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Original1. Introducción
Los materiales o suministros son los elementos básicos que se
transforman en productos terminados a través del uso de la mano de obra
y de los costos indirectos de fabricación en el proceso de producción.
Los costos de los materiales puede ser directos o indirectos, los
materiales directos son aquellos que pueden identificarse con la
producción de un artículo terminado, que pueden asociarse fácilmente al
producto y que representan un costo importante del producto terminado.
Ej: el acero utilizado en la fabricación de automóvil.
Los materiales indirectos son los demás materiales o suministros
involucrados en la producción de un rtículo que no se clasifican como
materiales directos. Ej: el pegamento que se emplea en la fabricación de
muebles. Los materiales indirectos son considerados como costos
indirectos de fabricación.
2. La contabilización de los Materiales
Compra de Materiales
La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento de compras
cuya función es hacer pedidos de materias primas y suministros
necesarios para la producción. El gerente del departamento de compra es
responsable de garantizar que los artículos pedidos reúnan los
estándares de calidad establecidos por la compañía que se adquieran al
precio más bajo y se despachen a tiempo.
Requisición de compra
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se
envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad
de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están
generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía, la
mayor parte de los formatos incluye:
- Numero de requisición
- Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artículos solicitados
- Identificación del número de catálogo
- Descripción del artículo
- Precio unitario
- Precio total
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
- Costo total de requisición
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Firma autorizada.
Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artículos a un precio onvenido. La solicitud también
especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los
artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una
compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en
serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de
compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al
departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar
y otra copia para el departamento de compras.
Informe de Recepción
Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de
recepción los desempaca y los cuenta. Se revisan los artículos par tener
la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones
de la orden de compra y de la lista de empaque. Luego el departamento de
recepción emite un informe de recepción.
Este formato contiene
- Nombre del proveedor
- Número de orden de compra
- Fecha en que se recibe el pedido,
- Cantidad recibida
- Descripción de los artículos
- Diferencia con la orden de compra ( artículos dañados )
- Firma autorizada
El original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se envían
al departamento de compra y al departamento de cuentas por paga, las
copias también se envían al departamento de contabilidad y al empleado
de almacén que inició la requisición de compra, además se adjunta una
copia de los materiales que van al almacén.
3. Salida de los Materiales
La persona encargada del almacén es responsable del adecuado
almacenamiento, protección y salida de todos los materiales bajo su
custodia. La salida debe ser autorizada por medio de un formato de
requisición de materiales, preparado por el gerente de producción o por
el supervisor del departamento. Cada formato de requisición de
materiales indica el número de orden o el departamento que solicita los
artículos, la cantidad, la descripción, el costo unitario y el costo
total de los artículos despachados.
El costo que figura en el formato de requisición de materiales es la
cantidad que se carga a producción por los materiales utilizados. El
cálculo del costo total de los materiales entregados parece
relativamente simple: el costo unitario de un artículo se multiplica por
la cantidad comprada. La cantidad se determina con la facilidad a partir
del formato de requisición de materiales; sin embargo, determinar el
costo unitario de los materiales despachado no es tan simple en periodos
de inflación o deflación.
Sistemas de contabilización de materiales enviados a producción e
inventario final de materiales.
Contabilización mendiante el sistema de inventario periódico
En un sistema de inventario periódico, la compra de materiales se
registra en una cuenta titulada "compra de materias primas". Si existe
un inventario inicial de materiales, éste se registra en una cuenta
separada llamada "inventario inicial de materiales". Las compras más el
inventario final de materiales, debe realizarse un conteo físico de los
materiales todavía disponibles al final del periodo. Algunos métodos
comúnmente utilizados para determinar el valor del inventario final y el
costo de los materiales utilizados en el sistema de inventario periódico
son:
4. Método de identificación específica
Es el método más simple pero también el que demanda más tiempo ara
determinar el costo de los materiales utilizados y el costo del
inventario final. Este método requiere mantener un registro del precio
de compra de cada unidad específica y de la cantidad de unidades
específicas usadas. El costo de los materiales utilizados se calcula
multiplicando la cantidad usada por el precio específico de cada
material.
Costo promedio simple
Mediante este método, los diversos precios de compra se suman y esta
suma se divide por la cantidad total de compras para determinar el costo
promedio por unidad.
Fecha Costo Unitario
Inventario inicial 1/1 RD$ 10
5/1 40
10/1 11
-----------
61 promedio simple =
RD$ 61 / 3 = 20.33
El inventario final de materiales se calcula multiplicando la de
unidades disponibles al final de periodo por el promedio simple.
