Debilidades en el ambiente del trabajo que afectan el control interno

Este trabajo es producto de una investigación hecha a los resultados que arrojaron las auditorías ejecutadas por los equipos de un Nivel Central X,en un período que abarca el quinquenio 1995-2000.

El objetivo fundamental que nos hemos propuesto, es lograr a partir del conocimiento de nuestras debilidades, una concientización mejor de la necesidad del control interno y contribuir a la mayor eficiencia y eficacia en los resultados del trabajo, así como también es un objetivo, ir ganando el espacio necesario en la comprensión de la actividad de Auditoría, no sólo como medio de control, sino como un necesario órgano de consulta para nuestro organismo y sus instituciones.

A partir de los nuevos conceptos que se incorporan al trabajo de la auditoría, de ver ésta, no sólo como medio para detectar deficiencias, violaciones o fraudes, sino como medio de consulta, hace se defina con claridad el alcance y la importancia de nuestro trabajo, al agregarle valor al mismo.

Es por ello que les proponemos, nos sigan en el análisis de esta investigación y al final, se debatan sus conclusiones.

Introducción:

Auditar: Es dicho de la manera más simple, el proceso de acumular y evaluar evidencias, realizado por una o más personas independientes y competentes, acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterio establecidos.

Como principio debe quedar claro que la auditoría, no es una subdivisión o una continuación del campo de la contabilidad. El sistema contable establecido incluye las reglas y requerimientos de los organismos autorizados y las prácticas aceptadas por las empresas. El proceso de reunir información contable dentro del sistema y la preparación de los estados financieros, constituye la función del contador.

La auditoría está encargada de la revisión de los estados financieros, de las políticas de dirección, y de procedimientos específicos que relacionados entre si forman la base para obtener suficiente evidencia acerca del objeto de la revisión, con el propósito de poder expresar una opinión proporcional sobre todo ello.

Dado que el auditor evalúa los estados financieros preparados dentro de las limitaciones y restricciones del sistema de la contabilidad, está sujeto a las mismas limitaciones y restricciones, es por ello que se afirma que una contabilidad confiable, arroja, estados financieros confiables.

En cualquier presentación de información financiera, ya sea externa o interna, o en la ejecución de las actividades de control interno, las personas pueden ser culpables de ignorancia, influencias personales, interés propio, negligencia o incluso deshonestidad. El principal objetivo de una auditoría es eliminar, cualesquiera de estas cinco causas, y de ahí se desprende su labor profiláctica.

El objetivo de una auditoría interna es el de asistir a todos los miembros del consejo de dirección en relación al cumplimiento de sus responsabilidades, al facilitarles análisis, evaluaciones, recomendaciones y comentarios pertinentes, relativos a la actividades que revisan.

Control interno: Es el plan de organización de todos los métodos y procedimientos que son relativos y que están directamente relacionados principalmente con la salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los registros financieros.

Si el sistema de control interno contable es adecuado, la posibilidad de que el fraude u otros errores existan, en cualquier magnitud, es remota. Teniendo confianza en la ausencia de fraudes o errores en el proceso de la información, el auditor puede dedicar tiempo a la obtención de evidencias en relación a la situación financiera y al resultado de las operaciones.

El análisis que proponemos en este trabajo es el resultado de aplicar el método de estudio de las debilidades que a nuestra consideración afectan la marcha y funcionamiento del control interno, en cualesquiera de nuestras entidades o instituciones.

Pueden existir otras debilidades que no se encuentren recogidas en el mismo, pero sin lugar a dudas de acuerdo con las investigaciones que hemos hecho y el estudio de los resultados que arrojan los trabajos de Auditoría, las que exponemos a continuación son las más frecuentes y repetidas.

Para la investigación de este trabajo aplicamos el método de una matriz DAFO y el análisis de las debilidades que afloraron. No se aplicó a una entidad en particular, sino el conjunto general de problemas que se derivaban de los resultados de auditorías hechas en los últimos cinco años y en especial aquellas que arrojaron resultados de Deficiente y Mal.

