores.
Análisis de los proyectos que tienen incidencia los días de máximo recursos en el fondo de recursos compartidos.
En el FRC de los materiales se presentan los principales conflictos que afectaran el proceso de ejecución y es necesario estudiarlos y darle la debida solución. Para resolver este problema es necesario identificar los proyectos que inciden en el máximo y analizar las tareas que tienen posibilidades de ser desplazados haciendo uso de las holguras, los calendarios, las asignaciones o variando la programación.
 

En este caso se tomó el proyecto P3 y se desplazó la tarea AC un día. Este efecto en el fondo de recursos puede ser observado dividiendo la pantalla y colocando el diagrama de barras de P3 en la parte superior y el fondo de recursos en la inferior. Esta herramienta ayuda en el momento de ejecutar los ajustes con el objetivo de garantizar la mejor distribución de los recursos. Con los sucesivos corrimientos de las tareas en este caso, es posible observar como se resuelve el conflicto. [9]
Con el otro desplazamiento de la tarea AE se logra obtener el requerimiento deseado en la curva de distribución de recursos del fondo representativo de la programación de los proyectos a nivel de empresa.
 
Esta curva es la base para proceder a realizar el suministro de recursos en función de la capacidad del almacén y la frecuencia de suministro.
 

Otra forma de proceder en el fondo de recursos es transfiriendo la información de las curvas de distribución de recursos de cada proyecto P1, P2 y P3 al Excel.
 
El procedimiento parte de seleccionar el proyecto de menor fecha de inicio y transferir la curva de distribución del recurso al Excel. Posteriormente repetir este proceso con el resto de los proyectos. [6]
 
El asistente para la exportación del fondo de recursos compartidos del Project al Excel facilita la integración entre el director de proyecto, planificación, economía y compras.
 

En los siguientes gráficos se muestran los valores en Project y Excel. 
 
 

De igual forma se procede con el fondo de recursos.
Es posible transferir solamente el fondo de recursos ya balanceado en el Project.
 

En el gráfico se muestra la curva en Project con 10 unidades de recursos y su correspondiente curva en Excel. Con la información en Excel se facilita la obtención de las curvas de suministro para garantizar la logística. [14]. El sistema Excel brinda una gran variedad de formas de representación de la información y puede adecuarse fácilmente a las necesidades de información de las dependencia de la estructura funcional de la empresa, los proveedores y el cliente. El nivel de información compartido contribuye con la integración a nivel de la empresa. [9]

La curva sumatoria de los recursos se comprueba con los valores obtenidos en el Project. El gráfico muestra las curvas de los proyectos y la sumatoria en Excel.

 
El procedimiento brinda la oportunidad de disponer de las curvas de distribución de recursos tanto de los proyectos individuales como del fondo de recursos compartidos representado por la Suma en este caso. Este proceso permite balancear los recursos a nivel de empresa o grupo de proyectos con el objetivo de garantizar una adecuada planificación y un aseguramiento del suministro de los recursos en función de la programación de los mismos y la disponibilidad de financiamiento en la empresa para que el departamento de compras ejecute las mismas. En ocasiones las programaciones de los proyectos responden a sus requerimientos y cuando se obtiene la demanda de la empresa se producen ajustes acordes a los intereses de la misma en función de los clientes y las prioridades de los proyectos.
 
La curva de distribución de recursos del fondo de recursos compartidos de materiales es la base para determinar la curva de suministro que será usada en la logística y posteriormente es la herramienta de trabajo del departamento de compras en la empresa durante el proceso de ejecución. [7]
 
- Fondo de recursos compartidos. Fuerza de trabajo.
La programación de un conjunto de proyectos requiere del análisis y optimización de los recursos humanos.
En este marco los recursos humanos requieren de una distribución y organización adecuada con el objetivo de hacer el mejor uso del mismo.
El concepto de organización por equipos en cuadrillas o brigadas facilita este análisis.
 
En las siguientes figuras se evalúan dos proyectos Q1 y Q2 con su distribución de tareas y la asignación de las cuadrillas C1 y C2 tal y como se muestra en la curva de distribución de recursos y el diagrama de barras.
 
En el proyecto Q2 se muestra la tarea ER programada para 7 días con la distribución de recursos para una cuadrilla como capacidad máxima.
En el fichero del Fondo compartido de recursos FFF se muestra con la distribución de los proyectos Q1 y Q2. Se refleja el uso de los recursos C1 Y C2. [14]
En el caso de la cuadrilla C1 se aprecia que no tiene asignado trabajo el jueves y viernes. El sábado y el domingo no se trabaja según el calendario definido.
 
 
Con la programación de Q1 y Q2 es necesario proceder a programar el proyecto Q3 definido con la prioridad 3. Para este proyecto, que tiene fecha de inicio 14.02.02, es necesario disponer de la información del uso de los recursos C1 y C2 en Q1 y Q2. El fondo de recursos brinda esta información.
 
