Presupuesto de ingresos

Autor: María Elena González

Presupuestos

10-2002

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El computo anticipado de los ingresos es el primer paso en implantación de todo programa presupuestal ya que este renglón es el que proporciona los medios para poder llevar a cabo las operaciones.

El presupuesto de ingresos está formado por :

El presupuesto de ventas.
El presupuesto de ingresos.
 
Presupuesto de ventas.

Antiguamente las ventas estaban consideradas y supeditadas a la habilidad de los vendedores pero en la actualidad con técnicas aplicadas en la Administración como lo es en este caso la enorme gama integral de la mercadotecnia para dar lugar a especulaciones con más o menos precisión en los resultados tan es así que para poder determinar el presupuesto de ventas se han encontrado diversos que sirven para prever casi de forma acertada.
 
Las ventas son factores de diversos caracteres que marcan los procedimientos para el logro del presupuesto de ventas dichos son:

Factores específicos de ventas. Se clasifican a su vez en :

De ajuste. Se refieren aquellos factores por causas fortuitas accidentales que influyen en la predeterminación de las venta estos pueden ser de efecto perjudicial o de efecto saludable.

Los primeros son aquellas que afectaron en decremento las ventas del periodo anterior y que obviamente deberán tomarse en cuenta para el presupuesto de los ingresos del ejercicio siguiente como ejemplo de estos factores se puede citar los siguientes:

Huelga.
Incendio.
Inundación.
Rayo.

Los segundos (efecto saludable) son aquellos que afectaron en beneficio del periodo anterior y que posiblemente no vuelvan a ocurrir como por ejemplo:

Productos que no tuvieron competencia, contratos especiales de venta, situaciones o políticas, etc.
Son de cambio:

Se refieren aquellas modificaciones que van efectuarse y que desde luego, influirán en las ventas tales como:

Cambio de material.
Cambio de productos.
De presentación.
Rediseños.
Cambio de producción.
Adaptación de programa de producción.
Mejoras de situaciones de la empresa.
Cambio de mercados.
Cambios en los métodos de venta.
Mejores precios.
Servicios.
Publicidad.
 
Aplicando mejores sistemas de distribución en los renglones referentes a comisiones y compensaciones.
 
Corrientes de crecimiento.
 
Estos factores se refieren al desarrollo en las ventas, tomando en cuenta factor efectuados por la propia empresa como lo es los créditos independientemente de otras ramas productivas con las que lógicamente se tendrá un incremento en las ventas.
 
Fuerzas económicas generales.
 
Representan una serie de factores externos que influyen en las ventas y estos factores son un estado de situaciones y no algo preciso de las cuales se abren términos cualitativos surgiendo en problema cuando se hace referencia a términos cuantitativos.
 
Para determinar este factor se deben obtener datos proporcionados por instituciones de crédito, dependencias gubernamentales y organismos particulares que preparan índices de las fuerzas económicas generales, aportando datos, tales como, precios, producción, ocupación, poder adquisitivo de la moneda, finanzas, informes sobre el banco, ingresos de y producción nacional, ingreso per capita, por clase, por zona, etc.
 
Con base a los datos anteriores es posible conocer la tendencia en el ciclo económico y el movimiento que pueda darse a la empresa.
 
Influencias Administrativas.
 
A diferencia del anterior es de carácter interno de la entidad económica refiriéndose a las decisiones que deben tomar los directivos de la misma, después de considerar los factores específicos de ventas y los factores específicos generales que desde luego repercuten en forma directa en el presupuesto de ventas dichas decisiones pueden optar por cambiar la naturaleza o tipo de producto, estudiar, nueva política de mercados, aplicar otra política de publicidad, variar la política de producción, de precios, etc.
 
Fórmula del presupuesto de ventas.
 
