LEYES BÁSICAS DE LA PRODUCTIVIDAD

Autor: Francisco Maidana

Producción, procesos y operaciones

02-2002

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1. Introducción
Como siempre, es muy difícil ya encontrar un lugar donde podamos ahorrar 100.000 $ al mes, por que el movimiento total de la empresa es inferior a ese monto y porque todas las variables sencillas de la empresa se encuentran ajustadas, por ser obvias.
Ya no se duplican las gerencias, ni se tienen dos vehículos para funciones semejantes en el mismo sitio, ni se gasta en café desproporcionadamente...
Ahora le llegó el turno a los procesos
Nosotros tenemos definidos cada proceso, tenemos índices de referencia que se deben estudiar periódicamente para generar un ejercicio de eliminación de gastos en el proceso en sí, tanto en los errores con incumplimiento, inexistencia o falta de control de los requisitos de entrada y salida así como mirando el método de trabajo de todos los días, el cual no sangra por una arteria sino por un capilar, pero que es mas invisible y pernicioso que el otro al que cualquiera puede poner un torniquete.
2. La productividad
La productividad es un arte amplio como lo es la calidad, la caliproductividad es la palabra que resume rentabilidad y repetición de los negocios, no puede aprenderse en un rato, y requiera mas que sabiduría ... constancia de propósito en mejorar continuamente y por siempre.
Cualquier persona puede aplicar productividad en la empresa solo hace falta tener la capacidad de preguntarse como un niño y evaluar las respuestas como un adulto.
De aquello que no tengamos una buena razón para hacerlo, simplemente no lo hagamos, no es necesario tener una empresa como son todas las empresas para tener éxito. El éxito es mayor si tenemos una empresa eficiente para nosotros.
El presente apunte es solo una somera y mediocre introducción al tema que tiene por objetivo ser de disparador de ideas para mis amigos, no pretende mas que esto.
Acá el especialista es el dueño del proceso, que debe dejar el amor propio de lado y el orgullo de lado, por que estos métodos los diseño el mismo; para comenzar a desarrollar una mente productivista.
Respuestas típicas del anti - productivista:
Ya lo hicimos...
Cuando lleguemos al 100% de productividad donde iremos?...
Siempre lo hice así...
Nunca lo hicimos así, y cambiar ahora...
Hasta cuando tendremos que demostrar que somos inocentes?...
Cambiar en un problema ...
Eso ya fue pensado y quedo como esta...
Y cuanto podemos ahorrar con esto?...vale la pena...?
Por dos mangos tanto lío?
El cliente lo quiere así.
Es difícil...
Y podría seguir....
Lo importante es que debemos saber que el método perfecto aun no fue inventado, que todo es susceptible de mejora, KAIZEN es el perpetuo perfeccionamiento y el fundamento de la norma ISO 9004 Del 2000, donde ya no basta tener papeles y registros para demostrar que aseguro la calidad, lo que debo demostrar es que estoy mejorando.
Todos los días un cambio, sin parar un solo día.
Veamos como calculamos nuestras mejoras:
Este es un ejemplo de formula, podemos usar otra, lo importante es tener un único criterio para tener conceptos comunes, no olvidemos que estamos aprendiendo a usar el método y es mas fácil un método malo que oficie de andador por unos meses que ningún método.
Supongamos que una fotocopiadora se encuentre al final de una sala donde trabajan muchas personas, que justamente esta mas cerca de las personas que menos la utilizan, bien podemos hacer algún cambio allí, pero cuanto es el valor de esta mejora?
Total de empleados involucrados en la mejora: X
Total de tiempo reducido en la mejora: Y
Frecuencia que se repite la actividad por día: D
Días del mes que se consideran: 20 sin sábados meses de 4 semanas
Meses del ano que se consideran: 10 considerando 2 meses que no se produce
Para Evitar criterios optimistas en los cálculos quedan 80 no incluidos por anualidad .
