Datos, información y comunicación

Autor: Mariana Ivnisky

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

06-2001

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Subsistemas: entidades en que arbitrariamente se divide un sistema para facilitar su análisis, los cuales deben cumplir con las siguientes condiciones:

v tener objetivos propios coherentes con el sistema global,
v estar sujetos a interacción mutua;
v tener un estructura jerárquica entre ellos.

Dentro de todo sistema se puede separar dos conceptos:

¨ estructura: que es el sistema
¨ proceso: que hace el sistema.

Características de los sistemas abiertos

1) Homeostasis: Capacidad de adaptación a las condiciones que le impone o brinda el entorno.
2) Entropía: tendencia natural al desgaste u obsolescencia.
3) Equifinalidad: dispones de caminos alternativos para lograr su objetivo.
 
La organización como sistema abierto

Organización: Sistema continuo de actividades humanas, diferencias y coordinadas, que utiliza, transforma y produce un resultado homogéneo con recursos humanos, materiales, financieros, intelectuales y naturales, dentro de un todo dirigido a obtener fines, cuya función es satisfacer necesidades específicas requeridas.

Los sistemas organizacionales se caracterizan por su:

1) Funcionalización: Agrupan sus elementos según funciones o actividades homogéneas.
2) Jerarquización: o subordinación entre los subsistemas con una clara delimitación de las atribuciones más generales a las particulares.
3) Sinergia: la acción resultante del sistema en su totalidad es mayor que la suma de la acción individual de cada subsistemas.

Desde el punto de vista de la estructura de un sistemas se pueden identificar subsistemas por agrupamiento de componentes.

Desde el punto de vista del proceso, es decir lo que el sistema hace, se pueden identificar subsistemas de planificación, información, decisión y control, aplicables al sistema global o sus subsistemas componentes. Estos cuatro subsistemas están siempre presentes: cualquier proceso requiere una planificación, información, decisiones y control del cumplimiento de las decisiones.
 
Los sistemas de información

Sistema de información: Conjunto de componentes interrelaciones que recogen, procesan, almacenan y distribuyen información para soportar las operaciones de la organización.

Estos sistemas son creados para resolver problemas de administración y dirección y pueden ser:

1) Transaccionales: o de procesamiento de datos; son los procesos rutinarios ejecutados diariamente para registrar todas las operaciones llevadas a cabo en la organización. Están orientados a la información interna de la organización, en períodos relativamente cortos; la toma de decisiones en función de esta información es muy baja.

2) De información gerencial: Incluyen más tareas que los transaccionales pues realizan análisis de datos para permitir la toma de decisiones, unificando todas las funciones informáticas de la organización. Son requeridos para planea y controlar las decisiones de gestión. Se basan en modelos estadísticos y de investigación operativa. Los informes de estos sistemas pueden ser de dos tipos:

þ Resumen: La información está ordenada, clasificada y resumida, para indicar tendencias.
þ Excepciones: Filtran los datos, incluyendo sólo los que presentan un desvío respecto a cierta norma o parámetro.

3) De apoyo a las decisiones: Tienen también como fuente de datos los sistemas transaccionales. No toman decisiones ni resuelven problemas.

Proporcionan las técnicas y la información adecuada a cada decisión. Considera dos tipos de decisiones: estructuradas (pueden predecirse) y no estructuradas (no pueden predecirse). En este último caso no puede predefinirse la información que será necesaria para tomar la decisión. A este problema apuntan los sistema de ayuda a la toma de decisiones. Parten del criterio que la información necesaria está casi con seguridad en el sistema transaccional. El sistema se basa fundamentalmente en la consideración de "que pasaría si...?" .

Las características de estos sistemas son:

v Gran cantidad de información
v fuentes internas tradicionales y no tradicionales
v fuentes externas a la organización
v flexibilidad de presentación de reportes
v permite estilos de decisión individuales
v orientación gráfica
v períodos largos en la consideración de datos.

Este tipo de sistema hace paralelos con decisiones tomadas, juntando conocimientos sobre el problema particular y utilizando las reglas adecuadas.

Recorre su base de conocimiento para encontrar las reglas, fórmulas o estructuras que sean de aplicación en cada caso.

La información se ha vuelto un recurso tan importante que las organizaciones que la obtengan más rápidamente y la utilicen más eficientemente toman ventajas competitivas sobre las restantes.

La inserción del los MIS y DSS en la organización trae cambios en la forma en que se toman las decisiones. Dejan de ser enteramente intuitivas para volverse más racionales, basadas en profundos y creativos análisis de información formal e informal.

Sistema integrado de información: está formado por varios subsistemas dentro de un sistema general, de modo que los datos fluyen de un subsistema a otro para conseguir el objetivo del sistema general.

Los subsistemas podemos clasificarlos en dos grandes grupos:

1) operativos: son los que realizan las tareas administrativas rutinarias de la organización y aportan los datos básicos. Abarcan, entre otros, los subsistemas de Compras y almacenes de insumos, Ventas y almacenes de productos terminados, Cobranzas, Pagos, Sueldos y Jornales.
2) de gestión: ayudan a la planificación y control de la gestión administrativa (Presupuestos Financiero, Contabilidad, Planeamiento).

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Mariana Ivnisky

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