Ejercicios de automatización. Segunda Parte

Autor: E. Evans

Administración y gerencia

10-2002

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EJERCICIO 6
CAUSAS DE LA AUTOMATIZACION  
  
1. Explique las 5 razones más comunes por las que se hace necesario automatizar
 
Las cinco razones mas comunes son capacidad, control, comunicación, costo, competitividad, en capacidad se requiere de un acceso mas rápido a la información, si aumentan los clientes, ventas o el volumen. En el control se requiere mayor exactitud, Comunicación integración y comunicación en las diferentes áreas de la organización, Costo, monitoreos y reducción de costos. Y competitividad en el marco de la competencia la automatización ayuda a la atracción de los clientes deja un margen de ventaja competitiva.   
 
2. Seleccione una oficina y describa su situación actual. Posteriormente analice si se puede aplicar uno o mas de estas razones comunes  
 
Una Tienda de Abarrotes

Esta muy bien surtida y cada vez tienen mas productos que vender, consta de tres empleados, Sus prioridades son tener los productos Básicos, así como golosinas, aguas gaseosas, jugos y variedad de papalinas, etc.
La situación Actual es que también venden comida preparada que le dan algunos proveedores, como hamburguesas, hot dogs, enchiladas, panes con chile, etc. Así como también venden licores y cervezas. Indudablemente necesitan de la comunicación y en cuanto a capacidad y volumen sus condiciones requieren de un acceso más rápido. Si se analiza ellos tienen dos de las razones mas comunes para automatizar.

EJERCICIO 7
REFUERZO DEL CONCEPTO DE AUTOMATIZACION
 
1. Basado en el articulo que escribió en la sección 1.1 en el cual describió lo que a su criterio es la automatización de oficinas, analice en que estaba equivocado
 
2. Pregunte a personas de su oficina, negocio u hogar que es automatizar una oficina, en su opinión. Analice que es lo que tienen en común sus definiciones. Analice en que punto no están de acuerdo con lo expuesto en este texto.
 
Volver las tareas de la oficina más eficiente y rápidas por medio de recursos tecnológicos
Automatizar es realizar algo en forma automática
Automatizar es trabajar en forma automática con la más mínima ayuda humana. Todas las definiciones son bien parecidas en las cuales me dicen lo mismo; al igual que el libro de texto.
 
3. Tomando como base las respuestas dadas en el capitulo a la pregunta: ¿Por qué debo automatizar? Y ¿cuándo debo hacerlo? Describa un caso o experiencia personal de tres procesos que han sido automatizados, identificado la situación previa a la automatización y las razones por las que se automatizaron.  

En mi casa pasamos varias experiencias en las que tuvimos que automatizar ciertas tareas domesticas que ameritaban pensarlo una de ellas fue las compras de la casa, como todos estamos afuera la mayor parte del tiempo se compraba la comida necesaria para el día ahora se compra semanal, el servicio de limpieza todos lo hacíamos pero éramos muy dejados se contrato una muchacha para que lo hiciera.
 
EJERCICIO 8
COMUNICACIÓN Y ADMINISTRACION
 
1. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados
En este caso una buena comunicación a los subordinados haciéndoles entender que las reglas organizaciones, por medio de una platica constructiva, y llegar a un acuerdo.  
  
2. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales
 
Por medio de una buena administración los objetivos de una empresa se pueden llevar a cabo; son cuatro actividades administrativas, la planeación, la organización, la ejecución y el control.  
 
3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones
 
Para una empresa investigar cualquier tipo de información para obtener datos de los cuales se pueden tomar decisiones, se debe estar seguro acerca de la información que se investigo o proveniente de la misma empresa, de tal manera que las decisiones sean objetivas para la empresa.  
  
4. Clarificar las responsabilidades de tarea, identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño
 
EJERCICIO 9
COMUNICACIÓN Y ADMINISTRACION II

¿Ilustrar un proceso de comunicación entre dos personas creados por usted. Identifique las etapas en la comunicación, así como al receptor, el mensaje, el medio y la fuente.  

El señor planifica la pregunta, el es el transmisor, en esta etapa el va a transmitir el mensaje.
 
Se codifica el mensaje se selecciona el medio a través del cual se comunica el mensaje que se ha planeado. Los medios puede ser el habla, escribir, hacer señales, relación física, etc.
 
Recepción: Esto implica la recepción física del mensaje: escuchar, ver, sentir, comprender, etc.
 
Decodificación y respuesta. Ya se ha recibido el mensaje. Ahora le toca al receptor decodificarlo e interpretarlo. ¡Que se significa? ¿Qué debo hacer?
 
Retroalimentacion. La reacción del receptor al mensaje es una forma de comunicación al transmisor y en realidad se realiza de nuevo otro proceso de comunicación, en donde el transmisor es el receptor del nuevo mensaje.
 
Ruido. Es un elemento y/o actividad que molesta, confunde o hace mas difícil el proceso de la comunicación. Puede ser desde una escritura desgarbada, a un ruidoso trabajador martillando el techo, o un ton muy bajo de hablar, etc.
 
