Datos, información y comunicación

Autor: Mariana Ivnisky

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

06-2001

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Formas de datos  

1) Formas linguísticas naturales:

® Palabra (lógica).
® Expresión de oraciones.
® Mensaje escrito: Selección ordenada de los caracteres del lenguaje tomados de un conjunto establecido de caracteres organizados de modo que comuniquen algo al receptor.
® Texto.
® Documento: Comprende un conjunto ordenado de imágenes visuales y se construye de modo que comunique una idea completa. Puede basarse en el texto o en otra forma lingüística.

2) Formas con valor “verdadero”:

® Enunciado: Una expresión de oraciones que admite ser evaluada como verdadera o falsa dentro de una comunidad establecida de productores y receptores de información.
® Dato: Un enunciado dado o tomado como verdadero.
® Elemento dato: Un término que representa un predicado incluido dentro de un dato. Por ejemplo, la identificación de una propiedad o de una unidad de tiempo.
® Dato estructurado: Una representación de un dato, compuesta de la unión de elementos dato, que identifica y describe un solo objeto o evento observado.
® Registro de datos: Los datos estructurados que se asocian a determinado objeto o evento, formulados como un mensaje escrito.
® Archivo de datos: Configuración de registros de datos asociados a los miembros de determinada clase de objetos y eventos observados.
® Base de datos: Archivos o datos que en conjunto representan algún estado del mundo relevante para el receptor.
® Informe: Datos recuperados que se estructuran y presentan para que informen al receptor.
® Consulta: Un mensaje escrito, formulado por el que investiga, que es aceptado y procesado por la unidad generadora.

Comunicación

El intercambio de información se lleva a cabo en tres niveles:

1) Estadístico: Trata la información en términos de “sorpresa”. Es decir, si el contenido de un mensaje corresponde a las expectativas, el mensaje no contendrá información.
2) Semántico: Cuando se transmiten símbolos, ¿decodifica el receptor los signos para obtener el mismo significado que desea comunicarle al emisor?
3) Pragmático: ¿Produce el mensaje la conducta del receptor que desea suscitar el emisor?.
 
El modelo de la comunicación

1) Fuente: Es el emisor.
2) Codificador: Actúa sobre el mensaje para convertirlo en señales que acepte el canal.
3) Canal de señales: Transportan señales.
4) Decodificador: Actúa sobre las señales recibidas para extraer el mensaje en una forma que el receptor pueda utilizar.
5) Receptor: Es el que recibe el mensaje en la forma en que la extrae el decodificador.
6) Fuente de ruido: Los hechos externos introducen las señales de interferencia.
Un mensaje es un signo o secuencia de signos proveniente de un repertorio de signos comunes al emisor y al receptor.
El contenido de información en un mensaje está determinado por su carácter inesperado.
 
El hombre como procesador de información

El procesamiento de información por parte del ser humano tiene los siguientes pasos:

1) Sensaciones: El punto de arranque en el procesamiento de información por el hombre es la recepción de energía ambiental que afecta a la actividad nerviosa. La sensación implica complejos procesos constructivos en altos niveles cognoscitivos. Es decir, la mente participa en la captación e interpretación de percepciones sensoriales; la sensación no es un mero proceso mecánico.

2) Reconocimiento de patrones: El ser humano es capaz de formar varios patrones con la misma entrada ambiental. Algunos factores que influyen en el reconocimiento de patrones, tanto visuales como auditivos, son el tipo de estímulo, su duración, el retraso entre dos presentaciones del mismo estímulo, el procesamiento después de interrumpirse el estímulo, el aprendizaje, la memoria, el contexto del estímulo y la atención. El estímulo físico es recibido y guardado temporalmente en el sistema sensorial. Las características centrales son extraídas pero reciben el influjo de la memoria, la información semántica, sintáctica y contextual; están sujetas además a otras limitaciones. Una imagen abstracta se construye y se guarda en la memoria. Hay un compromiso entre la profundidad y la amplitud de la atención durante el procesamiento.

3) Sintaxis, semántica y contexto: La sintaxis es el conocimiento sobre la forma de un lenguaje. Las cadenas de palabras carecen de significado para nosotros si no las ordenamos en una estructura determinada por nuestro complejo conocimiento de la sintaxis de la oración, los tiempos y el significado de las palabras. Las definiciones y significados se facilitan gracias a los procesos cognoscitivos que colocan las palabras e imágenes en relaciones significativas entre sí y con la situación.

