ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Autor: Enrique Macías García

EVALUACIÓN DE PROYECTOS Y ECONOMÍA MATEMÁTICA

07-2004

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ADMINISTRACION DE PROYECTOS
Calidad
 
Las organizaciones deben plantear objetivos de adecuación por su simplicidad, es decir, no solo de cara al proceso de auditoria o certificación sino inclusive a sus propios procesos internos de mejora y auditoría, pues los principios de la norma ISO 9000 simplificaran más la comprensión de la relación entre la administración de la calidad y la administración de la calidad total un sistema de calidad tiene que ser algo particular.
 
Una vez identificadas las diferencias se tiene que analizar que carencias presenta el sistema que tienen con relación a los nuevos requisitos y planear como van a incorporar dichos requisitos.
 
Los ocho principios se refieren a:
 
· Organización orientada al cliente
· Liderazgo
· Enfoque del sistema hacía la gestión
· Enfoque objetivo hacía la toma de decisiones (basada en el análisis de datos e información)
· Implicación del personal en el sistema
· Enfoque a procesos
· Mejora continua
· Relaciones mutuamente beneficiosas con los suministradores (proveedores)
 
Debe facilitar la integración de los diferentes sistemas, lo cual va a redundar en una disminución de costos no sólo de los procesos de certificación, sino también de la gestión de las empresas.
Los procesos de mejora permiten, al mejorar la calidad en una organización, lo que se está haciendo es mejorar su posición competitiva, la certificación es el beneficio marginal del sistema, no debe ser el objetivo principal de un sistema.
 
Poka- Yoke:
· Métodos de control
· Métodos de advertencia
 
Buscan la prevención y eliminación de errores, aunque una parte importante que hay que destacar es que el enfoque principal debe estar en la interfaz con el usuario y en como se le va a dar servicio
 
Instrumentos y estrategias para la calidad
 
Instrumentos:
Reestructuración organizativa
Rediseño de procesos
Renovación tecnológica
Capacitación del personal
 
Estrategias:
Aplicaciones: toda la gestión a todos los procesos
Tecnología: Ingreso de información única desde donde se genera, información disponible siempre y desde cualquier punto del país
Implantación gradual por procesos y área geográfica
 
La calidad tiene que estar diseñada desde el principio y orientada a lo que realmente demanda el mercado, la principal causa de los accidentes son provocados por fallas humanas, por lo que el diseño debe buscar minimizar que la persona accione controles incorrectos o que opere de alguna manera indebida el producto.
 
¿Cuál es la cualidad más importante en una empresa?
Podría ser la puntualidad, la lealtad, la honestidad, la responsabilidad, etc., pero la que más sobresale notablemente del resto es la EXPERIENCIA, por que con la experiencia, una persona resuelve problemas, ayuda a alcanzar a la empresa los objetivos del negocio y sobre todo ayuda a la organización a adquirir una posición competitiva en el mercado.
 
La experiencia es la cualidad que todas las personas buscan desarrollar, ya que a través de ella son reconocidas y valoradas en su trabajo.
El grado de experiencia de una persona o una organización depende de su grado de conocimientos y de la profundidad de entendimiento que tenga sobre una materia o tema en particular.
Técnicas deficientes o mal empleadas, dan excusas; técnicas eficientes o bien empleadas, dan resultados.
El éxito de una organización depende de la efectividad del conjunto de técnicas que emplea cotidianamente para alcanzar sus resultados de negocio (participación de mercado, nivel de utilidades, desarrollo de nuevos productos, entrenamiento de personal, desarrollo de proveedores, etc.) y de estas técnicas depende la tecnología la cual es el activo más valioso después de sus colaboradores.
 
Si se valora la experiencia de las personas y la tecnología que se genera día a día, se generará la elaboración, actualización y enriquecimiento continuo de manuales lo cual facilitará que la riqueza tecnológica de la organización se aproveche al máximo en beneficio mutuo.
 
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO.- El ciclo de vida de un proyecto tiene que ser visto como un sistema o un todo, y los diferentes subsistemas que lo componen.
 
a) CICLO DE VIDA (Proceso específico)
b) Niveles de Administración
c) Características operacionales
 
a) Sirve para alcanzar el objetivo específico y se compone de 4 etapas:
 
Factibilidad (facilidad para ejecutar el proyecto en cuanto a calendarización, financiamiento, presupuesto, organización preliminar)
 
Diseño detallado (Se diseña a detalle y reevalua el financiamiento, el presupuesto, la calendarización, estrategias, logística, etc.)
 
Producción
 
IV) Culminación y puesto en marcha
 
Se deben cumplir con los requerimientos calendarizados:
 
1) Definición del proyecto (en cuanto a tiempo)
2) Organización para ejecutar el proyecto
3) Minimizar rupturas con el medio ambiente (para tener toda la información necesaria)
4) Infraestructura adecuada para realizar el proyecto (comunicación, servicios, sistemas, financiamiento, etc.)
 
