Impacto de la oficina virtual en el área de servicios

Autor: Rene Orlando Salazar Carvajal

TECNOLOGÍA E INTERNET  

06-2001

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6.5 SELECCION DE LAS TECNOLOGIAS PARA LA OFICINA VIRTUAL.
 
En el capitulo dos, se describieron las principales herramientas que necesita la oficina virtual para desarrollarse. Bajo las premisas que se establecieron allí, en necesario escoger ante todo una tecnología que no sea muy costosa y que cumpla satisfactoriamente las funciones que se desean. Ay que dejar de lado en este punto, la tendencia tecnosnob, no incurrir en comprar una tecnología de lujos que realice funcione que la empresa nunca imagino y que sobrepasan las necesidades de la empresa en este aspecto.
 
Las soluciones en este punto pueden ser entonces dos: La primera es la adoptada por Kodak de Colombia, es decir, diseñar un software especifico que cubra todas las necesidades de la oficina virtual y las de la propia empresa, esto respaldado por un conjunto de hardware y otras herramientas de comunicaciones que se ajusten al programa creado.
 
La segunda es instalar un sistema que homologue las aplicaciones de un sistema diseñado especialmente, es decir, software que sirvan para elaborar informes, presentaciones, manejo de bases de datos, hojas de calculo, intercambio de datos, compartir de recursos, Información multimedia, intercambio de mensajes, obtención de información, agenda colectiva de grupo de trabajo, compartir tareas, etc. Esto también respaldado por un sistema de hardware que soporte el software y las necesidades de la empresa.

En este sentido de la elección de los sistemas y herramientas, la verdad es que día a día la tecnología ofrece productos útiles y novedosos, pero siempre hay que evaluar primero la funcionalidad para el caso especifico de la empresa donde se va a implantar el sistema, ya que uno de los objetivos de esta técnica es ahorrar costos, no se justifican gastos innecesarios en tecnología que se va a subutilizar.

7.  CONCLUSIONES
 
Si hay un termino que se escuche con insistencia en los últimos años en el mundo de la gestión empresarial, ese termino es globalización. Los mercados están atravesando un fuerte proceso de globalización, y con ellos, prácticamente todos los aspectos de la economía. Esta tendencia produce doble efecto, hasta cierto punto contradictorio. Por una parte, la necesidad de estar presente cada vez en lugares mas numerosos y distantes, favorece la dispersión de las personas y recursos. Por otro, la necesidad de mantener organizaciones coherentes, incrementa de forma espectacular la demanda de los sistemas de comunicación cada vez mas integrados. 
 
Cada vez es mas frecuente desplazar los centros de producción a países de Africa o del Lejano Oriente, poseedores de una mano de obra muy barata y eficaz, concentrando las funciones de servicios, ósea, marketing, diseño y logística en otros lugares con mejores infraestructuras de investigación, comunicación y distribución. 
 
La economía y los mercados se globalizan, y con ellos la empresa tiene que plantearse también formulas que le permitan competir en ellos; una de estas formulas es sin duda la oficina virtual, que disgrega la empresa como lo exija el mercado al que quiera acceder, y la integra internamente y externamente tanto como sus comunicaciones lo permitan. Teniendo en cuenta esto, podemos concluir que:
 
I. La oficina virtual puede tener enormes ventajas competitivas en este nuevo escenario, su flexibilidad y ligereza puede darle enorme capacidad a la empresa de capturar mercados emergentes, de rápido desarrollo y demandantes de soluciones con un contenido tecnológico muy elevado.
 
II. Fundamentalmente la oficina virtual es y puede ser implantada en empresas y/o áreas de servicios, ya que la técnica se acomoda mejor al manejo de intangibles, como es el caso de la información. Es así, como esta área de los servicios crece vertiginosamente, pues creada la necesidad de la información y creadas las herramientas para su manejo, es el rubro económico que tiene mas posibilidad de expansión globalmente. 
 
III. La oficina virtual enriquece el área de servicios, otorgándole a sus actores dones tales como la omnipresencia, la simultaneidad, la agilidad, la eficacia y la eficiencia en sus labores, lo que nutre a este sector en especial con un tinte de perfección. 
 
IV. La técnica de Oficina Virtual es riesgosa, ya que depende en exceso de factores psicológicos de los individuos que se ven involucrados en el proceso de implantación de la técnica. Factores tales como la necesidad de socialización, la autonomía, el desarraigo y la libertad. Factores que como es sabido, pueden variar y dar un vuelco total de un momento a otro, y con ese vuelco puede rodar también la empresa y sus aspiraciones.
 
