Enfoque sistémico

Autor: William Cuevas Amaya

Competitividad

03-2003

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Como antecedente, también, se encuentra que el SENA publicó en 1983, una compilación de antologías, titulada Introducción a la Teoría de Sistemas, documento que manifiesta las circunstancias de la institución, en ese entonces, y es coincidente la situación actual del SENA con la apreciación de los autores del texto, cuando manifiestan la: “urgente necesidad de abandonar los enfoques tradicionales que disminuya y acabe con la brecha científica y tecnológica- porque están convencidos de la –apremiante necesidad por desarrollar e institucionalizar una capacidad permanente para la evaluación, la educación y, aún, la innovación...”[1] 
 
En ese contexto el Conpes planteó en 1997 que el SENA tiene problemas, por cuanto:
 
“Su desarrollo no se articula armónicamente con los otros sistemas ” (páginas 1) 
 
En ese orden de ideas, surge la pregunta:

¿Qué es enfoque de sistemas? 

Las respuestas a este interrogante, se encuentran en los siguientes escritos teóricos:
 
“El enfoque de sistemas; ... podríamos decir que es una propuesta administrativa útil y válida que ha demostrado científicamente su efectividad, estrechamente relacionada con el entorno de la organización, que facilita la relación humanista empresarial y que permite la aplicación de modelos diferentes para problemas diferentes” (Fuente: Organizaciones y Administración, un Enfoque de Sistemas, Norma, Bogotá, 1985, página 145)

“Un sistema es una totalidad percibida cuyos elementos se aglomeran porque se afecta recíprocamente a lo largo del tiempo y operan con un propósito común” (Fuente: La Quinta Disciplina en la Práctica, Cómo construir una organización inteligente, Ediciones Granica S.A. Barcelona, 1995 página 94)
 
“... la idea esencial del enfoque de sistemas radica en que la actividad de cualquier parte de una organización afecta la actividad de cualquier otra... entonces, en los sistemas no hay unidades aisladas, por el contrario todas sus partes actúan con una misma orientación y satisfacen un objetivo común... es necesario el funcionamiento correcto de las partes para el eficaz desempeño del todo en su conjunto.” (Introducción a la Teoría de Sistemas, texto corporativo, Bogotá, 1983 páginas 21)
 
 “Las organizaciones orientadas hacia sistemas pueden representarse por medio de modelos organizacionales tradicionales como el organigrama; sin embargo, si estos modelos se crean para que sean útiles y no como simple decoración de las oficinas, son con frecuencia bastante complicados. –La ventaja de los gráficos de sistemas lineales de responsabilidad es que le permite permiten al usuario apreciar tanto su propio papel en la organización como el de los individuos con quienes debe trabajar todos los días. –El gráfico de los sistemas lineales de responsabilidad (...) permite la clara descripción de los papeles que desempeñan los individuos de la organización y, como tal, es modelo organizacional que centra su atención en las características del sistema.” (Fuente: Organizaciones y Administración, un enfoque de sistemas, Norma, 1988, Págs. 221, 223 y 227) 
 
“Un sistema es un conjunto interactuante o interdependiente de elementos que forman un todo unificado... todo es un sistema... en consecuencia, acciones que afectan a un elemento causan reacciones de los otros” (Organizaciones y Administración, un enfoque de Sistemas, Norma, Bogotá, 19985, páginas 41) 
 
A ese respecto, Michael Porter, en cuanto a enfoque sistémico, teoriza de la siguiente manera:

“El adquirir ventaja competitiva exige que la cadena de valor de una empresa se gestione como un sistema y no como una colección de partes separadas.” (La Ventaja Competitiva de las Naciones, Vergara, Buenos Aires, 1993, p. 74)
 
 “...la idea esencial del enfoque de sistema radica en que la actividad de cualquier parte de una organización afecta la actividad de cualquier otra... entonces, en los sistemas no hay unidades aisladas, por el contrario todas sus partes actúan con una misma orientación y satisfacen un objetivo común... es necesario el funcionamiento correcto de las partes para el eficaz desempeño del todo en su conjunto.”[2]