Inicialmente se asignan los recursos C1 y C2 en proyecto Q3 de acuerdo con los requerimientos del mismo. Se procede a incorporar el proyecto Q3 al fondo de recursos compartidos y automáticamente se cubren los espacios disponibles, que no han sido usados por los proyectos anteriores Q1 y Q2.

A continuación se obtiene la curva de distribución de recursos del fondo de recursos compartido y se muestran las zonas de conflictos como se aprecia en las siguientes curvas para los recursos de C1 Y C2 que parten de considerar en este caso la asignación de una cuadrilla como capacidad máxima.


Para resolver la zona de conflicto puede procederse con diversos procedimientos.
· Incrementar la capacidad máxima a dos cuadrillas creando espacios en blanco.
· Incrementar los turnos de trabajo para la misma cuadrilla en las correspondientes fechas.
· Ajustar los calendarios.
· Contratación de nueva fuerza de trabajo para el periodo de conflicto.
· Subcontratar el trabajo a otra entidad.
· Ajuste del calendario de tarea a los espacios disponibles y corrimientos hasta satisfacer los requerimientos en la programación garantizando un trabajo continuo del recurso.

Para desarrollar el último procedimiento se edita el fichero de recursos compartidos con la programación del proyecto Q3 con prioridad 3 en la pantalla dividida como se muestra en la figura. Se procede al estudio de la tarea AAA dividiéndola, haciendo uso del icons y desplazándola hasta que permitan la utilización continua del recurso C1 eliminando la zona de conflicto. [2] Para este caso la programación de la fuerza de trabajo mantiene una actividad continua en los proyectos priorizados y los que tienen menos prioridad (3) hacen un uso discreto de la fuerza de trabajo.
 
Este proceso se desarrolla por desplazamientos sucesivos hasta alcanzar la solución de forma interactiva observando directamente en la curva del fondo compartido los desplazamientos realizados. Este proceso debe ser realizado con el mínimo posible de desplazamientos para garantizar un trabajo continuo de la fuerza de trabajo.
 
  Puede observarse en la solución final, que la duración total de la tarea AAA aparece representada por 15 días según el calendario en el proceso final y tenia 8 inicialmente. Para este caso el tiempo real de ejecución y el costo para esta tarea permanecen constantes. El desplazamiento final es desde el jueves 14 hasta el miércoles 27.
 
En el fichero del fondo de recursos compartidos puede apreciarse la distribución de la cuadrilla C1 en los proyectos Q1, Q2 y Q3. [14]


Se destaca la división de la tarea AAA para asumir el uso continuo de C1.
El uso del fondo de recursos compartidos de la fuerza de trabajo, permite analizar su distribución y estudio con el objetivo de garantizar un correcto uso de la misma en los proyectos. Esta información debe ser publicada en la red por recursos humanos con el objetivo de conocer la disponibilidad y restricciones de la fuerza de trabajo en los nuevos proyectos en proceso de planificación. [13]La información es imprescindible para la planificación de los próximos proyectos atendiendo a su prioridad. La evaluación del desempeño en los cortes es también controlada por la estructura funcional y registrada en la base de datos de recursos humanos. Tanto los recursos materiales como los humanos requieren de un financiamiento.

Fondo de recursos compartidos. Financiamiento.
Uno de los problemas fundamentales en los ajustes de los proyectos es el control de los recursos financieros. En el sistema es posible determinar el costo de las tareas y la curva de distribución de los recursos financieros en función del tiempo y a partir de la misma definir el flujo financiero por etapas según los requerimientos de la programación del proyecto. En el gráfico se muestra la curva de distribución de recursos y las etapas de entrega de financiamiento. El flujo de caja que brinda el sistema se corresponde con este gráfico. La curva de la S contribuye con el control de ejecución de los proyectos.



Definido el costo en moneda nacional para todas las tareas y asignando la moneda en USD para aquellas tareas que así lo requieren como un recurso, es posible obtener la variación del recurso USD en función del tiempo con el objetivo de definir las etapas de entrega del financiamiento en función de la programación del proyecto.

La curva de distribución de recursos puede ser transferida al Excel y obtener la curva de costo acumulada vs tiempo, que utilizada como costo planificado y el cumplimiento real por cortes, brinda una imagen gráfica que permite caracterizar la situación del proyecto y calificar el mismo reflejándolo en el tablero de comando. [9]

Este gráfico puede ser editado desde el Project como página Web con el objetivo de facilitar el acceso de la alta gerencia al mismo y de esta forma interpretarlo y proceder a dar las indicaciones correspondientes para garantizar la toma de decisiones.