4) Memoria: Es indispensable para el procesamiento de información porque éste requiere tiempo, por breve que sea. El sistema de memoria en el ser humano se compone de memoria a corto plazo (primaria) y a largo plazo (secundaria). Las entradas, o percepciones del ambiente, se codifican y reducen. La conciencia acepta la información codificada y activa la memoria a corto plazo. Este depósito puede manipular patrones y simplificarlos para eliminar la interferencia. La memoria a corto plazo es limitada en extremo. Otra importante limitación de la memoria primaria es el acelerado deterioro de la capacidad de recordar después de retrasos breves. La búsqueda de la memoria primaria para recordar un elemento es secuencial y exhaustiva. La memoria a largo plazo en el ser humano es muy grande. E, términos de entradas se distinguen dos aspectos de información: 1) los eventos específicos que vivimos o de los cuales nos enteramos, o sea la memoria episódica; 2) la estructuración de las relaciones, asociaciones, redes y representaciones espaciales, o sea la memoria semántica.

5) Procesamiento: Al aumentar la entrada de información (carga ambiental) el hombre procesa más y más hasta llegar a un punto de "sobrecarga". Terminada ésta, selecciona la información procedente de la entrada y procesa menor cantidad. La entrada, o carga ambiental, es el efecto agregado de la complejidad de la información, los sentimientos positivos y negativos producidos por la entrada.
 
Medición de la información

La medición de la información contenida en un mensaje es importante en el diseño de informes elaborados con el MIS. Una excesiva comprensión de la información incrementará el tiempo que se tarda el procesamiento humano.
Algunos de los métodos con que se mide y evalúa la información presente en los mensajes son los que se explican a continuación:

1)  Valor estadístico de la información: Este valor se mide con el método de Shannon. El mismo prescinde del contenido semántico del contexto y de la memoria del receptor; pero sí señala la teoría de la sorpresa cómo una medida de información en un sentido muy general.

2)  Información subjetiva: La información es una medida de la incertidumbre del receptor respecto a un campo de acontecimientos. Cuanto mayor sea la incerteza sobre la siguiente letra, palabra o idea en el texto, mayor será el valor subjetivo de la siguiente parte del mensaje. Cuanto más conozca el sujeto y cuánto más inteligente sea, menor será la información que s ele transmite.

3)  Valor esperado de la información perfecta: Una manera de medir el valor de la información consiste en evaluar la utilidad obtenida con la decisión óptima en condiciones de incerteza y restársela a la que se conseguiría si estuviéramos seguros del futuro.

4)  Evaluación de las características de la información: Las características de la información que son importantes para un decisor (gerente) pueden medirse de acuerdo con cuatro criterios fundamentales: relevancia, verificabilidad, ausencia de error y cuantificabilidad.

Procesamiento de la información y diseño organizacional 

El enfoque de contingencias en el diseño organizacional supone los siguiente:

1)  Las organizaciones son sistemas sociales abiertos que deben resolver la incerteza relacionada con el trabajo.
2)  Las organizaciones pueden considerarse como sistemas de procesamiento de información.
3)  Las organizaciones se componen de subunidades que se distinguen por destrezas especializadas.

Las organizaciones deben seleccionar las estructuras que satisfagan mejor sus necesidades de información, además el sistema de información administrativa debe aportar una información tal que no sea ni excesiva ni insuficiente.
 
El proceso de toma de decisiones

Fases en el proceso de toma de decisiones
El modelo de H. Simon reconoce tres fases principales:

1)  Investigación (inteligencia): Exploración del ambiente sobre las condiciones que requieren las decisiones. Los datos de entrada se obtienen, se procesan y se examinan, en busca de indicios que pueden identificar problemas u oportunidades.
2)  Diseño: Invención, desarrollo y análisis de los posibles cursos de acción. Involucra los procesos para entender el problema, para generar las soluciones y para probar las soluciones según su factibilidad.
3)  Elección: De un alternativa o curso de acción entre aquellas que están disponibles. Se hace una selección y se implementa.

En cualquier fase podría haber un regreso a la fase anterior.

El modelo de Simon no va más allá de la fase de selección. Algunos modelos de toma de decisiones incluyen la implementación y retroinformación a partir de los resultados de la decisión.

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Mariana Ivnisky

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