Problemas organizacionales como reto de toma de decisiones

Introducción

En las organizaciones y empresas surgen problemas los cuales depende su naturaleza hay que atenderlos, ya que sean menores, mayores, urgentes o no deben ser solucionados y estas soluciones conllevan una toma de decisiones respecto a lo que se hará al respecto, por lo que hay procesos, herramientas, modelos que ayudan a esta tarea que recae en administradores, ingenieros, responsables y líderes.

El solucionar problemas no es siempre fácil, ya que lleva un proceso que involucra no solo decisiones, sino personas para ejecutarlas y recursos que se necesitan y debe atenderse ya es un factor de suma importancia en las empresas que conlleva riesgos, ya que no siempre será fácil hacerlo, razón por la cual es necesario dotarse de buenos elementos de capital humano y conocer las técnicas, herramientas y modelos que ayudan para poder primero identificar los problemas y posteriormente conocer con certeza los problemas  para así poder en práctica lo que sabemos y llegar tal vez no a la solución óptima, pero si a la decisión que nos llevara a la mejor alternativa de solución al problema.

Conceptos

Para poder adentrarse al tema, es preciso poder definir y saber a lo que se refiere cada concepto que se abordara en el presente tema y estos son:

Problema: situación determinada que necesita ser solucionada y el Diccionario de la Real Academia Española lo define como problema. (Del lat. problēma, y este del gr. πρόβλημα). 1. m. Cuestión que se trata de aclarar. 2. m. Proposición o dificultad de solución dudosa. 3. m. Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin. 4. m. Disgusto, preocupación. U. m. en pl. Mi hijo solo da problemas. 5. m. Planteamiento de una situación cuya respuesta desconocida debe obtenerse a través de métodos científicos. (Diccionario de la Real Academía, 2013)

Por su lado solución es o que se busca lograra al resolver algún obstáculo que se presenta

Solución. (Del lat. solutĭo, -ōnis). 1. f. Acción y efecto de disolver. 2. f. Acción y efecto de resolver una duda o dificultad. 3. f. Satisfacción que se da a una duda, o razón con que se disuelve o desata la dificultad de un argumento. 4. f. En el drama y poema épico, desenlace de la trama o asunto. 5. f. Paga, satisfacción.6. f. Desenlace o término de un proceso, de un negocio, etc.

Para hablar de solución de problemas, es necesario observarlo como un proceso en el que se deben efectuar movimientos para poder llegar a la solución de algún problema.

La capacidad de resolver problemas es la eficacia y agilidad para dar soluciones a problemas detectados, emprendiendo las acciones correctoras necesarias con sentido común, sentido del coste e iniciativa.

Esta cualidad supone tomar acción de manera proactiva, ante las dificultades sin pérdida de tiempo y atendiendo a las soluciones que marca el sentido común, pensando en las repercusiones que pueden tener en un plazo más amplio.

Los pasos a seguir para solucionar problemas son: definir el problema, buscar alternativas de solución, valorar las consecuencias positivas y negativas de cada alternativa, elegir la más conveniente e implantar. (Universidad de Cadiz, 2013)Concepto de Decisión

El latín decisĭo, la decisión es una determinación o resolución que se toma sobre una determinada cosa. Por lo general la decisión supone un comienzo o poner fin a una situación; es decir, impone un cambio de estado. (Definicion.de, 2013)

Concepto de toma de decisiones

Es aquella que es la pauta de lo que se hará, las alternativas y el plan a poder concretar después de haber determinado e identificados factores que pueden afectarlo para de esta manera escoger la mejor opción

