RESUMEN
El presente trabajo consiste en un diagnostico de las funciones
administrativas de la Unidad Básica Empresarial Combinado Cubanacán,
primeramente se elaborará un marco teórico relacionado con el tema del
ciclo administrativo, con el objetivo de tenerlo de referencia para las
valoraciones, que sobre las funciones, se deben de hacer para dar
cumplimiento al objetivo principal del trabajo. Posteriormente se harán
encuestas a un total de 20 compañeros afines a las labores
administrativas y a expertos dentro del propio centro. Finalmente se
someterá a análisis los resultados de las encuestas y con ello se
elaborara el diagnóstico que nos dará una idea de la situación actual de
la empresa, arribando con esta a conclusiones y recomendaciones que nos
indicaran los problemas que tenemos y una idea de cómo se podrían
resolver. Con los resultados podremos mejorar el trabajo en todos los
departamentos que conforman la estructura y todo esto redundara en un
mayor desarrollo de nuestros producciones y un mejor funcionamiento de
la dirección en el centro.
Palabras Clave: Diagnóstico, Administración, Funciones.
ABSTRACT
This study was made in the Beverages and Liquors Enterprise of Villa
Clara, Cuba and it consists in a diagnostic of the administrative
process in the Rum's Factory of Camajuaní named "Combinado Cubanacán" .
First of all, we made a bibliography revision with the purpose of
knowing more about this theme, and also obtaining the experience to
evaluate the process that we mentioning before. For this, was necessary
to ask a few questions to the directives and employs with experience in
business administration, for a total of 20 persons. After that, we
analyzed the answers of the questions and arrived to the diagnostic of
the administrative process, all of these will gave us an idea about the
actual situation of the factory. Finally, we arrived to the conclusions
about how the administrative process in the factory is, by showing us
the problems that we need to resolve to do a better job.
With the results we can improve the labor of the Departments in the
factory and this will develop our productions much more than before.
Besides, we will do a better work as managers after knowing how, where
and when the administrative problems are.
Key Words: Diagnostic, Administration, Functions.
INTRODUCCION
En la UEB Combinado Cubanacán se hace necesario la realización de un
diagnóstico de las funciones de dirección, para saber como está
funcionando el ciclo administrativo y además porque actualmente se pone
en marcha el Sistema de Perfeccionamiento Empresarial y hasta ahora no
se había hecho una investigación de las funciones, es decir, por primera
vez vamos a evaluar el funcionamiento del ciclo y el conocimiento que
tienen los directivos sobre el mismo. Para lograr todo esto antes
planteado nos proponemos los siguientes objetivos:
Objetivo General
- Elaboración del Diagnóstico de las Funciones Administrativas.
Objetivos Específicos
- Describir la situación actual en que funcionan los diferentes
departamentos
- Reflejar de forma detallada los problemas específicos de cada
departamento y consolidar los resultados de los que trabajan bien.
- Evaluar las capacidades potenciales de las organizaciones para
introducir modificaciones y lograr mayor eficiencia y eficacia.
- Orientar el trabajo sobre la base del tiempo para evacuar las
dificultades.
La empresa de Bebidas y refrescos, surge en 1992 como resultado del
fraccionamiento de la antigua Empresa de Bebidas y Licores VC. En la
actualidad esta entidad la integran cinco fábricas, seis distribuidoras
y una base de transporte. En el municipio de Camajuaní funciona el
Combinado Cubanacán que su razón de social son las producciones
alcohólicas y hielo. En el Centro laboran un total de 122 trabajadores
de ellos 87 obreros, 3 administrativos, 13 de servicios, 9 técnicos y 10
dirigentes. De forma general actualmente se realizan innovaciones y
cambios tecnológicos en la fábrica para mejorar métodos y estilos de
dirección. Se lucha arduamente para elaborar productos competitivos,
incrementar producciones, elevar productividad, esto constituye la
estrategia de la unidad.
DESARROLLO
Para poder entender la administración se debe conocer la perspectiva de
la historia de su disciplina, los hechos acerca de lo que ha pasado en
situaciones similares anteriores, y relacionarlas con otras experiencias
y otros conocimientos actuales. Es por eso la importancia de conocer la
historia y origen de la administración.
La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en
sociedad. El surgimiento de la administración es un acontecimiento de
primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay,
una institución básicamente nueva, o algún nuevo grupo dirigente, han
surgido tan rápido como la administración desde un principios del siglo.
Pocas veces en la historia de la humanidad una institución se ha
manifestado indispensable con tanta rapidez. La administración que es el
órgano específico encargado de hacer que los recursos sean productivos,
esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico,
refleja el espíritu esencial de la era moderna. Es en realidad
indispensable y esto explica por qué, una vez creada, creció con tanta
rapidez.
El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y
cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede
describirse a través del desarrollo de las organizaciones sociales
partiendo en la época prehispánica por las tribus nómadas, donde
comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de
animales, y después con el descubrimiento de la agricultura da paso a la
creación de las pequeñas comunidades.
Si pudiéramos repasar toda la historia de la humanidad encontraríamos
que, los pueblos antiguos trabajaron unidos en organizaciones
formales(ejemplo los ejércitos griegos y romanos, la iglesia católica
romana, la compañía de las indias orientales, etc.). También las
personas han escrito sobre cómo lograr que las organizaciones sean
eficaces y eficientes, mucho antes de que el termino "administración"
hubiera aparecido y se hubiera definido.
Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se
caracterizaron por poseer formas predominantes agrarias, donde la
familia, los grupos informales y las pequeñas comunidades eran
importantes. Posteriormente, éstas se transformaron en otras de tipo
industrial, impulsadas por la Revolución Industrial y caracterizadas por
el surgimiento y desarrollo de las grandes organizaciones y centros
industriales.
El cuerpo sistemático de conocimientos sobre la administración se inicia
en plena Revolución Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las
grandes empresas que requerían de nuevas formas de organización y
practicas administrativas. La empresa industrial a gran escala era algo
nuevo.
El proceso administrativo
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a
cabo una actividad o lograr un objetivo. Proceso administrativo es el
conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa
la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso
integral.
Si observamos cómo se desarrolla la vida de todo organismo social -y
principalmente la de aquellos que, como la empresa, forma el hombre
libremente- podemos distinguir dos fases o etapas principales. La
comparación con lo que ocurre en la vida de los organismos físicos podrá
aclararnos mejor estas dos fases.
La primera etapa. Se refiere a la estructuración o construcción del
organismo. En ella, partiendo de una célula, se van diferenciando los
tejidos y órganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su
plenitud funcional, apto ya para el desarrollo normal de las actividades
o funciones que le son propias o específicas.
La segunda etapa. Es aquella en la que, ya totalmente estructurado el
organismo, desarrolla en toda su plenitud las funciones, operaciones o
actividades que le son propias, en toda su variada, pero coordinada
complejidad, que tiende a realizar la vida de ese organismo.
Cosa semejante ocurre en un organismo social: en su primera etapa,
partiendo de la iniciativa de uno o pocos hombres, todo se dirige a la
estructuración de ese organismo social; cuando esta debidamente
estructurado, hay una segunda etapa, que consiste en la operación o
funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines propuestos.
Para efectos de una mejor comprensión de este tema se exponen a
continuación algunos criterios de diversos autores acerca de las etapas
del proceso administrativo, que realizó José A. Fernández Arena.
Henry Fayol. Etapas: Previsión, organización, comando, coordinación y
control.
Koontz & O'Donnell. Etapas: Planeación, organización, integración,
dirección y control.
G. R. Terry. Etapas: Planeación, organización, ejecución y control.
Agustín Reyes Ponce. Etapas: Previsión, planeación, organización,
integración, dirección y control.
Burt K. Scanlan. Etapas. Planeación, organización, dirección y control.
Lyndall F. Urwick (n.1891). Etapas: Investigación, Previsión,
Planeamiento, Organización, Coordinación, Mando y Control
De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso
administrativo, podemos concluir que, cuatro son las etapas básicas para
su estudio y conformación de sus dos principales fases; fase mecánica,
compuesta por la planeación y la organización, en donde se da respuesta
a los cuestionamientos de ¿Qué se va a hacer? y ¿Cómo se va a realizar?
respectivamente; la otra fase, la dinámica cuya implantación dentro de
la organización, nos permite ver con mayor claridad lo que al momento se
esta haciendo y así mismo poder evaluar tales acciones.
FASE MECANICA comprende a la planeación (trata más o menos de que cosas
se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas,
presupuestos, etc.) y la organización (de como se va a realizar y se
cuenta con los organigramas, recursos, funciones...)
Planeación: propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas,
presupuestos, procedimientos. Organización: División del trabajo y de la
coordinación; jerarquización, departamentalización, descripción de
funciones.
FASE DINAMICA aquí está la dirección que se encarga de ver que se
realicen las tareas y para ello cuenta con la supervisión, liderazgo,
comunicación, y motivación y por último, encontramos al control que es
el encargado de decir cómo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y
compara los estudios.
Dirección: Toma de decisiones, integración, motivación, comunicación, y
supervisión
Control: Establecimiento de estándares, medición, retroalimentación y
corrección.
Con el propósito de clarificar la existencia de estas cuatro fases del
proceso administrativo, enseguida se presenta el significado de cada una
de ellas, así como su importancia y la composición en sus respectivos
elementos.
Planeación.
Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es
posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un
curso de acción.
Importancia de la planeación:
- Propicia el desarrollo de la empresa.
- Reduce al máximo los riesgos.
- Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
"Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud
de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las
políticas y planes delineados por su superior".
El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a
aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administración para
distinguir entre formular la política (fijar las guías para pensar en la
toma de decisiones) y la administración, o entre el director y el
administrador o el supervisor. Un administrador, a causa de su
delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la
planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor
proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos
los administradores desde, los directores hasta los jefes o
supervisores, planean lo que les corresponde.
Elementos de la planeación:
1. Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo
social.
2. La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste
en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de
los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
3. Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea
obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y
determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
4. Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran
la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los
objetivos en las condiciones más ventajosas.
5. Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios,
lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre
problemas que se repiten dentro de una organización.
6. Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de
actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo
requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecución.
7. Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de
actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con
la comprobación subsiguiente de la realización de dicho plan.
8. Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de
actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo
repetitivo.
Naturaleza de la planeación:
1. Su contribución al propósito y a los objetivos: Cada plan y todos los
planes dentro de la planeación deben contribuir al logro del propósito y
los objetivos de la empresa.
