Desarrollo conceptual del benchmarking y consideraciones de aplicación práctica

Autor: Sandra Garavito Rojas, Elizabeth Suárez Uribe

Administración y gerencia  

04-2001

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En primer lugar es determinante realizar un diagnóstico interno que permita identificar aquellos factores que son de alto impacto en la organización; (Factores críticos de éxito) y que por alguna razón requieren de mayor atención; mejora o modificación. Una vez identificados; establecer como pueden ser mejorados o reforzados; implica realizar un análisis de no solo su componente cuantitativo (por ejemplo resultados financieros directos; estadísticas; porcentajes); también es fundamental el ‘cómo’ de su desempeño; es decir el carácter cualitativo (cultura empresarial; know how; características del recurso humano etc).
 
Si se ha iniciado el proceso de Benchmarking la asimilación de los resultados se hace posible si se tienen las condiciones adecuadas para su implantación. Esto requiere que se evalúe el impacto a nivel financiero, estructural, físico (instalaciones), cultural (recurso humano; valores empresariales) y tecnológico. El Benchmarking es una herramienta de mejoramiento continuo, la retroalimentación debe ser parte fundamental de este proceso dado el carácter dinámico del entorno en el que se desarrolla una organización. El caso de ACES es un ejemplo positivo de que el Benchmarking puede funcionar a nivel nacional y los resultados generan beneficios potenciales en el corto, mediano y largo plazo; Luis Lema, Director de Asistencia en Tierra de la empresa finaliza la encuesta con la siguiente apreciación acerca de esta herramienta: “Considero que el benchmarking es una herramienta de mejoramiento de procesos inigualable, ya que a través de la experiencia de otros, podemos obtener resultados en menos tiempo y a menor costo, además es una herramienta que nos permite globalizar en el aprendizaje pues no tiene fronteras”

CONDICIONES DE APLICACIÓN

De acuerdo a la literatura, las recomendaciones de los asesores y la experiencia recogida en el trabajo de campo que soporto la investigación que se baso en la realización de un estudio de Benchmarking desarrollado en empresas del sector Biotecnológico Colombiano, las principales estrategias exitosas de aplicación se resumen como sigue:

1. La participación de los directivos y de los miembros involucrados con el proceso no sólo facilita la aplicación de estrategias resultantes del estudio; también hace posible la recolección de datos que permitan identificar y visualizar las causas de las brechas a nivel de toda la organización y a nivel departamental o de área.
2. Para asegurar la calidad de los resultados; se recomienda que estos sean minuciosamente examinados con respecto a inconsistencias, contradicciones y errores en la información; y si es necesario, sean transformados apropiadamente para asegurar la comparabilidad de los resultados en las situaciones particulares para cada organización.
3. Con respecto a los mecanismos de recolección de datos, es primordial evaluar todas las posibilidades hasta seleccionar las que mejor se acomoden al tipo de estudio y al tipo de organización en la que se aplicarán; uno de los más enriquecedores es la entrevista personalizada con los directivos y con los miembros involucrados directamente con los procesos a evaluar; así se puede descifrar que hay detrás de los datos numéricos de las encuestas tradicionales. Las entrevistas permiten a los empresarios explicar el porqué de los datos brindados en las encuestas y un mejor entendimiento del contexto empresarial que rodea los procesos a ser evaluados.
4. La definición de factores críticos de éxito para las empresas debe partir de un análisis profundo de la importancia estratégica de diferentes variables en la organización; también fundamentarse en un alto grado de entendimiento de las prácticas; procesos políticas etc, que requieren un mejoramiento. Si es posible; se deben documentar estos procesos e identificar los directos involucrados en la organización; los inputs y outputs y los habilitadores.
5. Los criterios de selección de las mejores prácticas; deben consignarse claramente antes de llevar a cabo el estudio; una vez definido el factor crítico de éxito; se deben buscar empresas destacadas en este aspecto (publicaciones, instituciones, bases de datos, Internet, etc.) y al contactarlas se deben considerar factores como: acceso a la información de los socios; facilidad para realizar visitas constantes; contar con un contacto fijo en la organización y el potencial de mejoramiento que ofrecen estas empresas.
6. Los datos deben ser recopilados; representados gráficamente, analizados e interpretados. A los empresarios se debe presentar un resumen ejecutivo que incluya:

ü Identificación del problema
ü Descripción de la metodología
ü Presentación de datos
ü Resumen e interpretación de datos
ü Presentación de los hallazgos más importantes ( incluye identificación de fortalezas, debilidades y oportunidades de mejoramiento)
ü Recomendaciones: acciones específicas.
 
Estas consideraciones dieron lugar a la elaboración de un modelo metodológico de Benchmarking que se propone para el sector Biotecnológico Colombiano. Gráfico anexo.
 
