Ingenius 21 un sistema excelente para gestionar las ideas y las buenas prácticas

Autor: Mariano García

Administración y gerencia

07-2002

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La finalidad de este artículo es:

* Describir brevemente INGENIUS-21 para que el lector comprenda claramente lo que es y que, efectivamente, es lo que dice el título de este artículo.
* Presentar los pasos clave para implantar INGENIUS-21, pues para funcionar eficazmente y obtener éxito, hace falta algo más que su mera instalación en un ordenador.

Se está especulando mucho acerca de la gestión del conocimiento, de sus fundamentos y de los requerimientos para su aplicación. Se desarrollan sesudas teorías acerca de su naturaleza. Y buena parte del debate ha olvidado, en gran medida, lo que es vital para una organización: poner en acción cosas, instrumentos y programas que permitan avanzar, crear valor y desarrollar el negocio mediante la gestión del conocimiento.

Esta sección no es el lugar para entrar en debate (por otra parte apasionante) o plantear teorías, sino para presentar herramientas y metodologías reales y de aplicación práctica que puedan ayudar a una organización en la consecución de sus objetivos. Y a eso vamos…

1. A quién está dirigido INGENIUS-21

INGENIUS-21 puede ayudar enormemente a una organización que tenga implantado o quiera desarrollar un sistema de ideas, de iniciativas o de sugerencias, puesto que facilita y apoya eficazmente toda la labor de la persona responsable de su gestión y la de las personas involucradas.

Pero cuando decimos sistema de ideas y sugerencias no debe entenderse en su sentido más restringido. Por el contrario, y debido a las múltiples prestaciones y a la adaptabilidad de INGENIUS-21, estamos también refiriéndonos a grupos de mejora y equipos de innovación, a áreas funcionales implicadas en el desarrollo de iniciativas estratégicas y a equipos y grupos que deban compartir conocimiento o quieran poner en común las mejores prácticas para ayudarse en la gestión y la operativa de un negocio o actividad.

2. El origen

INGENIUS-21 nace de un proyecto (INNOV@) del Grupo Uralita y de .T.Q.M. Kaizen para dar soporte y viabilidad a la gestión del capital intelectual en el Grupo Uralita (tal fue su definición), en unión con otras herramientas y métodos que el propio Grupo Uralita tenía ya implantados.

Se trataba, en primer lugar, de desarrollar una herramienta con la vista puesta en que diese soporte y permitiese gestionar eficientemente todo el volumen de ideas, la creatividad y las iniciativas de las personas y grupos constituidos (de mejora, de innovación, de calidad,…). En segundo lugar, se quería contar con un instrumento que permitiese "cuantificar la mejora", el progreso y la aportación de cada división, unidad, centro o equipo funcional.

3. Qué podemos hacer con INGENIUS-21

Como ya adelanta el título de este artículo, con INGENIUS-21 podemos:

1. Gestionar y hacer el seguimiento del proceso de lanzamiento, análisis, valoración, implantación y evaluación final de las ideas e iniciativas de las personas de la organización.

A través de INGENIUS-21, y en un entorno work-flow, los miembros lanzan ideas o iniciativas, realizan análisis o los solicitan, hacen propuestas de implantación de ideas, llevan un seguimiento de implantación de las mismas y generan informes de resultados de las ideas implantadas.

2. Mantener y enriquecer, con las aportaciones de todos, una Base de Datos de las Buenas Prácticas llevadas a cabo en la organización por distintos departamentos, áreas y divisiones. El fin último de esta Base de Buenas Prácticas es que quien busque soluciones, a problemas que se planteen en la gestión y la operativa, las encuentre a través del buscador de INGENIUS-21.

INGENIUS-21 dispone de otros módulos adicionales que lo complementan como herramienta de Gestión de Ideas y Buenas Prácticas. A continuación, el cuadro 1 muestra los módulos de INGENIUS-21:

4. Organización para INGENIUS-21

INGENIUS-21 está concebido para funcionar con el siguiente esquema organizativo:

Este sencillo esquema organizativo se superpone a la estructura formal de la organización y es fácilmente trasladable a todo grupo funcional dentro de la organización.

El esquema organizativo puede ser establecido y superpuesto a lo largo y ancho de toda la organización, o ser trasladado, únicamente, a aquellas unidades, áreas, equipos o grupos en los que la organización centre sus esfuerzos de creatividad y generación de ideas e iniciativas.

El Coordinador General coordina a los Miembros de INGENIUS-21, distribuye tareas, supervisa todo el proceso y devuelve las ideas que no puedan ser aplicadas.

Los Miembros de INGENIUS-21 inician el proceso lanzando ideas (suyas y de las personas bajo su responsabilidad). Asimismo, se responsabilizan del análisis y de la implantación de las ideas, conforme al juego repartido por el Coordinador General, y proponen buenas prácticas contrastadas de su departamento o área para su inclusión en la Base de Buenas Prácticas.

El Grupo de Directores (que pueden ser a su vez Miembros) vota qué prácticas contrastadas que se propongan deben pasar a formar parte de la Base de Buenas Prácticas de INGENIUS-21. También vota las mejores ideas del mes, del trimestre y del año….