2. Su supremacía entre las tareas del administrador: La planeación es la
única en establecer los objetivos necesarios hacia los cuales confluirá
el esfuerzo de los demás.
3. Su generalización: La planeación es una función de todos los
administradores aunque su carácter y alcance varían de acuerdo con la
autoridad de cada uno de y con la naturaleza de las políticas y los
planes establecidos por la alta dirección.
4. La eficiencia de sus planes: La eficiencia de un plan se mide por su
contribución al propósito y los objetivos, menos los costos y otros
factores necesarios para formularlo y operarlo.
Tipos de planes:
1. Propósitos o misiones: Es la función o tarea básica que debe tener
una empresa (visión y misión).
2. Objetivos o metas: Los fines hacia los cuales se dirige la actividad.
3. Estrategias: Determinación de los objetivos básicos a largo plazo de
una empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de los
recursos necesarios para alcanzarlos.
4. Políticas: Las políticas también son planes en el sentido de que se
constituyen declaraciones o interpretaciones generales que guían el
pensamiento para la toma de decisiones.
5. Procedimientos: Los procedimientos que establecen un plan obligatorio
para realizar las actividades futuras.
Pasos para la planeación:
1. Detección de las oportunidades o problemas: Este es verdadero punto
de partida de la planeación, donde se realiza un examen de las
oportunidades, por medio de este se busca saber donde se encuentra la
oportunidad o problema, saber como desenvolver este problema u
oportunidad y saber a donde se llega o que se va a ganar.
2. Establecimiento de objetivos: Consiste en establecer objetivos para
toda la empresa y partiendo de allí para cada unidad de trabajo.
3. Desarrollo de premisas: No son mas que suposiciones sobre el ambiente
en que el plan ha de ejecutarse.
4. Determinación de cursos alternativos a la acción: Estudiar mas de una
alternativa o camino de solución en relación a un problema.
5. Evaluación de cursos alternativos de acción: Después de buscar los
caminos alternativos de acción se deben estudiar los puntos fuertes y
débiles de cada uno y compararlos con la empresa.
6. Selección de un curso de acción: Es el acto seguido luego de estudiar
los cursos se debe elegir el que se amolde mejor a las premisas y metas
del plan y de la empresa.
7. Formulación de planes derivados: Se necesitan planes derivados del
plan principal que respalde el cumplimiento de los objetivos para
realizar las metas de ese plan.
8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto:
Organización.
La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías
necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las
mismas y sus funciones dentro del grupo social.
Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar.
Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines
personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas,
sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación
puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura
de organización.
Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha
dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión
en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a
colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún
personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas
efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en
que sus funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la administración de
empresas como en cualquier institución.
Concepto de Organización
Una organización es un patrón de relaciones por medio de las cuales las
personas, bajo el mando de los Gerentes persiguen metas comunes. Estas
metas son producto de los procesos de toma de decisiones denominado
Planificación. Las metas que los administradores desarrollan en razón de
la planificación suelen ser ambiciosas, de largo alcance y sin final
fijo. Los gerentes quieren estar seguros que sus organizaciones podrán
aguantar mucho tiempo. Los miembros de una organización necesitan un
marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para
alcanzar las metas de la organización.
Un papel organizacional que tenga significado para las personas debe
incluir objetivos verificables, el agrupamiento de las actividades
necesarias para lograr los objetivos, la asignación de cada agrupamiento
a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlos y las
medidas para coordinar horizontal y verticalmente en la estructura
organizacional.
El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para
crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan
durar desde el presente hasta bien entrado el futuro.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que
sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea
y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se
eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación
de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de
decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización
los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor
administración:
Elementos de la organización:
a) División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una
secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera; (jerarquización)
que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado
o importancia. La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa
todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en
su similitud.
b) Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de
un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y
rapidez, en desarrollo de los objetivos.
Dirección.
Comprende la influencia del administrador en la realización de los
planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la
comunicación, la supervisión y la motivación.
Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la función
directiva, comienza a darse cuenta de parte de su complejidad. En primer
lugar, está tratando con gente, pero no en una base completamente
objetiva, ya que también él mismo es una persona y, por lo general, es
parte del problema. Está en contacto directo con la gente, tanto con los
individuos, como con los grupos. Pronto descubre, como factor
productivo, que la gente no está solamente interesada en los objetivos
de la empresa; tiene también sus propios objetivos. Para poder encaminar
el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el administrador
se da cuenta pronto que debe pensar en términos de los resultados
relacionados con la orientación, la comunicación, la motivación y la
dirección.
Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por
muchas razones, considerarlo como separado de sus subordinados. Para
lograr los objetivos de la empresa se le han asignado recursos humanos y
de otra índole, y tiene que integrarlos. También es conveniente pensar
en el administrador como separado del grupo por que es su jefe. Como
jefe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha de persuadir al
grupo para que haga lo que él quiere o deba hacerse.