Costo promedio ponderado
Este promedio se obtiene multiplicando primero cada precio de compra por
la cantidad de unidades de cada compra. La suma de los resultados se
divide luego por la cantidad de unidades disponibles para usar. El
inventario final de materiales se calcula multiplicando el número de
unidades disponibles al final del periodo, por el costo promedio
ponderado por unidad.
Primeros en entrar, primeros en salir ( PEPS )
El método PEPS de costeo de inventario se basa en la premisa de que los
primeros artículos comprados son los que primero se despachan.
Mediante este método, el inventario final estaría compuesto de los
materiales recibidos al final, y los precios, por tanto, reflejarían los
costos actuales. Para calcular el costo de los materiales usados, se
trabaja a partir del inventario inicial de materiales o de la primera
compra y se avanza en el tiempo. Para calcular el inventario final de
materiales, se trabaja a partir de la compras más recientes y se
retrocede con el tiempo.
Ultimos en entrar, primeros en salir ( UEPS )
El método UEPS supone que los últimos materiales recibidos son los
primeros que se utilizan. Por lo tanto, el inventario final refleja los
precios de los primeros materiales recibidos. Con el UEPS, el costo de
los materiales usados refleja exactamente los costos corrientes, la
determinación del ingreso debe ser más precisa porque los costos
corrientes se enfrentan con el ingreso corriente. En algunos caso, este
método también se adhiere al concepto de flujos de materiales.
El costo de los materiales utilizados se calcula tomando primero la
última compra y luego retrocediendo. El inventario final de los
materiales se calcula a partir del inventario inicial de los materiales
o de la primera compra y se trabaja hacia delante.
El principal defecto del método de inventario periódico es que el costo
de los materiales usados no puede determinarse sin un conteo físico del
inventario final de materiales, el cual puede ser costoso y demandar
mucho tiempo.
Contabilización mediante el sistema de inventario perpetuo
En el sistema de inventario perpetuo, la compra se registra en una
cuenta llamada "inventario de materiales". Si existe un inventario
inicial de materiales, también debe registrarse como un débito en la
cuenta de inventario de materiales. Cuando se utilizan los materiales,
la cuenta de inventario de materiales se acredita por el costo de los
materiales usados con un correspondiente débito e n la cuenta de
inventario de trabajo en proceso. El resultado final es que el costo de
los materiales usados se carga a producción en el momento en que se
emplean los materiales, y el saldo de la cuenta de inventario de
materiales muestra el costo de los materiales disponibles para usar.
5. Método identificación perpetuo
El costo de los materiales usados y el inventario final de materiales se
calcula multiplicando las unidades usadas o disponibles por el costo
específico de cada unidad o todavía disponible.
Costo promedio simple
En el método de inventario periódico, todos los costos de diferentes
compras se suman en conjunto al final de cada periodo. Esta suma se
divide pro el número de compras para determinar el costo promedio simple
por unidad. Cuando se utiliza el sistema de inventario perpetuo, este
cálculo debe efectuarse después de cada compra; esta técnica usualmente
se conoce como "promedio móvil simple".
Costo promedio ponderado
El costo promedio ponderado se calcula después de cada compra dividiendo
el costo total de los materiales disponibles por el número total de
unidades disponibles.
Comparación de los métodos de inventario PEPS y UEPS
La mayor utilidad bruta se genera al calcular el inventario con el
método PEPS, en tanto que la menor utilidad bruta resulta cuando se
emplea el método UEPS. El método PEPS genera un inventario final de
materiales más alto; el método UEPS produce el inventario final de
materiales más bajo. La diferencia entre la utilidad bruta obtenida con
el método Peps versus el Ueps sería exactamente igual a la diferencia
entre los dos inventario finales de materiales y el costo de los
materiales usados.
Costo o Mercado más bajo ( CMMB )
Esta regla establece que al inventario final de materiales debe
asignarse el costo histórico o el valor de mercado corriente,
dependiendo de cuál sea más bajo. El valor de mercado corriente se
defíne como el costo de emplazo de un artículo o cuánto le costaría hoy
a la firma comprar un artículo de inventario.
6. Registro del costo de materiales en el libro diario
El sistema de inventario perpetuo se utiliza por la mayor parte de las
empresas manufactureras medianas y grandes; este sistema suministra
mejor control y mayor información que un sistema de inventario eriódico.
Cuando los materiales se adquieren, se realiza un débito a la cuenta
de inventario de materiales. Cuando los materiales directos se emplean
en producción , debe hacerse un asiento para cargar el costo de los
materiales al inventario de trabajo en proceso. El costo de los
materiales indirectos
se debita al control de costos indirectos de fabricación.
