Administración de proyectos

Autor: Enrique Macías García

EVALUACIÓN DE PROYECTOS Y ECONOMÍA MATEMÁTICA

07-2004

Viene de una página anterior

Descargar Original

5o. Elaboración de Manual de Procedimientos o roles en formatos sencillos que se van a desempeñar por cada uno de los miembros.
 
Especificar la misión del área, el objetivo principal de su rol y sus funciones básicas (delimitación de actividades)
 
El gerente responsable del proceso debe supervisar la operación diaria del proceso, mantener el control estadístico diario y servir como entrenador y apoyo al personal (líder de equipo)
 
Para tener éxito se requiere constancia en el propósito (E. W. Deming)
 
Gerencia del GEMBA
 
1. Cuando surja un problema (anomalía) vaya al GEMBA e indague a través de la gente que conoce el proceso
2. Verifique que los datos sean relevantes (dejar el yo creo)
3. Tome medidas correctivas, preventivas y temporales en l terreno
4. Encuentre la causa fundamental y elimínela
5. Estandarice para evitar la reaparición
 
Fomentar la creatividad donde predomine el optimismo y el afán de superación con una visión enfocada a la empresa con la filosofía de que todo lo que hacemos puede y debe mejorarse. 

Administración de Proyectos

La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de dólares.

La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Además, todos los proyectos constan de tres fases principales:

1 Crear el plan
2 Administrar y realizar el seguimiento del proyecto
3 Cerrar el proyecto
 
Cuanto más satisfactorias sean estas fases, mayor será la posibilidad de éxito del proyecto.
 
Triángulo del proyecto
 
Se puede prever el futuro del proyecto, si se comprende los tres factores que conforman cada proyecto:
 
Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo.

Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos.

Este trío (tiempo, dinero y ámbito) forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto.

La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.
 
Base de datos

Como administrador del proyecto, sus ocupaciones son muchas. ¿En qué forma puede ayudarse? En primer lugar, almacene los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utilice esa información para calcular y controlar la programación, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creación de un plan. Cuanto más información proporcione, más preciso será el plan.

Como si se tratara de una hoja de cálculo, muestre los resultados de los cálculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces verá cuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas.

Datos

Hoy, su interés se centra en las fechas límite. Mañana, en los costos. La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en un momento dado sólo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la información, utilice las herramientas siguientes:

Vistas: presentan un subconjunto de información del proyecto en un formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra información básica de tareas en columnas y un gráfico de barras.

Tablas: definen las columnas mostradas.

Filtros: permiten centrarse en tareas o recursos específicos.

Cada vista presenta una clase de información diferente. Las tablas y los filtros ajustan la información. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar información, pero no la elimina.

¿Cómo programar el comienzo y el fin de una tarea? Debe tener en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Importante, se debe programar cada tarea utilizando la fórmula duración=trabajo/esfuerzo de recurso, donde:

Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.
Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.
Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.

ejemplo:

Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas).
El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas).
El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores).
La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).

La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programación del proyecto.
 
Conclusión

Una vez que crea la lista de tareas y se proporciona la información de programación, se genera el plan y podrá ver un modelo completo del proyecto, con su fecha de finalización y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. ¿Cuál es el siguiente paso?

Revisar las rutas críticas para detectar posibles problemas. Una ruta crítica es una serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha programada. Si se retrasa cualquier tarea de una ruta crítica, puede retrasarse la fecha de finalización del proyecto.
 
Actualice el Proyecto en cuanto al progreso de las tareas, una vez que el plan ha sido actualizado, revíselo para comprobar el efecto de los cambios. ¿Está el proyecto por encima del presupuesto? ¿Está programado que algún miembro del equipo trabaje horas extra? ¿Va a finalizar tarde el proyecto?
 
Crear el plan  
 
Cuando haya definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, puede comenzar a crear el plan.

Primero especifique y organice la lista de tareas que se deben realizar, así como la duración de cada tarea. A continuación, agregue al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos. Después asigne estos recursos a las tareas. Puede comprobar la programación y ajustarla según sea necesario.
¿Cómo se configura un proyecto?

Los primeros pasos en la creación de una programación consisten en iniciar un nuevo archivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto y el calendario del proyecto e introducir información general del proyecto.
 
Introducir una lista de tareas

Primero, enumere los pasos necesarios para lograr los objetivos del proyecto. Comience por los grandes bloques de trabajo y después divida cada bloque en tareas con resultados individuales. Agregue hitos. Finalmente, reúna y especifique estimaciones de duración.