La toma de decisiones, es la capacidad de elegir un curso de acción entre varias alternativas. Supone un análisis que requiere de un objetivo y una comprensión clara de las alternativas mediante las que se puede alcanzar dicho objetivo. Además de comprender la situación que se presenta, se debe analizar, evaluar, reunir alternativas y considerar las variables, comparar varios cursos de acción y finalmente seleccionar la acción que se va a realizar. La calidad de las decisiones tomadas marca la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Decidir significa hacer que las cosas sucedan en vez de simplemente dejar que ocurran como consecuencia del azar u otros factores externos. Esta habilidad ofrece a las personas herramientas para evaluar las diferentes posibilidades, teniendo en cuenta, necesidades, valores, motivaciones, influencias y posibles consecuencias presentes y futuras. Esta competencia se relaciona con la capacidad de tomar riesgos pero difiere en que no siempre las decisiones implican necesariamente un riesgo o probabilidad de fracaso, sino dos vías diferenciales y alternativas de acción para resolver un problema. Otras competencias implicadas son de búsqueda de información, análisis, comunicación, asertividad. (Universidad de Cadiz, 2013)

Asimismo existe un proceso determinado para poder llegar a la solución de problemas y así poder tomar decisiones

Proceso de solución de problemas y toma de decisiones

El proceso a seguir para un correcta toma de decisiones  puede estar sujeto a diversas opiniones, ideas y criterios , que de acuerdo a lo que se debe hacer es que se puede hacer tan corto o externo este proceso, el cual consta de las siguientes etapas:

Problemas organizacionales
Problemas organizacionales

 

1. Identificación y selección del problema

Es el encontrar el problema y tener conciencia de la decisión que debe tomarse respecto a este, ya que puede ser resultado de problemas que se presenten cada día o en consecuencia de conflictos organizaciones, es acá donde se pregunta el lugar donde acontece el problema, que es lo que sucede, y el momento, los involucrados y las razones o motivos que lo motivaron.

2. Análisis del problema

Al conocer cuál es el problema es necesario comprender el mismo, para proceder a analizar todo lo que estuvo al rededor del mismo y en caso necesario descomponerlo para ver sus partes, aunque valla en contra del pensamiento sistémico. Asimismo al analizarlos es importante poner prioridades e identificar el orden de acción, es decir lo importante y lo urgente.

3. Generar alternativas de solución

Ya que se puede lograr solucionar el problema, por medio de diversos caminos, algunos de ellos en base a la incertidumbre, por lo que se dan mucha alternativas de solución antes de llegar a la adecuada, para lo que se pide involucrar a quienes tienen que ver directamente con el problema y usara técnicas que ayuden a llegar a la solución óptima.

4. Evaluación de alternativas

Mediante un estudio que se hace a las que son las factibles soluciones, donde se destaquen los puntos positivos y negativos de las mismas y se analice si están de la mano con los objetivos organizacionales.

5. Selección y planificación de la solución

Al elegir las alternativas de solución que de acuerdo al paso anterior podrán dar las mejores  soluciones, por lo que hay que tener en cuenta la probabilidad de solución, factibilidad, recursos necesarios y el riesgo, y adicional a esto las medidas y procesos que podrán verse afectados o motivados y el tiempo de ejecución.

6. Ejecución y Control

Al dar garantía que la planeación realizada para que se solucione el problema sea de acuerdo a los tiempos asignados, así como, “Un aspecto verdaderamente importante en la toma de decisiones es el grado de comunicación y la aplicación del arte de escuchar.” (Claudia Vásquez Rojas, 2012)

Toma de decisiones

Para que se tomen la decisiones en la empresas en necesario exista una cabeza del equipo,  es decir,  un líder quien deber ser un excelente comunicador para que esta juego el papel esperado en la toma de decisiones, para lo cual se necesitará un proceso para poder emprender lo el reto que implica la toma de decisiones

  • Elaboración de premisas
  • Identificación de alternativas
  • Evaluación de alternativas, en términos de metas que se desea alcanzar
  • Selección de una alternativa, es decir tomar una decisión
  • El uso de Herramientas para la toma de decisiones (Mónica Florencio Carrera, 2011)
  • Emplear procesos cognitivos implicados en la Toma de Decisiones: tales como la observación, comparación, codificación, organización, clasificación,  muestra de resultados, evaluación y la retroalimentación