Los materiales directos se debitan al inventario de trabajo en proceso
porque representan un elemento importante del costo de un producto y los
indirectos en general representan cantidades insignificantes y / o no
son directamente atribuibles a un producto y en consecuencia se cargan
al control de costos indirectos de fabricación.
7. Mano de obra
Es el esfuerzo físico o mental que se emplea en la elaboración de un
producto. El costo de la mano de obra es el precio que se paga por
emplear los recursos humanos. La compensación que se paga a los
empleados que trabajan con la producción representa el costo de la mano
de obra de fabricación. Esta puede clasificarse en :
Mano de obra directa es la que se involucra de manera directa en la
producción de un artículo terminado, que fácilmente puede asociarse al
producto y que representa un costo de mano de obra importante en la
producción de dicho artículo. La mano de obra directa se considera un
costo primo y a la vez un costo de conversión. La mano de obra indirecta
es el trabajo de fabricación que no se asigna directamente a un
producto; además no se considera relevante determinar el costo de la
mano de obra indirecta con relación a la producción. La mano de obra
indirecta es considerada entrelos costos indirectos de fabricación.
Costos incluidos en la mano de obra
El principal costo de la mano de obra son los jornales que se pagan a
los trabajadores de producción. Los jornales son los pagos que se hacen
sobre una base de horas, días o piezas trabajadas. Los sueldos son pagos
fijos hechos regularmente por servicios gerenciales o de oficina.
Contabilización de la mano de obra
La contabilización de la mano de obra por parte de un fabricante
usualmente comprende tres actividades: control de tiempo, cálculo de la
nómina total y asignación de los costo a la nómina.
Control de tiempo
Para tener un control exacto de esto la mayoria de las empresas utilizan
dos documentos llamados tarjeta de tiempo y la boleta de trabajo.
Una tarjeta de tiempo (tarjeta de reloj) la inserta el empleado varias
veces cada día: al llegar, al salir a almorzar, al tomar un descanso y
cuando termina de trabajar. Las boletas de trabajo las preparan
diariamente los empleados para cada orden. Las boletas de trabajo
indican el número de horas trabajadas, una descripción del trabajo
realizado y la tasa salarial del empleado.
8. Calculo de la nómina total
La principal función del departamento de nómina es calcular la nómina
total, incluidas la cantidad bruta ganada y la cantidad neta por pagar a
los empleados después de las de las deducciones. El departamento de
nómina distribuye la nómina y lleva registros de los ingreso de los
empleados, tasa salarial y clasificación de empleo.
Asignación de los costos de nómina
Con las tarjetas de tiempo y las boletas de trabajo como guía, el
departamento de contabilidad de costos debe asignar los costos totales
de la nómina. El costo total de la nómina para cualquier periodo debe
ser igual a la suma de los costos de la mano de obra asignados a las
órdenes de trabajo individuales, departamentales o producción .
Registro de los costos de mano de obra en el Libro de Diario
Por lo general, las nóminas se preparan semanal, quincenal o
mensualmente. Los sueldos brutos para un individuo se determinan
multiplicando las horas indicadas en las tarjetas de tiempos por la tasa
por hora, más cualquier bonificación o tiempo extra. Los asientos del
libro diario par registrar la nómina y los pasivos relacionados por las
cantidades retenidas se elaboran en cada periodo de la nómina.
Usualmente los gastos de nómina del empleador y las distribuciones del
costo de la nómina se registran en el libro diario al final del mes.
Problemas especiales relacionados con la contabilización de la mano de
obra
La contabilización de la mano de obra incluye problemas especiales que
no se presentan en la contabilización de los materiales como son los
impuestos al empleado, impuestos y costos por beneficios extraordinarios
al empleador, bonificación por horas nocturnas o dominicales,
sobretiempo, tiempo ocioso, salario mínimo garantizado y planes de
incentivos.
9. Impuesto al empleado
A los empleadores se les exige por ley retener, dos ítemes: impuestos
federales, estatales y locales sobre el ingreso y los impuestos de
seguridad social. Los impuestos FICA ( federal insurance contributions
act ) están diseñados para ofrecer a los empleados alguna cantidad de
ingreso a su retiro. Los empleadores remiten al gobierno, sobre una base
trimestral o con mayor frecuencia, los impuestos sobre la renta de los
empleados y los impuestos FICA retenidos, lo mismo que la participación
del patrono en los impuestos de nómina.
