Evolución de los sistemas de ERP. Impacto en la implementación

Autor: Hugo Benito Ruiz Anchondo

TECNOLOGÍA E INTERNET

07-2003

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Históricamente, las compañías han creado islas de información, varios sistemas que operan o manejan diferentes segmentos del negocio. Algunas veces estos sistemas diferentes están integrados entre sí y algunas veces no. En ocasiones están fuértemente enlazados y en otra no tienen ligas fuertes.

Todos estos sistemas que en su mayoría son independientes requieren mantenimiento; el costo operativo y administrativo de hacerlo, la mayoría de las veces en una forma redundante, es mayor que el de implementar otro sistema nuevo. La mayoría de las compañías fracasan al implementar los sistemas de ERP porque esperan beneficios financieros diferentes a los que el paquete ofrece propiamente, en otras ocasiones se van con tendencias de la industria y tratan de implementar sistemas que aunque parecen muy innovadores no cumplen con el perfil de sus necesidades.

Palabras Clave: ERP, productividad, integración, Inteligencia de Negocios, Planeación, Sistemas de Información.

1. Introducción

El ERP, Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, integra todos los procesos relevantes de una empresa con los módulos y metodologías con el mejor sistema de gestión empresarial. Todas las transacciones quedan registradas desde su origen en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en línea toda la información relevante para administrar el negocio.

Entre los principales beneficios que se pueden alcanzar con la implementación de un sistema ERP existen: Control de la operación, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a toma de decisiones, preparación para e-business, diferenciación

Un sistema de ERP es un sistema de información integral que soporta los procesos y la administración de recursos de una organización. El sistema consta de varias aplicaciones cuya integración soporta la administración de la cadena de suministro y las operaciones del día a día.

2. Preparativos a la Implementación.

Un proyecto de implementación de un sistema de ERP es usualmente largo y complejo ya que envuelve la implementación de un nuevo sistema de información, junto con el rediseño de los esquemas de trabajo. En la mayoría de los casos es el proyecto de tecnologías de información más grande y trascendente jamás implementado en la organización. El proyecto es por definición de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo y una programación reducida de tiempo.

En este proyecto es indispensable un acoplamiento mutuo tanto del sistema a la organización como de la organización al sistema. Un estudio en Israel encontró que diferentes compañías de manufactura ganaron beneficios diferentes también de las otras empresas en la implementación del mismo sistema de ERP [1]. La mayoría de las implementaciones fueron adiciones al sistema actuales o expansiones a módulos actuales para soportar otras funciones o tareas que fueran únicas para esa empresa.

Una organización que pueda usar una bien estructurada y definida metodología para la implementación de un sistema de ERP, progresando desde la etapa de selección hasta la etapa de operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha implementación sea un éxito.

3. Características de un desarrollo de implementación

Algunos de los características que son visibles en la organización cuando se va a implantar un ERP metódicamente son:

a). Complejidad. El más simple de los sistemas incluye una aplicación que pueda ser operada independientemente de las otras aplicaciones organizacionales o que tenga una interfase altamente amigable para el usuario. Un sistema de alta complejidad incluye muchas aplicaciones que están internamente enlazadas y a su vez enlazadas con otros sistemas en la organización. Usualmente la dificultad en esos sistemas es mantener la integridad de esos enlaces. Un sistema de ERP es unos de los sistemas más complejos en la actualidad dentro de la categoría de sistemas de información. Incluye una amplia gama de aplicaciones que dan servicio a diferentes procesos organizacionales. El grado de diferenciación entre estas aplicaciones es alto y el grado de dificultad de implementar y mantener cada una de ellas es diferente. Complejidad lleva consigo el alto riesgo. Debido a esto, una de las tareas más importantes en el comienzo del proyecto es definir las fronteras y los alcances del sistema, para poder hacer que toda la implementación gire en torno a estos límites previamente definidos.

