Implementación de controles posterior a un proceso de reingeniería

Autor: SONNIA ROSADO

Administración y gerencia  

07-2002

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CAPITULO 5
 
CONTROLES APLICADOS EN LA ADMINISTRACION DEL PERSONAL. 

La administración de personal es un área en la que confluyen varias disciplinas; incluye conceptos de psicología industrial y organizacional, ingeniería industrial, derecho laboral, ingeniería de seguridad, medicina laboral, ingeniería de sistemas, etc. Los temas son diversos como diversas resultan las disciplinas mencionadas anteriormente. Por tanto la Administración de personal se refiere tanto a aspectos internos de la organización como a externos o ambientales.

Podremos entonces definir que la Administración de personal consta de subsistemas independientes como se indica en el cuadro a continuación:

Estos subsistemas están estrechamente interrelacionados y son interdependientes, pero a pesar de ello no existe una forma única de establecerlos, ya que eso va acorde con la empresa y dependiendo de diversos factores como son los organizacionales, humanos y tecnológicos.

Para el efecto, se crean políticas o reglas que permiten dirigir las funciones y asegurar que estas se realicen de acuerdo con los objetivos deseados.

Algunas de estas reglas se crean para establecer “Controles Administrativos” cuya orientación es impedir que los empleados desempeñen funciones que no le pertenecen o pongan en peligro el éxito de funciones específicas.
Los Controles aplicados a la Administración de personal se centran en todos los subsistemas y principalmente en los temas de los cuales se hablará en el transcurso de este capítulo.
 
5.1  Objetivo de los Controles Administrativos 

Este capítulo trata sobre los controles que deben establecerse en los puntos sensitivos del área administrativa y a los cuales se va a centrar la temática, como son el personal, su contratación, vacaciones, entre otros.
 
5.2  Contratación y término de Contratos 

El proceso de Reclutamiento y Contratación del personal así como de servicios externos debe estar perfectamente evaluado. Los contratos deberán contener integrado en sus cláusulas, las políticas y normas de seguridad de datos que lleva a cabo la empresa.
 
El personal de servicio externo deberá ser evaluado de acuerdo a los mismos criterios de seguridad aplicados para el personal permanente de la empresa.
 
Cuando un empleado interno o externo deja de prestar servicios, debe suspenderse las autorizaciones que este tenga tanto de acceso lógico como físico a las instalaciones, sistemas o datos. El ejecutivo principal del área a la que pertenecía el empleado es el responsable de informar de acuerdo a las políticas que establezca la empresa, la ausencia permanente del empleado.
 
El Departamento Administrativo por su parte deberá revocar todos los permisos de acceso que haya tenido el empleado, así como recuperar las tarjetas magnéticas de acceso y credenciales de la empresa e inhabilitarlas. Deberá verificarse la devolución de toda la documentación de carácter confidencial que haya sido manejada por el empleado. 

5.3  Políticas Administrativas

5.3.1 Vacaciones

El personal que deba tomar vacaciones y principalmente del área de sistemas de la empresa, lo realizará conforme a las disposiciones internas. Se sugiere que dicho personal no haya dejado de tomar por propia voluntad sus vacaciones por un periodo de 2 años. Algunos fraudes informáticos tienden a descubrirse cuando quienes los comenten toman vacaciones; tiempo en el cual no tienen acceso al sistema o son reemplazados mientras duran sus vacaciones. Cabe indicar al Administrador de Empresas que este es un punto de seguridad básica que debe tomar muy en cuenta dentro de los controles administrativos.
 
5.3.2 Entrenamiento 

El personal de sistemas debe acogerse al plan de entrenamiento que la empresa tenga, siguiendo los estándares y procedimientos de seguridad de datos y a los aspectos específicos de seguridad de su puesto de trabajo.  

5.3.2 Uso de Recursos Computacionales  

El uso de recursos computacionales para asuntos personales debe quedar prohibido. 
El software que cada usuario opere debe ser asignado de acuerdo a su utilización y el cual debe constar con las licencias respectivas.  
Los empleados deben estar familiarizados con el almacenamiento de datos de carácter sensitivo o confidencial. 
Cabe indicar que cada usuario es responsable por el equipo asignado, software utilizado, datos contenidos en él y utilitarios que opere. 
La empresa debe establecer políticas y reglamentos claros respecto del uso de software ilegal (sin licencia) y los no correspondientes a los estándares de la empresa. De igual forma la empresa debe establecer un uso y propiedad claramente establecidas sobre los programas elaborados o desarrollados por personal interno, lo cual normalmente se deja reglamentado dentro de los contratos de trabajo.

· CONCLUSIONES

- Todo proceso de la empresa debe contener actividades de control y seguridad. Cualquier proceso de la empresa con o sin la aplicación de Reingeniería no puede permanecer sin los controles y seguridades tanto en sus datos como en sus componentes.
 