Lo primero en que tenemos que situarnos invariablemente es, en la pregunta: ¿Cuál es el objeto social de la entidad o institución?. Y, a partir de éste analizar: su estructura, política de trabajo, estilo utilizado por la administración, metas propuestas e idoneidad de sus directivos.

Los objetivos que nos propusimos:

1. Lograr la concientización de la necesidad del control interno efectivo, a partir del análisis de las debilidades

1. Lograr el espacio necesario en la comprensión del trabajo de auditor en su más amplio sentido

Para ello, se tomaron como referencia los resultados de las auditorías calificadas de D y M en los años del 95 al 2000.

Total ejecutadas 1995 – 2000: 180 auditorías

De ellas D y M: 124 69 % (quinquenio)

Resultados del análisis

Debilidades:

• El estilo de trabajo de las administraciones, es poco eficiente y no demuestran eficacia.

• Las estructuras no están acordes con los objetivos para lo que fue creada la institución, o están mal definidas.
• Malos o deficientes métodos de dirección.
• Poco o nulo chequeo sistemático del trabajo de las áreas a controlar.
• Falta de prioridad o subestimación en las recomendaciones y el trabajo de auditor.
• Falta de personal calificado o mala aplicación de la política laboral.
• Desatención o subestimación de los jefes superiores.
• Desconocimiento o desactualización de las legislaciones.

Amenazas:

• Las autoridades superiores, muestran especial interés por proteger una institución, al margen de sus deficiencias.

• Las autoridades superiores, no muestran especial interés por potenciar el trabajo de control, sistemas y de auditoría.
• Las legislaciones vigentes, tanto internas como de los organismo globales y centrales, o del propio organismo, no llegan con la suficiente celeridad o se desconoce su actualización.
• El seguimiento que debe ejercerse sobre la institución auditada o controlada, al plan de medidas por parte de los jefes y entidad superior, no es el suficiente o no existe.

Fortalezas:

• Existe la voluntad y la conciencia de cambios de estilo de trabajo y ser más eficientes.

• Como existe la concientización de cambio, se analizan las estructuras actuales.
• El trabajo de atención integral a cuadros y sus reservas se fortalece y se hace especial énfasis en la capacitación y superación.
• Se fortalece el aparato de inspección del organismo, así como las áreas económicas y se retoman especialidades que se habían desestimado.
• Se fortalece y se prioriza el trabajo del auditor interno.
• Se aprobó un plan de atención a las áreas económicas y administrativas y se puso en marcha.
• Se gana en atención y prioridad a la actividad de Auditoría y otras áreas.
• Se actualiza y capacita a cuadros y personal especializado en la legislación vigente.

Oportunidades:

• Aprovechar al máximo un reordenamiento estructural a partir de los análisis hechos actualmente.

• La prioridad y atención actual a las áreas económicas, administrativas y de auditoría.
• La creación, funcionamiento y la fuerza que está ejerciendo a la actividad a partir de la Oficina Nacional de Auditoría y su positiva proyección actual y futura.
• La atención que se está exigiendo al cumplimiento del Decreto Ley de auditoría y todas aquellas resoluciones, circulares y orientaciones del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros para apoyar la actividad.
• La creciente superación y capacitación de los auditores y los planes de estímulo éstos.
• En nuestro sector específicamente, la prioridad y atención que el Estado está brindando y su futuro desarrollo.

Como el objeto de nuestro trabajo son las debilidades apoyadas en el resto de los aspectos, les propongo valorar las mismas:

«Debilidades en el ambiente de trabajo que afectan el control interno»

Condiciones:

Las condiciones específicas que se señalan a continuación podrían indicar la presencia de debilidades en el ambiente del control interno, que aún cuando no las abarque todas, el auditor debe considerar:

• Estilo de trabajo de la administración.

• Estructura orgánica de la institución o entidad.
• Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.
• Seguimiento y sistematicidad.
• Efectividad del trabajo de auditoría interna.
• Política laboral.
• Métodos de control sobre el cumplimiento de la legislación establecida y regulaciones.