Costo de la Hora hombre promedio: 4 $ ( 2 + varios)
Total del ahorro directo: X*Y*D*20*10*4* = X*Y*D*800= AD
3. Costo de oportunidad
4 x costo hora hombre :
Todos sabemos que el costo de oportunidad es muy variable y que este es un valor bajo, pero es para evitar en todo momento visiones optimistas, así como tampoco se recomienda la visión optimista de la frecuencia sino colocar una media.
Ahorro total: x*y*d*800 + 4*4*x*y*10*20:
AT = X*Y*D*800 + 3.200*+X*Y*D
De lo que se desprende que el costo de oportunidad siempre es muy mayor que el costo del ahorro directo, es mas lo que se deja de ganar que lo que se pierde, por lo que al no contabilizarse nunca, esto es un costo que permanece oculto para la empresa.
AHORRO TOTAL: X*Y*D*( 800 + 3.200) :
X*Y*D*4.000 : AHORRO TOTAL EN PESOS ANUALES
Esta formula puede modificarse y de hecho que con el tiempo se ajustaran los valores, que se han considerado arbitrariamente.
Quedando elemento constantes, quedando otros variables, todo esto implica que es muy importante poder instalar un sistema de medición, para no equivocarse en los valores de ahorro, frecuencia y numero de empleados involucrados.
Pero en todo momento no debemos distraernos de la importancia que tiene:
El hecho de que una persona ahorre una hora por día.veamos:
Total DE empleados involucrados en la mejora : X =1
Tiempo reducido por mejora: Y= 1 hora ( si es en minutos se lo puede colocar a minutos/ 60)
Frecuencia que se repite la actividad por día: estimo que la frecuencia máxima en un día febril es de 3 veces, en un día calmo es de 0 , en un día normal es de 2 entonces tomo el valor de 1,5, es una estimación, que incide grandemente, pero no siempre es conveniente perder mucho tiempo en cálculos. ( otra forma puede ser la ponderación de valores y trabajar con la esperanzas matemáticas cuando el ejercicio lo amerite).
D: 1,5
Formula x*y*d*4000: 1*1*1,5*4000 = 6.000$ / anuales perdidos.
Si bien es cierto que si este retrabajo no se hubiera hecho el costo del mismo será cero y la utilidad que hubiese dado seria únicamente el costo de oportunidad.
Nosotros tomamos este valor de perdida para que tengamos una visión mas impresionante de la productividad.
Cuanta plata podemos mejorar?
Recuerdo que algunos ejercicios de productividad con personal de Papelera del Palta hace 10 anos, dieron ahorros por 4.500.000 en actividades y mejoras propuestos por los gerentes y 500.000 dólares en las propuestas por los mandos medios.
Lo cual nos enseña que cuanto mas alto sea el rengo de un individuo mas acceso tiene a los grandes números y mas fácil le es mejorar, lo que nos ubica aquí en una circunstancia de privilegio.
Como empezamos:
Buscar la Oportunidad de mejora:
Nosotros tenemos funciones y estas compuestas por procesos, y los procesos se componen de operaciones y las operaciones de movimientos:
La mejora en los movimientos le corresponden a los especialistas en productividad, pues ellos miran el micro movimiento y el movimiento para reducir aquellos segundos que suman millones de dólares.
El estudio de las funciones fue realizado cuando se estudio la reducción de costos.
Ahora es el turno a los procesos y operaciones, ejemplo, escribir una carta, llegar a un sitio en camioneta, hacer una cotización.
Todos cometemos algún error todos los días, por que no realizamos alguna de las actividades de que señala la productividad:
Buscar la lapicera en el escritorio por no tener el habito de dejarla en el mismo sitio, buscar un archivo en la computadora por no recordar como se guardo, esperar en el teléfono haciendo nada mientras esperamos.
