Ejercicios de automatización

Autor: E. Evans

Administración y gerencia  

10-2002

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EJERCICIO 10
CONCEPTOS DE INFORMACION
 
1. Ilustre el concepto de información. 
 
2. Enumere 5 casos de información (Recuerde que debe de identificar al receptor).
 
Para los conductores de autos la señal ALTO. No continúe.
La televisión en publico en general.
El periódico es un informante escrito para los lectores.
Los libros son información para los estudiantes.
Quieto para un perro entrenado 
  
3. Utilizando el mismo elemento del inciso anterior, determine cuando podría ser considerado como un dato.
 
Para alguien que no sabe manejar.
Es un dato para los que no pueden ver.
Dato para las personas que no saben leer.
Para las personas que no estudian.
Los perros que no están entrenados. 
 
4. A PESAR... ¿por qué considera que la información es importante para la administración?
 
La información es importante en la administración ya que es un recurso muy útil para la toma de decisiones dentro de una empresa. Sin una buena información un administrador se arriesgaría mucho si toma cualquier tipo de decisión, el tipo de información que requiere una empresa debe ser exacta, oportuna, concisa, integra y confidencial.  

EJERCICIO 11
IMPORTANCIA DE LA INFORMACION
 
1. Analice 5 ejemplos en donde la causa del problema sea la falta de información
 
1. Cuando alguna persona no asiste a una reunión que fue cambiada de fecha.
2. Se dan noticias en las cuales no son verdaderas por falta de información.
3. En la compra de una computadora se puede llegar a comprar algo que no este bien actualizado por falta de información.
4. Por falta de información un jefe puede llegar a despedir algún empleado.
5. Una mala información podría ser devastadora en un negocio.
 
2. Explique el tipo de información que es requerido en cada nivel de la organización
 
Los niveles existentes dentro de una organización son: Nivel de oficina, en este nivel son tareas repetitivas y transacciones, la información es manipulada y detallada. A nivel operativo, se tienen tareas definidas y de corta duración, la información requerida es resumida para efectuar controles. A nivel táctico, son metas y objetivos a lograr, se requiere información periódica que permita evaluar el logro de metas. Por ultimo como estratégico, la información debe ser resumida y agrupada. 
 
3. Explique la importancia de la información en la administración
 
La información mas que importante es vital, para tomar decisiones hay que saber como andan las cosas, sin información acerca de lo requerido es solo improvisar, y al improvisar se arriesga mucho. Es de gran importancia la información dentro de la administración, el valor de la información depende del grado en que esta sirva para reducir la incertidumbre en las decisiones efectuadas.    
 
EJERCICIO 12
CARACTERISTICA DE LA INFORMACION
 
1. Elija cinco cosas en que se maneje información en la organización. Posteriormente analice en cada caso que significa cada característica: veraz, oportuna, exacta, concisa, integra, confidencial. 
 
1. Cuenta de ahorros
2. Inventario de una bodega
3. Resumen de ventas de una tienda de domicilio
4. Lista de precios en una verdulería
5. Ganancias de una empresa en 5 años.
 
En la cuenta de ahorros tiene que ser una información exacta: se mide en porcentaje de información correcta con relación al total de información generada. El inventario de bodega en su característica tiene que ser exacta y oportuna y es a nivel oficina. Resumen de Ventas es una información a nivel táctico, de una manera exacta y concisa. Lista de precios es de nivel operativo, toda informacion debe de ser clara y ordenada, y exacta en este caso. Las ganancias de una empresa es una informacion confidencia, debe de ser resumida y agrupada . 
 
2. Explique cada una de las características de la información: veraz, oportuna, exacta, concisa, integra, confidencial. ¿Cuál es la mas importante según su criterio?
 
Exacta: se mide en porcentaje de información correcta con relación al total de información generada
Oportuna: debe estar disponible en el momento justo. Precisa.
Integra: Que sea completa, es decir que, además de ser exacta y oportuna, no debe olvidar ningún aspecto que se requiera. 
Concisa: breve y al grano. Presentando únicamente los aspectos relevantes de la información.
Confidencial: Viene de la palabra confianza. Es importante velar por la confidencialidad de la información, que solo las personas que tienen que manipularla puedan tener acceso.  
 
EJERCICIO 13
ELEMENTOS DEL PROCESAMIENTO
 
 
A continuación se enumeran varios casos de procesamiento. Se le pide que indique los tres elementos que lo integran:
 
1. Elaborar un pantalón

Entrada: lona, hilo, maquina de cocer, tijeras, broches, Maquina para poner broches. Proceso: Cortar la lona en la medida deseada, cocerlo, poner broches. Salida: pantalón.    
 