Concepto de dirección:
Es el planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones
de la empresa, a fin de lograr los objetivos que esta persigue y así
mismo, los pueda alcanzar. Es la aplicación de los conocimientos en la
toma de decisiones, incluye la tarea de fincar los objetivos,
alcanzarlos, determinación de la mejor manera de llevar a cabo el
liderazgo y ocuparse de la manera de planeamiento e integración de todos
los sistemas, en un todo unificado. La dirección debe de saber como es
el comportamiento de la gente como individuos y cuando están en grupos y
entender la forma en como operan los diferentes tipos de estructura. Es
una fuerza que mediante la toma de decisiones basada en los
conocimientos y entendimiento, relaciona entre sí, e integra a través de
los procesos de unión apropiados a todos los elementos del sistema
organizado de una forma calculada para alcanzar los objetivos de una
organización.
La dirección implica el uso inteligente de un sistema de incentivos más
una personalidad que despierte interés en otras personas.
La dirección como parte del proceso administrativo se compone de varios
elementos:
- Toma de decisiones. Significa la elección de un curso de acción o
alternativa. Al tomar decisiones es necesario antes de evaluar las
alternativas, definir y analizar el problema, para posteriormente
aplicar la decisión o alternativa que mejor se sugiera.
- Integración. Al igual que en la toma de decisiones, también existe un
proceso para la adecuada integración en cuanto al personal se refiere,
este proceso inicia con el reclutamiento u obtención de los candidatos
que aspiran a un puesto determinado, en seguida se introducirán, o dicho
en otras palabras, se les ambientará; para finalmente capacitarlos en el
desarrollo de las funciones que habrán de realizar.
- Motivación. La motivación es la labor más importante de la dirección,
a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la
ejecución del trabajo, de acuerdo a normas o patrones de conducta
esperados.
- Comunicación. La comunicación en cualquier grupo que se trate, es de
vital importancia ya que involucra a los individuos no solo en su papel
de comunicadores, sino en el buen uso que a la información se le da.
- Supervisión. Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal
forma que las actividades se realicen adecuadamente.
Control.
El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de
establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones
en la ejecución de los planes.
Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún
administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus
subordinados están operando en la forma deseada a menos que tenga un
plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras
más claros, completos, y coordinados sean los planes y más largo el
periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el control.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo
erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas
necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo,
el mejor control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a
ellas.
Elementos del control:
- Establecimiento de estándares. Es la aplicación de una unidad de
medida, que servirá como modelo, guía o patrón en base en lo cual se
efectuará el control.
- Medición de resultados. La acción de medir la ejecución y los
resultados, puede de algún modo modificar la misma unidad de medida.
- Corrección. La utilidad concreta y tangible del control está en la
acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los
estándares.
- Retroalimentación. El establecimiento de medidas correctivas da lugar
a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más
estrecha entre la planeación y el control.
Importancia del control
· Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
· Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
· Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
· Localiza los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
· Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la
planeación.
· Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicación incide
directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos
de la empresa.
UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar,
no importando el tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde
varias personas trabajan juntas para el logro de objetivos comunes .
Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e
igualmente lo utilizará un gerente de una tienda de departamentos. Así
mismo, este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la
organización ya sea directivo o simplemente de supervisión.
PRINCIPIOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PRINCIPIO DE DELEGACIÓN:
1.- Integración de personas:
- Adecuar funciones a los hombres
- Proveer a los hombres de elementos administrativos para el buen
desempeño de su función y
- Darle importancia a una buena introducción adecuada.
2.- Interpretación de las cosas:
- Coordinación de elementos y técnicas entre sí y con las personas.
3.- Instalación y mantenimiento
- Se debe planear como reponer los gastos y en momentos de
improductividad en mantenimiento.
PRINCIPIOS DE DELEGACIÓN Y CONTROL
Se debe de delegar la autoridad teniendo siempre el control sobre de esa
delegación que se confiere.
PRINCIPIOS DE DIRECCION
1. COORDINACION DE INTERESES: Coordinar intereses de grupo e
individuales de quienes participan de los objetivos.
2. IMPERSONALIDAD DEL MANDO: La autoridad debe de ser producto de la
necesidad de todo organismo social y no el resultado de intereses
personales del administrador.
3. VÍA JERARQUICA: Dice que no deben de faltar sin razón los productos
de una orden.
4. RESOLUCION DE CONFLICTOS: Si se llegan a presentar estos conflictos
deben de resolverse lo más pronto posible con el menor disgusto de las
partes.
5. APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO: Aprovechar los conflictos para
encontrar soluciones.
6. ESTANDARES: El control es imposible si no se han fijado antes los
estándares. (Medidores de objetivos).
7. MEDIR EL CONTROL: El control deberá de usarse sólo si el trabajo que
se impone tiene justificación ante los beneficios que se espera y,
8. EL PRINCIPIO DE EXCEPCIÓN: Dice que el control es más eficaz cuando
se concentra en cosas que no salieron como se planeo en un inicio.
VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
1. Se ofrece un marco de trabajo conceptual
2. Proporciona fundamentos para el estudio de la administración
promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.
3. Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas
ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo
administrativo.
4. Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de
situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un
conjunto particular de situaciones.
5. Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la
mejor manera de utilizarlo en una forma práctica.
6. Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la
administración. El patrón del proceso hace que el gerente analice y
entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios
para alcanzarlos.
7. Los principios de la administración están derivados, refinados y
aplicados y sirven como directrices necesarias para una útil
investigación administrativa.
8. Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la
administración, cada una de las fases de sus aplicación requiere
servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los
objetivos, recursos en torno del cual opera.
