Los procedimientos de control que se hagan al disponible son la herramienta que tienen los auditores para evaluar la correcta aplicación de los programas de auditoría que existen dentro de la empresa.
Muchos de los problemas que se presentan en el interior de la empresa por el manejo del disponible son ocasionados por la mala implementación de los controles que se hacen sobre los activos de mayor liquidez, a continuación se presentan algunos de los procedimientos que deben en cuenta los auditores para realizar la evaluación de este rubro.
Procedimientos de control para el disponible
1. Preparar planillas sumarias que descompongan el efectivo por cada uno de sus conceptos integrantes reflejando los saldos anteriores y los actuales de acuerdo a los registros del ente auditado.
2. Para un periodo seleccionado revisar la secuencia numérica y cronológica de los recibos de caja comprobando que este completa y sin enmendadoras. Dejar constancia de cualquier irregularidad.
3. Obtener una lista de todos los fondos fijos, sus respectivos responsables y su localización. Determinar si hay alguna cantidad significativa de dinero en caja para ser depositada, a la fecha del arqueo.
4. Tomar selectivamente movimientos diarios de caja y:
A. Comprobar las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo el registro en el auxiliar; que se anexen los documentos soportes.
B. Verificar las operaciones aritméticas y los aspectos legales de los documentos que dan origen;
C. Sumar los recibos de caja y cruzarlos contra comprobantes de consignación y auxiliares. Determinar que el efectivo haya sido recaudado en su totalidad y en el estado en que se recibió.
5. Solicitar confirmación de las cuentas bancarias que tuvieron movimiento durante el año, a las fechas que se considere conveniente.
6. Obtener los estados de cuenta bancarios correspondientes al último mes y al primer mes posterior a la fecha que se revisa.
7. Tomar selectivamente movimientos y confrontar las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignación.
A. Verificar las consignaciones reportadas y cruzarlas contra los extractos bancarios.
B. Comprobar todas las consignaciones en tránsito o las registradas por el banco y no por la entidad.
C. Investigar las notas débito y crédito conciliatorias.
8. Verificar que todo egreso de fondo se haga mediante giro de cheques individuales con base en comprobantes legalizados.
9. En la revisión de pagos por comisiones bancarias, intereses, préstamos financieros y servicios, verificar que la autorización de pago o nota débito de los bancos se encuentra de conformidad con la operación.
10. Para el análisis de los pagos por cualquier concepto verificar que en el comprobante respectivo se registre el número de la cuenta corriente del cheque, nombre del banco y valor neto girado.
11. Tomar nota de las conciliaciones bancarias (preferiblemente obteniendo una copia) preparadas por la administración, verificando que estén preparadas de acuerdo a principios contables de la siguiente manera:
A. Preparar una planilla indicando para cada banco: Saldo según libros, partidas conciliaciones débito y crédito, saldo según extracto, operaciones aritméticas.
B. Seleccionar tanto débitos como créditos del libro de bancos e identificar dichos movimientos contra el estado de cuenta del banco, o bien contra la conciliación.
C. Confrontar los saldos contra el mayor o auxiliares y contra el extracto.
D. Investigar todas las partidas conciliatorias.
E. Verificar que se muestre en la lista pendiente de cobro: fecha, beneficiario, explicación y valor.
F. Examinar todas las notas débitos y créditos comprobando que dichos cargos o abonos sean imputados correctamente en las cuentas respectivas o estén en la conciliación (es conveniente solicitar un duplicado de las notas débito realizadas por la entidad bancaria para conservarlo como soporte).
G. Comparar contra el libro de caja aquellos cheques de alguna consideración que hayan sido girados con fecha posterior.
H. Examinar las fechas de pago de los cheques seleccionados en la prueba para asegurarse que no hayan sido giradas antes de la fecha además examina los pendientes.
I. Investigar todos aquellos cheques depositados por anterioridad.
12. Verificar que las cobranzas recibidas sean depositadas íntegramente y con oportunidad, cuando menos los tres días anteriores y posteriores a la fecha de revisión.
13. Investigar y revisar los comprobantes de cheques importantes que no hayan sido pagados por el banco durante el mes siguiente al de la fecha de revisión.
14. Investigar todos los cheques depositados con anterioridad a la fecha de la conciliación que hayan sido devueltos por el banco durante el mes siguiente al de la misma conciliación.
15.Indagar sobre todas las transacciones extraordinarias o anormales por un mes anterior y posterior a la fecha de revisión. (se recomienda efectuar dicha labor conforme al principio de la materialidad)
Fundamentos
Todos los procedimientos deben basarse en los principios contables de general aceptación, como en los principios generales de auditoría
16. Cerciorase que todas las transacciones que afectan las cuentas que maneja la entidad en moneda extranjera, sean autorizadas por los funcionarios designados y cumpla con las disposiciones administrativas y legales al respecto.
17. Confirmar que las transacciones en donde se utilizan estas cuentas sean registradas con base en los soportes que justifican la transacción en moneda extranjera, incorporando en forma oportuna el tipo de cambio vigente a la fecha.
18. Circular el 100% de los saldos de las cuentas bancarias que se controlan en la tesorería, tanto en moneda nacional y extranjera, obteniendo la confirmación de las mismas a la fecha de cierre efectuando la comprobación de las transacciones que las originaron.
19. Asegurar que las confirmaciones bancarias recibidas incluyan toda la información requerida procediendo a su verificación.
20. Se recomienda verificar que las confirmaciones provengan directamente de la entidad financiera.
21. Examinar selectivamente las conciliaciones bancarias en moneda Nacional. Y en su totalidad la de moneda extranjera.
22. Confrontar los ajustes al tipo de cambio actual las cuentas de moneda extranjera.
23. Practicar arqueo de fondos y valores en presencia del cajero manteniendo control sobre los fondos hasta que esto termine:
A. Solicitar el recuento de los valores por parte del responsable y tomar nota de su composición.
B. Relacionar los recibos expedidos y encontrados en la caja en la fecha del arqueo verificando información como: número, fecha, valor, concepto etc.
C. Número y valor del último recibo consignado.
D. Establecer por diferencia de numeración el último recibo consignado, expedido, y los pendientes de consignación con su valor.
E. Obtener explicación de cualquier partida normal o diferencia o excepción.
F. Dejar constancia firmada de las confirmaciones de la prueba practicada.
G. Exigir las explicaciones respectivas si son necesarias al responsable, con respecto a la materialidad de los hechos encontrados.
24. Cruzar el resultado de los arqueos con las cifras de libros.
25. Confrontar que todos los soportes del arqueo de caja estén aprobados debidamente a la fecha.
26. Se recomienda conocer los montos previos de los límites para autorizar los gastos de caja menor.
27. Practicar arqueos de caja menor en la fecha que se consideren conveniente utilizando los procedimientos de caja general y todos aquellos que se estimen necesarios.
28. Con base en la información obtenida de los procedimientos anteriores preparar el informe correspondiente.
29. Obtener la firma de la persona bajo cuya custodia esta la caja general y las cajas menores, acusando recibo del efectivo, justificantes y otras partidas pertenecientes al fondo.
30. Examinar la evidencia original de los desembolsos y rectificar los comprobantes de caja menor y general con el comprobante de renovación de caja, inspeccionando distribuciones y aprobaciones.
31. Comparar los comprobantes de reembolso de caja con el registro de pólizas, el libro de gastos, egresos en efectivo y otros medios. En caso de encontrar diferencias realizar los ajustes necesarios con autorización previa.
32. Conciliar el saldo de caja menor con el mayor en la fecha del balance general.