Estilo de trabajo de la administración:

El estilo de trabajo de la administración se refleja en los controles internos y en todo el ambiente general del funcionamiento en una entidad determinada, teniendo en cuenta este precepto las debilidades en este aspecto se pueden reflejar en:

– La falta de administración en los controles internos y en el ambiente de control donde funcionan estos.

• Mostrar una actitud agresiva o poco racional para la toma de decisiones o ante los riesgos que se presenten, que pueden reflejarse también desde el punto de vista contable.

• Una administración resistente y justificativa ante las recomendaciones de los auditores internos, tanto en tareas de la contabilidad, como de control administrativo u otros.
• Lentitud para dar respuesta ante situaciones de crisis en las áreas económica, financieras y administrativas.
• El empleo y elaboración de informaciones imprecisas o poco confiables. Ejemplo: Balances y estados financieros, etc.
• Inestabilidad y falta de atención al personal de las áreas económicas y administrativas.
• Sobrevaloración o subestimación de los estados financieros y los resultados que estos arrojan y falta de análisis objetivo de los mismos.
• Falta de claridad, honestidad o celeridad durante el ejercicio de la auditoría, debido a falta de documentación, respuestas evasivas o desconocimiento.

Estructura orgánica de la institución:

Cuando la estructura orgánica es inapropiada y no está acorde con el objeto social y los objetivos generales y específicos para los que fue creada, sucede que no podrá responder a las complejidades de sus funciones y operaciones, por tanto:

• Inhibe la segregación de funciones para lo que fue creada.

• Impide el inicio, registro y mantenimiento de las operaciones y la custodia sobre los activos.
• Cuando se producen cambios de estructura administrativa, pueden derivarse de éstos desorden en la organización.
• Los nuevos cambios en la estructura pueden ocasionar que las responsabilidades operativas no coincidan con la división de las funciones.
• La delegación de la responsabilidad y autoridad es inapropiada.
• La falta de definición y comprensión de la autoridad existe en todos los niveles de la organización.
• La incompetencia o falta de experiencia del personal de las áreas económicas y otras, sobre quien recae la responsabilidad del registros de las operaciones.
• Falta de supervisión y control del trabajo que se realiza.
• Exceso de carga de trabajo.
• Procedimientos no establecidos o inadecuados.
• Actividades dirigidas y controladas por una sola persona.

Métodos para asignar responsabilidad y autoridad

• Cuando las estructuras de una institución no son adecuadas, se dificulta o se hace imposible la asignación correcta de las responsabilidades y con ello la delegación de la autoridad, en especial para aquellos asuntos relacionados con: objetivos, metas y funciones operativas.

• No permite la descripción correcta del trabajo de sus especialistas y la adecuación de las funciones y responsabilidades de cada uno.

Seguimiento y sistematicidad.

Son condiciones que pueden afectar el control interno, toda vez que señalan debilidades que por sí solas afectan directamente los resultados y eficiencia del trabajo, entre ellas se pueden señalar:

• La administración no está suficientemente clara del control que debe ejercer en la ejecución de las distintas actividades.

• Los métodos para el control administrativo son inadecuados para investigar las situaciones imprevistas o inusuales y decidir las acciones oportunas para corregirlas.
• La administración carece de la suficiente visión para ocuparse de que se cumpla con efectividad la política establecida para el desarrollo del trabajo en cuanto a los sistemas contables y el control interno.
• La administración no le da el debido tratamiento a las notificaciones que se le hacen por parte de inspectores y auditores, ya sean internos o externos, incluyendo aquellas derivadas de errores y deficiencias detectadas que puedan llegar a constituirse en graves violaciones.
• La administración no confecciona plan de medidas, por tanto no existe tampoco el seguimiento que debe derivarse del mismo.
• No se cumple el plan de medidas planteado por la administración y no se le da seguimiento e información de su cumplimiento como está establecido.

Efectividad del trabajo de auditoría interna. Cuando este no cumple las directivas, normas y principios sucede que:

• El proceso de exploración de un trabajo de auditoría, no existe o no es lo suficientemente profundo, para que permita al auditor interno concentrarse en los objetivos que se propone.