Conclusiones

1. El benchmarking es una herramienta válida en gestión que como muchas otras ha entrado a Colombia sin inicialmente considerar los siguientes aspectos fundamentales :el contexto socioeconómico en el cual se va a aplicar, las posibles limitantes de su aplicación a nivel nacional y finalmente las características de dicha herramienta que sean aplicables a una organización particular. 
2. La conceptualización con los asesores permitió entender que el Benchmarking en Colombia presenta como una de las principales limitantes de resultados exitosos reducirlo a la comparación de indicadores, en el proceso se debe analizarlos y generar estrategias de mejoramiento que sean asimiladas por la organización. La formulación de estrategias en un estudio de Benchmarking debe indicar a una organización cuales son los habilitadores[1] para que las brechas existentes con las reconocidas como mejores prácticas se puedan reducir y superar.
3. A partir de la consulta a expertos se puede ver que la asimilación del concepto presenta las siguientes características:
· Evidencia de un amplia gama de interpretaciones y definiciones dentro de las cuales es importante mencionar: referenciación competitiva; comparación de indicadores, identificación de mejores prácticas; entre otras; cada una de ellas se dirige a un objetivo común pero con metodologías distintas.
· No existe un consenso acerca de los procedimientos y alcances del benchmarking, se generaliza limitándolo a la comparación cuantitativa dejando de lado el mayor beneficio de esta herramienta: el “cómo” de las prácticas destacadas como exitosas.. Por lo tanto se requieren términos de referencia homogéneos para la utilización del Benchmarking que permitan contextualizarlo en nuestro medio.
4. A nivel Nacional, el Benchmarking no ha sido divulgado ampliamente, una de las razones principales es el desconocimiento de casos formales de aplicación con resultados importantes pues no han sido publicados proyectos como los de ACES; CARVAJAL; ECOPETROL etc.
5. El análisis de los procesos; estrategias; funciones o políticas suceptibles de realizar Benchmarking genera mejores resultados si se incluyen factores cualitativos y cuantitativos.
6. La retroalimentación es una característica fundamental del Benchmarking; ya que la comparación continua y dinámica hace posible alcanzar niveles de desempeño iguales y superiores a los de la empresa o sector que posee las ‘mejores prácticas’.
7. Debido a los diferentes enfoques o metodologías que existen de Benchmarking, las empresas interesadas en realizar un estudio de este tipo, deben evaluar y seleccionar el proceso que mejor se acomode de acuerdo a sus recursos y necesidades; también considerar socios potenciales que cuenten con proceso similares sensibles de comparación y estandarización

AGRADECIMIENTOS

Agradecemos a las siguientes personas y entidades por su aporte al desarrollo de la investigación: Doctor Alvaro Araujo y Doctor Luis Javier Jaramillo de la Fundación TECNOS. Doctor Pedro Amaya. Doctor Ricardo Torres y Doctor Ricardo Fournier de COLCIENCIAS. Doctor Ernesto Guerra Universidad Nacional de Colombia - Teleconsorcio. Doctora Saadia Pinilla de la Corporación para el Desarrollo Industrial de la Biotecnología - CORPODIB. Doctora Marta Emilia Rueda de CAMBIOTEC. Doctora Alma Guevara de Corporación Calidad. Doctor Fernando Alemán de International Business Clearinghouse - IBC Consulting. Doctora Consuelo Montes coordinadora de la unidad de servicios de información en la Corporación para el desarrollo de la biotecnología – BIOTEC-. Doctor Luis Lema Director de Asistencia en tierra de ACES. Doctora Yara Montaña Directora Investigación y desarrollo del Instituto Colombiano de automatización y codificación comercial. IAC.

referencias bibliograficas

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BERNAL, Campo Elias. LAVERDE, Jairo. Proyecto de modernización de las PYMES,
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COLCIENCIAS. Tecnologías de la vida para el desarrollo. Bases para un Plan del
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COLCIENCIAS. EL Universo de la medición la perspectiva de la ciencia y la
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CORPORACIÓN CALIDAD. Proyecto Sistema de Referenciación Competitiva. 1995.
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INSTITUTO COLOMBIANO DE CODIFICACION Y AUTOMATIZACION COMERCIAL.
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ZOLTAN. Szabo. ‘La gestión de la Innovación Tecnológica en la Biotecnología ‘ en:
Biotecnología : Legislación y gestión para América Latina. 1993.

[1] Los diferentes estudios de la línea se encuentran referenciados en la Bibliografía y pertenecen a los temas de tecnología dura y tecnología blanda, innovación tecnológica y transferencia de tecnología.
[2] American Productivity and Quality Center
[3] Empresas seleccionadas como mejores prácticas
[4] La Corporación Calidad está directamente vinculada a la American Productivity and Quality Center (APQC) como impulsadora de herramientas de gestión y calidad en Colombia.
[5] Instituto de Automatización Comercial.
[6] Prácticas, procesos o métodos que facilitan la implementación de una mejor práctica y permiten satisfacer un factor crítico de éxito, ayudan a explicar el porqué del desempeño indicado por un benchmark. (C.Calidad, 1995)

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Sandra Garavito Rojas, Elizabeth Suárez Uribe

* Administradoras de Empresas. Universidad Nacional de Colombia. sgaravirarrobalatinmail.com

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