Resumen
El objetivo de este trabajo es mostrar las problemáticas de capacitación existentes en la empresa El Sensei de la Limpieza de la Ciudad de Cancún, Quintana Roo, y la forma en la que se han sorteado las dificultades para responder a la necesidad de proveer capacitación a bajo costo para una planta laboral con un alto índice de rotación. La propuesta de método de capacitación que se explica aquí está basada en un cambio en la concepción del empleado que le permita resolver los conflictos propios de su labor en el menor tiempo posible y al más bajo costo.
Para tal fin, se explica el giro empresarial de la empresa, el perfil de empleado requerido, las limitantes en las condiciones laborales que colaboran a la rotación de personal ocasionando gastos adicionales por la constante capacitación a nuevos empleados y finalmente el proceso con el que actualmente se provee capacitación.
Introducción
Giro empresarial
El Sensei de la Limpieza es una empresa legalmente constituida en la Ciudad de Cancún Quintana Roo cuyo giro empresarial es la provisión de servicios de limpieza a diversos espacios que van desde sitios tales como: oficinas ejecutivas, plazas comerciales, centros comerciales y locales de usos múltiples, hasta casas habitación. La función del empleado se ciñe a la limpieza de: muebles y escritorios, anaqueles, mesas de trabajo y mobiliario en general, pisos en general, cristales, baños y cocinas.
Perfil de empleado requerido
El perfil solicitado para la realización de dichas tareas y acorde al bajo monto del pago ofertado para tareas de esta naturaleza, hacen que el grueso de los capacitados tenga un estándar educativo muy bajo, por lo que la tarea de capacitación se convierte en un reto más que en un proceso.
Limitantes en las condiciones laborales que colaboran a la rotación de personal ocasionando gastos adicionales por la constante capacitación a nuevos empleados.
Una de las principales problemáticas a las que la empresa se enfrenta, es la elevada rotación de personal; la cual, por cierto, tiene indicadores muy altos en el último trienio (algunos cercanos al 70%), lo cual refleja la renovación constante de la plantilla laboral, generando elevados costos en términos de capacitación y enrolamiento de personal.
Son muchos los análisis que se han realizado en torno a esta problemática y todos concluyen que el bajo salario es la causa que más influye en elevar dicho índice, ya que los auxiliares de limpieza son probablemente en la escala laboral los más bajos en cuanto al nivel de percepción económica y los obliga a tener como principal preocupación su situación financiera, inquietud que no les permite conservar el empleo por mucho tiempo, ya que en cuanto encuentran un empleo donde les ofrecen mayor percepción económica, lo toman de inmediato y en ocasiones ya ni siquiera regresan a concluir la relación laboral. Este ciclo se repite constantemente constituyéndose como el mayor problema con el que lidia la empresa.
Proceso con el que actualmente se provee capacitación
Por tanto surge la siguiente pregunta: ¿Existirá un programa de capacitación que se adapte a las necesidades de la empresa y que rompa con los paradigmas tradicionales de un capacitador y una sala de capacitación para los nuevos empleados, que sea económica y cumpla con el objetivo de brindar las herramientas necesarias al trabajador para desempeñar sus labores?
El presente trabajo se enfoca a la tarea de idear un método de capacitación en donde no existan los roles tradicionales de capacitador-capacitado, que promueva la generación de un empleado que sea capaz de sujetarse al ritmo y estilo de trabajo de cada situación en particular y se adapte a las tareas específicas para las que fue contratado, lo haga en el menor tiempo posible y eleve el nivel de servicio al máximo en la escala de estandarización. Para efecto de realizar un método de capacitación eficaz y a bajo costo, se ha tenido que analizar el procedimiento utilizado actualmente para enseñanzar los métodos de limpieza aplicados, examinar los casos de éxito y sus efectos en el cliente, para finalmente crear una propuesta de solución y emitir las conclusiones correspondientes.
Si bien es cierto que desde hace varias décadas se planteó la necesidad de que las empresas capacitaran permanentemente a su personal actualizándolo en las herramientas y materiales que usa, no se ha logrado encontrar un método eficaz que garantice al 100% el aprendizaje de las cuestiones relevantes para la empresa haciendo que el empleado eleve su rendimiento una vez que ha sido entrenado. Esta relación entre la capacitación y la productividad de los empleados genera dividendos en ambos sentidos, tanto para la empresa como para el trabajador; sin embargo, en la integración del trabajo no se reflejan en el mismo grado. Son diversas las perspectivas desde las cuáles se pueden estudiar los efectos de la capacitación en los empleados, sin embargo, todos los estudios sugieren que el verdadero efecto de la capacitación en el empleado es crear en él la idea de ser más competente y estimular el desarrollo profesional, efectos que se verán reflejados en un incremento de la eficiencia, lo cual por cierto no siempre ocurre.
Los roles de capacitador y maestro comparten un viejo paradigma: el de considerar al alumno o capacitado una vasija que debe ser llenada. Lamentablemente este paradigma visualiza al aprendiz como un sujeto pasivo, incapaz de desempeñarse de forma aceptable en la resolución de conflictos, de ser propositivo, de que prescinda de la presencia del jefe para solucionar un conflicto. Dicho esto, el presente ensayo propone que la clave en la creación de un método de capacitación efectivo debe estar basado en una revolución ideológica del proceso enseñanza-aprendizaje que dirija sus esfuerzos a la generación de un empleado que sea autodirigido.