2. Preparar un articulo de revista

Entrada: agencia de arte, personal de publicidad, información del articulo, materiales de trabajo, computadora. Proceso: Poner todo en marcha, trabajando, poniendo fotos pegando textos, etc. Salida: Articulo de revista. 
 
3. Preparar un reporte de total de horas extras por departamento

Entrada: Informe de horas extras de los empleados, contador, hoja de reporte, computadora para trabajarlo. Proceso: Poner a trabajar al contador para laborar la hoja de reporte. Salida: Hoja de reporte de horas extras. 
 
4. Preparar un catalogo de productos detallando sus principales características y precio de venta

Entrada: agencia de publicidad, dirección de arte, materiales de trabajo, fotografías de los productos en venta, textos, precios de los productos, información que se requiere en el catalogo,( medidas, colores, tipos de letras, etc.)maquinas de producción, papel de revista, personal de producción. Proceso: Todo mundo a trabajar y proceder con el catalogo. Salida: Catalogo de productos detallado.   
 
5. Elaborar un resumen de ventas por sector

Entrada: Sector de ventas, donde se va ser el informe, información del resumen de ventas, oficina administrativa, secretarias, contadores, computadoras, papel, Gerente de ventas, tiempo de entrega. Proceso: Trabajar en conjunto dentro de la oficina, verificando que toda la información sea correcta. Salida: Reporte de ventas para dicho sector.
 
EJERCICIO 14
ELEMENTOS DEL PROCESAMIENTO II  
 
1. Identifique la entrada, el proceso y la salida en los siguientes casos: 
 
a) Sistema de votación para elegir directiva de un Comité de vecinos
 
Entrada: Personal Administrativo, personas auxiliares para ordenar los votos, computadoras, programa de votación, fecha de votación, papeletas de votos. Proceso: Recibir todo los votos, procesarlos, verificarlos. Salida: Directiva de comité de vecinos.    
 
b) Calcular el promedio de tareas en el curso de Automatización I
 
Entrada: Libro de texto de Automatización 1, persona para hacer el promedio, sumadora, hoja de respuesta. Proceso: revisar y sumar las tareas. Salida: Calculo de tareas de Automatización.
 
 c) Realizar una investigación de historia de la Automatización de oficinas
Entrada: estudiante que va a ser la investigación, libros de Automatización, computadora, impresora, papel. Proceso: investigar, realizar el trabajo, imprimirlo. Salida: Historia de la Automatización. 
 
d) Calcular el promedio de la clase en el curso de computación
 
Entrada: Quien va ser el trabajo, informante de inscripciones, contar con los resultados del curso, computadora, impresora. Proceso: Realizar el trabajo imprimirlo. Salida: Promedio de la clase del curso de computación.  
 
e) Calcular el promedio de todos los cursos de la Facultad de Ingeniería en un semestre
Entrada: No. De cursos de la facultad, resultados de cada curso, numero de estudiantes, computadora, programa de calculo de promedios, impresora, papel. Proceso: Procesar la información obtenida e imprimirla. Salida: Promedio de cursos de la Facultad de ingeniería. 
 
EJERCICIO 15
CICLO DE VIDA DE LA INFORMACION
 
Defina cada paso en el ciclo de la información
 
1. Tome como base los siguientes productos de información identificando cada fase en su ciclo de información:
 
a Generación informe mensual IVA por pagar
Recopilar todos los gastos hechos durante el mes, lo siguiente procesar todos los datos y obtener la informacion requerida, después viene la distribución de la informacion.
      
b Cartas y documentos recibidos
     
Se deben de recopilar todos los documentos y cartas recibidas luego se procesa la numeración(contar) de documentos existentes al finalizar tendremos nuestra informacion y sabremos los documentos que hemos recibidos.
     
c Informe de flujo de efectivo producido para el gerente financiero
           
Aquí hay que recopilar todos los flujos de dinero que aya recibido de la empresa en efectivo y transacciones que pudieron haber, se procesan todos estos datos para obtener la informacion deseada luego se distribuye la informacion a la persona que la solicitó y esta persona la utilizara en beneficio de la empresa.     
 
d Informe de productos con mayor y menor rotación en el año 
Este informe debe de recopilar todos los datos necesarios, productos en existencia, reporte de movimientos en el año, datos de los proveedores acerca de los productos vendidos durante ese año, etc. Procesar los datos obtenidos para obtener la informacion de las rotaciones de mayor y menor movimiento durante el año, distribuir el informe a los solicitantes. 
 
e Mensajes de correo electrónico recibidos por el gerente de
informática
 
Recopilar todos los mensajes de correo electrónico recibidos, procesar los datos recopilados y obtener la información, distribuirla al interesado.
 