Hacer un presupuesto varias veces por no preguntar que quiere decir un factor, precisar la facturación por no confiar en los datos de obra, llevar un doble control de obra por no confiar en el sistema, hablar con el personal por separado para trasmitir una misma orden, buscar los anteojos por haberlos dejado en otro escritorio, no aprovechar los tiempos de espera del colectivo o del medico por no tener una lista de pendientes, no aprovechar los viajes en taxi cuando no se maneja para realizar o pensar en alguna actividad importante.
Buscar por no preposicionar las cosas donde tienen que estar mañana.
Mandar un operario mas durante todo un día en la cuadrilla.
Seria interminable nombrar cuantos y cuantas consideramos que son perdidas, lo que mejor resultado da es que cada uno piense en como ve al otro perder el tiempo y Dios proveerá a alguien que piense en mi.
Por que es verdad que el ojo puede verlo todo menos a si mismo, y la verdad que tengo el don mágico de la palabra y transformo una perdida improductiva en productiva por cosas que digo, explicaciones o excusas, la verdad ninguna hará que los 6.000 $ anuales vuelvan a las arcas.
Primer actitud:
La fe en el sistema que estoy llevando adelante me trajo hasta acá, entonces, declarémonos en libertad y rompamos toda relación con la divinización de los sistemas antiguos, todo esta bajo la duda, todo el tiempo dudamos que esta sea la mejor manera de vender, comprar, producir, por que si fue buena también hace cinco anos, seguramente hoy ya no sirve, y estamos aferrados al poste de un barco que de todos modos también se hundirá con el barco.
Hay que largarse a la creatividad, la flexibilidad, la innovación, el probar, el hacer una experiencia piloto a ver que pasa, ahora la mejora ya no esta en los libros, la norma me dio una manera de pensar, el jugo mayor o menor que le puedo sacar a esta manera de pensar dependerá del ejercicio ISO, depende de todos y cada uno de nosotros.
Tener un bisturí no me transforma en cirujano, es necesario ejercer el poder, pues el poder no ejercido es como tener algo en potencia, y tener algo en potencia y no tener nada es lo mismo.
La primera actitud es la de descreer que los sistemas que hoy tenemos por buenos sigan siéndoles.
La primer actitud es la flexibilidad es la confianza que si pude hacer este y sirvió, con la experiencia adquirida puedo hacerlo mejor y servir también.
Romper con las reglas y leyes y repensar la empresa desde el valor agregado para arriba.
Si estamos listos en no ser palos en la rueda, resistencias al cambio ridículas, obstáculos emocionales al mañana, seguramente estamos en la misma sintonía.
Segunda actitud:
Roma no se construyo en un día.
No es posible que esperemos que un sistema que lleve mas de 10 anos funcionando pueda ser totalmente remodelado con creatividad e innovación por los mismos viejos carcamanes que lo hicimos, que de dimos el alimento para crecer y hacerse eficientes. En un día.
No será en un día, pero la seguridad y la libertad son opuestas, no hay seguridad sin anquilosamiento, ni libertad sin riesgo, sin errores.
Si la empresa se mueve, se equívoca mas que si esta muerta, los muertos no tropiezan con las cosas.
El sitio mas seguro es el baile al ritmo de la música del cliente. Aquí las fallas estarán financiadas. Pero " No fallar" es no esperable si queremos crecer, duele, pero si no avanzamos, duele mucho mas. Hoy no puede decirse mas... lo tenemos en los costos, ya no hay tanto lugar para la chantada, la competencia afila sus armas de noche, con la piedra de mis debilidades.
La segunda actitud tiene que ver con ser creativo tener una actitud abierta al cambio, poniendo en duda la realidad o buscando una nueva realidad, o preguntándose cinco veces por que o preguntándose que otro que, que otro quien, que otro como, que otro donde, y demás... pueden dar origen a la apertura de mi mente.
Por que administración y finanzas no dependen de la Gerencia de Obras?
Por que Las Obras no dependen de Ventas?
Por que ventas no es Gerente de Aseguramiento de la Calidad?
Por que la gerencia general no atiende las quejas de los clientes?
Por que la secretaria de la gerencia no esta trabajando en administración?