Es parte de la naturaleza del hombre que tenga que superar problemas y en ambientes organizaciones son cosa de todos los días en los que debe optimizarse pese a la variaciones y factores los procesos que se llevan a cabo, por lo que la experiencia juega un papel importante y aunado a la ganas de mejora y al sentido común pueden lograr dar con el problema y por ende a la decisión y solución que este con lleva, razón por la cual existen herramientas que ayudan a  la planeación, pero tiene especial incidencia en la toma de decisiones y son herramientas teles, como diagrama de pescado, de flujo, Gantt y Pareto, recolección de datos, lluvia de ideas, pecera de ideas , entrevistas y cuestionarios por mencionar algunas

La comunicación como parte de la toma de decisiones

La figura del lidera como antes se menciono es importante para la toma de decisiones, ya quien es quien marca el camino a seguir, más en la dinámica organizacional existirán siempre acuerdos y diferencias entre los Colaboradores, por lo cual la comunicación es un arte a dominar que deben poseer los lideres, ya que no solo son las ideas e inquietudes, sino también sentimientos actitudes emociones de los colaboradores que incidieran directa o indirectamente en la organización

La empatía viene a ser una premisa clave en el liderazgo, que debe tornarse actitud y ayuda a comprender a los más. Es el ponerse en los zapatos de los otros para así entenderla y poder conocer sus necesidades, comprenderlo, y poder entender sus puntos de vista. Debe ser entendida con flexibilidad para no caer en la voluntad propia del líder, sino que situada en base a lo que la organización necesita, con objetividad y de manera justa. En las organizaciones es empleada como comunicación efectiva.

El arte de escuchar en la comunicación es clave para la mejora de la misma, ya que sabemos oír, mas no escuchar y sin esto es imposible lograra la empatía  con los demás. Para ellos es importante no centrarnos en nuestras ideas y tomar en cuenta lo que los demás aporten, escuchar con atención, no tomar actitudes a la defensiva, reflexionar y analizar lo que dicen los demás y ser objetivo sabiendo aceptar cuando los demás estén en lo correcto.

Estilos de toma de decisiones

Al hablar de la toma de decisiones, es de notar que los lideres tomaran ciertas directrices de acuerdos a los contextos y escenarios que se presenten  y con quienes deben tomar decisiones que deben plantearse las opciones de lo que finalmente se decirla, es por eso que el estilo de liderazgo al ser la cabeza del equipo influye mucho en la forma en que se toman las decisiones y cada uno de ellos es diferente, aunque en la práctica se puedan presentar lideradas que los mezclen.

Problemas organizacionales
Problemas organizacionales

Tipos de tomas de decisiones

Existen diferente tipos de tomas de decisiones que son tomadas en las organizaciones y empresas, atendiendo a la naturaleza y origen de las mismas estos son:

Decisiones Programadas

Presentándose en formas frecuente debido a que son repetidas y forman parte de la rutina y los problemas que diariamente se te presentan, por lo cual ya está trazado el camino a seguir en caso de presentarse por lo que no hay modificar nada solo seguir los pasos ya delimitados que van acorte a los política , reglas y procedimientos organizacionales.

Decisiones No programadas

Estas son lo adverso de las decisiones programadas, ya que son las que buscan dar solución a problemas que son esporádicos o se requiere ser demasiado específico, razón por la cual se apoyan de algunos modelos para poder tomar decisiones correctas. También acá se debe evaluar el grado de importancia de las mismas, ya que algunas deben ser tratadas con más dedicación que otras decisiones a tomar.

Decisiones en grupo

Esto es debido a que la responsabilidad de la toma de decisiones no siempre va a recaer en una sola persona y en ocasiones caerá en grupos ya sea departamentales, multidisciplinarios de la organización dependiendo de la naturaleza de la situación

Algunas ventajas de la toma decisiones en grupo:

  • De forma grupal se pueden sugerir más formas de solución.
  • Los grupos tienen mayor aportación de conocimientos y experiencias distintas.
  • Se promueve un mayor involucramiento de todos los integrantes en la búsqueda y aplicación de la solución.
  • Las consecuencias se asumen mejor en grupo
  • La estrategia de solución está más completa.