- La ausencia de controles se presenta SIEMPRE en un proceso Reingeniado y CASI SIEMPRE en procesos sin ningún tipo de aplicación de herramientas de mejoras de la eficiencia y productividad. La Reingeniería es una herramienta metodológica excelente, viable y con grandes resultados y mejoras dramáticas, pero no es menos cierto que deja a los procesos frágiles y débiles, ya que, en su afán de eliminar actividades que no agregan valor; crean un proceso ausente de controles satisfactorios y por consiguiente indispensables. De igual forma, procesos que no hayan pasado por Reingeniería pueden presentar ausencias de controles si estos no han sido considerados estratégicamente.  
 
- El modelamiento del comportamiento humano no es SUFICIENTE para asegurar niveles de controles y seguridades satisfactorias. Existen muchos precursores de nuevas técnicas y metodologías dirigidas al modelamiento del comportamiento humano y opuestos a los controles y seguridades habituales. El modelamiento humano no es “suficiente” para asegurar que no se cometerán errores o fraudes en los procesos. El modelamiento humano aplica en temas marketeros, estratégicos y de relaciones humanas en los cuales son muy útiles, pero estos no aplican en términos operativos y de seguridades.  
 
-Finalmente, los beneficios de tener un sistema de seguridad nunca podrán ser medidos completamente, porque la mayoría de las empresas no sabrán realmente “CUANDO” alguien tratará de quebrantar sus seguridades. Sin embargo, es fácil determinar objetivamente que los beneficios serán grandes, producto de los costos evitados. Es entonces, en estas circunstancias, donde los sistemas de seguridad son “Invaluables. Las únicas ventajas y desventajas que podrían usted encontrar en los sistemas de seguridad están dadas en la alternativa de seguridad que usted escoja e implemente, la cual le brindará mayor o menor seguridad a sus procesos. La otra alternativa que se puede ofrecer, es la de sencillamente no tener ningún sistema de seguridad; lo cual resultaría absolutamente negligente.

· RECOMENDACIONES

à El administrador de empresas debe recordar que los procesos manuales o automáticos deben ser controlados adecuadamente y suficientemente sin caer en la negligencia o en el exceso. Aquí en este trabajo se ha brindado una herramienta que le permita al menos poder elaborar una lista de los puntos débiles en su empresa y saber que debe controlarlos. Usted cree que todo en su empresa marcha bien y no necesita absolutamente nada de lo sugerido en este trabajo? Si su respuesta es afirmativa, le recomiendo que lea el trabajo nuevamente si ya lo leyó; luego reúnase con su ejecutivo de Sistemas que es el mayormente involucrado en la implantación de controles y seguridades de datos, y pídale que le cuente detalladamente que hace cada área de departamento de sistemas. Le aseguro, que se quedará usted sorprendido de conocer que puede aplicar cada punto de su lista y de que podrá entrar a ese fabuloso mundo; que era antes desconocido e inentendible por usted.
 
à El administrador de empresas debe estudiar todas las alternativas y, si elige la Reingeniería; debe saber qué el nuevo proceso rediseñado debe equilibrarlo con una implantación de controles y seguridades suficientes y satisfactorias. Talvez no podrá efectuarlo con el mismo personal de Reingeniería, ya que los conceptos de Reingeniería y controles no comulgan mucho que digamos. Recomiendo entonces que el administrador consulte a su responsable de Sistemas y a su responsable de Reingeniería para llegar a un acuerdo tanto a nivel de productividad y eficiencia del proceso como también de sus seguridades.
 
à El Administrador de Empresas debe involucrarse más en todos los procesos de su empresa, tanto administrativos, operativos y de sistemas. Solo así tendrá una idea total de como se une cada eslabón de la cadena de procesos de su empresa.
 
à No importa cuanto usted invierta en seguridad de sistemas para proteger sus redes, componentes o datos, nunca piense que será una cantidad “suficiente” ya que siempre los adelantos tecnológicos exigen más para mantener fuera a los intrusos. Con esto entonces no verá la adquisición de seguridad como un gasto, sino como una inversión.

BIBLIOGRAFIA 

-Seguridad de Datos, Metodología Price Waterhouse Coopers 1992
-Plan de Contingencias, Metodología Price Waterhouse Coopers 1997
-Como Hacer Reingeniería, Raymond L. Manganelly y Mark M. Klein
-Administración de Recursos Humanos, Idalberto Chiavenato 1994
-Administración de Empresas (teoría y práctica, segunda parte), Agustin Reyes Ponce 1994.
-Revista “Mundo Informático” Edición Abril 1998
-Revista “Selecciones” Edición Junio 1996
-Diario el Universo ”Sección Sucesos” Julio-5-1999

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SONNIA ROSADO

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