PV= [( V± f) E] D
 
PV= Presupuesto de ventas.
V± = ventas del año anterior.
F = factores específicos de ventas.
a) factores de ajuste.
b) Factores de cambio.
c) Factores corrientes de crecimiento.
E = Fuerzas económicas generales (% estimado de realización de prevista)
D = Influencia administrativa. ( % estimada de realización por la Administración).
 
Los factores de ajuste:

Son acontecimientos accidentales no recurrentes.
Factores de ajuste perjudicial (huelga, incendio).
Factores de ajuste saludables. (contratos especiales, etc)
Influyen benéficamente en las ventas.
 
Los factores de cambio:

Ofrecen un medio para estimar las ventas si se estudiaron las posibilidades.

a) Cambio de producto, material o rediseño.
b) Cambio de producción, instalaciones, etc.
c) Cambios de mercados, moda, etc.
d) Cambios en los métodos de venta, publicidad y propaganda, comisiones y compensaciones, etc.
 
Factores corrientes de crecimiento:

Superación en las ventas.
Desarrollo o expansión.
Crédito mercantil.
 
Fuerzas económicas generales: son factores externos que también influyen en el momento de cuantificar las ventas.
 
Precios , producción, ocupación, poder adquisitivo de la moneda, finanzas, informes sobre la banca y crédito, ingreso y producción, nacional, ingreso per capita, por ocupación, por clase, por zona, etc.
 
Factores de influencias administrativas: este factor de carácter interno se refiere a las decisiones que toman los directivos y que influyen en el estudio del presupuesto de ventas.
 
Se toma la decisión después de conocer los factores específicos de ventas y las fuerzas económicas generales.
 
Cambio de naturaleza o tipo de producto, estudio de nueva política de mercados, nueva política de publicidad, variación en la política de producción, de precios.
 
Presupuesto de ventas en unidades y valores.
 
Generalmente el presupuesto de ventas es el eje de los demás presupuestos por lo que debe primeramente cuantificarse en unidades, en especie, por cada tipo de líneas de artículos para posteriormente proceder a su valuación de acuerdo con los precios de mercado regidos, por la oferta y la demanda o cuando no sea así por el precio de venta unitario determinado con lo cual se tiene el monto de ventas en valores monetarios. 
 
Fórmula del presupuesto de ventas.
 
PV= [( V± f) E] D
 
PV= Presupuesto de ventas.
V± = ventas del año anterior.
F = factores específicos de ventas.
d) factores de ajuste.
e) Factores de cambio.
f) Factores corrientes de crecimiento.
E = Fuerzas económicas generales (% estimado de realización de prevista)
D = Influencia administrativa. ( % estimada de realización por la Administración). 
 
Ejemplo:   

Ventas del año anterior.

5,000,000

Factores específicos de ventas

 

a

-800,000

b

500,000

c

600,000

E

-5%

D

10  %

Sustituyendo en la fórmula:

PV= [( 5,000,000 + 300,000) 0.95] 1.10  
PV= [( 5,300,000) * 0.95] 1.10
PV= 5,300,000 * 1.045
PV = 5,538,500
 
Cuadro del presupuesto de ventas.

Ventas del ejercicio anterior

 5,000,000

Factores específicos de ventas

 

De ajuste (bajaron las ventas) –800,000

 

De cambio (aumentaron las ventas) 500,000

 

Corrientes de crecimiento 600,000

 

 

300,000

Presupuesto con factores específicos de ventas

5,300,000

Factores económicos

 

Se consideran que las ventas disminuían un 5%

-265,000

Presupuesto hasta factores económicos generales.

5,035,000

Factores por influencia administrativa, se estima un aumento del 10%

503,500

 

5,538,500

Ejemplo:

Ventas del año anterior.