Una vez que haya introducido la información de las tareas, cree un esquema como ayuda para ver la estructura del proyecto para tener una lista de tareas organizadas en tareas de resumen y tareas detalladas.

Programa de tareas

Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por ejemplo, vínculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar otra. Estos vínculos se denominan dependencias entre tareas. Determine las fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas.

La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman automáticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando delimitaciones, superposición o retraso de tareas, y división de tareas cuando se interrumpe temporalmente el trabajo.

Asignar recursos

Debe asignar recursos a las tareas cuando desee:

-Llevar a cabo un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por personas y equipamiento asignados a tareas o controlar los materiales utilizados.
-Disponer de más flexibilidad en la programación de tareas.
-Controlar los recursos con sobreasignación o infraasignación de trabajo.
-Llevar un control de los costos de los recursos.

Si no especifica información acerca de los recursos, podrá calcula la programación utilizando sólo la duración de las tareas y las dependencias entre éstas, habrá agregado personas, equipamiento y materiales al proyecto y los habrá asignado a las tareas.

Introducir costos

Si necesita contabilizar los gastos de cada tarea o los costos totales del proyecto, con la especificación de tasas para el trabajo de un recurso en una tarea o para los costos de tarea fijos podrá ver si se ajusta al presupuesto.
Puede elegir cuándo desea acumular costos, especificar tasas por uso y de horas extra para los recursos y planear subidas salariales, especificando información de costos para recursos y tareas.

Guardar plan

Para guardar un punto de control del progreso real del proyecto, puede conservar un plan provisional y comparar los cambios realizados en el plan previsto.
Una vez que el proyecto está en marcha, puede escribir información real y compararla con el plan base como referencia futura.

Administrar y realizar un seguimiento

Cuando se administra un proyecto, se deben controlar los elementos del triángulo del proyecto: tiempo, dinero y ámbito. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Eventos como retrasos inesperados, desfases de costos y cambios en los recursos pueden provocar problemas en la programación.
Si mantiene actualizada la información del proyecto, podrá ver siempre el estado más reciente del proyecto. De esta manera, puede identificar con anticipación problemas que pueden afectar al éxito del proyecto y poder encontrar soluciones.

Comunicar

Para administrar un proyecto de manera eficaz, debe comunicar y distribuir la información del proyecto. Puede preparar informes o presentaciones, publicar información en un sitio Web para comunicarse con los miembros del grupo de trabajo (comunicar y distribuir resultados en el proyecto)

Publique y aplique formato a vistas, así como imprimir informes según las necesidades de una persona o de un grupo en particular. Puede publicar la información en formato Web (HTML) o incluirla en una presentación
Generar un plan:    

1) Definir el proyecto        
2) Planear las actividades del proyecto        
3) Planear y adquirir recursos        
4) Planear los costos del proyecto        
5) Planear según la calidad y prever riesgos        
6) Planear comunicación y seguridad        
7) Optimizar el plan de proyecto        
8) Distribuir el plan de proyecto    
    
Controlar y administrar un proyecto:
   
1)    Realizar un seguimiento del progreso        
2)    Administrar una programación        
3)    Administrar los recursos        
4)    Administrar los costos        
5)    Administrar el ámbito        
6)    Administrar los riesgos        
7)    Crear un informe del estado del proyecto        
 
Cerrar un proyecto    
 
1)    Revisar la información final del proyecto    
 
Definir un proyecto
Iniciar un archivo de proyecto

Una vez realizada la planeación inicial, puede iniciar el archivo de proyecto, introducir los datos preliminares del mismo y adjuntar los documentos de planes al archivo.

Definir resultados de proyecto

Una vez que haya establecido los objetivos del proyecto, se define el producto o servicio que realmente cumple esos objetivos.

Objetivo: iniciar un proyecto

Durante la fase de planeación de proyectos que duran un período de tiempo significativo o requieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto.

• Definir los objetivos del proyecto • Definir las suposiciones del proyecto • Definir las delimitaciones del proyecto • Preparar un plan de administración de ámbitos

Definir los objetivos del proyecto

Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el éxito del proyecto vendrá determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Un objetivo de proyecto claro es específico y mensurable. Deben evitarse objetivos imprecisos como "Crear resultados modernos". Los objetivos de un proyecto pueden incluir:

• Una lista de resultados del proyecto. • Fechas de cumplimiento específicas, tanto para la finalización del proyecto como para los hitos intermedios. • Criterios de calidad específicos que deben cumplir los resultados. • Límites de costo que no debe sobrepasar el proyecto.

