Administración de efectivo contabilidad administrativa

Autor: Maricarmen

Gestión Financiera

01-2002

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INTRODUCCIÓN

La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio. 

En pocas palabras, un negocio es negocio sólo cuando genera una cantidad relativamente suficiente de dinero. 

Las empresas necesitan contar con efectivo suficiente para mantener la solvencia, pero no tanto como para que pertenezca "ocioso" en el banco, ganando poco. Una forma atractiva para guardar el efectivo ocioso es la inversión en valores negociables.

Este trabajo tiene como objetivo presentar algunas ideas y prácticas que actualmente están manejando algunas empresas para lograr una administración efectiva de su efectivo. 

Esta función es una de las más importantes, sobre todo si se tiene la visión periférica que se debe tener ¿Qué significa esta área y para qué sirve?
Esta función se encarga de administrar todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y entregar bajo un programa de pagos a las áreas de pagos a proveedores o cuentas por pagar.

Sus funciones son detectar a la brevedad posible, el origen de todo el dinero que ingresa a la empresa y programar todo lo que se debe pagar, no le corresponde hacer juicios de las compras, pero si estar consientes de que conviene pagar primero y que pagar más tarde.

Hablábamos de la visión periférica de esta área y eso se refiere a dos cosas:
a) Primero, que mientras mejor conozca cuanto dinero va a ingresar, desde los presupuestos, después los pronósticos de ventas, las ventas realizadas, la cobranza por realizar y finalmente la cobranza realizada.

b) Enseguida, mientras mejor conozca lo que va a gastar: primero los gastos fijos; después a partir de los presupuestos de ventas, cuánto va a costar teóricamente la producción de esos productos; después el monto de los pedidos que ya se han fincado; más adelante los insumos que ya ingresaron a la empresa; después la facturación del proveedor. Cada uno de estos pasos va dando al tesorero una visión más concreta cada vez, de los compromisos de pago, le permite manejar mejor sus inversiones y programar sus pagos.

El buen desarrollo de esta área dará confianza a proveedores y clientes y, si siempre se cumple lo que se promete, seguramente los créditos estarán abiertos y se podrán conseguir mejores descuentos, en fin respuestas a la confianza.

NO SE PUEDE ADMINISTRAR LO QUE NO SE CONOCE

El efectivo y los valores negociables constituyen los activos más líquidos de la empresa.

EFECTIVO: Dinero al contado al que se pueden reducir todos los activos líquidos.

VALORES NEGOCIABLES: Instrumentos del mercado de dinero a corto plazo, que ganan intereses y que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos ociosos temporalmente.

Juntos, el efectivo y los valores negociables sirven como una reserva de fondos, que se utiliza para pagar cuentas conforme éstas se van venciendo y además para cubrir cualquier desembolso inesperado.

El área de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero que entra o entrará y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que jamás quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague demás y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago.

Esta área debe controlar o influir en todas las formas del dinero de la empresa, ya sea en las cuentas por cobrar, como en las inversiones y cuentas por pagar, además debe procurar la mayor visión hacia el futuro de por cobrar y pagar, de manera que pueda vislumbrar la posibilidad de problemas de liquidez o de tendencias de posibles pérdidas, por reducción del margen de utilidad. Y para esto último debe ser participante activo en la defiinición de políticas de precios.

Las operaciones que el área de control de efectivo maneja son en general, las siguientes:

Area funcional

Operaciones que realizan

Control de efectivo

Recibe:

 

Depósitos en bancos

 

Vencimiento de inversiones

 

Depósitos en caja (facturas cobradas)

 

Facturas por cobrar

 

Facturas por pagar

 

Gastos por efectuar

 

Pagos realizados (facturas pagadas)

 

Entregas de préstamos

 

Cobro de préstamos

 

 

 

Entrega:

 

Pagos a proveedores

 

Pagos de nómina

 

Pagos de prestaciones

 

Pagos de Gastos generales

 

Inversiones realizadas

 

Depósitos en bancos

 

 

Las funciones que el área de control de efectivo realiza son en términos generales las siguientes:

 

Funciones generales de Control de Efectivo

- Verificación de depósitos en bancos

- Autorización de los pagos a realizar.

- Negociación de pagos pendientes.

- Inversión de excedentes.

- Control de vencimiento de inversiones y reinversiones.

- Concilia cobrado contra depósitos

- Concilia pagos contra montos de cheques

  • Participa en los comités de precios.