9,000,000

Factores específicos de ventas

 

a

600,000

b

-250,000

c

10%

E

8%

D

0  %

Sustituyendo en la fórmula:
PV= [( 9,000,000 + 1,250,000) 1.08] 1.00
PV= 10,250,000 * 1.08 * 1.00
PV= 11,070,000

Tomando como base $11,070,000 que es el resultado del ejercicio anterior y repartiendo arbitrariamente en meses : el 60% de enero a junio y del mes de julio a diciembre el 40%

Mes

%

 

Importe

Enero

7

11,070.00

774,900

Febrero

6

664,200

Marzo

9

996,300

Abril

15

1,660,500

Mayo

10

1,104,000

Junio

13

1,439,000

Julio

11

1,217,700

Agosto

9

996,300

Septiembre

5

553,500

Octubre

8

885,600

Noviembre

3

332,100

Diciembre

4

442,800

suma

100%

 

11,070,000

 

 

 

 

Presupuesto de otros ingresos.

Se refiere a ingresos propios y ajenos que no son los normales que tiene una entidad como son:
 
Préstamos y operaciones financieras, en las que se integran aspectos bancarios, refaccionarios, de habilitación y avío, emisión de obligaciones, hipotecarios, etc.
 
Aumentos de capital por entregas en efectivo, etc.
 
Es común que se encuentre dentro de este presupuesto lo referente a otras ventas que por cierto tienen las mismas características de no ser básicas, propias normales y entre estas se encuentran las ventas de activos fijos, de desperdicios, de socios, etc.
 
Este presupuesto está integrado por el presupuesto de inventarios, el presupuesto de producción, costo de producción y compras.
 
Presupuesto de Costo de distribución el cual se divide en 3 : costos de ventas, administración y financieros. 
 
Presupuesto de inversiones.
Presupuesto de impuestos (sobre utilidades).
Presupuesto de aplicación de utilidades.
Presupuesto de otros egresos. 
 
Presupuesto de inventarios.

Una vez predeterminadas las ventas cuyo presupuestos es un elemento indispensable en la formulación del programa de trabajo de casi todas las funciones de las empresas, es necesario proyectar la producción de arts. En cantidad suficiente para cubrir la demanda requerida en el presupuesto de ventas, para formular el presupuesto de producción es indispensable predeterminar la existencia necesaria para cubrir eficientemente las ventas precalculadas.
 
Un inventario excesivo ocasionaría gastos innecesarios derivado del manejo y almacenamiento de inversiones ociosas, como puede ser el pago de seguros, intereses, obsolescencia, etc.
 
Por otra parte, un inventario insuficiente daría lugar a demoras en aspectos de pedidos y por consiguiente en baja de las ventas.
 
Se deduce que es necesario determinar el inventario adecuado para lo cual es recomendable considerar varios factores tales como:

La duración del periodo de producción.
La fluidez de la fabricación.
 
De suerte que al mantener un ritmo en la producción se provean las cantidades necesarias y suficientes de inventarios para surtir en forma adecuada a los pedidos y evitar la acumulación excesiva de existencias en la época de poca demanda.
 
Para medir la eficiencia de la operación se puede utilizar el procedimiento denominado ROTACIÓN DE INVENTARIOS, que es una medida de análisis para analizar, determinar las veces que los inventarios en existencias han dado vuelta en relación con las ventas de tal manera que cuanto mayor sea la rotación menor será la cantidad de capital de trabajo necesario y acaso sea mayor la utilidad de operación en relación con el capital invertido debido a ello la rotación de inventarios se utiliza como medida de eficacia en la operación y administración del negocio.
 
La relación que se desea en un año y el inventario real en un momento determinado es lo que se le conoce como la ROTACIÓN ESTÁNDAR DE INVENTARIOS con finalidades para el presupuesto.
 
Haciendo una comparación de lo real con lo estándar se está en posibilidades de decir si un inventario es excesivo o es insuficiente, por ejemplo:
 
Supongamos que las ventas en unidades en un año fueron de 60,000 y el promedio de inventarios es de 20,000 unidades la relación de inventarios será de 3 (60000/20000) si el inventarios que se tiene es de 15,000 lógicamente se aprecia que para mantener la rotación de 3 el inventario final es insuficiente ya que necesitamos 60,000 unidades para la venta establecida.
 