• Las auditorías propuestas, no han tenido el enfoque adecuado hacia las áreas de más complejidad.
• Los auditores se hacen responsables de toma de decisiones operativas para poder controlar el trabajo en las áreas contables o administrativas objeto de auditoría, contrarias a sus funciones de contrapartida.
• No se cumple con rigor lo establecido en la resoluciones, referida a las Normas de Auditoría que miden el trabajo a ejecutar.
• Los procesos de supervisión y revisión no existen o son inapropiados, o no se revisan las conclusiones y el informe.
• Los papeles de trabajo, programas de auditoría y demás evidencias del trabajo realizado son incompletos y no logran servir de soporte a los resultados.

Política laboral.: Cuando no se cumplen los reglamento establecidos en la selección del personal especializado, se pueden valorar las siguientes debilidades:

• La selección del personal es inadecuada.

• Son insuficientes los procedimientos para avalar el acceso de los nuevos trabajadores, promociones, traslados, etc.
• No existen o son insuficientes los programas de capacitación técnica y superación profesional.
• No existe claridad en el calificador del cargo y contenido de trabajo, como obligación al acceder a una plaza técnica o administrativa.
• Los trabajadores no conocen los procedimientos y regulaciones establecidas para sus áreas o la institución.
• No se controla el trabajo de los técnicos, especialistas y otros por sus respectivos jefes intermedios, ni de éstos por los principales administrativos.

Métodos de control sobre el cumplimiento de leyes y reglamento. Estas debilidades son frecuentes en procesos actuales:

• Los reglamentos, circulares, leyes y decretos leyes, aplicables a su actividad y vigentes, se ignoran por los directivos y especialistas.

• No existen mecanismos propios creados que utilicen para autoevaluarse y controlar sus propias dificultades.
• Los directivos descuidan su reacción ante los casos que se identifican de incumplimientos o violaciones de lo legislado, aún cuando estas estén reflejadas en las auditorías internas o externas y se destaquen por ser repetitivos.
• La administración se refleja renuente a proveer de las evidencias necesarias para evaluar los hechos.
• Son débiles las políticas que se aplican para promover el cumplimiento de lo legislado.

Conclusiones:

En sentido general, el trabajo ha querido reflejar, algunos de los problemas detectados que propician la falta de habilidad administrativa para reaccionar con rapidez ante las deficiencias que pueden llegar a provocar impunidad o violaciones graves que se llegan a constituir en delitos, si no se atajan a tiempo.

No pretendemos con ello provocar disgustos o lamentaciones, sino simplemente hacer un llamado a la reflexión y apoyados en estos resultados lograr trazarnos un cambio radical en nuestra forma de pensar y actuar y dar, oportunidad a los auditores de funcionar no sólo como los buscadores de problemas y deficiencias, sino apoyarnos en ellos como consultores, consejeros y personal que por su destreza, capacidad y conocimiento, permite garantizar pasos de avance sólidos en función de la eficiencia, eficacia y economía.

Teniendo en cuenta esta conclusión resumimos así:

• Las debilidades analizadas, tienen solución, porque las oportunidades actuales lo propician.

• Es necesario lograr el apoyo de los niveles de dirección correspondientes y su participación.
• El auditor debe asumir su papel en los desafíos que la actualidad le imponen, que agregan valor al trabajo de la auditoría.

Recomendaciones:

1. Proponer incorporar a superación un plan emergente de capacitación del personal dirigente y funcionarios de temas básicos de control y uso del trabajo de Auditoría y del auditor .

1. Continuar dando prioridad y especial atención a la actividad de Auditoría y auditores en función de su papel de consultores y asesores metodológicos, lo cual redundará en el empeño de agregar valor al trabajo del auditor interno.
2. Garantizar la continuidad y sistematicidad de la superación y capacitación de los auditores y la atención priorizada a su trabajo y el aseguramiento logístico del mismo.

Bibliografia.

Manual del auditor

Textos varios y otros artículos.