Para entender mejor lo antes planteado proponemos el siguiente grafico
de un proceso administrativo según Reyes Ponce.
Fuente: Administración por Objetivos. Agustín Reyes Ponce.
Leyenda:
1. Previsión
2. Planificación
3. Organización
4. Integración de Personal
5. Mando
6. Control
Mecánica del Proceso Administrativo
Previsión: se refiere al análisis del negocio, tendencias, debilidades,
amenazas. Me permite conocer misión, objetivos, visión de futuro y
trazar los objetivos estratégicos.
Características
- Previsibilidad: Debe de realizarse tomándose en cuenta no hay certeza
completa por la cantidad de factores y la intervención de decisiones
humanas, por lo siempre existirá en la empresa un riesgo.
- Objetividad: Las previsiones deben de descansar en hechos más que en
opiniones objetivas. El éxito de la empresa es en base a la información
de que disponga.
- Medición: Las previsiones serán tanto más seguras cuando más podamos
apreciarlas o medirlas.
Planificación: Estado deseado de un objetivo, para esto nos podemos
auxiliar de los planes gráficos de H. Gantt. Es la función básica,
implica seleccionar diferentes curso de acción. Es el conjunto de
objetivos y pasos que se deben realizar para cubrir la brecha que nos
separa de donde estamos hacia donde queremos ir.
Características
- Previsión: Los planes deben de hacerse lo más precisos posibles y no
con afirmaciones vagas y genéricas.
- Flexibilidad: Todos los planes deben de dar margen para los cambios
que surgen en este.
- Unidad: Los planes deben de ser de tal naturaleza que exista una para
cada función y todos los aplicables para una empresa puedan estar
coordinados e integrados que pueda decirse que existe un sólo plan
general.
Organización: Es la estructura técnica de las relaciones que deben de
existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su
máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Implica la organización del proceso productivo o de servicios
- Organización del proceso productivo
- Organización del trabajo.
- Organización de la dirección.
Características
- Especialización: La división del trabajo influye en el aumento de la
producción ya que de acostumbrarse a un trabajo, se llega a la
especialización y de esta a la productividad.
- Unidad de mando: Sólo se debe de obedecer a un sólo jefe para una sola
función.
- Equilibrio autoridad-responsabilidad: Debe de establecerse el grado de
autoridad y de responsabilidad que debe de tener cada jefe en cada nivel
jerárquico.
- Equilibrio dirección-control: A cada grado de delegación debe de
corresponder el establecimiento de los controles adecuados.
Dinámica del Proceso Administrativo
Integración: Función relacionada con los recursos humanos, muy unida a
la organización, consiste en ocupar puestos de una estructura con la
consiguiente selección y capacitación de los puestos de trabajo.
Características
- Reclutamiento y selección del personal adecuado. Consiste en buscar y
seleccionar las personas adecuadas para encomendarle una tarea
especifica, esto se cumple para los directivos, así como para
trabajadores simples.
- Introducción. Consiste en las técnicas que hacen que un trabajador o
jefe se acople a su puesto de trabajo constantemente.
- Desarrollo. Comprende el adiestramiento práctico, la capacitación
teórica y la formación de los recursos humanos
Mando: Es la influencia conciente del sujeto de dirección (J) sobre el
objeto de dirección (subordinado). Es la función en el que dirigente
pone en práctica su capacidad de mandar y hacerse obedecerse
característica fundamental es la toma de decisiones y es indelegable.
Características
- Autoridad. Facultad de una persona de dar ordenes a otra y que esa
otra obedezca, la facultad de disponer de medios materiales y
financieros que están bajo su mando.
- Delegación . Hacer partícipes a otros de la autoridad que nosotros
hemos recibido, sin perder por ello la responsabilidad correspondiente.
- Comunicación. Tanto Vertical como Horizontal es esencial para poder
ejercer el mando, tomar las decisiones correctas y para la vigilancia
constante de los resultados de las actividades .
Control: Es la medición, chequeo y corrección del desempeño para
asegurar que los objetivos de la organización y de los planes diseñados
se han llevado a cabo. Se hace sobre la base del análisis de los
resultados, las causas y condiciones que lo propiciaron, luego se
obtienen las conclusiones posibles.
Características
- Fijación y Establecimiento. Tiene que analizarse que controles deberán
ser establecidos y cuales serán los más efectivos.
- Operatividad. Todos los directivos tiene que realizar el control.
- Interpretación de los Resultados. Comparar lo que se esperaba con lo
que se obtuvo en realidad.
Para el buen análisis de las funciones plasmaremos la estructura del
COMBINADO CUBANACAN
Como se ha explicado anteriormente, para el diagnóstico del ciclo
administrativo, se hicieron encuestas a los directivos y expertos del
centro, dígase "expertos" a aquellas personas que ejercen el mando
intermedio (Ej. Jefes de Brigada ), trabajadores de experiencia y
dirigentes retirados de sus labores en la fábrica. Para realizar las
encuestas se utilizaron los cuestionarios de los Dr. Carlos Cristóbal
Martínez Martínez y Dra. Katy Herrera Lemus. ( Ver Anexo I )
Como apreciación inicial de los resultados, podemos ver que el ciclo
administrativo en el Combinado Cubanacán se cumple satisfactoriamente,
no se hallaron grandes dificultades en este. El trabajo fue desarrollado
a través de encuestas, como ya se había planteado antes, estas se basan
en preguntas que buscan objetivos específicos y con las respuestas
obtenidas se hace el diagnóstico de las funciones administrativas.