V. En Colombia, esta técnica no esta totalmente difundida, a pesar que su nacimiento a nivel mundial viene alrededor de hace 10 años. Prueba de esto es que en el país existen aproximadamente diez empresas que aplican la oficina virtual teniendo en cuenta su filosofía, técnica y significado real. Esta aclaración obedece a que existen muchas empresas que dicen aplicar la oficina virtual y lo que hacen es colocar una página en Internet con información corporativa, lo cual como hemos visto no es suficiente y no es oficina virtual en toda su extensión.
 
VI. Nuestro país tiene una desventaja considerable, a comparación de otros países que aplican esta técnica, y es que en Colombia no existe una cultura del trabajo como lo existe en Estados Unidos o España, esta situación hace aun mas difícil la aplicación de la oficina virtual en el país, sin embargo, no es imposible, ya que la capacitación e inducción bien programada puede ayudar a nuestros trabajadores a considerar las ventajas del sistema.

VII. Es necesario investigar constantemente en esta nueva forma de organización, corregir al máximo sus errores y debilidades, ya que el trabajo a distancia es la tendencia mundial y futurista, y parece inevitable que el próximo siglo la mayoría de los trabajos sean manejados virtualmente o a distancia. Esta tendencia se esta extendiendo rápidamente no sólo al mundo, sino a los diferentes sectores de la economía, además de los servicios, por ejemplo ya están dando grandes adelantos en la manufactura virtual.
 
Esperemos pues que con el avance de la oficina virtual, los problemas que presenta para su desarrollo sean solucionados, sobre todo porque nos encontramos ante algo mas que una nueva forma de trabajar y una nueva revolución basada en la información, ya que seguramente, provocara cambios muy profundos en la organización de la producción, el trabajo y la manera de vivir de la humanidad en la nueva era.

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GLOSARIO
 
· Activex

Lenguaje de programación al estilo de Java propuesto por Microsoft.

· Ancho de banda (bandwidth)

Capacidad máxima de transmisión de un enlace. Usualmente se mide en bits por segundo (bps). Es uno de los recursos más caros de toda red y es uno de los temas principales hoy en día pues el ancho de banda es una limitante para el desarrollo de aplicaciones que requieren transferir grandes cantidades de información a muchos puntos diferentes (multimedia, por ejemplo).

· Archie

Herramienta de software utilizada para localizar archivos en servidores FTP. A partir de 1994 ha ido cayendo en desuso debido al auge del World Wide Web.

· ASCII (American Standard Code for Information Interchange; Código americano estándar para intercambio de información)

Estándar que define cómo representar dígitos, letras, signos y signos de puntuación en computadoras (por ejemplo, la A mayúscula corresponde al código número 65). Aunque existen otros estándares, el ASCII es el más popular.

· Autenticación

Proceso mediante el cual se comprueba la identidad de un usuario en la red.

· Baudio

Unidad de medida que indica el número de veces que una señal portadora cambia de valor. Su uso más común es en la industria de los módems y las comunicaciones seriales. No debe ser confundido con la velocidad en bps pues, aunque en los primeros módems el número de baudios correspondía a los bps, actualmente los módems de alta velocidad logran transferencias de hasta 28,800 bps sin que ello signifique que trabajan a 28,800 baudios.
  
· Bps (Bits por segundo)

Unidad de medida que indica los bits por segundo transmitidos por un equipo.

· Browser (Navegador)

Programa usado para accesar diferentes tipos de recursos en Internet. Los más famosos hoy en día son los navegadores de WWW (Netscape, Internet Explorer, Mosaic, etc.) y suelen trabajar con una arquitectura cliente/servidor.

· Cableado.

Columna vertebral de cualquier sistema de red, ya que lleva la información de un nodo a otro.

· Cable Coaxial.

Cable consistente en un conductor cilíndrico externo hueco que cubre a un alambre conductor único. Suelen emplearse dos tipos de cable coaxial para las redes locales: cable de 50 Ohms, para señales digitales, y cable de 75 Ohms, para señales analógicas y para señales de alta velocidad.

· Ciberespacio

Termino acuñado por William Gibson en la novela "Neuromancer" y utilizado frecuentemente para referirse al mundo digital creado y constituido por las redes de computadoras, en particular por Internet.

· Codificador.

Un programador principiante o en entrenamiento que escribe programas simples, el código para programas más extensos que ya fueron diseñados por otra persona.

· Código.

