Contabilidad hotelera

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CONTABILIDAD HOTELERA.
 
INTRODUCCIÓN:
 
La actividad hotelera en México se encuentra en auge, siendo una rama importante para el Ingreso Nacional, por ello es importante para la Licenciatura de Contaduría Pública estudiar su registro, administración y operaciones.  
 
CONCEPTO DE HOTEL.
 
Es el lugar que proporciona hospedaje y alimentación, así como también es el lugar de entretenimiento para el viajero, se considera como un edificio público, una institución de servicio doméstico y opera en una estructura diseñada para obtener utilidades.
 
CLASIFICACIÓN DE LOS HOTELES.
 
En Europa existe una forma de clasificar a los hoteles por categorías la cual también es usada en nuestro país en forma similar y de acuerdo a sus servicios y calidad en los mismos, los clasificamos de 1 a 5 estrellas o Gran Turismo.

Estas categorías se evalúan conforme a la siguiente tabla:

Existe por parte de la Secretaría de Turismo una evaluación.
http://www.sectur.gob.mx  
 
Dentro de los factores a considerar de los renglones anteriores tenemos:

Habitación con baño y closet........................40 pts.

a) Espacio o área de 12 a 20 m2 o más.
b) Acondicionamiento del ambiente (aire acondicionado).
c) Recubrimientos (alfombras, linóleo, tapetes, etc)
d) Equipos audiovisuales (t.v., videos)
e)Box Spring y colchón.
f) Cortinas.
g) Cómoda o tocador.
h) Escritorio o mesa.
i) Teléfono
j) Buró.
k) Silla y sillones
l) Recubrimientos de paredes.
m) Lámparas.
n) Objetos decorativos.
o) Misceláneos.
 
Servicios principales.

a) Restaurant.
b) Cafetería.
c) Salón para banquetes y/o convenciones.
d) Lobby.
e) Service Room.
f) Centro Nocturno.
g) Alberca.
h) Bar.

Servicios complementarios.

a) Estética.
b) Tabaquería.
c) Arrendadora de autos.
d) Agencia de viajes.
e) Boutiques.
f) Lavandería y tintorería.
g) Farmacia.
h) Área de recreación.
i) Área comercial.
j) Servicio Médico.
 
Instalación física.

a) Ubicación.
b) Calidad de inmueble.
c) Estado de conservación.
d) Instalaciones especiales.
 
En referencia al Estadio físico de las instalaciones éstas se evaluarán de mínimo a excelentes.
 
Personal Administrativo y de Servicio.

Para que un hotel sea clasificado dentro del tipo de 5 Estrellas, es indispensable que cuente con un completo personal administrativo y de servicios según la lista que a continuación se describe, en caso contrario la clasificación sería inferior.
 
Director o gerente bilingüe.
Subdirector o subgerente bilingüe.
Subgerente por turno.
Director de alimentos y bebidas.
Director bilingüe de banquetes.
Director bilingüe de ventas.
Gerente de reservaciones.
Director de relaciones públicas.
Gerente bilingüe de recepción.
Recepcionistas bilingües.
Gerente bilingüe de crédito.
Cajeros bilingües. (Caja General y cajas departamentales)
Jefe de mantenimiento.
Personal especializado de mantenimiento.
Personal de vigilancia y seguridad.
Maître bilingüe.
Jefe de cocinas.
Capitán bilingüe de comedor.
Meseros bilingües.
Ama de llaves.
Supervisora de habitaciones o de piso.
Camarista en proporción adecuada al número de cuartos.
Capitán bilingüe de botones.
Botones bilingües uniformados
Servicio de valet.
 
En síntesis para clasificar un hotel se tomarían el número total de puntos obtenidos o reunidos en todos los aspectos mencionados anteriormente de la forma siguiente:  

La Secretaría de Turismo ha organizado un sistema muy similar, a fin de dar a los hoteleros la oportunidad de autoclasificar sus establecimientos.
 
Para tal efecto se debe requisitar el cuestionario en el cual se contienen los elementos que debe cumplir un establecimiento de hospedaje de categoría de 1 a 5 estrellas o Gran Turismo que es la clasificación máxima.
 
Los rangos o clasificaciones están determinados por los requisitos que se cumplan, de acuerdo a la siguiente escala:  

El procedimiento para determinar la categoría es como sigue:

- Visita de verificación por parte del personal autorizado por la Secretaría de Turismo.
- Aplicación del cuestionario de clasificación.
- Entrega de copia del resultado de la aplicación del cuestionario al prestador de servicio indicando la categoría resultante.  
 
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE UN HOTEL.
 
Los servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como:

A) Principales.
B) Secundarios.
 
Dentro de los principales están: el hospedaje, restaurant, bar.
 
Los secundarios son: tintorería, lavandería, teléfonos, estacionamiento, peluquería, etc, todo lo que haga más cómoda la estancia del visitante.
 