Quisiéramos aclarar que esta empresa está entre las mejores del país y
fue seleccionada para entrar en Perfeccionamiento Empresarial,
posibilidad que solo se le otorgó a solo dos empresas dentro de la Unión
de Bebidas. La estructura de la organización que fue presentada con
anterioridad es la planteada con el Perfeccionamiento y logra un
funcionamiento mejor que la anterior. Con la introducción del
Perfeccionamiento se logrará una mayor independencia en el Combinado,
logrando que las funciones tales como previsión y planificación se hagan
con mayor calidad, no como antes, que quien las hacia era la instancia
provincial y nosotros nos ateníamos a sus decisiones. También se logrará
una mejoría en la gestión interna del centro, con el objetivo de lograr
una mayor eficiencia y eficacia en el ciclo productivo.
Primeramente se tabularan los resultados de las encuestas aplicadas,
relacionando función del ciclo con el área funcional especifica. Se
utilizó una escala del 1 al 5 para evaluar la función. La tabla se
muestra a continuación:
Funciones Administrativas
Áreas
Previsión
Planificación
Organización
Integración de Personal
Mando
Control
Contabilidad y Finanzas
4.25
4.2
3.9
4
4
3.6
Abastecimiento
3.1
3.5
4
4.2
4.1
3.2
Protección Física
3.9
4
4.1
4.8
4
4
Mantenimiento
3.7
4.2
4
4.2
4
3.9
Producción
4
4
4
3.8
4.3
4
Comercial
3.8
4.5
4
4
4.1
4
Promedio
3.79
4.06
4
4.16
4.08
3.78
Continuaremos el presente trabajo con un análisis de las funciones
administrativas basándonos en los promedios obtenidos de las encuestas
en todos los departamentos.
A continuación se procederá a evaluar cada función a partir del
resultado obtenido en las encuestas, se hará una evaluación en donde se
analizara las principales dificultades observadas y se harán las
recomendaciones pertinentes para lograr un mejoramiento en el
funcionamiento del ciclo.
PREVISION: Evaluación PROMEDIO
En esta función las mayores dificultades que se encontraron es el no
contar con varias alternativas a la hora de las tomas de decisiones ya
que se posee una empresa provincial que impide tomarlas libremente, de
igual forma los departamentos de abastecimiento, producción y
contabilidad en muchos casos se encuentran productos o producciones
nuevas, cambios tecnológicos inesperadamente porque la empresa es quien
decide, investiga toma uno u otros elementos en cuenta y no nos dejan
otra alternativa que aceptar o no, esto impide el que fructifiquen las
iniciativas de los directivos del centro y solo se acoge las decisiones
de las instancias superiores.
La misión y visión del establecimiento están bien definidas pero como ya
se explicó antes, las decisiones relevantes en cuanto a esto las toma la
empresa, es decir, el establecimiento logra el cumplimiento de los
objetivos planteados, pero es la empresa quien fija las posibles metas a
alcanzar, la que hace los planes, la que analiza los posibles negocios y
traza los planes y objetivos estratégicos a corto, mediano y largo
plazo. Así como también maneja las informaciones relevantes a los
mercados de venta, por lo que ella es quien en realmente hace las
previsiones. En realidad esta función que se analiza, en nuestro
establecimiento, se centra en como lograr los objetivos que nos
plantean, saber que elementos atentan contra estos y manejar la
información necesaria para realizar una buena labor de previsión, sin
dejar atrás la objetividad de los hechos históricos de productividad.
También se maneja un criterio de medida en esta función administrativa
basado en las capacidades productivas del establecimiento, con ello se
obtiene una mayor certeza.
PLANIFICACION: Evaluación BUENA
Esta función en la mayoría de los departamentos fue evaluada de 4.0 solo
contabilidad no llego a ese valor y es algo que tiene que ver con ser un
establecimiento de una empresa, nuestros planes de producción son
impuestos por ella, conocemos los objetivos a corto plazo, no así los de
largo plazo y hay veces que en aras del tiempo la calidad de las
informaciones, los análisis de las materias primas y de los productos no
son suficientes. También hay elementos para decir que en el
establecimiento se pronostica los posibles problemas, pero la solución
de esta no esta en nuestras manos porque la propia fábrica no adquiere
sus materias primas, es la empresa quien las gestiona y distribuye.
La planificación se ha centrado en los últimos años sobre la base de la
gestión de marketing de la empresa, es decir, se produce lo que ya ha
sido contratado por algún cliente. Esto obliga a que se tengan que hacer
cambios sucesivos de producciones para responder a pedidos, lo que
conlleva a que la planificación que se había hecho quede por tierra.
Esto nos ha servido como experiencia y ya los planes se han hecho mas
flexibles y en ellos se determinan cursos de acción alternativos para
responder a pedidos y para pasar de una producción a otra ante la falta
de alguna materia prima que imposibilita la producción de un pedido
especifico. También se ha logrado que en la discusión de los planes
estén presentes las diferentes áreas funcionales de la empresa como son,
administración, producción, abastecimiento, mantenimiento y ventas con
ello se logra un buen diseño de los planes y cada cual sabe su papel a
desempeñar para el cumplimiento de los mismos. Además en esta reunión se
analiza si es posible alcanzar el plan diseñado, o sea, la veracidad,
factibilidad y operatividad de este.