Los Asesores Externos (especialistas, técnicos, consultores externos a la organización, etc.) tienen un papel en INGENIUS-21 en la medida en que el Coordinador y los Miembros les pueden solicitar colaboración, vía INGENIUS-21, para efectuar análisis de ideas, apoyos concretos durante la implantación y otros cometidos.

5. Prestaciones de INGENIUS-21

El esquema básico de funcionamiento de INGENIUS-21 se ilustra en el cuadro 4.

En cuanto a la Gestión de Ideas, INGENIUS-21:

* Crea toda una red comunicada de lanzadores, analizadores e implantadores de ideas.
* Se basa en la asignación de tareas entre el Coordinador General y los Miembros a partir del lanzamiento de una idea.
* Agiliza y reduce el papel de todo el proceso de lanzamiento-análisis-implantación de ideas.
* La comunicación de decisiones y fases completadas es automática e inmediata y llega a todas las personas involucradas, vía INGENIUS-21 y correo electrónico.
* Desde una pantalla, todos los que concurren en INGENIUS-21 pueden conocer todas las tareas que tienen pendientes, acceder a la información que sea de interés, conocer el estado en que se encuentran todas las ideas en proceso y todos los progresos que se producen.
* Permite conocer de forma inmediata todas las aportaciones hechas por cada persona, división o área, así como sus costes y beneficios.
* Asigna premios y hace su recuento, conforme a la parametrización que se haga.

En relación con las Buenas Prácticas:

* La Base de Buenas Prácticas crece a partir de las ideas implantadas y de las buenas prácticas contrastadas (internas o procedentes del Benchmarking) que cada persona o grupo quiera aportar al conocimiento común de toda la organización.
* La inclusión de una Buena Práctica en la Base va precedida de la elaboración de un Informe tipo y de su aprobación previa por el Grupo de Directores, todo vía INGENIUS-21.
* Todas las Buenas Prácticas están vinculadas a un responsable, con quien podemos contactar para que nos asesore.
* Existen mecanismos para actualizar y mejorar las Buenas Prácticas.
* El clasificador-buscador de la Base está basado en palabras clave y en los criterios y subcriterios del Modelo EFQM.

Resumiendo otras de las características más significativas, INGENIUS-21:

* Permite anexar documentos, tales como planos y hojas de cálculo.
* Permite contabilizar los costes, los resultados obtenidos y calcular los resultados netos de las ideas implantadas.
* Permite solicitar ayuda desde la aplicación a personas externas al sistema, generando e-mails automáticos con la información necesaria para que acometan lo que se les solicita.
* Dispone de un módulo para visualizar e imprimir informes de ideas y buenas prácticas, conforme a varios criterios de configuración, pudiendo así obtener listados de ideas lanzadas o implantadas por centro, área o persona, listados e informes de buenas prácticas por área de conocimiento o gestión, etc.
* Dispone de la opción de colgar en la intranet (conforme a suscripciones) informes individualizados sobre las ideas y las buenas prácticas. También se pueden poner en intranet las ideas lanzadas y en análisis para hacer aportaciones.
* Todos los comandos con los que ejecutar acciones (asignar un análisis, notificar una devolución de idea, etc.) quedan a la vista, lo que simplifica y facilita su uso.

6. El despliegue eficaz de INGENIUS-21

Las posibilidades y la potencia de INGENIUS-21 son enormes. Pero se necesita la involucración de las personas.

Si las personas de la organización se involucran, INGENIUS-21 ayudará eficazmente a gestionar el conocimiento (Buenas Prácticas), a desplegar un entorno innovador y a que fluyan las buenas ideas de negocio y de gestión.

Naturalmente, INGENIUS-21 cuenta con elementos orientados a lograr la involucración: contabilización de aportaciones, sistema de reconocimiento, inmediatez, transparencia y conocimiento en tiempo real (con sólo acceder a la aplicación) de la situación en que se encuentra cada idea lanzada y sus progresos, etc.

Pero sobre todo, dada nuestra experiencia, es necesario desplegar una campaña que haga "especial" a INGENIUS-21, que sorprenda, que motive y que haga ver los beneficios que se pueden sacar. Esto se logra con una campaña MAD caracterizada por "picar la curiosidad", por ser "agradable" y por involucrar siempre a todas las personas en un tono informal.

Además, para "hacer rodar" a INGENIUS-21, junto con la campaña MAD es necesario:

* Analizar cómo INGENIUS-21 puede ser más eficaz (despliegue en toda la organización, en determinadas áreas o con objetivos muy concretos,…), conforme a las prioridades y necesidades de la organización.
* Estudiar las personas y puestos que deben ser miembros de INGENIUS-21, los grupos de personas que dependerán de cada miembro, etc., de acuerdo con ciertos perfiles y capacidades.
* Formar a la gente.
Hemos tratado de explicar lo que es INGENIUS-21 y sintetizar lo que puede hacer para apoyar a una organización en la gestión de un sistema de ideas y de conocimiento (en su vertiente de buenas prácticas) y en el desarrollo de un entorno creativo. A partir de aquí, es necesario ver la herramienta…

Aportado por: Mariano García - Abril Goyanes, mgarcia-abril@tqmkaizen.es
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