Por su parte, Alberto León Betancourt escribió que:
 
 “Un sistema es un conjunto interactuante o interdependiente de elementos que forman un todo unificado... todo es un sistema... en consecuencia, acciones que afectan a un elemento causan reacciones de los otros”[3]  
 
Es de inferir que el SENA podría haber superado sus condiciones actuales de contrastes entre el Deber Ser y su realidad, si hubiera funcionado con el enfoque de sistemas, pues de esa manera se habría retroalimentado de la información que el medio ambiente produce y exige constantemente y, hubiera podido:

“... anticiparse a las adecuaciones de su estructura interna y de las relaciones externas o enlaces de la organización en su contexto... y a su vez habría logrado eliminar los obstáculos que han retrasado su proceso de desarrollo.”[4]
 
El Enfoque de sistemas comporta una macrovisión que pone al descubierto las categorías de insumo, producto, estructura, proceso, entorno, entre otras, con un atributo sinérgico como es la retroalimentación, a través del cual se puede institucionalizar el autodiagnóstico, con cuyas variables e indicadores, se pueda establecer una permanente estrategia tecnológica de cambio e innovación organizacional. Con ese comportamiento macrovisionario,
“Se presta especial atención a los insumos de datos y a los procesos que realimentan la información del medio ambiente, para ajustar o anticipar las adecuaciones de la estructura interna y de las relaciones externas o enlaces de la organización con su contexto.”[5]  
 
En la misma tónica concibe Alberto León Betancourt la macrovisión del enfoque de sistemas, cuando afirma:

“El administrador debe tener en cuenta, al determinar los objetivos globales, los diferentes actores a los cuales debe responder la organización. Estos actores tienen, en general, objetivos en conflicto porque el logro de uno elimina la posibilidad de alcanzar otros...”[6]
 
Y continúa diciendo que: “Un actor es un individuo o una institución que demanda algo que le debe la organización...”[7]  
 
Los tiempos aperturistas y globalizadores se han convertido en conflicto indescifrable para empresas y organizaciones que como el SENA, otrora fueron paradigmas del desarrollo organizacional y de la gestión lineal, pero que no estuvieron en condiciones de leer las tecnologías del futuro, en términos estratégicos. A ese respecto Peter Senge plantea dentro de su concepto del pensamiento sistémico que:

“El momento de mayor crecimiento es el momento de planificar para los tiempos difíciles.”[8]   
 
Interpretando estos mensajes, podríamos decir que el enfoque de sistemas es un idioma universal, en tanto se coincide con Peter Senge, cuando afirma que:

“un sistema es una totalidad percibida, cuyos elementos se aglomeran porque se afecta recíprocamente a lo largo del tiempo y operan con un propósito común”[9]  
 
3.1.3. Competitividad
 
Un tercer antecedente es la publicación en 1997 del documento corporativo “Hacia un SENA Competitivo” Plan Estratégico 1997-2001, el cual plantea proyectos estratégicos de competitividad en los siguientes sistemas de la institución, así:
 
3.1.3.1. Sistema de Formación Profesional: 
 
“Ampliación de la cobertura. Modernización de planes y programas. Integralidad y calidad de la Formación Profesional”
 
3.1.3.2. Sistema de Información para el Empleo: 
 
“Consolidación y ampliación del Sistema. Estructuración del Sistema de Orientación Ocupacional.” 
 
3.1.3.3. Sistema de Ciencia y Tecnología: 
 
“Atención a los proyectos de desarrollo tecnológico productivo. Implementación del sistema de información y monitoreo de tecnologías y mercados.”
 
3.1.3.4. Sistema de Desarrollo Institucional:
 
“Mejoramiento de la gestión institucional. Modernización de los Centros de Formación. Modernización de procesos y plan informático” (págs. 8-11) 
 
Esos proyectos estratégicos de competitividad, presentados en “Hacia un SENA Competitivo” Plan Estratégico 1997-2001, están orientados a resolver problemas que la entidad reconoce, existen en su real SER, así:
a) Sistema de Formación Profesional:
 
“Dispersión y desarticulación de la oferta de formación para el trabajo. -Baja cobertura de la formación de técnicos y tecnólogos, según los requerimientos del sector productivo”
 
b) Sistema de Información para el Empleo:
 
“Baja pertinencia de las acciones de formación con los requerimientos del sector productivo.