Concilia cuentas de bancos

- Concilia presupuestos de gastos

- Concilia presupuestos de ventas.

 

Principales Activos Circulante

Los activos Circulantes se pueden definir como el dinero efectivo y otros activos o recursos, que se espera convertir en dinero, o consumir, durante el ciclo económico del negocio. Y entre los más importantes tenemos:

1. Efectivo a Caja: 

Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no esta sometida a ningún tipo de restricción. De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo lo siguiente:

a. Efectivo en Caja:

o Monedas y billetes emitidos por el Banco Central. Monedas y billetes de otras naciones (divisas). 
o Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar. 
o Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar. 
o Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, facturas de tarjetas de crédito por depositar, etc. 

b. Efectivo en bancos: 

Será considerado como efectivo en bancos los siguientes:

o Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales. 
o Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad. 

De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista.

o Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios. 

Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del banco en los libros, podemos en cualquier momento, disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que habían sido emitidos. En todo caso, lo más que podría suceder sería la aparición de un sobregiro bancario en libros de lo cual hablaremos más adelante.

Partidas que no forman parte del efectivo

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de deudas u obligaciones por parte de la empresa.
En términos generales, no deberá ser tratado como efectivo lo siguiente:

No será Efectivo en Caja: 

Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más bien como cuentas por cobrar.

Cheques Post-fechados: se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado, los casos más corrientes provienen de los siguientes hechos: 

1) Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para ese momento no tiene fondos, lo emite con fecha posterior, pidiéndole al cajero que se lo cambie por efectivo. Por supuesto, tal cheque permanece en la caja hasta tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo en un banco.
2) Un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un caso similar al anterior. El cajero deberá mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que pueda ser cobrado o depositado.

En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo y, como se dijo anteriormente, ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.

Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de haber sido depositados en un banco. 

Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo de la causa por la que el cheque fue devuelto.

1) Cheques devueltos por falta de fondos: En este caso, el cheque devuelto no debe ser considerado como efectivo, ya que la no disponibilidad de fondos en el banco así lo exige.
2) Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos: En oportunidades, un cheque es devuelto por causas diferentes a la de no disponer de fondos. Tales serían los devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En estos casos, los cheques devueltos podrían ser considerados como efectivo y presentados como tal, siempre que la causa por la que el cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.

Estampillas Fiscales y de Correos: Es obvio que tales estampillas no son aceptadas como un sello común de pagos. Por ello, deben ser separadas del efectivo y ser presentadas en el balance general como "existencia de estampillas" en la sección de gastos prepagados del activo circulante. 

No será Efectivo en Bancos:

o Depósitos bancarios a plazo fijo: Es obvio que cuando una empresa hace cualquier depósito de dinero en una institución financiera a plazo fijo, significa que no podrá disponer de esos recursos hasta tanto venza el plazo convenido. 
Por supuesto, si el plazo fijo es menos de un año, el monto de esos depósitos deberá mostrarse en el activo circulante, pero en un rubro diferente a efectivo. En caso de que el plazo sea mayor de un año, será presentado fuera del activo circulante, en el grupo de inversiones permanentes o a largo plazo.
o Depósitos bancarios congelados: Se trata de los casos en que una empresa mantienen depósitos de dinero en instituciones financieras que se hayan declarado en suspensión de operaciones, o9 hayan sido intervenidas por las autoridades competentes. Casos representativos de este tipo de depósitos son aquellos que cualquier empresa mantenga, por ejemplo, en el Banco de Fomento Comercial, los cuales fueron intervenidos y, hasta la fecha de publicación de este texto, permanecían en ese estado.
o Depósitos bancarios para fondos especiales: En oportunidades, la empresas crean fondos especiales a través de depósitos en bancos, con el objetivo de hacer frente a cualquier obligación futura tal como adquisición de activos fijos, amortización o reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones o para cubrir los costos de un juicio que está pendiente de sentencia, en caso de que se pierda. Estos depósitos especiales deberán ser presentados en el grupo de otros activos del balance general, a menos que esos fondos vayan a ser utilizados antes de un año en los fines previstos. En este caso, serán mostrados dentro del activo circulante, pero siempre segregados del efectivo.
o Depósitos en bancos extranjeros restringidos: Cuando se tiene depósitos en bancos de otros países y por diferentes razones está restringida la disponibilidad de esos fondos, deberá también segregarse del efectivo el monto que corresponda, y ser presentado más bien como otros activos. 
Caja:

Es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma.
Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esta cuenta.

Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe ser presentada en el balance general encabezado el grupo de activo circulante.
Ascendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta caja puede ser: Caja chica y Caja principal. 

Caja Chica: Como veremos más adelante, una medida sana de control interno consiste en que todo pago se haga por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentre en caja. 

Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algunos casos imposible, pagarlas con cheque. Nos estamos refiriendo a desembolsos por concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxis, gasolina para los vehículos, etc.

En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que se harán por medio de esta caja durante un periódico determinado, establecerán el monto del fondo fijo con el que operará dicha caja, así como la cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso.

Valores Negociables: Son activos intitulados, compromisos por escrito de pago de un importe definidos en una fecha futura especificada pertenecientes a una persona u organización y que pueden ser vendidos o transferidos a otra sin ningún tipo de restricción, según la conveniencia que esta transacción tenga para la organización.

Tipos de valores Negociables:

o Pagarés: Son papeles de obligación por una cantidad que ha de pagarse a tiempo determinado. El que es transferible por endoso, sin nuevo consentimiento del deudor. Los balances generales de numerosas empresas con frecuencia incluyen un activo intitulado documentos por cobrar (pagarés), que son compromisos por escrito de pago de un importe definido en una fecha futura especifica. Estos documentos se emplean para conceder créditos a los clientes y alargar el período de pago de las cuentas por cobrar pendientes. Dichos documentos son frecuentes en algunas industrias y poco usuales en otras.
o Cheques: Son documentos expedidos en forma de mandato mediante los cuales una persona puede retirar, a la orden propia o de un tercero, fondos que tiene en poder de otra. La persona que tiene cantidades de dinero disponible en un instituto de crédito, o en poder de un comerciante, tiene derecho a disponer de ellas a favor de sí mismo, o de un tercero, o por medio de cheques.
Cartas de Crédito: Son documentos que tienen por objeto realizar un contrato de cambio condicional celebrado entre el dador u el tomador, cuya perfección pende de que éste haga uso del crédito que aquél le abre.
En la carta de crédito se designará el tiempo dentro del cual el tomador debe hacer uso de ella. También deberá contener la cantidad por la cual se abre el crédito, y si no se expresare será considerada como de simple introducción. El tomador de una carta de crédito deberá poner en la misma el modelo de su firma.

LA ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. 

La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa.

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:

- Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
- Promover la contabilización adecuada de los datos.
- Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
- Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.

La administración del efectivo es una de las áreas mas importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgos de una "crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.

El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.

Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales:

Transacciones. 
Compensación a los bancos por el suministro de préstamos y servicios. 
Precaución 
Especulación 

MOTIVOS PARA MANTENER SALDOS DE EFECTIVO Y CUASI-EFECTIVO (VALORES NEGOCIABLES)
MOTIVO DE TRANSACCIÓN: Consiste en efectuar los pagos planeados de las partidas como materias primas y sueldos. 
MOTIVO DE SEGURIDAD: Los saldos que se mantienen para satisfacer este motivo, se invierten en valores negociables muy líquidos que se pueden convertir inmediatamente en efectivo. Dichos valores protegen a la empresa de la incapacidad de satisfacer las demandas inesperadas de efectivo.
MOTIVO ESPECULATIVO: Una vez satisfechos los motivos de seguridad, las empresas invierten en ocasiones los fondos excedentes en valores negociables, así como en instrumentos a largo plazo. Una empresa realiza esta inversión porque en ese momento no usa ciertos fondos o porque desea aprovechar rápidamente las oportunidades inesperadas que pudieran surgir. Este motivo es generalmente el más común.

CÁLCULO DE LOS SALDOS DE EFECTIVO DESEABLES.

El objetivo de la gerencia debe ser mantener saldos de efectivo para transacciones e inversiones en valores negociables que contribuyan a mejorar el valor de la empresa.

Si los niveles de efectivo o de valores negociables son demasiado altos, la rentabilidad de la empresa será menor que si se mantienen en niveles óptimos.

Las empresas pueden establecer cálculos cuantitativos o procedimientos subjetivos con el fin de determinar los saldos adecuados de efectivo para transacciones. Ej. Un modelo subjetivo podría ser mantener un saldo transaccional equivalente a un 10% de las ventas pronosticadas para el mes siguiente, si la cantidad pronosticada de ventas es de $500,000, la empresa mantendría un saldo de efectivo de 500,000(0.10)= $50,000.

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Maricarmen

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