b). Flexibilidad. Es particularmente importante a la estrategia del sistema porque la organización está interesada (al mayor grado posible) en la implementación a la medida de la empresa para poder aprovechar y crear ventajas competitivas

c). Alcance de la aplicación. En la implementación de un nuevo sistema que pretende ofrecen una solución única que incluya todas las áreas de la compañía, se requiere que la alta administración este 100% involucrada, ya que hay problemas muy comunes que se pueden aparecer [2]

d). Infraestructura tecnológica. Un sistema de ERP esta basado en tecnología avanzada. En la mayoría de las empresas, el movimiento al nuevo sistema requiere remplazar la infraestructura existente. Esta actividad incrementa en un grado considerable el riesgo del proyecto ya que envuelve una importante inyección de capital adicional, habilidades del especialización y en algunos casos la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación. Por ello esta posibilidad debe ser considerada en el comienzo mismo del proyecto.

e). Cambios en los procesos organizacionales. La implementación del ERP implica un cambio masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la información. Por naturaleza introducir cambios es un proceso políticamente difícil que puede dispara la resistencia de grupos o personas conservadoras, por ello, se deben incluir una vez tomada la decisión de la implementación, una campaña de publicidad para dar a conocer y "promocionar" el sistema a lo largo y ancho de la compañía.

f). Intensidad de la relación con el proveedor del sistema. Lo cual puede variar dependiendo del tamaño del sistema que se esta implementando. Pero de cualquier manera, dada la importancia que tiene para la empresa la exitosa implementación del sistema, la relación con el diseñador del paquete se vuelve muy intensa. El éxito del proyecto es altamente dependiente de que esta sea una buena relación. Otro factor que sale a relucir durante la implementación es el grado de experiencia del proveedor con empresas similares. Tener un alto grado de dependencia con un proveedor de software puede incrementar el riesgo; un factor importante entonces se vuelve que tratemos con una empresa financieramente estable.

g). Involucramiento de los usuarios. Hay estudios que demuestran que el involucramiento de los usuarios finales y los desarrolladores es muy importante [8] además que el grado de habilidades de los usuarios es un factor clave para el éxito del sistema.

4. Costo – beneficio

La implementación exitosa de un sistema de ERP en la empresa no es la etapa final del proceso este sistema de soporte a las decisiones de negocio. [2] El éxito a largo plazo del proyecto descansa en la exitosa implementación de un plan de aseguramiento de calidad, o un plan de optimización posterior a la implementación.

Para obtener beneficios completos, sinergia operacional y un retorno de inversión óptimo del sistema, la organización debe ver mas allá de la utilización del sistema y enfocarse en mejorar el desempeño. Desempeño incremental es de particular importancia en la economía actual. Optimización es el siguiente paso después de una implementación exitosa, midiendo cuidadosamente el retorno de inversión y acelerando la curva de aprendizaje.

La optimización trae nuevas ideas que no fueron consideradas durante la implementación del proyecto o estaban fuera del alcance, como expansión del software implementado, hardware para eficientar los procesos existentes, etc.

La optimización debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que se ejecutaron los procesos de la propia implementación. Como regla, debemos seguir una metodología documentada, que tenga detalles del proyecto, así como fechas compromiso y dueños de las tareas.

Primero deben ser establecidos los objetivos de la optimización. Para ello también se debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado, funcionalidad y el impacto en los procesos actuales del negocio.

El proceso de la optimización es una herramienta para mostrar los beneficios del la implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional. Pero al final del dia, el éxito de la implementación del sistema está definido por la habilidad de la empresa de integrar y consolidar la propia funcionalidad del sistema de ERP. Optimizar no es un sinónimo de fracaso del sistema actual, solo se debe ver como parte del proceso de mejora continua.

La decisión de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de implementación de un sistema de ERP refleja la disponibilidad de la administración para cambiar la manera tradicional como opera la empresa. Las organizaciones que pueden adoptar y adaptarse a un sistema de ERP integral e implementar exitosamente toda la inversión asociada con el mismo pueden aprovechar aún más las ventajas y colocarse adelante de las demás, creando una ventaja competitiva

5. Conclusiones.

El procedimiento de implementación cuenta con 6 etapas las cuales son: definición, entrenamiento, modelación, configuración, puesta en vivo y refinación. En la definición se hacen tareas como análisis de requerimientos y alcance inicial, firma de contrato y estrategia de proyecto. La etapa de entrenamiento incluye la capacitación de líderes de proyecto para la aplicaciones funcionales y técnicas de software. La etapa de modelación análsis de la situación actual de la compañía y la definición de la etapa nueva de trabajo. La configuración se encarga de la instalación del software de acuerdo al modelo de trabajo y realizar pruebas. La puesta en vivo se encarga de la revisión del ambiente final y carga de la información inicial. Por último la refinación se encarga de mejora continua de procesos y entrenamiento periódico a usuarios finales.