Algunas desventajas de la toma de decisiones en grupo

  • El grupo tiende a decidir con la base que les da algunas situaciones conocidas.
  • Los grupos siempre cuentan con un líder y generalmente siempre lo siguen.
  • Los grupos tardan más tiempo en tomar decisiones y a veces no llegan a un acuerdo. (Claudia Vásquez Rojas, 2012)

Toma de decisiones en condiciones de certidumbre, incertidumbre y riesgo

Es normal que las decisiones e las organizaciones estén inmersas en ambientes que tengan alguna incertidumbre, debido a los riesgos que conllevan, al igual que existen situaciones donde hay certeza y se puede predecir lo que podrá pasara y hacer tomar decisiones, cuando hay causas y efectos por ello, es decir hay certidumbre.

Es cuando hay situaciones de incertidumbre que solo contamos con datos y no se sabe  lo bueno o malo que puedan ser y si pueda haber cambios, más en los riesgos, pueda la información este incompleta y la presión de tiempo esté sobre uno, por lo que para una buena toma de decisiones es que se pueden estimar probabilidades objetivas.

También debe tenerse en cuenta que existen factores que inducen la toma de decisiones como los personales y los culturales, creencias, conducta y modos de pensar.

Herramientas empleadas en la toma de decisiones

Recolección de datos

Para poder recolectar y poder analizar la información que se tiene de acuerdo a la naturaleza del problema, identificación y análisis de mismo, para así proceder a la toma de decisión y solución de problemas, se de tener en cuenta si es cuantitativa o cualitativa la información, como se obtendrá la información, el uso, la manera de analizar, responsables, cada que tiempo se analizara y el lugar de la empresa en donde se hará

Lluvia de ideas

Usada para poder aportar ideas  donde sean expuestas las diversas opiniones e inquietudes de un equipo de trabajo y compañeros de departamento, esta idea aporta razonamientos en grupo, creatividad, lazos de confianza y participación. Ayuda a crear estrategias y planea por lo cual es tomada como herramienta de planeación

Diagrama de Pareto

Esa herramienta, ayuda a determinar los problemas que tiene más importancia, delimitando las minorías pero que son importantes de atender en la decisión, en el eje vertical se anotan las frecuencias y en el horizontal los porcentajes de las incidencia de los problemas

Problemas organizacionales
Problemas organizacionales

Diagrama de Gantt

Usada desde principios del siglo pasado, esta herramienta ayuda a esquematizar actividades y los tiempos de las tareas que forman parte de una más grande para así delimitar inicio y termino. Ayudando a la planeación y control. Es usada para desarrollo de proyectos y actividades en las empresas

Diagrama de Gantt
Diagrama de Gantt

Diagrama de flujo

Es una esquematización, por medio de figuras geométricas y flechas que indican los pasos a seguir para algún proceso o al presentarse un problema

Diagrama de flujo
Diagrama de flujo

Árboles de decisión

Esta es una herramienta que ayuda a poder analizar y desmenuzar una decisión, de acuerdo a los resultados y probabilidades, y son las forma más común en que se esquematiza los problemas y la solución para llegar a la solución logrando evaluar las alternativas y que pasaría si las seguimos, además de los resultados que son consecuencia de las decisiones.

Árboles de decisión
Árboles de decisión

Diagrama de Ishikawa

Este diagrama que forma parte de las herramientas de calidad de Ishikawa  y es conocido también como de causa efecto o de espina de pescado, va encamino a la detección de las causas y efectos de los problemas, encontrando la raíz del asunto, por lo que requiere análisis para poder visualizarlo y hacerlo más entendible ya que agrava el problema con las situaciones, las cusas y subcausas que lo originaron.