Un conjunto de símbolos de máquina que representa datos o instrucciones . También puede ser, cualquier representación de un conjunto de datos por medio de otros.

· Código binario.

Es un sistema de codificación constituido por dígitos binarios.

· Cookie.

Mecanismo utilizado para que un servidor Web pueda guardar y leer información en la computadora que corre el software cliente. Se utiliza para conocer las preferencias de los usuarios, para acceso a servidores que requieren de autenticación, etc.

· E-mail.

Correo enviado a través de medios electrónicos. Aunque originalmente se trataba de mensajes de texto, actualmente puede cualquier otro tipo de información.

· Decodificador.

Cualquier dispositivo de hardware o programa de software que convierte una señal codificada a su forma original.

· Demodular.

Reconvertir una señal modulada a su forma original, extrayendo los datos de la frecuencia portadora.

· Digital.

Tradicionalmente, el uso de números, que proviene de dígito o dedo. En la actualidad, digital se ha hecho sinónimo de computadora.

· Dirección IP (Protocolo Internet)

Dirección única de un dispositivo en una red TCP/IP. Consiste de cuatro números entre 0 y 255 separados por puntos (por ejemplo 200.132.5.45).

· DNS (Sistemas de nombres de dominio)

Sistema para hacer más fácil la administración y localización de direcciones IP que funciona asignando uno o más alias a cada dirección IP. También suele llamarse así a las computadoras encargadas de administrar la base de datos del sistema de nombres de dominio. Cuando alguien pide, por ejemplo, localizar la computadora computadora@dominio, su servidor DNS convierte ese nombre en la dirección IP correspondiente. Otra aplicación del DNS es la creación de nombres de dominio para correo. Por ejemplo, supóngase que la compañía XYZ, S.A. de C.V. requiere de direcciones de correo electrónico para sus empleados pero no quiere instalar una red propia. Entonces lo que hace es contratar los servicios de un ISP el cual tramita un nombre de dominio y crea en sus computadoras las cuentas respectivas. Así pues, podrá mandarse correo a adamian@xyz.com.mx sin ningún problema.

· Encripción

Procedimientos para codificar información de manera que pueda transmitirse sin peligro de ser interceptada o alterada antes de que llegue a su destinatario.

· Ethernet.

Red local desarrollada en forma conjunta por Xerox, Intel y Digital Equipment Corporation

· Extensiones del sistema operativo de red.

Definen lo "abierto" del sistema. Las extensiones que comúnmente se ofrecen en los sistemas operativos de red, por lo general son manejadores de productos de alto nivel que efectúan operaciones, tales como traslado entre protocolos de acceso de archivos que requieren los diferentes sistemas operativos de usuarios o estaciones.

· FAQ (Preguntas más frecuentes)

Un FAQ es un archivo con las respuestas a las preguntas más comunes sobre algún tema. Una de las reglas básicas de Internet es leer primero el FAQ respectivo antes de expresar cualquier duda.

· FDDI (Interface de datos distribuidos por fibra)

Estándar para transmisión por medio de fibra óptica a velocidades de hasta 100 Mbps

· Fibra óptica.

Un filamento de vidrio sumamente delgado diseñado para la transmisión de la luz. Las fibras ópticas poseen capacidades de transmisión enormes, del orden de miles de millones de bits por segundo.

· Finger

Software utilizado para localizar a alguien en Internet. Con finger puede averiguarse si una persona posee o no cuenta en una computadora de la red. Muchas máquinas no permiten peticiones de finger como medida de seguridad.

· Firewall (pared de fuego)

Mecanismo utilizado para proteger una red o computadora conectada a Internet de accesos no autorizados. Una firewall puede construirse con software, con hardware o con una combinación de ambos.

· FTP (Protocolo de transferencia de archivos)

Como su nombre lo indica, define los mecanismos y reglas para transferir archivos entre las diversas computadoras de la red

· FTP anónimo

Transferencia de archivos desde un servidor FTP que no requiere de cuenta de usuario en el mismo para poder leer información. El FTP anónimo permite la creación de áreas públicas en un servidor FTP para que cualquier persona pueda bajar los archivos hacia su computadora. En realidad si se requiere un nombre de usuario y contraseña, aunque los modernos navegadores hacen automáticamente este proceso: Nombre de usuario: anonymous Contraseña: nombre del usuario (por ejemplo, hjuarez@spin.com.mx)
 
· Gateways (Puerta de acceso).