Identificar puntos de interrupción en el proceso, así como delimitar y buscar indicadores
DIFERENCIACIÓN.-
Estructura de la organización
Orientaciones interpersonales
Horizontes de tiempo
Metas y objetivos
 
Integración de las áreas por: Metas y objetivos, medios cambiantes, tecnología incierta
 
Empresa cambiante, compleja en lo organizacional
Interdependencia mancomunada, secuencial, recíproca
Manejo de interrelaciones en los proyectos
Mantener claras las interrelaciones estáticas
 
- Administración de proyectos
- Control de proyectos
- Grupos funcionales
- Subproyectos
 
Tiempo: antes, durante y después
Conceptos
Tecnología
Recurso humano
 
Identificación de problemas
Los proyectos requieren:
Organización descentralizada
Cambiar de acuerdo a las necesidades del tamaño del proyecto, de la rapidez y complejidad
Superestructura administrativa sustantiva para producir la coordinación necesaria.
 
Un proyecto varía en las diferentes etapas de desarrollo y los diferentes niveles de Administración.
 
Asegurar la completa terminación de los subsistemas Estáticos (definición técnica, organización, medio ambiente e infraestructura) en cada fase de la vida del proyecto.
 
La Planeación debe basar sus fases en las etapas del ciclo de vida del Proyecto
Planeación de Proyectos por Fases
Es necesario que el Control varíe de acuerdo con el nivel requerido y a la etapa del proyecto
 
Control.- Establecer estándares, supervisión y corrección de las desviaciones entre la ejecución real y la planeada. Supervisión de la ejecución para asegurar que se está logrando la calidad y que los recursos se están desplegando de acuerdo a la programación y el presupuesto. Por lo tanto la naturaleza del control es cambiante de acuerdo a las diferentes etapas del proyecto.
 
Objetivos del proyecto: Calidad, Costo y Programación
 
La matriz se utiliza para obtener máxima eficiencia en la utilización de los recursos del proyecto
FUNCIÓN DE INTEGRACION.- El principal trabajo de todo gerente de proyectos es crear con la organización un ambiente que facilite el logro de los objetivos de la organización.
Todos los proyectos deben integrarse (integración de sistemas) integrar todas las partes (subsistemas, componentes, partes y unidades organizacionales) como un todo que funcione correctamente de acuerdo a un plan.
El gte. de proy. Es el corredor de decisiones cuya tarea consiste en resolver problemas auxiliándose de expertos (Gerentes funcionales y especialistas) quienes conocen más sus campos de especialidad que él.
 
El Gte. debe planear, controlar, administrar, los puntos de interacción entre varios elementos del proyecto, del producto y de las organizaciones involucradas. El manejo de las interrelaciones, es la identificación, documentación, programación, comunicación y supervisión de las interrelaciones relacionadas tanto con el producto como con el proyecto.
 
3 TIPOS DE PROBLEMAS:
1.- Administrativos, remover obstáculos y establecer prioridades
2.- Técnicos, toma de decisiones clave, cambios en los objetivos y costos, programación o realización(alternativas).
3.- Usuario o cliente, interpretación y aceptación de las especificaciones
 
La clave en la toma de decisiones es la cooperación y la negociación
 
Acciones durante el proyecto:
 
· Planeación para la integración
· Desarrollo de una estructura separada de trabajo integrada de un programa y un presupuesto
· Desarrollo de controles del proyecto integrados
· Manejo del conflicto
· Remoción de los obstáculos
· Asignar prioridades
· Facilitar la transferencia del proyecto
· Establecer vínculos de comunicación
 
Planeación para integración del proyecto
 
Que entiendan sus papeles y responsabilidades depende el éxito del proyecto
 
ESTRUCTURA SEPARADA DE TRABAJO
 
Descomponer el proyecto en estructuras en tareas que se puedan realizar, se separa a lo largo de líneas organizacionales
 
DESARROLLO DE CONTROLES
 
Identificar todas las interrelaciones importantes y los eventos interrelación
 
MANEJO DEL CONFLICTO
 
Debe estar al tanto de los conflictos reales o potenciales y resolverlos de inmediato para tener un proyecto integrado
 
Asignar prioridades para resolver conflictos.
 
La transferencia de proyecto, es el movimiento por medio de la fase conceptual a la entrega final al usuario, debe planearse cuidadosamente y prepararse dentro de la programación y el ppto.


 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
Diseño y desarrollo
 
 
Manufactura o construcción
 
 
Entrega o transferencia
 
 
 
 
Prueba
 
 
 
 
 


El Gte. de proyecto debe actuar como agente de transferencia o despachador de comunicación evitando las barreras.
 