RESUMEN
Términos - Conceptos más importantes

A. Resuma con sus propias palabras los términos o conceptos explicados en este capitulo.
 
1. ¿Qué diferencia existe entre automatizar y mecanizar?
 
Automatizar da la idea de realizar algo en forma automática, la mínima intervención humana, mecanizar es hacer algo en forma mecánica.  
 
2. Explique cada una de las actividades administrativas
 
La planeación: establece la visión, la misión y los objetivos de la organización.
La organización: desarrollar una buena organización para llevar los planes muy adecuadamente.
La ejecución: se lleva a cabo físicamente las actividades que resultan de los pasos de planeación y organización y que las personas involucradas ejecuten sus tareas.
El control: permite garantizar que se esta caminando en la dirección correcta y que se logran los objetivos.  
 
3. Defina las cinco causas más importantes por las que se deciden automatizar las empresas
 
Las cinco razones mas comunes son capacidad, control, comunicación, costo, competitividad, en capacidad se requiere de un acceso mas rápido a la información, si aumentan los clientes, ventas o el volumen. En el control se requiere mayor exactitud, Comunicación integración y comunicación en las diferentes áreas de la organización, Costo, monitoreos y reducción de costos. Y competitividad en el marco de la competencia la automatización ayuda a la atracción de los clientes deja un margen de ventaja competitiva.
 
 
4. Explique cada una de las categorías en que se clasifican las tareas administrativas. De un ejemplo
 
5. Explique que consideraciones se deben tomar en cuenta, en lo referente al equipo, cuando se desea automatizar.
 
Se debe tener en cuenta que no solo es de comprar el equipo, debe de tener un respaldo de un sistema para usarlo, se deben establecer claramente los procedimientos. Equipar implica conocer las capacidades de los equipos.
 
6. Explique cual es el objetivo de la automatización de oficinas.

El objetivo es de incrementar la productividad  
 
7. Defina que es productividad.
 
Es un indicador que mide la eficiencia del proceso de transformación de los insumos en productos.
 
8. Explique el proceso de la comunicación identificando cada uno de los pasos, así como los elementos que intervienen.
Es uno de los facilitadores más importantes de las actividades administrativas. El proceso de la comunicación tiene varios pasos: El transmisor planifica, se codifica el mensaje, el mensaje y el medio, recepción, decodificación y respuesta, Retroalimentacion, ruido.  
 
9. Explique cada una de las categorías en las que se clasifican las tareas administrativas
 
10. Explique cual es la importancia de la comunicación en la administración
 
Es uno de los facilitadores mas importantes de las actividades administrativas. El objetivo de la comunicación es el entendimiento. La comunicación ayuda a que la planeación sea bien ejecutada, la organización se ejecute con eficiencia.
 
11. Explique la formula de la productividad
 
Productividad es una relación entre los insumos invertidos al producirla salida o producto.

Productividad = Resultados               =             Salidas
                          Recursos utilizados                 Insumos

 
12. Explique que no es automatizar
Solo poner a funcionar un equipo de computo.
Solo comprar un equipo electrónico de comunicaciones
Solo hacer cambios o mejoras en procedimientos
Son acciones aisladas, no garantiza su éxito y no son un proceso de AO.
 
13. Mencione varios canales utilizados en el proceso de comunicación
 
Entre ellos están: hablar, escribir, hacer señales ya sea con ademanes, relación física, etc.
 
14. Defina el termino sistematización
 
Se entiende el visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que cualquier persona que ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender como llevar a cabo su trabajo.
 
COMPLETACION

B. Llene los siguientes espacios en las oraciones siguientes con la frase o la palabra adecuada:
 
1. Realizar algo en forma automática, es decir con la mínima intervención humana se conoce como Automatizar.  
 
2. Ejecución es la actividad administrativa en que se toman medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que las personas involucradas ejecuten las tareas.  
 
3. Control  es la actividad administrativa en que se establece la visión, la misión y los objetivos de la organización.  
 
4. Si la tarea se puede realizar sin intervención humana se dice que la tarea esta Automatizada.  
 
5. Ruido  es un elemento y/o actividad que molesta, confunde o hace mas difícil el proceso d comunicación.  
 
6. Al sitio donde se realizan tareas administrativas se la llama Oficina.  
 
7. El equipamiento  es entendido como el dotar o proveer a la oficina del equipo necesario para realizar las tareas administrativas.  
 
8. Las diversas tareas desarrolladas en una oficina se clasifican en: Toma de decisiones, Manipulación de información, Administración, Comunicaciones, Almacenamiento de documentos.  
 
9. Un sistema  es un conjunto de componentes que al interactuar producen una salida.  
 
10. Por Sistematizar se entiende el visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que cualquier persona que ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender como llevar a cabo su trabajo.  
 
11. Al proceso que implique la sistematización y el equipamiento de los procesos administrativos de una oficina, apoyándose en dos disciplinas: la administración y la informática se conoce como: Automatización de Oficinas.  

Ejercicios 10 al 16
Capitulo 2

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