Para que los objetivos resulten eficaces, es importante que todos los participantes del proyecto estén oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos, puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a él de forma sencilla.

Definir las suposiciones del proyecto

Durante la etapa de planeación de un proyecto, probablemente surgirán muchas cuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cuándo estarán disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cuánto tiempo llevará un nuevo proceso. Para comenzar la planeación, se hacen conjeturas hipotéticas y, a continuación, se utilizan esas estimaciones para crear la programación.

Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que:

• Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, después, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto.
• Pueda actualizar la programación cuando disponga de información adicional sobre esos factores.

Tenga en cuenta las siguientes áreas del proyecto para identificar suposiciones subyacentes:

• Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas, ¿son conscientes dichas personas de esta dependencia y están de acuerdo con las fechas de entrega establecidas?
• Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto no están bajo su cargo, ¿a cargo de quién están? Y, ¿ha aprobado esa persona la utilización de estos recursos?
• Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de tareas en una información sólida o en conjeturas?
• Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto? ¿Quién debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?
• Tiempo disponible: Si está trabajando teniendo presente una fecha límite conocida, ¿puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad?
• Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros participantes? Si debe hacer concesiones en el resultado, ¿están de acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar?

Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto complejo. El éxito del proyecto depende en último término de la identificación de suposiciones y de la realización de planes alternativos de seguridad, así como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.

Definir las delimitaciones del proyecto

Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opciones del administrador del proyecto. Normalmente, las tres delimitaciones principales son:

• Programación, como una fecha de fin fija o una fecha límite para un hito principal.
• Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como los costos asociados), como un presupuesto preestablecido.
• Ámbito, como un requisito de realización de tres modelos del producto.

Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos, y también afecta a la calidad total. Por ejemplo, si decrece la duración del proyecto (programación), puede aumentar el número de trabajadores necesarios (recursos) y reducirse el número de características que pueden incluirse en el producto (ámbito). El administrador del proyecto determina entonces si este ajuste es aceptable. Este concepto se denomina "delimitaciones triples de administración del proyecto" o "triángulo del proyecto". Aprender más acerca del triángulo del proyecto.

Durante el proceso de planeación, enumere las delimitaciones del proyecto para asegurarse de que todos los participantes del proyecto las conocen y tienen la oportunidad de hacer observaciones acerca de las mismas.

También es importante que los participantes se pongan de acuerdo sobre la forma en que se ha de responder a delimitaciones inesperadas que puedan surgir durante el proyecto. Por ejemplo, si los costos laborales resultan superiores a los previstos, los participantes pueden desear reducir el ámbito del proyecto de ciertas maneras específicas predefinidas.

La palabra "delimitación" significa una restricción o limitación que se establece en una tarea. Por ejemplo, puede especificar que una tarea debe comenzar en una fecha determinada o que no debe finalizar más tarde de una fecha determinada.

Preparar un plan de administración del ámbito

Una vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto, está en condiciones de preparar un plan de administración del ámbito. El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y tareas del proyecto con el trabajo necesario para su ejecución, y el plan de administración del ámbito establece un procedimiento para el tratamiento de los cambios que se efectúen en el proyecto.

El plan de administración del ámbito es útil porque los equipos del proyecto deben ajustar a menudo sus objetivos durante el mismo, y todos los participantes del proyecto tienen que estar informados puntualmente de los cambios que se introduzcan.

El plan de administración del ámbito puede incluir:

• Una evaluación de la probabilidad de que haya que cambiar el ámbito, con qué frecuencia y en qué medida.
• Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios del ámbito.

Por ejemplo, en un proyecto de construcción, puede establecer que si el cliente solicita cambios del diseño con un costo inferior a 1.000 dólares, el capataz puede aprobarlos, pero si el costo es superior, el administrador del proyecto y el cliente deben evaluar de nuevo el ámbito del proyecto en términos de costo, recursos y otros factores.

• Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambio del ámbito (por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e impartir una orden de cambio del contrato).

Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir de base para confeccionar el plan de emergencia del proyecto.