Insuficiencia en la captación de vacantes y colocación efectiva. -Insuficiencia en la orientación de los desempleados. -Desarticulación entre la información de mercados laborales y la programación de la formación para el trabajo”
 
c) Sistema de Ciencia y Tecnología:
 
“Insuficientes niveles de competitividad del sector productivo. -Ineficiencia en la utilización de los recursos existentes para apoyar el desarrollo tecnológico -Baja atención a los sectores productivos en aspectos tecnológicos. -Baja capacitación en gestión tecnológica”
 
d) Sistema de Desarrollo Institucional
 
“Inadecuado conocimiento de los servicios y realizaciones institucionales en el medio productivo, institucional y social. -Insuficiente patrocinio de los trabajadores-alumnos de los cursos largos. -Deterioro del clima organizacional. -Desactualización tecnológica de parte de los docentes del SENA. -Ineficiencia en los procesos y en los modelos de gestión administrativa de los centros. -Pérdida de efectividad del modelo de indicadores de la gestión institucional” [10]

Esta amplia gama de problemas, es un insumo del autodiagnóstico que la entidad hace de sí misma para elaborar su plan de reestructuración, en cuyas estrategias, deja entrever que los sistemas mencionados o son muy débiles o no son sinérgicos, o son muy cerrados, (entrópicos) o son anticuados, según se deduce de la lectura de los proyectos estratégicos.
 
Ante ese estado de cosas no es atrevimiento decir que los sistemas del SENA necesitan reingeniería en el sentido de rediseño de los procesos, de aplicar el enfoque sistémico, olvidarse de los métodos convencionales, y dedicar su interés en la calidad, la innovación y el servicio al cliente.  
 
En la medida como los sistemas tienen sus propias características, también tienen componentes generales, como propósitos, función central, competencias, objetivos, mecanismos de control, operativización, beneficios, dificultades, modelos, aplicaciones, conceptos, estructura organizativa, jurisdicción y estrategias, y como tales, cada sistema debería tener su propio gerente con aptitudes analíticas y de aprovechamiento de oportunidades, en lugar de solucionar problemas; gran voluntad para practicar las soluciones; aptitudes para la comunicación intersistemas, no intrasistema, entre otras.   
 
Sin ser teórico, se puede argumentar que todo lo anterior, indica que la integralidad de la Calidad Total, exige:
 
ý Compartir visión, misión y objetivos globales escritos, publicados, conocidos y compartidos por todos
ý Tener capacidad de acción y trascendencia
ý Priorizar la ciencia y la tecnología
ý Fortalecer información circular
ý Seleccionar personal con capacidad creativa, investigativa y de criticidad
ý Trabajar en equipo con disciplina, exigencia, innovación y flexibilidad.
ý Articular acciones operativas y determinar las áreas prioritarias a atender 
ý Definir analíticamente estrategias globalizantes adecuadas
ý Realizar transferencia interna de tecnología
 
Lo anterior se corrobora con Edward J. Hay, quien afirma:
 
“La calidad total es el resultado final de toda una serie de actividades”[11]  
 
A ese respecto, Michael Porter, desde el punto de vista de competitividad, teoriza de la siguiente manera:
“El adquirir ventaja competitiva exige que la cadena de valor de una empresa se gestione como un sistema y no como una colección de partes separadas.”[12]   
 
Articulado al contexto del documento corporativo “Hacia un SENA Competitivo” Plan Estratégico 1997-2001, se encuentra el tema de la competitividad, cuyo concepto está definido por algunos autores, quienes responden de la siguiente manera, a la pregunta:

3.1.3.4. ¿Qué es competitividad?
 