Los sistemas de ERP forman parte fundamental de las grandes empresas actuales. Usualmente el mayor problema es que las empresas importantes han ido creciendo con el paso de los anos, han ido adquiriendo compañías diversas que manejan pequeños sistemas transaccionales unidos por otro ERP, en muchos casos diseñado especialmente a las necesidades de cada compañía o en muchas otras adquirido como un producto comercial.

El primer paso crucial en la implementación de un sistemas de ERP, es el de escoger que es lo que la empresa debe usar, basado en las necesidades de la misma, es decir, podemos caer en el error de querer usar un sistema muy sofisticado para una pequeña empresa que ni siquiera recuperará la inversión; o por otro lado, podemos caer en el error de al no haber dimensionado adecuadamente los sistemas de nuestra compañía, escoger un sistemas que quede corto con nuestra necesidades y que después sea necesario hacer crecer o modificar y en el peor de los casos eliminar de nuestra compañía para implementar uno nuevo.

El nombre del juego se llama costo beneficio. Los sistemas en sí no sirven sin un propósito, y el enterprise resource planning no es la excepción. Si el sistema que queramos implementar no tiene una justificación de un considerable retorno de la inversión, difícilmente será aceptado por la alta dirección.

Por ello se seleccionó este tema, porque la implementación de los sistemas de ERP es uno de los retos mas interesantes de una compañía; el cual bien manejado e implementado puede significar el total éxito en la misma.

6. Referencias.

[1] Ahituv, N.(2002). A system development methodology for ERP systems. The Journal of Computer Information Systems, 42, 56 – 68. Retrieved October 8th, 2002, from http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17
[2] Faleti, S.A.(2001). ERP optimization: Maximize ROI through improved performance. AFP Exchange, 21, 26 – 29. Retieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17
[3] Bradford, M.(2001). Does ERP fit in a lean world?. Strategic Finance, 82, 28 – 35. Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17
[4] Rondeau, P. J.(2001). Evolution of manufacturing planning and control systems: From reorder point to enterprise resource planning. Production and Inventory Management Journal, 42, 1 – 7. Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17
[5] Hislop, D., Newell, S.(2000). Networks, knowledge and power: Decision making, politics and the process of innovation. Technology Analysis & Strategic Management, 12, 339 – 342. Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17
[6] Auditore, P. J.(2000). The future of BI. Enterprise Systems Journal, 15, 53 – 56. Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17
[7] Chung, S. H.(2000). ERP adoption: a technological evolution approach. International Journal of Agile Management Systems, 2, 24. Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17
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[10] Anonymous. (2000). An outsourcer relies on an outsourcer. Communications News, 37, 60 – 61. Retrieved October 8th, 2002. From http://biblioteca.itesm.mx/cgi-bin/nav/salta?cual=bases:17
[11] Levinson, M.(2002, September 15). How to get your House in Order. CIO Magazine. Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/091502/order.html
[12] Williams, S.(2002, September 15). His Side of the Mattress. CIO Magazine. Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/091502/peer.html
[13] Low, L.(2002, August 15). The Integration Imperative. CIO Magazine. Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/081502/overview.html
[14] Koch, C.(2002, July 15). Take Control Consultants-can't live with 'em, can't live without 'em. CIO Magazine. Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/071502/control.html
[15] Worthen, B.(2002, May 15). Nestlé's ERP Odyssey. CIO Magazine. Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/051502/nestle.html
[16] Koch, C.(2002, February 7) The ABCs of ERP. CIO Magazine. Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html
[17] Scalet, S. D.(2002, february 1) Working in a Deeper Shade of Green. CIO Magazine. Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/020102/dep.html
[18] Slater, D.(2002, January 15) Costly, Painful and Worth It. CIO Magazine. Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/011502/costly.html
[19] Pender, L.(2002, September 15) Damned If You Do. CIO Magazine. Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/091500/erp.html
[20] Jeffery, B., Morrison, J. (2000, September 1) ERP, One Letter at a Time. CIO Magazine. Retieved October 8th, 2002, from: http://www.cio.com/archive/090100/ea.html

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Hugo Benito Ruiz Anchondo

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