Aun, a los directivos del centro, nos queda la tarea de lograr que el
plan que diseñemos reduzca al máximo los riesgos y que logre el máximo
aprovechamiento de los recursos, las oportunidades y el tiempo. Un plan
donde quede bien claro cuales son nuestros objetivos y como los vamos a
lograr, en el que queden definidos los presupuestos para llevarlo a
término, las estrategias que se van a seguir y los procedimientos a
cumplir. Lo que queremos decir es, que se debe perfeccionar el plan que
normalmente estamos elaborando.
Para mejorar esta función administrativa RECOMENDAMOS:
- Recuperar datos, determinar causas y desarrollar soluciones alternas.
- Tomar decisiones permanentes sobre asuntos importantes y recurrentes.
- Estandarizar métodos.
- Establecer prioridades, secuencias y sincronizar pasos a seguir.
- Decidir cómo y cuándo alcanzar metas fijadas.
- Determinar resultados finales deseados.
ORGANIZACIÓN: Evaluación BUENA
En esta función coincide en gran medida las personas en tres de las
preguntas y estas, evaluadas de 4.0, reflejan el no tener participación
directa en la toma de decisiones sobre los cambios en el sistema, además
señalan que no se abstienen de tomar decisiones en aquellas áreas en las
que delegaron autoridad, además de que no consideran excelente la
organización y control de su trabajo personal ni de que sus subordinados
hagan lo mismo. Una de las deficiencias detectadas es en cuanto a la
organización del flujo productivo en la fábrica, con una mejor
organización de este se lograría mas eficiencia y eficacia en el mismo,
así como la organización del trabajo de los obreros y de los dirigentes.
Algo que hay que destacar aquí es la especialización del personal en su
puesto de trabajo, logrando con ello una mayor productividad.
Por otra parte el equilibrio autoridad - responsabilidad - obligación es
bueno pero podría se mejor si cada subordinado y su jefe se sintieran
mas identificados con estas funciones. También se debe mejorar un poco
la coordinación de las tareas a realizar con el fin de lograr armonía,
rapidez y unidad en el establecimiento. Otro elemento que es bueno pero
que se puede mejorar es el flujo de la información, es decir, hacerlo
mas conciso, rápido y efectivo, para mejorar la toma de decisiones y la
labor organizativa en el centro.
Para mejorar esta función administrativa RECOMENDAMOS:
- Preparar y capacitar los cuadros de la organización.
- Definir líneas de enlace para facilitar la coordinación.
- Definir exactamente atribuciones, relaciones, responsabilidades y
autoridad.
- Definir las cualidades del personal para cada puesto de trabajo.
INTEGRACION DE PERSONAL: Evaluación BUENA
En el diagnostico de esta función no se detectaron grandes dificultades
en el centro, sólo se señalaron pequeñas criticas. Se debe trabajar en
la familiarización de los compañeros que ingresan a la fabrica con el
puesto de trabajo que desempeñara, actualmente no se realiza con la
profundidad que lleva, en este paso se le debe explicar al trabajador en
que consiste el trabajo que va a realizar, la importancia que su trabajo
y el desempeño que debe lograr en el mismo, para alcanzar el
cumplimiento de los objetivos de la organización. En esta etapa se debe
tratar de involucrar al personal con el establecimiento, para ello tal
vez seria bueno contarle la historia y los resultados que ha obtenido el
mismo a través de los años. Aquí debe reclutarse personal con
calificación para desempeñar las labores, que esté acorde a su puesto de
trabajo y trabajar constantemente por lograr un buen acople de la
persona con el colectivo.
Otra de las tareas a lograr para elevar la integración es mejorar el
desempeño mediante la instrucción, la practica y la capacitación, así
como ayudar a mejorar conocimientos, actitudes y habilidades, para
lograr el desarrollo del personal y lograr cualidades que le sirvan en
un futuro para encomendarle tareas mayores.
MANDO: Evaluación BUENA
En esta función, según el 50% de los entrevistados se debe mejorar el
sistema de estimulo por departamentos para incentivar a los
subordinados, también el mejorar control emocional ante situaciones
criticas y como ultimo aspecto el crear habilidades de selección para el
uso efectivo de informaciones relevantes en el desempeño de las
funciones.
Una de las cosas que debemos señalar aquí es que a veces nos encontramos
con que, jefes superiores que han delegado en otros jefes intermedios,
no se abstienen de tomar decisiones en las áreas donde han delegado e
incluso dan orientaciones a los subordinados incumpliendo con el
principio de la unidad de mando, otro caso clásico no muy común acá, es
el de la delegación de la responsabilidad y la no exigencia de la
obligación que exige la delegación, si señalamos esto, es porque creemos
que se debe de estar muy atento para que esta tendencia tienda a
desaparecer por completo. Tanto en esta función como en las anteriores
se debe obtener un buen flujo de la información que permita el correcto
funcionamiento de esta función de mando y tomar las mejores decisiones
en el momento adecuado. La comunicación, es de vital importancia ya que
involucra a los individuos no solo en su papel de comunicadores, sino en
el buen uso que a la información se le da.