Por que el deposito funciona en otro edificio
Por que no hay un control de planificación por encima de los gerentes de obra?
Por que no es establece un gobierno de la empresa en la que los directores no intervengan?
Por que no hay una filiar en los países donde nuestro trabajo esta en auge?
Por que no fusionarnos con otra empresa del rubro ( no certificada)para hacer sinergia?
Por que no unirnos a una empresa grande internacional?
Que otra cosa, puede hacerse, que otro que... el limite no esta en las preguntas tontas sino en la falta de respuestas mensuradas, no hay que tomar decisiones sin datos, pero hay que hacer todas las preguntas posibles, siempre podemos encontrar la mejora, o la encontraremos cuando el agua llegue a la cabeza o la encontramos ahora mientras podemos, esto es curarse en salud y allá estamos yendo.
La segunda actitud tiene que ver con el hecho que nadie, nunca y menos ahora con la velocidad que tienen los cambios en el mundo, podrá ser el dueño de la salvación de nada, todos debemos saber que solos no podemos, que no hay forma de ser lideres estrellas de cambio como lo fue san martín, eso no existe, hoy todo es un grupo nadie en el grupo dará nunca una idea genial, varios darán ideas, estas serán desechadas, o fragmentadas, integradas a otros fragmentos y así sucesivamente, por ello es que debemos juntarnos para delirar, sin miedo al ridículo, sin temor al fracaso, sin apegos por las estructuras del pasado que ya están muertas, esta actitud tiene que ver con que toda idea es potencialmente útil, sin estudiarla nadie sabrá nunca si fue útil o no, el reloj de cuarzo que fundió los fabricantes de relojes de Suiza, fue una idea Suiza.
Las mejores ideas siempre están alrededor de nosotros, puesto que la necesidad viene provista siempre, y la necesidad, decía Pitágoras , es el padre y la madre de todas las cosas.
Esta segunda actitud tiene que ver con el respeto al prójimo, a las ideas del otro, a los pensamientos mas íntimos del otro, aunque a mi me parezcan ridículas o inaplicables, esto no es garantía de que en verdad lo sean.
La segunda actitud tiene que ver con la actitud critica frente al mundo, y erguirse como cocreador, al lugar que Dios mismo le dio al Hombre en el génesis, y modificar el señorear el mundo. Muchas veces creemos que las estructuras que muchos hemos creado son realidades inmodificables, la verdad es que son mera ilusión, sino las torres gemelas aun estarían en pie, solo eran una mantaña de durlock, hierros y fantasía. Tal vez nuestra principal lección es que aquellos principios y dogmas que nos hacían tan cómodos vivir con ellos, por que todos creían en ellos en realidad eran mentiras.
Como me pueden explicar la línea recta apoyando la regla sobre un planeta curvo?
Como puede ser que el plano tengo tres dimensiones, la recta don y el punto ninguna si cero mas cero es cero?
Como puede el cero representar la nada si simboliza el infinito.
Como Dios pudo crearse en siete días si lleva millones de anos hacer un sol?
Pero atacar el tótem es tabú ( atacar el poder constituido es terrorismo).Y existe mucho miedo a la hora de salirse de la geometría de la cuna, la geometría de la habitación, del cubismo mental, cuando nada en la naturaleza es recto sino que es sabio. En el lecho del río visto de un avión la naturalezas nos enseña que el camino mas corto entre dos punto no es la línea recta sino el camino de la menor resistencia.
Hombres de valor hacen falta para dudar, pero la duda es la base de toda ciencia, y la verdad imperturbable, no será movida por una simple duda, pero las fantasías, las quimeras, los prejuicios, ellos serán fácilmente removidas esta es la segunda actitud.
La duda propia, y el respeto de la duda ajena.
La idea propia y el respeto por la idea ajena.
La productividad propia y el respeto por la productividad ajena.
Tercer Actitud:
Siempre buscar el hecho mas repetitivo o el mas valioso.