EJERCICIO 16
CICLO DE VIDA DE LA INFORMACION
 
1. Explique los aspectos de seguridad, legales y de privacidad que deben considerarse al automatizar tareas que involucren tratamiento de información
Bueno, asegurarse que la información no se pierda, caiga en manos equivocadas o con malas intenciones o bien sea alterada.
Otro aspecto en la seguridad es respecto a ataques o penetración de personas totalmente ajenas al sistema de información.  
También debe de considerarse la seguridad física tanto del hardware como la del software. Incluye protección contra cualquier daño o destrucción ocasionados por incendio, inundación o sabotaje.
 
2. Explique que es la negligencia y que es el fraude en lo que a información se refiere. De ejemplos
 
La negligencia es que alguien de fuera de la organización sea molestado innecesariamente y es resultado del mal control del sistema. Ej: es cuando una persona ya efectúo los pagos a la empresa o esta al día en sus cuentas y por descontrol en el sistema se continúan realizando avisos de cobro.
El fraude es un esfuerzo premeditado o inconsciente de defraudar el sistema. U n ejemplo es el de un programador bancario que crea cuentas de ahorro inexistentes para intentar defraudar el sistema. Puede modificar los programas de manera que depositen a esas cuentas. 
 
RESUMEN

Términos - Conceptos más importantes
A. Resuma con palabras sus términos o conceptos explicados en este capitulo
 
1. La información es un recurso muy valioso para el ser humano y puede representarse de muchas maneras. Explique
Pueden ser señales, un color, datos, una conversación. Esto nos dice que la información no solo tiene que ser escrita cualquier dato o señal puede ser una información si el receptor lo descifra. 
 
2. Identifique cada fase en el ciclo de vida de la información
Las etapas en el ciclo de vida de la información :Recopilar, procesar, distribuir y usar
 
3. Explique en que circunstancias un hecho se considera información y en cual se considera dato
Es información cuando el receptor le da significado y utilidad al dato, si no es así, es simplemente un dato, ej: el periódico para una persona que no puede ver.
 
4. Analice cada una de las características que debe poseer la información
 
Las características de la información se clasifican en a forma y fondo. La información debe ser: Exacta: se mide en porcentaje de información correcta con relación al total de información generada Oportuna: debe estar disponible en el momento justo. Precisa. Integra: Que sea completa, es decir que, además de ser exacta y oportuna, no debe olvidar ningún aspecto que se requiera. Concisa: breve y al grano. Presentando únicamente los aspectos relevantes de la información. Confidencial: Viene de la palabra confianza. Es importante velar por la confidencialidad de la información, que solo las personas que tienen que manipularla puedan tener acceso.   
 
5. En todo procesamiento se puede distinguir tres etapas o elementos. Explique cada una de ellas.
Entrada: toda la materia prima que sirve de base para hacer el producto. La Salida: es el producto que se genera después de realizar el proceso indicado. EL proceso: son todos los pasos necesarios para convertir la materia prima en el producto deseado.
 
6. Explique tipo de información se requiere en cada nivel de la organización    
Nivel de oficina, en este nivel son tareas repetitivas y transacciones, la información es manipulada y detallada. A nivel operativo, se tienen tareas definidas y de corta duración, la información requerida es resumida para efectuar controles. A nivel táctico, son metas y objetivos a lograr, se requiere información periódica que permita evaluar el logro de metas. Por ultimo como estratégico, la información debe ser resumida y agrupada.
 
COMPLETACION

C. Llene los siguientes espacios en las oraciones siguientes con la frase o palabra adecuada:
 
1. En todo procesamiento se pueden distinguir tres etapas o elementos
Entrada, proceso y salida
 
2. La Entrada es toda materia prima que sirve de base para hacer el producto.
 
3.   Proceso Son todos los pasos necesarios para convertir la materia prima en el producto deseado.
 
4. Cuando la salida de un proceso es información el sistema es conjunto de elementos que se interrelacionan.
 
5.  Los gerentes Tienen a su cargo la toma de decisiones y el control se la empresa
 
6. Los Datos  son las herramientas necesarias para llevar a cabo el proceso
  
7. Al conjunto de elementos como personas, programas, papel, dispositivos diversos, computadoras, etc, para llevar a cabo el procesamiento de datos se le domina Proceso                                           
 
8. Un Sistema es un conjunto de componentes que al interactuar producen una salida.
 
9. Al proceso de convertir datos en información se conoce como sistema de procesamiento de datos.
 
10. La información puede representarse en forma de: un color, una señal o un dato.

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