Los gateways son una compuerta de intercomunicación que operan en las tres capas superiores del modelo OSI (sesión, presentación y aplicación). Ofrecen el mejor método para conectar segmentos de red y redes a mainframes. Se selecciona un gateway cuando se tienen que interconectar sistemas que se construyeron totalmente con base en diferentes arquitecturas de comunicación.

· Gopher

Herramienta para organización de información en Internet. Puede verse como un precursor del Web y, aunque lentamente está desapareciendo, aún quedan miles de servidores Gopher en servicio. De hecho, muchos navegadores como Netscape tienen un cliente Gopher por si usted se topa con alguno.

· Hardware (materia física).

Conjunto de componentes físicos de una computadora.

· Hipertexto

Termino usado por Ted Nelson para referirse a un sistema no linear de búsqueda y recuperación de información que actúa mediante hiperligas.

· Internet

La llamada "red de redes" creada de la unión de muchas redes TCP/IP a nivel internacional y cuyos antecedentes están en la ARPANet.

· Internet

Conexión entre dos o más redes.

· Intranet

Red de uso privado que emplea los mismos estándares y herramientas de Internet. Es uno de los segmentos del mercado de computación que más impulso está cobrando.

· IRC (Poner en charla en Internet)

Herramienta de Internet que permite a un usuario unirse a una plática en vivo con otros usuarios (en modo texto). Está siendo substituida por herramientas similares en el World Wide Web y por los nuevos sistemas multimedia que permiten el intercambio de audio y vídeo por Internet.

· Java

Lenguaje de programación independiente de la plataforma creado por Sun Microsystems. Está pensado expresamente para una arquitectura cliente/servidor en la que sólo es necesario intercambiar pequeñas porciones de código (llamadas Applets) que son ejecutadas por el cliente.

· Kbps

Kilo bits por segundo.

· KBps

Kilo bytes por segundo.

· LAN ( Red de área local).

Conjunto de computadoras y otros dispositivos comunicados entre sí dentro de un área relativamente pequeña.

· Mainframes (Macrocomputadoras).

Se refiere a un sistema computacional de grandes dimensiones.
 
· Microcomputadoras.

Son estaciones de trabajo por medio de las cuales se accesa la información y que ayudan al procesamiento de la misma.

· Módem. Modulador-Demodulador.

Dispositivo que convierte señales digitales a una forma adecuada para transmisión sobre medios de comunicación analógicos y viceversa.

· Modulación por codificación de impulsos.

Técnica para digitalizar voces tomando muestras de las ondas del sonido y convirtiendo cada muestra en un número binario.
· Navegar
Término empleado cuando se salta entre documentos hipertexto en el World Wide Web. También se suele emplear el término surfear.

· Newsgroup (Grupo de noticias)

Foro de discusión de un tema en particular. Actualmente existen mas de 15 mil grupos de noticias diferentes.

· POP (Protocolo de oficina postal)

Protocolo empleado por el software cliente para extraer mensajes de los servidores de correo.

· Protocolo de comunicación.

Se refiere a la manera como los datos pasan de una estación a otra.

· Puerto (Port)

En Internet se refiere a la parte de un URL que va inmediatamente después de un nombre de dominio y que está precedido por dos puntos (:). Se utiliza para indicar que los servicios de dicho servidor no están ejecutándose en el puerto estándar . Por ejemplo en el URL FTP://servidor.cia.com.mx:240 se indica que el servicio de FTP se ejecuta en el puerto 240.

· RAM (Memoria de acceso aleatorio). Almacenamiento de información que permite al usuario mover y colocar los datos de cualquier manera posible.

· ROM (Memoria de sólo lectura).

Datos e instrucciones almacenados en la memoria que no pueden ser alterados.

· Sistema operativo de red.

Es quien rige y administra los recursos (archivos, periféricos, usuarios, etc.) y lleva el control de seguridad de éstos.

· Software (materia lógica).

Conjunto de instrucciones lógicas diseñadas para el funcionamiento computacional.

· Tarjetas de interfaces

Permiten empaquetar la información y transmitirla a cierta velocidad y de acuerdo con características determinadas de envío. Estas varían según la topología y el protocolo de red que pueden ser entre otras, Token Ring, Ethernet y Arcnet. Estas son las más comunes en el mercado de redes locales.

· Teleconmuting.

Teledesplazamiento

· Telecottages.

Centros de teletrabajo en medios rurales, y las oficinas relacionadas con ellos.

· Telnet

Protocolo y aplicaciones que permiten una conexión como terminal remota a una computadora remota.