Aquel en el que aplicando una leve mejora podemos economizar mas por su valor ( el tallado de diamantes) o por su repetitividad ( reducir 0.01$ el costo de la cobranza unitaria del IVA).
Cuarta actitud:
Todo es mejorable:
Los especialistas en métodos sostienen que hay una relación entre acción con valor agregado realizada y conjunto de acciones para la misma tarea, esa relación es abrumadora. 20% realmente es trabajo productivo con valor agregado, el resto de cada célula de trabajo, y de toda la empresa es trabajo no productivo que genera valor agregado!!!
Trabajar... si todos trabajamos desde el mimo momento en que pisamos la oficina, pero quien agrega valor y cuanto?
Del trabajo de ocho horas, solo dos horas se agrega valor, el resto se corre atrás de las urgencias inventadas por otros o re realizan una y otra vez, planillas Excel inútiles o se acomodan los archivos una y otra vez.
Lo que un ojo experto encuentra no lo encontraremos nosotros, pero aun podemos echar un vistazo atrás y ver cuanto hemos caminado en el camino de la productividad, hay muchos tabú que la empresa fue destruyendo y seguramente en el mañana habrá mas aun, por que estamos bien, pero podemos estar mucho mejor.
Podemos mejorar la coordinación, el control de los procesos, las posibilidades de delegación de tareas y simplificación de las mismas, disminución de material en curso, optimización de las horas hombre trabajando, optimización del tiempo maquina trabajando, optimización de vehículos, mejor servicio al cliente, cumplimientos contractuales y plazos, eliminación de tiempos muertos por mala planificación, por ordenes y contraórdenes, por la imprevisión de las urgencias, por falta del concepto del valor del tiempo, por hablar mucho mientras se trabaja, por comer en el lugar de trabajo y hacer todo a medias, por el desobedecer de las ordenes, o por interpretarlas equívocamente y demás...
En muchas ocasiones sabemos que las cosas están mal, pero el dicho popular afirma la posición del error cuando dice – mal , pero acostumbrado- es increíble las cosas que podemos hacer para seguir haciendo mal una tarea con la que nos hemos encariñado, y el corazón y la inteligencia funcionan separadamente...
Hay cosas para mejorar, pero un viejo consultor solía decir – "No hay nada peor que hacer bien lo que no se debe hacer"-
Muchas cosas pueden dejar de hacerse por un tiempo, una experiencia piloto, y luego analizar el resultado.
Mientras tanto muchas preguntas deben contestarse en la mente del Gerente Productivista:
Esta el vehículo en buen estado de funcionamiento?
El material es del tamaño adecuado?
Todos conocen como transportarlo?
Están los cargos de traslado contemplados?
Tiene que estar rebuscando las herramientas?
Estaba kla tarea lista para trabajar en ella?
Se tomo el aprendizaje de cada error?
Se escribieron y trataron las no conformidades?
Estaba el productor debidamente informado?
Tenia las especificaciones correctas?
Se inspecciono?
Se verifico?
Conocía las tolerancias?
Estaba el equipo identificado?
Estaba calibrado y verificado?
Fue alterado el método sin aviso?
Se conocían de antemano los tiempos?
Sabemos si somos rápidos o lentos?
Se eliminaron las operaciones innecesarias?
Esta la persona correcta perfectamente informada?
Esta el operario calificado trabajando a su ritmo normal?
El trabajo requerido es el mismo que se ha especificado en el contrato?
Se hacen adicionales sin informar?
Se conoce que son condiciones anormales de trabajo y que hacer cuando se produzcan?
Se toma como normal alguna demora?
el medio de comunicación de novedades se respeta (fax email,trancking)
Cuando se hace un trabajo mal hecho, se hace la no conformidad?
Las herramientas están ordenadas en los vehículos por frecuencia de uso?
Lo mas voluminoso y lo mas pesado esta cerca de la entrada?
Se planifican las obras con algún método científico?
Se hacen auditorias de herramientas y vehículos frecuentemente?