Otro señalamiento que hacer es que se debe trabajar en la motivación del
personal, ya que un personal motivado es mas fácil de dirigir que uno
que no lo esté, en el centro se hace pero aun no es suficiente. La
motivación es lo más importante de la dirección, a la vez que la más
compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo
orientado, de acuerdo a normas o patrones de conducta esperados.
Algo que no debemos descuidar es la supervisión, que en el centro
presenta pequeñas dificultades, y la misma consiste en vigilar y guiar a
los subordinados de tal forma que las actividades se realicen
adecuadamente, de esta forma nos mantendremos al tanto de su desempeño,
del uso que hacen de la autoridad que en ellos hemos delegado, así como
de la responsabilidad que tienen con las tareas asignadas. La
supervisión nos va a indicar en donde nos equivocamos, a quien debemos
sancionar y a quien estimular, también nos da una idea de la situación
en que se encuentra la función de mando.
Para mejorar esta función administrativa RECOMENDAMOS:
- Asegurar responsabilidades y plantear exactamente los estados
esperados.
- Persuadir e incentivar al personal en la tarea asignada.
- Alentar las iniciativas y resolver conflictos.
- Estimular la creatividad y la innovación para alcanzar metas.
CONTROL: Evaluación PROMEDIO
Aquí encontramos que no siempre se utilizan las técnicas de control en
el desarrollo del trabajo pues no se siguen con precisión el
cumplimiento de etapas, procesos, chequeos establecidos y que solo en un
buen control de cada etapa se verificaría.
No siempre se tiene una buena selección de los puntos críticos de
control para el cumplimiento de los planes trazados, ya que no existen
vínculos estrechos del área comercial de la empresa con la de la
producción, existe incertidumbre con las materias primas y muchas no
cumplen con las especificaciones ni calidad ni cantidad contratadas.
Encontramos aquí problemas con el análisis de los controles que deben
ser implementados y con la definición de aquellos que serán más
efectivos, esto ocurre a veces en el centro cuando un directivo orienta
una tarea, le da la autoridad al subordinado para llevarla a cabo, como
también comparte con este la responsabilidad de su cumplimiento, pero
luego no realiza el control necesario de la ejecución de la Tarea. Al no
realizar el control, el jefe no tiene criterio sobre el desempeño de sus
subordinados, no puede aplicar medidas correctivas en caso de ser
necesario o estimular si lo considera pertinente, además no puede
comparar lo que en realidad se hizo con lo que se esperaba, ni ver que
fue lo que ocurrió que me desvió el cumplimiento de la meta planteada.
El jefe que no lleve a cabo el control no podrá determinar las causas de
las desviaciones, ni estará a tiempo para resolver estas con el fin de
llegar a los objetivos y evitar que vuelvan a ocurrir. El control mas
efectivo que se puede realizar es aquel que prevé los problemas antes de
que vuelvan a ocurrir y cuando soluciona alguno lo hace definitivamente.
En el Combinado se ha podido observar que el control no se hace de la
manera mas eficiente posible, que se presentan deficiencias como las que
se han mencionado anteriormente. El directivo al no ejercer el control
eficientemente no obtiene la retroalimentación necesaria para su labor
directiva.
Para mejorar esta función administrativa RECOMENDAMOS:
- Fijar sistemas de información, precisar que datos son críticos.
- Desarrollar estándares de actuación. Fijar las actuaciones que
existirán una vez cumplidas las obligaciones.
- Medir resultados. Fijar el grado de desviación de las metas y de las
normas.
- Tomar medidas correctivas. Reajustar planes, asesorar para alcanzar
metas. replanificar y repetir el ciclo.
- Premiar los resultados. Felicitar, remunerar y disciplinar el
personal.
Conclusiones
1. Después de haber realizado el diagnostico de las funciones
administrativas, hemos consolidado el trabajo de los departamentos que
están trabajando bien y se han detectado las dificultades de aquellos
que las poseen.
2. Se hace preciso la descentralización del Combinado Cubanacán de la
Empresa, para que se logren mejores resultados en las funciones del
ciclo administrativo.
3. Se debe mejorar la previsión , ya que hasta ahora solo se trabaja
sobre la alternativa que ofrece la empresa, en esta función se alcanzo
una evaluación promedio.
4. En el caso de las funciones Planificación, Organización, Integración
de Personal y Mando se observó que se logran resultados aceptables en
todos los departamentos.
5. En la función de control se observaron deficiencias que deben ser
superadas para mejorar el proceso administrativo y además las mismas
inciden directamente en los resultados del centro.
Recomendaciones
1. Discutir en el consejo de dirección del centro los resultados del
diagnostico de los diferentes departamentos.
2. Trabajar en grupo sobre la base de las recomendaciones que con
anterioridad se plantean para cada una de las funciones y llegar a
posibles soluciones.
3. Implantar el Perfeccionamiento Empresarial para así superar muchos de
los señalamientos planteados en el desempeño de las funciones de
dirección.
4. Los administrativos deben continuar esforzándose por consolidar y
mejorar cada vez más su labor como dirigentes, independientemente de que
los resultados obtenidos no son críticos.
5. Realizar este diagnostico dentro de un año con el objetivo de
comprobar si ya se han superado las deficiencias detectadas.
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