En el siguiente gráfico se muestra la curva de distribución de recursos con frecuencia diaria con sus costos para el recurso C1. Este análisis puede desarrollase en planificación, se evalúa en economía y lo ejecuta compras con el financiamiento que aporte economía a partir de las definiciones primarias dadas en comercial. [2]

El balance de egresos e ingresos permite conocer el flujo de efectivo a nivel de la empresa. La curva de costo acumulado vs tiempo (curva de la S) facilita la planificación y el control haciendo uso de los datos que brinda contabilidad en el centro de costo por proyecto. La vinculación del Project y el Excel permiten en la etapa de ejecución del proyecto proceder a realizar los ajustes que normalmente surgen en la zonas de conflicto.
Desde el Project pueden transferirse los valores de costo por tareas al Excel y proceder a buscar los valores acumulados para obtener las curvas de costo vs tiempo como se desee acorde con la frecuencia o etapas que se quieran cubrir de los proyectos o de la empresa en su totalidad.
 
Este análisis se corresponde con el flujo de caja por recursos que brinda el Project. El Excel permite compartir la información con la estructura funcional que debe hacer uso de la misma. [10]
Conclusiones.
La misión define la razón de ser de la empresa, los proyectos son muy diferentes con objetivos asociados a la misión, pero los recursos de la empresa son comunes a todos los proyectos y para lograr la adecuada integración a nivel de empresa, el fondo de recursos compartidos a partir de un almacén de proyectos, juega un papel decisivo en la proyección estratégica de las empresas que están en el proceso de perfeccionamiento en función de la excelencia empresarial.
 
El FRC es una herramienta de integración que garantiza la dirección estratégica y brinda los elementos necesarios para la evaluación del parámetro logístico en el tablero de comando de los proyectos.
 
En el análisis intervienen todas las dependencias claves de la estructura funcional y los directores de proyectos, para los cuales el nivel de información en el fondo de recurso compartido es una gran ayuda para el desarrollo de su trabajo. La alta gerencia se informa sistemáticamente del uso de los recursos y de las decisiones que se toman ante los conflictos que se producen durante el proceso de ejecución con el apoyo del tablero de comando.
 
La combinación de los proyectos en el almacén y su fondo de recursos compartido permite la optimización de los recursos materiales y el trabajo continuo de la fuerza de trabajo con una programación que permite dividir las tareas que tienen menor prioridad haciendo un uso adecuado del financiamiento.
 
El proceso logístico por proyecto a nivel de empresa, requiere de un trabajo integrado de los recursos en el fondo compartido, con el objetivo de obtener las curvas acumuladas como base de las curvas de suministro, de acuerdo con la programación de los proyectos haciendo uso del MS Project 2002.
 
- .- Bibliografía.
· 1 Resolución económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba, 1997.
· 2 Bakert. B. Alta dirección de I + D. National Aeronautics and Space Administration. US.1997.
· 3 Delgado, R. Vérez, M. Un sistema informativo para la dirección de proyectos. Project Management. Universidad 98. ISPJAE. 1998.
· 4 Microsoft Project para Windows 95. McGraw-Hill. Madrid. 1998.
· 5 Project Management Institute. A guide to the project management. Body of kowledge. PMBOCK Guide 2000 Edition.
· 6 R. Delgado; M. Vérez; Dr. K Roehric, U. Humboldt. La Dirección Integrada de Proyectos ( Project Management ) haciendo uso de las Nuevas Tecnologías de la Informática y las comunicaciones aplicadas al CGLALE. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 99 –108. ISBN-No 392603-95-0.
· 7. R. Delgado; Dr. Michael Fritsch, LGF, Agrarinformatik, LGF, Berlin. U. Humboldt. Estudio Logistico de proyectos. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 89 – 98. ISBN-No 392603-95-0.
· 8 R. Delgado. M. Montes. M. Torres. La Dirección Integrada de Proyectos apoyada por las bases de datos. Ponencia. Forum de Ciencia y Tecnica. Junio/2003.
· 9. R. Delgado. La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las nuevas tecnologías de la informática y las comunicaciones. Libro de texto. Editado por el CETA ISPJAE. 2 003.
· 9. R. Delgado. M Vérez. La Dirección Integrada de Proyectos ( Project Management ). Administración y Finanzas. http://www.monografías.com . Octubre del 2 002.
· 11. R. Delgado; Dr. Michael Fritsch, LGF, Agrarinformatik, LGF, Berlin. U. Humboldt. Estudio Logístico de proyectos. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 89 – 98. ISBN-No 392603-95-0.
· 12. Delgado, R. Aplicación del Project Management al proceso de innovación tecnológica apoyado por los sistemas informáticos profesionales. Publicación de las memorias del evento Innovación tecnológica. CITMA. CD. Feb / 2 000.
· 13. Delgado. R. Maria. A. Vérez. El apoyo de las Nuevas Tecnologías de la informática y las comunicaciones a la Dirección Integrada de Proyectos en el marco del Perfeccionamiento Empresarial. BETSIME. Revista editada en Agosto 2001. ISNN 1029-5178. http://webdisaic.colombus.cu/betsime.
· 14. Delgado. La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las Nuevas Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones. Libro de texto. Editado por CETA. ISPJAE. Cuba. 2 003.
 

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Maria Antonia Vérez García

Profesora Adjunta de la Facultad de Ingeniería Industrial. ISPJAE

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