Impuestos al empleador y costos por beneficios sociales
A los empleadores se le exige en la actualidad igualar la contribución
del empleado para seguridad social (FICA) y además pagar los impuestos
federales por desempleo FUTA (federal unemployment tax act) y el seguro
estatal por desempleo, que aquí se denomina SUI. El impuesto FUTA / SUI
se cargan sólo a los empleadores hasta un límite máximo sobre las
ganancias totales brutas de los empleados sujetos a impuesto. El
propósito del FUT / SUI es suministrar fondos que puedan utilizarse para
pagar los beneficios de desempleo a los empleados en caso de terminación
del trabajo.
En general, los empleados de la fábrica tienen derecho a que se les
pague vacaciones después de un periodo inicial de empleo. El tiempo de
vacaciones se basa en la duración del empleo. El pago de las vacaciones
no debe cargarse al trabajo en proceso cuando un empleado está en
vacaciones.
Un empleado contribuye a la producción sólo cuando está en el trabajo.
Para el pago de los días festivos, la cantidad de la acumulación
dependerá de las cláusulas del contrato de mano de obra o de las
políticas de personal de la compañía, la cantidad de festivos pagados
generalmente varía de 8 a 11 durante un año. La contabilización del pago
de festivos se maneja casi de la misma manera como el pago de
vacaciones.
Bonificaciones por horas nocturnas o dominiales
Esta bonificación por horas nocturnas o dominicales o diferencial por
turno debe cargarse al control de costos indirectos de fabricación, en
vez de hacerlo al trabajo en proceso, y distribuirla en todas las
unidades producidas.
Bonificación por Sobretiempo ( tiempo extra )
La bonificación por sobretiempo representa las horas de tiempo extra
multiplicadas por la tarifa de bonificación. La tarifa de bonificación
por tiempo extra por lo general es alguna fracción de la tarifa regular.
El tiempo extra comúnmente se conoce como tiempo y medio porque la mayor
parte de las horas de tiempo extra trabajadas se pagan a la tarifa
regular más una bonificación equivalente a la mitad de la misma.
10. Tiempo ocioso
El tiempo ocioso se genera cuando los empleados no tienen trabajo por
realizar, pero se les paga por su tiempo. Por ejemplo, cuando se
establece un nuevo trabajo en la producción, es posible que algunos
trabajadores temporalmente no tengan nada que hacer. Si su ocio es
normal para el proceso de producción y no puede evitarse, el costo del
tiempo ocioso podría cargarse al control de costos indirectos de
fabricación. Si el tiempo ocioso se debió a negligencia o ineficiencia,
éste podría cargarse a una cuenta de perdida.
Salario mínimo garantizado y planes de incentivos
Cuando los pagos a un empleado se basan sólo en la cantidad de unidades
producidas, se dice que se le pagará a una tarifa de trabajo a destajo.
Muchos empleadores pagarán un sueldo mínimo, pero los empleados pueden
ganar más si producen más.
Los planes de incentivos varían en forma y en aplicación. Dos planes
comúnmente usados son el Gnatt Plan, con una tarifa de bonificación se
aplica sólo a la cantidad total de piezas producidas por encima de la
cantidad estándar de unidades y el Taylor System, una tasa de
bonificación se aplica a la cantidad total de piezas producidas tan
pronto se alcanza el estándar.
Antes de adoptar un plan de incentivos, la gerencia debe examinar los
posibles efectos negativos. Los planes de incentivos requieren
mantenimiento de registros adicionales, generando un incremento en los
costos de oficina. Para que los planes de incentivos se consideren
exitosos, los incrementos en los costos totales de la nómina deben
compensarse por incrementos en la producción y en las ventas.
Costos Indirectos de Fabricación
Estos costos hacen referencia al grupo de costos utilizados para
acumular los costos indirectos de manufactura ( se excluyen los gastos
de venta, generales y administrativos porque son costos no relacionados
con la manufactura ). Los siguientes son ejemplos de costos indirectos
de fabricación:
1- Mano de obra indirecta y materiales indirectos
2- Calefacción , luz y energía para la fábrica
3- Arrendamiento del edificio de fábrica
4- Depreciación del edificio y de equipo de fábrica
5- Mantenimiento del edificio y del equipo de fábrica
6- Impuestos a la propiedad sobre el edificio de fábrica
Los costos indirectos de fabricación se dividen en tres categorías con
base en su comportamiento con respecto a la producción esto son:
Costos indirectos de fabricación variables.
El total de los costos indirectos de fabricación variables cambia en
proporción directa al nivel de producción. Se define como el intervalo
de actividad dentro del cual los costos fijos totales y los costos
variables por unidad permanecen constantes; es decir, cuanto más grande
sea el conjunto de unidades producidas, mayor será el total de costos
indirectos de fabricación variables.