Conforme al ejemplo anterior se ha logrado la rotación estándar que es satisfactoria para el ejercicio siguiente que es básica para la determinación del inventario necesario que debe cubrir de ventas que ha trazado.
 
Presupuesto de producción.
 
Está basado en las ventas previstas y en la determinación de un inventario base, o sea, que deben calcularse las ventas y de igual forma un inventario base para poder determinar la producción.
 
Presupuesto de ventas
 1,600,000 unidades
 
Inventario base
800,000 unidades. 
 
Siendo el inventario real al finalizar el ejercicio de 825,000 unidades.
 
Se pide determinar el presupuesto de producción para cubrir el volumen de ventas.
 
Solución:

Determinar la rotación estándar;
Rotación estándar de inventarios = 1600000 / 800000 = 2
 
Comparación entre el inventario base y el final real.
Inventario real 825000
Inventario base 800000
Exceso 25000
 
Presupuesto de producción.
Presupuesto de ventas 1600000
Menos
Exceso de inventarios 25000
1575000 unidades.
 
Resumen.
Se tienen que producir 1575000 unidades.
Lograr una venta de 1600000 unidades.
Terminar con un inventario de 800,000 unidades. 
 
En el año 2000 se venden 800,000 unidades más al factor equivalente de ventas de 400,000 unidades que se considera como presupuesto para el siguiente año.
 
Se supone que el inventario base para ese año es de 200, 000 unidades teniendo el inventario real del ejercicio de 300,000 unidades.
 
Determinar la rotación estándar y el monto de unidades del presupuesto de producción:
 
Rotación estándar = 1200000 / 200000 unidades = 6
 
Comparación de inventarios.
Inventario real 300,000 unidades.
Inventario base 200,000 unidades.
Exceso 100,000 unidades.
 
Presupuesto de producción:
 
Presupuesto de ventas 1,200,000 unidades.
Exceso de inventarios 100,000 unidades.
Presupuesto de producción 1,100,000 unidades. 
 
Valuación del presupuesto de producción.
 
Siguiendo el desarrollo del presupuesto de ventas visto a través del ejercicio anterior obtenido a base de unidades, punto de partida para la predeterminación del inventario base y posteriormente del presupuesto de producción, así como conocido el volumen de éste en unidades se procede a hacer una cuantificación, la cual será relativamente sencilla y rápida si se tiene implantada, la técnica de costos estimadas o estándar, puesto que existirá en cualquiera de los dos casos, la hoja de costos unitarios y se conocerá el costo de producción en forma inmediata pero si se tiene la técnica de valuación histórica entonces será necesario determinar estimativamente un costo unitario que servirá de base para la aplicación a la producción presupuestada y así determinar su costo, lógicamente siendo necesario antes haber efectuado el estudio de los gastos constantes y variaciones en relación con la producción presupuestada.
 
Para la obtención de los gastos contables se basan sobre los datos de ejercicios anteriores y a aplicar los cambios posibles en el periodo presupuestado, como pueden ser aumentos de sueldos, cambios en las depreciaciones y amortizaciones, en los arrendamientos obtenidos, etc.
 
Por referencia de gastos variables igualmente deben existir una base de datos de periodos anteriores sin considerar, las situaciones normales que no afecten el periodo presupuestal, con el objeto de afinar los datos y quedar en mejor posibilidad de realización hay que incluir los posibles cambios y determinar un costo que servirá para valuación de la producción presupuestada.
 
En algunas ocasiones cuando se produce bajo la orden de producción las empresas acostumbran a ajustar sus volúmenes de producción a los pedidos previamente conocidos.
 
Presupuesto de Compras.
 
Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materia prima y para llevarlo a cabo es necesario conocer en unidades cuanto material se requerirá para producir los volúmenes indicados en el presupuesto de producción.
 
Una vez que se ha determinado las cantidades de materiales que se necesitan para la producción presupuestada y basadas en los inventarios finales adecuados u obtenidos se estará en disposición de estimar el presupuesto de compras.
 