Se han eliminado todos los traslados innecesarios?
Se han eliminado todas las inspecciones innecesarias?
Se han cargado los tiempos de traslado e inspección a tiempos de operaciones?
Se han eliminado todas las demoras innecesarias?
Se han eliminado todo los almacenajes innecesarios?
Se ha planificado el lay out de manera tal que se reduzcan al mínimo los traslados del mayor numero de personas?
Se han colocado los servicios comunes al alcance del que mas frecuentemente los utiliza?
Los usos de elementos mas frecuentes entran en la biblioteca en el espacio entre la mano caída y la mano levantada del cuerpo?
Todos los archivos se encuentran identificados?
Se han eliminado todos los conceptos quietistas en la empresa?
Se conoce cual es el proceso critico de la empresa?
Se conoce cual es la operación critica de cada proceso critico?
Se toman recaudos sobre ellos para minimizar fallas sobre los mismos.
Sin duda estas preguntas podrían llegar a ser disparadores de algunas sugerencias , no se pierda la oportunidad relea las preguntas y anote las sugerencias, considere sugerencias que eliminarían el problema totalmente. Tampoco pierda la oportunidad de redactar una no conformidad.
X: EMPLEADOS Y: TIEMPO EN HORAS D FRECUENCIA AL DÍA
IG: INDICE DE GRAVEDAD

Evidentemente la formula es aplicable mayormente a tareas repetitivas y de valor, pero si se trata de un problema de incomunicación de gerentes, ya la perdida no se mide con un costo de oportunidad de 4 respecto del jornal, habrá que afectarlo por un índice de gravedad aun mayor que el evaluador considere:
IG asunto leve: la incomunicación es doble temas menores de obra. Valor 1
IG asunto medio: la no conformidad involucra la utilización recurrente de recursos mal administrados. Valor 2
IG asunto grave: la incomunicación afecta directamente la calidad del servicio percibible por el cliente. Valor 3
Entonces la formula definitiva podría tener el siguiente esquema:

Utilice este modelo de planilla para practicar con algunos ejemplos que le vengan a la mente por favor.
No se olvide de sacar el total.
Quinta actitud: frente a los procesos
Cual es la misión de la empresa? : instalación y montaje de centrales de telecomunicaciones?, Entonces que hacemos controlando la facturación, cobrando, armando sistemas, presupuestando ascensores?
O esto no es la función de la empresa o bien hacemos cosas que no son la función de la empresa, sobre esto habrá que pensar en su momento.
Veamos ahora los procesos:
Puede eliminarse los procesos?
Puede combinarse con otra operación.
Puede eliminarse loa función?
Puede distribuirse entre otras funciones?
El puesto hace tareas A,B,C?
Puede ser ejecutada durante el periodo de inactividad de otra operación?
La sucesión de operaciones previene del reflujo?
Debería esta operación realizarse en otro departamento?
Podría realizarse en un lugar donde el costo de la mano de obra sea menor?
Hay tiempos muertos de espera entre operaciones donde se puede agregar alguna actividad?
Hay cuellos de botella en el circuito , donde están, cuales son, cuanto demoran las cosas, son cosas importante de índice de gravedad 3?
Puede conseguirse mejor el propósito de la operación de otro modo?
Los insumos que se utilizan son los mas económicos en obra?
Se conocen los requisitos de satisfacción de los procesos?
Los requisitos pueden estas sub. dimensionados a algunos casos y sobre dimensionados en otros?
Existen registros que duplican información que pueden unificarse?
Existen procedimientos que pueden integrarse?
El presente trabajo de naturaleza introductoria pretende acercar a la gerencia a las cinco actitudes básicas para generar productividad, espero que la reunión próxima cada uno tenga su planilla Excel con ahorros de por lo menos 1.000 $ anuales, que podamos implementar con ideas sin costo.
Pronto recibirán nuevo apunte para profundizar los temas que se han tratado de forma genérica en este.
 

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Francisco Maidana

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