a) “Capacidad de la sociedad colombiana para hacer frente al desafío de la economía global y, al tiempo, incrementar sus niveles de bienestar” (Fuente: Estrategias y mecanismos para el fomento de la competitividad y el desarrollo tecnológico productivo, Consejo Nacional de Competitividad, Bogotá, 1997)
 
“La competitividad consiste en la capacidad de un país para sostener y expandir su participación en los mercados internacionales y elevar el nivel de vida de su población. Esto exige el incremento de la productividad, por ende la incorporación de progreso técnico.” (Fuente: FAJZYLBER, Fernando, citado en La Ventaja Competitiva de la Actividad Empresarial Antioqueña, Cámara de Comercio, Medellín, 1998, página 11)
 
“El único concepto significativo de la competitividad a escala nacional es la productividad nacional” (Fuente: La ventaja Competitiva de la Naciones, Vergara, Buenos Aires, 1993, página 45)
 
“Competitividad no es algo estático, es un proceso continuo de mejoramiento y de innovación que requiere objetivos precisos, amplios insumos (recursos naturales, recursos humanos, capital, infraestructura) claras estrategias y un medio ambiente que permita adoptar con rapidez aquellas innovaciones que estén basadas en el conocimiento” (Fuente: Informe Monitor, 1995, página 4)
 
“La competitividad se logra mediante el desarrollo de la innovación, la adaptación y las alianzas estratégicas. -... avanzar de una formación profesional soportada en el HACER, a una formación profesional soportada en el SABER” (Fuente: Marco de referencia para la modernización del diseño curricular de planes y programas en el SENA, Santafé de Bogotá, 1996, página 11)
 
“... un modelo de empresa que, utilizando los principios y las metodologías de la calidad total, permita no solamente alcanzar la competitividad, sino también crear la célula económica elemental a través de la cual la comunidad consigue generar bienestar para todos sus miembros.” -“Trataremos la competitividad desde el prisma de la aplicación de los principios de calidad total orientada a la consecución de la excelencia de todos los procesos internos de la empresa...” (Competitividad es Calidad Total, Alfa-Omega-Marcombo, Barcelona, 1993. Página 8)
 
"La competencia esencial está compuesta por tres elementos o componentes básicas distintivas: unas de origen tecnológico (en sentido amplio: saber y experiencia acumulados por la empresa); otras de origen organizativo ("procesos de acción" de la organización); y otras de carácter personal (actitudes, aptitudes y habilidades de los miembros de la organización) - De la combinación de estas competencias básicas distintivas se obtiene la "competencia esencial". (Fuente: Conocimientos tácitos, habilidades y experiencia, Propuesta para la formulación de una estrategia de gestión del conocimiento. María Gradillas Reverté, www.gestiondelconocimiento.com - mgradillas@ayudaenaccion.org Febrero 2001)

[1] CAMPERO, Gildardo y VIDAL, Héctor. Introducción a la Teoría de Sistemas, texto corporativo, Bogotá, 1983, págs. 7 y 8
[2] Ibíd. págs. 20 y 21  
[3] Organizaciones y Administración, un enfoque de Sistemas, Norma, Bogotá, 19985, págs. 41 y 86
[4] Introducción a la Teoría de Sistemas, SENA texto corporativo, Bogotá, 1983, p. 11
[5] Ibíd. p. 9  
[6] Organizaciones y Administración, un Enfoque de Sistemas, Norma, Bogotá, 1985,p. 91
[7] Organizaciones y Administración, un Enfoque de Sistemas, Norma, Bogotá, 1985, p. 115
[8] La Quinta Disciplina en la Práctica, Cómo construir una organización inteligente, ediciones Granica S.A. Barcelona, 1.995, p. 91
[9] Ibíd. p. 94  
[10] Hacia un SENA Competitivo, Plan Estratégico 1997-2001, texto corporativo, Bogotá, 1997, págs. 8-11
[11] Justo A Tiempo, la técnica japonesa que genera mayor ventaja competitiva, Norma, Bogotá, 1989, página 157
[12] La Ventaja Competitiva de las Naciones, Vergara, Buenos Aires, 1993, p. 74

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William Cuevas Amaya

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