· URL (Localizador universal de recursos)

Un URL indica la localización exacta de cualquier documento o servidor en el WWW. Por ejemplo, el sitio web de Revista RED está en www.red.com.mx

· WAN (Red de área amplia).

Conjunto de computadoras y otros dispositivos comunicados entre sí colocados dentro de un espacio geográfico de amplias dimensiones.
World Wide Web

(Red mundial amplia, conocido también como: WWW, W3 ó el web)
Sistema de arquitectura cliente/servidor para distribución y obtención de información en Internet basado en hipertexto e hipermedia. Fue creado en el Laboratorio de Física de Alta Energía del CERN (Génova) en 1991 y ha sido una de las piezas fundamentales para la comercialización y masificación de Internet.

Anexo A. Topología de Bus
Anexo B. Topología de Estrella 
Anexo C. Topología de Anillo

[1] Empowerment, significa que tanto empleados como grupos están habilitados para actuar y decidir por su cuenta, riesgo y responsabilidad.

[1] Red Digital de Servicios Integrados (RDSI): Se puede combinar en integrar por la misma línea telefónica Voz, datos, textos, imágenes y vídeo, todo aun mismo tiempo si es necesario.
[2] Las encuestas son realizadas desde Dallas (Estados Unidos) por la firma Gallup.

 
[1] CORAL, Marlon y LEON, Diego. “Estudio de la seguridad en el desempeño de Internet”. Tesis de Magister, ingeniería de sistemas y computación. Santafe de Bogotá D.C. : Uniandes, 1997.
[2] STALLINGS, William. “Principios y Práctica de Seguridad en Redes e Internet”. Madrid : Pretince Hall, 1995.
[3] ATKINS, Dereck, et. Al. Internet Security. Indianapolis : New Riders Publishing, 1996.
[4] Protocolo, es un lenguaje o conjunto de instrucciones que utilizan las computadoras para comunicarse entre si.
[5] Esto significa que cuando se hace una conexión para solicitar algún recurso, el computador desde el cual se hace la conexión es el cliente y el computador con el cual se conecta. Es decir, brinda el recurso, será el servidor.
 
[1] BOLUDA, Manzanares Francisco. “La Comunicación en la Empresa Virtual”. En: Apuntes No. 3, FUNDESCO. Madrid. Julio 1996. 
[2] NORTON, Peter. Introducción a la Computación. México : McGraw Hill, 1994. 
[3] RODRIGUEZ, G., Jorge E. Introducción a las Redes de Area Local. México : McGraw Hill, 1996.
[4]WYATT, Allen L., La Magia de Internet. México : McGraw Hill, 1995. 
[5] UNIX es un sistema operativo multiususario y multitárea. Su principal ventaja es ser un sistema abierto, es decir, que puede compilarse en diferentes lenguajes de máquina, por tanto, los programas se ejecutaran en diferentes tipos de computadores. La característica de ser un sistema abierto permite el uso de sus protocolos de comunicación en Internet.

[1] CRUZ, Neira C. “Scientists in wonderland: a report on visualization applications in the virtual reality enviroment”. Symposium on Research Frontiers in Virtual Reality. U.S.A., 1993.  
[2] DI MARTINO, Vittorio y WIRTH, Linda. Trabajo a distancia. Madrid : INSHT, 1992. 
[3] BARRERA, Eduardo. “El teletrabajo en la emergente sociedad de la información”. En: Jornadas sobre Teletrabajo, Outsourcing y corporaciones virtuales: Un nuevo paradigma empresarial?. Madrid : Eurotraining. Octubre, 1994.


[1] Los computadores de la Primera Generación emplearon bulbos para procesar información. Los operadores ingresaban los datos y programas en código especial por medio de tarjetas perforadas. El almacenamiento interno se lograba con un tambor que grababa rápidamente, sobre el cual un dispositivo de lectura/escritura colocaba marcas magnéticas. (1951-1958)  
[2] Termino acuñado por Jaron Lanier a mediados de los años ochenta. 
[3] GARCIA - PELAYO Y GROSS, Ramón. Pequeño Larouse Ilustrado. Buenos Aires : Larouse, 1991. 
[4]Ibid.  
[5]BAECKER, R.M. Y BUXTON, W.A.S. Readings in Human-Computer Interaction: a multidisciplinary approach. : Morgan Kaufmann, 1987.
[6]JAMSA, Kriss. Multimedia Instantánea: para Windows 3.1. México : McGraw-Hill, 1993. 

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Rene Orlando Salazar Carvajal

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