Presupuesto de Producción 1,100,000 unidades.
Más
Inventario final deseable 300,000 unidades.
= 1,400,000 unidades.
Menos inventario inicial 250,000 unidades.
= Requerimiento de compras 1,150,000 unidades. 
 
Obtenidas las compras anuales se hace la predeterminación de las compras que correspondan a cada uno de los meses del periodo con base al presupuesto de producción ajustándose a los inventarios base de acuerdo a los máximos y mínimos de materia prima.
 
En el presupuesto de compras se señalan las fechas en que se deberán recibir los materiales y dichas fechas deberán ir acordes con las necesidades de producción.
 
Presupuesto de costo de Distribución.
 
Está integrado por los gastos de venta, de administración y algunos gastos financieros.
 
Presupuesto de gastos de venta:
Estos gastos son los erogados por las actividades tendientes a realizar la función de ventas y comprenden desde que el producto fue fabricado hasta que es puesto en manos del cliente.
 
Tales funciones se consideran las erogaciones por remuneración a vendedores , gastos de oficina, publicidad y propaganda, etc.
 
Es importante saber manejar dichos gastos donde clasificaremos los conceptos constantes (fijos y regulados y variables en relación con las ventas). 
 
El presupuesto de publicidad: es el conjunto de medios necesarios para despertar el interés de los consumidores en potencia y crear hábitos de compra a través de mensajes, de igual forma el impacto que produzca la presentación del producto beneficios que ofrezca el mismo , la calidad, etc.
 
La publicidad será más efectiva cuanto más individual específica y diferente sea.
 
La publicidad es uno de los medios que se valen las comerciantes e industriales para hacer llegar sus productos al consumidor final en coordinación con los demás recursos con los que cuenta la empresa, con el objeto de aumentar sus ventas.
 
Para la elaboración del presupuesto de publicidad es necesario conocer la cantidad de dinero que se haya destinado con el fin de poder hacer las estimaciones de los objetivos a alcanzar y los medios para lograrlos.
 
La elaboración de este presupuesto se puede llevar a cabo siguiendo los métodos más conocidos pero ocupando el que más se acomode a las exigencias de cada empresa, entre los cuales se citan : el de porcentaje fijo sobre ventas, el esfuerzo publicitario de la competencia y los objetivos que se quieran alcanzar.
 
De los métodos anteriores el más lógico es el de los objetivos que consiste en :
 
Hacer un análisis de la situación de la empresa en cuanto a recursos, producción, fuerza de ventas y de la potencialidad de mercado, siempre delimitados al tamaño de la campaña y los medios publicitarios y financiero, así como el beneficio que se piensa tener.
 
El presupuesto de gastos de administración.
En este presupuesto se incluyen aquellos gastos que se deriven directamente de las funciones de dirección y control de las diversas actividades d la empresa, ya que su contenido es tan amplio y que la determinación de su naturaleza, dependerá de la organización interna y del medio en que se desarrolle en particular.
 
De este tipo de gastos se mencionan. Honorarios, gastos de representación, de ejecutivos, de administración, pagos a abogados, etc.
 
En relación con estos gastos es necesario llevar a cabo un análisis de los gastos efectuados en el pasado para que de igual modo se determinen las constantes y las variantes.
 
Diferencias entre gastos de ventas y gastos de administración.

Por departamento realizado, en gastos de ventas tenemos : comisiones, publicidad y en gastos de admón.. : pago a abogados.
 
Presupuesto de gastos financieros.

Este presupuesto se determina en forma similar a los demás presupuestos de gastos y en el se engloban todas aquellas erogaciones provenientes de intereses  sobre créditos contratados con el objeto de financiar el programa de operaciones como serían : los préstamos de habilitación o avío, préstamos refaccionarios, etc y en general todas las erogaciones necesarios para allegarse fondos a la empresa.

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María Elena González

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