OPERACIONES PRINCIPALES Y CONTROL ADMINISTRATIVO.  
 
HOSPEDAJE:

La operación de hospedaje se inicia cuando se recibe en el hotel una reservación. Los datos del futuro huésped se anotan en la Hoja de Reservaciones, una vez que previamente se ha verificado si hay habitaciones disponibles en la fecha requerida. Al finalizar el día las hojas de reservación se registran en la Concentración de Reservaciones del Día. Es importante que una vez que el hotel ha aceptado la reservación se exige un depósito correspondiente al importe de una noche.

REGISTRO
 
Cuando el huésped se presenta en el hotel debe anotar sus datos en una tarjeta de registro proporcionada en la recepción del hotel. Se deberán formular 4 copias, para enviarlas a: al tablero de ocupación, conmutador telefónico, departamento de ropería y al tablero de información.
 
El objeto de este registro es :
 
- Conocer visualmente los cuartos que están ocupados y los vacantes.
- Poseer los datos de los huéspedes y en caso necesario dar información a terceros.
- Atender llamadas recibidas o solicitadas por los huéspedes.
- Para verificar la limpieza y orden de la habitación ocupada por medio de la ama de llaves en sus revisiones diarias.
 
APERTURA DE ESTADO DE CUENTA.
 
Inmediatamente después del registro deberá abrirse el Estado de cuenta correspondiente en la que se anotarán todos los servicios consumidos por el huésped, día, costo, cuarto y el saldo que lleva; deberá estar foliado, siendo deseable que coincida con el de la tarjeta de registro y que contenga los requisitos fiscales.
 
LIMPIEZA Y SUPERVISIÓN DE CUARTOS.
INFORME DEL AMA DE LLAVES
 
Diario, el departamento de ropería deberá hacer una verificación física de los cuartos ocupados para atender los servicios de aseo del cuarto, hacer camas, poner toallas limpias, accesorios, checar el consumo del servi-bar, reportar alguna falla en las instalaciones y será responsabilidad de camaristas y ama de llaves elaborar un reporte.
 
Se deberá enviar el original a la oficina de recepción y la copia al departamento de contabilidad.
 
INFORME DEL DE OCUPACIÓN DE CUARTOS.
 
La recepción elaborará un informe anotando el número de cuartos ocupados, vacíos, fuera de servicio, de cortesía, el número de personas y costo de habitación. Enviará el original a la gerencia y la copia junto con el informe del auditor nocturno, el departamento de contabilidad para su verificación y registro.

EL AUDITOR NOCTURNO.

Se encarga de:

A) Revisar y verificar los informes diarios de ingresos en cada departamento, así como los cortes de caja.
B) Verificar que los conceptos contenidos en los informes departamentales se encuentren registrados en las cuentas de los huéspedes.
C) Verificar la corrección de saldos individuales de los huéspedes.
D) Preparar el Informe del Auditor Nocturno para manifestar a cada departamento los ingresos recibidos.
E) Compara el informe del ama de llaves con el informe de ocupación de cuartos.
F) Verifica que el importe total de rentas que consigna el informe de ocupación de cuartos, coincida con el saldo total de la máquina registradora.
 
ALIMENTOS Y BEBIDAS:
 
El servicio de restaurant que proporcionan los hoteles está constituido por dos secciones: la cocina y el comedor.
 
LA COCINA.
 
Se controlan y se determinan los costos y gastos de la elaboración de alimentos.
 
EL COMEDOR.
 
Se controlan y cuantifican los ingresos por la venta de los alimentos.
 
GASTOS Y COSTOS DE ALIMENTOS.
 
Los gastos y costos de cocina más importantes están constituidos por los alimentos, existen los de fácil descomposición o perecederos y los duraderos. Los perecederos se cargan directamente al costo de ventas y los otros se llevan a un almacén y después con vales de salida se llevan a la misma cuenta de costos.
 
INGRESOS.
LA COMANDA.
 
El control se efectua por medio de una comanda, lista donde se escribe lo que se consume por el huésped sin precios, foliada, que deberá ser emitida en 3 tantos, la original se enviará al jefe de cocina para que se preparen los alimentos, la siguiente al cajero para que formule la cuenta cheque y la otra para el checador, quien supervisa que se preparen los alimentos formulados.
 
CUENTA CHEQUE.
 
Con la copia de la comanda el cajero formulará la cuenta cheque que es una nota donde se escribe el consumo con importes y se anotará en el informe diario de ventas.
 
El informe una vez totalizado se envía al departamento de contabilidad junto con el sobre que contiene el corte de caja o reporte de cajeros.
 
OTROS SERVICIOS.
 
Los servicios secundarios como lavandería, tintorería, teléfonos, etc. Deberán registrarse en notas especiales que se detallaran según su naturaleza. Estas notas se concentran en un informe diario de cada servicio.

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