Costos indirectos de fabricación fijos
El total de los costos indirectos de fabricación fijo permanece
constante dentro del rango relevante, independientemente de los cambios
en los niveles de producción dentro de ese rango. Los impuestos a la
propiedad, la depreciación y el arrendamiento del edificio de fábrica
son ejemplos de costos indirectos de fabricación fijos.
Costos indirectos de fabricación mixtos
Estos costos no son totalmente fijos ni totalmente variables en su
naturaleza. Estos deben finalmente separarse de componentes fijos y
variables para propósitos de planeación y control. Los arrendamientos de
camiones para la fábrica y el servicio telefónico de fábrica y los
salarios de los supervisores y de los inspectores de fábrica son
ejemplos de costos indirectos de fabricación mixtos.
Costos Real versus Costeo normal de Costos indirectos de
Fabricación
En un sistema de costos reales, los costos del producto sólo se
registran cuando éstos se incurren. Por lo general esta técnica se
acepta para el registro de materiales directos y de mano de obra
directa. Los costos indirectos de fabricación, debido a que son un
elemento indirecto del costo del producto, no pueden asociarse en forma
fácil o conveniente a una medida que éstos se incurren con una
excepción: los costos indirectos de fabricación se aplican a la
producción con base en los insumos reales multiplicados por una tasa
predeterminada de aplicación de costo indirectos de fabricación.
Los dos factores claves para determinar la tasa de aplicación de los
costos indirectos de fabricación para un periodo son: nivel estimado de
producción y los costos indirectos de fabricación estimado
Determinación de las tasas de aplicación de los costos indirectos de
fabricación
Las tasas de aplicación de los costos indirectos se fijan en dólares por
unidad de actividad estimada en alguna base. No hay reglas absolutas
para determinar qué base usar como la actividad del denominador.
Sin embargo, debe haber una relación directa entre la base y los
costos indirectos de fabricación. Además, el método utilizado para
determinar la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación
debe ser más sencillo y el menos costoso de calcular y aplicar. Una vez
estimados los costos indirectos de fabricación totales escogida la base,
debe estimarse el nivel de capacidad normal con el fin de calcular la
tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación, cuya
fórmula, que es la misma independientemente de la base escogida.
Costos indirectos de fabricación estimados
Una vez que se determina el nivel de producción estimado, una compañía
debe desarrollar algunos procedimientos para obtener un estimativo
satisfactorio de los costos indirectos de fabricación. Por lo general se
prepara un presupuesto de los costos indirectos de fabricación estimado
para el periodo siguiente.
Costos indirectos de fabricación aplicados
Después de determinar la tasa de aplicación de los costos indirectos de
fabricación, suelen aplicarse a la producción los costos indirectos de
fabricación estimados, según una base progresiva a medida que los
artículos se fabrican, de acuerdo con la base usada ( es decir, como un
porcentaje de los costos de los materiales directos o del costo de mano
de obra directa o sobre la base de las horas de mano de obra directa,
horas - máquina o unidades producidas).
Costos indirectos de fabricación reales
Por lo general, se incurre diariamente en los costos indirectos de
fabricación reales y se registran en forma periódica en los libros
mayor, general y auxiliares. El uso de los libros auxiliares permite un
mayor grado de control sobre los costos indirectos de fabricación a
medida que se pueden agrupar las cuentas relacionadas.
Contabilización de los costos indirectos de fabricación reales
Los cargos de los costos indirectos de fabricación provienen de muchas
fuentes, como las siguientes:
1- Facturas. Cuentas recibidas de proveedores u organizaciones de
servicios.
2- Comprobantes. Facturas pagadas.
3- Acumulaciones. Ajustes por cuentas como servicios acumulados por
pagar.
4- Asientos de ajuste al final del año. Ajustes por cuentas como
depreciación y gastos de amortización.
Las compañías manufactureras comúnmente utilizan una hoja de costos
indirectos de fabricación departamentales para el análisis de los costos
indirectos de fabricación.
Registro de los costos indirectos de fabricación en el Libro Diario
Los asientos en el libro diario para registrar los costos indirectos de
fabricación mediante un sistema de costeo por órdenes de trabajo o
mediante un sistema de costeo por procesos son básicamente los mismos.
La principal diferencia es que con un sistema de costeo por órdenes de
trabajo los costos indirectos de fabricación aplicados se acumulan por
órdenes de trabajo, y con el otro sistema éstos se acumulan por
departamento