Planear las actividades del proyecto

Definir fases y crear una lista de tareas

Una vez que ha determinado el trabajo que implica el proyecto, puede organizarlo en hitos, fases y tareas y almacenarlo en un archivo de Microsoft Project. Si estos datos se almacenan en otro archivo, puede copiarlo o importarlo en Microsoft Project.
Mostrar la organización del proyecto
Una vez que ha esquematizado las tareas, también puede mostrar la estructura del proyecto utilizando los códigos de esquema o los códigos de estructura de descomposición del trabajo (EDT) integrados o personalizados. Estos códigos se pueden utilizar para organizar la lista de tareas basándose en diversos sistemas de codificación, como los códigos de contabilidad o la estructura de descomposición organizativa.
Organizar un proyecto en un proyecto principal y archivos de subproyectos
Puede organizar el proyecto utilizando un proyecto principal y archivos de subproyectos si tiene que administrar un proyecto grande y complejo o varios proyectos relacionados.
Estimar la duración de las tareas
Mediante la especificación de duraciones de tareas en lugar de las fechas de comienzo o de fin deseadas, Microsoft Project puede crear automáticamente una programación.
Establecer dependencias y delimitaciones de tareas
Una vez introducidas las duraciones de las tareas, es el momento de determinar la relación de dichas tareas entre sí y con fechas concretas.
Crear interrelaciones entre proyectos
Puede crear dependencias entre tareas de diferentes proyectos. La creación de dependencias entre proyectos diseña con precisión las interrelaciones entre proyectos diferentes y ayuda a mantener el proyecto actualizado.

Planear y adquirir recursos

Estimar las necesidades de recursos
En este punto del proceso de planeación del proyecto, ha identificado el ámbito del proyecto, ha configurado la lista de tareas y ha estimado las duraciones de las mismas. Ahora puede utilizar esta información para realizar estimaciones preliminares, identificar requisitos y comenzar los procesos de asignación de personal y adquisición para obtener los recursos que deben realizar las tareas del proyecto.
Especificar la información de recursos y establecer los períodos laborables
En este punto del proceso de planeación del proyecto, se han identificado, aprobado y adquirido todos los recursos. Sabe quiénes son los integrantes del equipo y qué equipamiento y materiales se deben adquirir para conseguir los objetivos del proyecto.
Compartir recursos entre proyectos
La acción de compartir recursos es útil para administrar la información sobre recursos y las asignaciones en proyectos en los que se van a utilizar las mismas personas, materiales o equipamiento.
Asignar recursos a las tareas
Una vez especificada la información sobre recursos en el proyecto, puede asignar recursos a las tareas específicas que configuran el trabajo del proyecto.

Planear los costos del proyecto

Estimar costos
La estimación de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de los recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto.
Definir y compartir información de costos
Una vez introducidos todos los costos, puede guardarlos como su presupuesto antes de empezar el seguimiento y la administración del plan. En ese momento, puede incluir notas importantes sobre decisiones del presupuesto, compartir la información del presupuesto con otros, o transferirla a otros programas como, por ejemplo, el sistema financiero que esté utilizando su organización.
Preparación para administrar los costos
Después de establecer los costos, puede realizar los preparativos necesarios para efectuar su seguimiento y administración con el fin de asegurarse de que el proyecto no exceda el presupuesto. Puede especificar una fecha de comienzo del año fiscal, controlar las opciones de cálculo y determinar cuándo se deben pagar los costos.

Planear teniendo en cuenta la calidad y prever riesgos

Planear teniendo en cuenta la calidad
Antes de comenzar un proyecto, debe identificar los estándares de calidad que tendrá que adoptar para satisfacer todos los requisitos del proyecto. Una vez que identifica las necesidades en materia de calidad, puede ajustar el ámbito, los recursos y la programación según sea necesario para lograr la calidad deseada.
Identificar y prever riesgos
Una vez que comienza un proyecto, eventos que son difíciles de prever pueden crear nuevos riesgos.

Planear los aspectos relativos a comunicación y seguridad

Configurar métodos para comunicar la información del proyecto
Configure un método para comunicarse con el equipo del proyecto y mantener actualizado el archivo del proyecto durante su desarrollo.
Proteger la información de Microsoft Project
Microsoft Project y Microsoft Project Central ofrecen funciones básicas de seguridad para proteger la información del proyecto en caso de acceso no autorizado.

Optimizar un plan de proyecto

Optimizar el plan del proyecto para cumplir el requisito de fecha de fin
Después de crear el plan del proyecto, se debe revisar la fecha de fin programada.
Optimizar el plan del proyecto para recursos
Después de crear el plan del proyecto, se debe revisar la asignación de los recursos.
Optimizar el plan del proyecto para cumplir el requisito de presupuesto
Después de crear el plan del proyecto, se deben revisar los costos planeados.

Distribuir un plan de proyecto

Distribuir información sobre el proyecto en formato impreso
Una vez programado el proyecto, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo.
Distribuir información sobre el proyecto en línea
Una vez programado el proyecto, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo.