BARRERAS DE COMUNICACION
 
Diferente percepción (falta de comprensión) en cuanto a metas y objetivos
Obstrucción de rutas de comunicación
Conflictos de personalidad o antagonismos
Resistencia al cambio o la actitud
 
El Gte. debe tener habilidades comunicativas, para evaluar, condensar y actuar sobre la información
 
Decisiones que se deben tomar antes de la implantación del proyecto:
 
Vender el concepto de Admón. De proyectos a todos
Seleccionar el tipo o forma de organización de Proyectos que se va a utilizar
Emisión de un reglamento para delinear la autoridad y responsabilidad del proyecto
Selección del Gte. del proyecto
Selección de los gerentes funcionales para que participen en el proyecto
Suministrar recursos adecuados
Apoyo continuo al Gerente del proyecto
 
Acciones del proyecto
 
Generar el plan para la implantación del proyecto
Crear las estructuras separadas de Trabajo(EST)
Desarrollo de la organización del proyecto
Generación de la guía de procedimientos del proyecto
Generación del pronóstico para la obtención del material para el proyecto
Generación de autorizaciones de trabajo
 
Involucrar un alto grado de interdependencia entre trabajos especializados
Integración de esfuerzos especializados como importante consideración administrativa
Concluir de acuerdo a lo programado y con costos restringidos
 
El éxito de la Admón. De Proyectos se mide por logro de eventos exitosos en la red de logros planeados.
 
1o. Planear fijando objetivos de crecimiento
2o. Ejecutar acciones de mejora que permitan alcanzar las metas
3o. Verificar que las acciones arrojen resultados favorables (Evaluación)
4o. Estandarizar una vez que el objetivo esté cubierto
5o. Fijarse otro objetivo (Mejora Continua)
 
HOSHIN KANRI.- Ho = método o forma, Sin = aguja resplandeciente o brújula =
la dirección que se debe tomar. Metodología para establecer o rumbo o dirección estratégica.
 
Kanri = administración, despliegue, gestión, control
 
HOSHIN KANRI= Despliegue estratégico de los objetivos de la administración
 
Buscar la disminución del margen de errores
Planeación efectiva y eficiente = crecimiento y desarrollo empresarial
Beneficios = pensamiento sistemático, mejor coordinación, objetivos definidos con mayor precisión, participación activa de la alta dirección, etc.
 
1o. revisión o evaluación de los siguientes aspectos:
 
Propósito y visión de la cía.
Necesidades actuales y requerimientos de los clientes consumidores
Situación económica actual
Ambientes externo e interno de la empresa
Estrategias de mercado
Plan del año anterior
 
2o. Formular el HOSHIN del próximo año que resume los objetivos principales, el cual es un proceso estrechamente relacionado y sistemático
 
El plan HOSHIN tiene 4 elementos fundamentales:
 
Objetivo (dimensionar con indicadores numéricos = metas)
Meta
Estrategias y
Puntos de control (medidas de desempeño)
 
Toma de decisiones correctivas en caso de surgir desviaciones
 
Gestión administrativa
KAIZEN = KAI= Cambio + ZEN= bueno, mejora continua, innovación
 
Funciones de la gerencia = mantenimiento (operación diaria) actividades dirigidas a conservar estándares y operar los procedimientos y mejoramiento (actividades dirigidas a cambiar y elevar el desempeño de los actuales estándares)
Mejora Continua = Pequeñas mejoras como resultado de esfuerzos continuos
Innovación = mejoramiento significativo como resultado de una gran inversión de recursos o de tecnología
Construir paso a paso una serie de acciones que a la larga mejoren el proceso en su conjunto desde la operación misma, mejorando la productividad y eficiencia.
Empresa orientada a los procesos, los cuales permiten controlarlos, medirlos y mejorarlos, para lo cual en cada momento de la actividad se deben utilizar los ciclos PDCA Planear, Ejecutar, Verificar y Ajustar) y SDCA (Estandarizar, Ejecutar, Verificar y Ajustar) necesarios para mejora del empleado y de la organización.
Hablar con datos, para eliminar las corazonadas o el “yo creo”
Observar cada detalle, cada movimiento, el lugar de trabajo, el equipo que se utiliza. La expresión de las personas, etc.
GEMBA = Lugar real, donde ocurre la acción
 
1o. Platica con el personal involucrado en el proceso, explicándoles el objetivo que se pretende alcanzar y los pasos a seguir para alcanzarlo por parte del responsable y del equipo de trabajo.
 
2o. Taller de mejora de procesos para analizar actividad por actividad con el personal que trabaja directamente en el proceso (GEMBA) obteniendo como producto un diagrama de flujo del proceso en su situación actual. estableciendo la secuencia del proceso
 
3o. Después de analizar las áreas de oportunidad, se debe desarrollar el PLAN de MEJORA, en donde la actividad central es convertir el proceso en la replica de un proceso de manufactura en forma de línea de producción, para ver si es correcto.
 
Encontrar los cuellos de botella
Construir una línea de producción virtual para mejorar el proceso preguntándonos ¿Cómo podemos mejorarlo?
Reducir la variabilidad
Identificar un nuevo proceso y enriquecer cada actividad que agregue valor obteniendo un diagrama mejorado
 
4o. Establecer el estándar de tiempo que se iba a utilizar como límite superior e inferior para el funcionamiento del nuevo proceso. (estandarizar el proceso)
 
Aplicar una prueba piloto para demostrar el funcionamiento y flexibilidad del recorrido de cada acción del nuevo proceso.

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Enrique Macías García

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