Método de capacitación actual
Una vez que ha sido seleccionado, el departamento de operaciones invierte en él un día para familiarizarlo con la empresa, capacitarlo en las tareas principales, y presentar el lugar de trabajo tanto al nuevo empleado, como a los clientes que lo recibirán al día siguiente.
Dicho proceso de capacitación se realiza de la siguiente forma:
- Inducción por parte del Auxiliar Administrativo, acerca de quién es la empresa, su misión, sus valores, sus objetivos, información relevante acerca de su recibo de nómina, y la forma y días de pago.
- Se les entrega un manual de 5 hojas donde se explican las cosas que debe saber antes de iniciar su trabajo, lo que debe y lo que no debe hacer, el código de ética y vestido.
- Se les presenta un video de aproximadamente 5 minutos donde se ha resumido básicamente las cosas que deberá evitar una vez que ha sido asignado a un trabajo
- Les hacen un diagnóstico de cualidades de limpieza en el área asignada para ello (bodega de la empresa) diseñada con un baño, varios tipos de piso y una ventana, donde se pretende reconocer cual podría ser el mejor lugar para asignarle.
Todo lo dicho anteriormente se puede realizar gracias a que ha sido asignada una persona especialmente para la capacitación y enrolamiento de los nuevos empleados, el cual funge como capacitador, además de contar con nuestra sala de entrenamiento, la cual sirve como aula de aprendizaje, y el resto de las herramientas y materiales sirven para reforzar la ideas que se pretende aprenda en ese día.
Conclusiones
Este proceso ha funcionado desde la creación de la empresa y opera de la misma forma desde entonces, sin embargo su aplicación genera costos considerables, aunado a ello, si este proceso se repite constantemente resulta en una carga económica para la empresa mantener este estilo de capacitación, ya que se destinan recursos económicos, humanos y de infraestructura que resuelven la situación, pero si consideramos que este método se repite constantemente su aplicación aumenta los costos directamente proporcional al número de empleados nuevos que se necesiten.
Método de capacitación propuesto
Se hacen las siguientes sugerencias al método de capacitación actual:
- Romper con el paradigma de que el capacitado es un ente pasivo a la espera de que se le enseñe qué va a limpiar, como lo va a hacer, qué cantidad de químicos utilizar, dónde aplicar los abrasivos y donde los aromáticos, dónde sacudir el polvo y dónde aspirarlo, qué piso se puede mojar y qué piso se debe mopear.
- Tener un día asignado para la capacitación y una persona especializada para la tarea de capacitar.
- Proveer la capacitación directamente en el lugar asignado para tal tarea.
- Hacer del capacitado el eje central de la capacitación.
- Asignar un día exclusivo para la capacitación.
- Que las cuestiones importantes de la inducción se den el día de la entrevista.
- Que el proceso de contratación opere de forma inversa, primero la capacitación y luego la contratación.
- Que el proceso se entienda como un sistema abierto y se alimente día a día con lo nuevo e interesante.
- La autoevaluación como el eje rector de la capacitación.
- La enseñanza especializada quedara sujeta a una promoción como empleado y solo se tendrá acceso a ella una vez que se superó la etapa de aprendizaje inicial.
El objetivo de crear el reto en el candidato es utilizar su energía en cumplir con el desafío y no con el de aprender las técnicas de limpieza. Es una nueva forma de generar la capacitación, donde lo importante no será el lugar a donde se envía a los candidatos, sino el número de retos superados lo que hará que un candidato se convierta en el empleado deseado.
La principal función del supervisor no será la de capacitar al candidato, por el contrario su función será vigilar que se esté cumpliendo el reto, hacer sus observaciones y registrarlas para que posteriormente se retroalimente al candidato en la forma y estilo utilizado, se pretende reafirmar el concepto del reto como eje principal del aprendizaje y poder detectar las habilidades naturales que tenga el candidato y mejorar las áreas de oportunidad presentadas.
La principal función de nuestros clientes implícitamente es evaluar al candidato, de algún modo el cliente registra quien es la persona que estará brindando los servicios de limpieza, tema por el cual indiscutiblemente uno de los retos que el supervisor entregara al candidato será la de convencer al cliente que él es el candidato que debe quedarse con el trabajo, en síntesis creo que de poder nombrar a este estilo de capacitación se llamaría capacitación de auto gestión.
Finalmente el proceso de la retroalimentación es fundamental para reafirmar lo aprendido durante el contacto con el trabajo, el supervisor aplicara su experiencia en orientar la energía con la que el trabajador desempeña su trabajo, lo cual al final del día resultará en la experiencia más real de un proceso de aprendizaje.
Conclusiones
Si bien es cierto que algunos autores han utilizado técnicas psicológicas, de conducta, de comportamiento, entre otras, para cambiar el estilo de aprendizaje, pocos son los que se atreven a ponerlo en práctica en tiempo real, en condiciones donde el factor tiempo es determinante y la calificación es un nivel de satisfacción subjetivo, ya que está siendo evaluado por el cliente, que al final es quien decide si la empresa está cubriendo sus expectativas de servicio, por ello se considera de suma importancia este tipo de capacitación ya que el principal objetivo es formar empleados comprometidos con la empresa que los contrata así como la empresa a la que le brinda el servicio.
La experiencia obtenida hasta el día de hoy permite construir la siguiente hipótesis: “Mientras más contento este un trabajador en su área de trabajo superando los retos que enfrenta, mayor será su desempeño en él”.