Realizar un seguimiento del progreso

Configurar un proyecto para seguimiento
Aunque Microsoft Project facilita el seguimiento, deben realizarse varios pasos antes de poner en marcha el seguimiento del proyecto.
Registrar el progreso y responder a actualizaciones
Una vez que ha elegido los elementos y el método, puede comenzar a realizar el seguimiento de dichos elementos. En la mayoría de los casos, el seguimiento del progreso se realiza intercambiando información sobre el estado de las tareas con los miembros del grupo de trabajo e incorporando al plan del proyecto la información de estado más actual.

Administrar una programación

Identificar problemas de programación
Una vez empezado el proyecto y cuando se está realizando el seguimiento del progreso real de las tareas, se puede revisar la programación para identificar los problemas o posibles problemas con las programaciones de tareas.
Volver a poner tareas, fases o el proyecto en las fechas previstas
Una vez identificados los problemas de la programación, puede utilizar una gran variedad de estrategias para administrar la programación del proyecto.
Distribuir información sobre el proyecto en formato impreso
Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo.
Distribuir información sobre el proyecto en línea
Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo.

Administrar los recursos

Realizar el seguimiento del progreso de los recursos
La manera más eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del grado de progreso de las tareas.
Identificar problemas de asignación de recursos
Si revisa información de los recursos, como las asignaciones, sobreasignaciones o infraasignaciones, los costos del recurso y las variaciones entre el trabajo planeado y el real, puede verificar que los recursos se asignan a las tareas de forma óptima para obtener el resultado deseado.
Resolver problemas de asignación de recursos
Para obtener el mejor rendimiento y los mejores resultados de los recursos, necesita administrar la carga de trabajo para establecer sobreasignaciones e infraasignaciones. Si modifica la asignación de los recursos, compruebe los efectos de los cambios en la programación general para asegurarse de que los resultados se ajusten a los objetivos del proyecto.
Administrar recursos compartidos
Después de configurar la función de compartir recursos entre los archivos de Microsoft Project con un fondo de recursos, actualice y revise la información de los recursos compartidos, como la disponibilidad, el trabajo real y las asignaciones de los recursos.
Distribuir información sobre el proyecto en formato impreso
Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo.
Distribuir información sobre el proyecto en línea
Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo.

Administrar los costos

Identificar problemas de costos
Para mantener los costos de acuerdo al presupuesto, deseará identificar los problemas de costos revisando los totales y las variaciones de costos que se produzcan en el transcurso del tiempo, de modo que pueda realizar ajustes donde sea necesario.
Mantener los costos de acuerdo al presupuesto
Para mantener los costos de acuerdo al presupuesto, deberá revisar las variaciones de costos que se produzcan en el transcurso del tiempo, de modo que pueda realizar ajustes donde sea necesario. Observe que siempre es conveniente realizar una copia se seguridad del plan del proyecto antes de incorporar cambios importantes, y comprobar los efectos de los cambios antes de guardar y comunicar información actualizada sobre costos.

Administrar el ámbito

Responder a los cambios en el ámbito
Una vez comenzado el proyecto, puede que sea necesario aumentar o reducir el ámbito del proyecto.
Distribuir información sobre el proyecto en formato impreso
Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo.
Distribuir información sobre el proyecto en línea
Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo.

Administrar los riesgos

Identificar nuevos riesgos
Una vez que comienza un proyecto, eventos que son difíciles de prever pueden crear nuevos riesgos.
Responder a eventos de riesgo
Si identifica nuevos riesgos que han surgido durante el proyecto, deberá responder a esos riesgos. Lo más probable es que tenga que ocuparse de riesgos que pueden retrasar la tarea, la fase o las fechas de fin de proyecto, aumentar el presupuesto, sobrecargar los recursos o provocar todo esto al mismo tiempo.
Distribuir información sobre el proyecto en formato impreso
Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo.
Distribuir información sobre el proyecto en línea
Si ha cambiado tareas, recursos o asignaciones, puede que desee distribuir la información de proyecto más actual a los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo.

Realizar un informe del estado del proyecto

Realizar un informe del estado del proyecto en formato impreso
Según progresa el proyecto, puede que desee realizar un informe del estado actual para los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo.
Realizar un informe del estado del proyecto en línea
Según progresa el proyecto, puede que desee realizar un informe del estado actual para los demás, ya sean participantes o integrantes del equipo, con regularidad.

Revisar la información final del proyecto

Revisar la información final del proyecto

El final del proyecto es una oportunidad para recopilar y registrar la información del proyecto y compartirla con los participantes.

Página Anterior

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Enrique Macías García

emaciasgaarrobatvazteca.com.mx

Otros artículos que te van a interesar