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Modelos de toma de decisiones y solución de problemas

Existen modelos que ayudan a la toma de decisiones para poder solucionar los diversos problemas que son presentan en el día a día de las organizaciones, algunos de estos modelos son

Modelo de de Zurilla y Goldfried

En estos modelos, se deben considerar dos dimensiones, las cuales son:

Una orientación al problema., donde las se describen las creencias sobre el dominio que tienen los individuos para poder solucionar el problema y aspectos basados en la teoría denomina de la autoeficacia la cual expone la creencia en la auto eficiencia para resolver problemas en base a la expectativa de lo eficaz y la creencia de los problemas en la vida tienen resolución, es decir se base en la expectativa de los resultados

Acá hay que tener en cuenta que la orientación al problema que es positiva no negativa, la positiva da una visión de que las cosas puedan tener solución y lo ve como retos y viéndolo de una visión positiva, donde hay tiempo y esfuerzo que se pondrá se podrá enfrentar el problema, por su lado  el lado negativo ve a los problemas como amenazas con dudas fuertes, stress y frustración, por lo cual es difícil e incluso imposible solucionar-

De igual menara se da un procedimiento para poder solucionar el problema definiéndolo

  • Desarrollo de soluciones y alternativas.
  • Toma de decisiones y su ejecución.
  • Evaluación de resultados
  • Reiniciar el proceso (Claudia Vásquez Rojas, 2012)

Modelo racional del Taylee

Otro modelo es el Taylee que nos propone siete pasos al respectos entre los que se incluye

  • Definir y diagnosticar el problema
  • Saber las metas
  • Buscar alternativas y soluciones
  • Comparar y evaluar alternativas y soluciones plateadas
  • Seleccionar el camino a seguir
  • Poner en maraca la solución
  • Y darle seguimiento y controlar la solución

Modelos de simulación por ordenador

Estos modelos son usados por los psicológicos, mas fueron liderados por la influencia de la ingeniería administrativa, y están meramente enfocados en las personas, organizaciones y las decisiones y los problemas que deben solucionar

Análisis de protocolos de pensamiento en voz alta

Para conocer el espacio del problema se pide los involucrados relaten lo que piensan en el desarrollo y resolviendo el problema para pasar a un análisis de lo que se ha dicho para conocer la naturaleza, procesos y estrategias propias del sujeto que se analizó,

Estrategias de Solución

Es por que al resolver problemas no solo hay que encontrarlas en diversas técnicas, existen las denominadas estrategias al norte que tienen que ver con los procesos de control en la ejecución de las técnicas que se están usando y que además necesitan de conocimientos y conciencia y reflexión sobre los problemas y su forma de resolverlos, por lo que se valen de las habilidades, planes y eficiencia de cada técnica en los diferentes problemas y como los conocimientos encajan en ellos

Estrategias de Solución
Estrategias de Solución

Conclusión

Los problemas se presentarán día a día en las empresa, organizaciones y en nuestra vida, pero debe encontrarse una solución a los mismos, por lo cual es bueno analizar y usar las herramientas que mejor nos ayudaran a poder hacerlo de la mejor manera evitando malas decisiones que no solo nos afectaran a nosotros sino a toda una organización y esto se puede ver reflejado en pérdidas monetarias, retrasos, tiempo y efectividad.  Es por eso que la solución de problemas no solo debe pensarse a corto plazo sino a largo plazo analizando bien todos sus partes, identificando los focos que son áreas de oportunidad y así poner evaluar y tomar acciones donde no toda la responsabilidad recaiga en uno solo sino que sea compartida y ponga a trabajar a los involucrados en base a la comunicación bajo un buen liderazgo.

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Villarreal Toral Ana Cristina. (2013, noviembre 18). Problemas organizacionales como reto de toma de decisiones. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/problemas-organizacionales-como-reto-de-toma-de-decisiones/
Villarreal Toral, Ana Cristina. "Problemas organizacionales como reto de toma de decisiones". GestioPolis. 18 noviembre 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/problemas-organizacionales-como-reto-de-toma-de-decisiones/>.
Villarreal Toral, Ana Cristina. "Problemas organizacionales como reto de toma de decisiones". GestioPolis. noviembre 18, 2013. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/problemas-organizacionales-como-reto-de-toma-de-decisiones/.
Villarreal Toral, Ana Cristina. Problemas organizacionales como reto de toma de decisiones [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/problemas-organizacionales-como-reto-de-toma-de-decisiones/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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