Presupuesto de efectivo para prevenir déficits o excesos de efectivo

En la búsqueda de una administración eficiente de sus recursos financieros en el corto plazo, las empresas realizan muchísimos esfuerzos. Sin embargo, muchas veces el administrador financiero no realiza la adecuada planificación de la utilización de su efectivo, incurriendo de ese modo en costos de oportunidad así como costos innecesarios.

A través del Presupuesto de Efectivo, y la determinación del efectivo requerido por la empresa, se logran prever los posibles déficits o excesos que podría tenerse durante el año, para lograr realizar la opción que conlleve a menores costos o invertir sus excesos en la mejor alternativa de inversión temporal.

En el mundo empresarial actual, con una crisis económica mundial que anuncia grandes secuelas en las economías nacionales, se deben realizar todas aquellas acciones que impliquen el uso cada vez más eficiente de los recursos.

La aplicación de técnicas financieras recomendadas, el control de los recursos y la planificación adecuada, son indispensables para lograr una administración eficiente de los recursos, tanto en el corto como en el largo plazo.

Cuba, que no escapa de los efectos de la crisis internacional, ni de las tendencias actuales del mundo empresarial, también está inmersa en la lógica de tratar de administrar lo más eficientemente sus recursos.

Sin embargo, todavía es común encontrar empresas que no realizan una planificación de su efectivo a través del Presupuesto de Efectivo, técnico de gran importancia, utilizado para prever necesidades o excesos de efectivo, cuestión imprescindible para las empresas en la búsqueda por alcanzar una administración eficiente.

Presupuesto de Efectivo. Útil en los pronósticos de déficits y/o superávits de efectivo…

Es una estrategia de la administración del capital de trabajo neto, en el caso de la gestión del efectivo, la elaboración del presupuesto de efectivo, sin embargo, muchas empresas aún desconocen la utilidad de dicha técnica. El presupuesto de efectivo es una técnica con la que se pueden prever los déficits o superávits que tendrá la empresa en un período planificado. La gran utilidad que tiene es que ayuda a planificar los excesos o necesidades que tendrá en períodos próximos, invirtiendo, o dando un uso adecuado a los excesos y buscando alternativas de financiamiento a las necesidades; proporcionándole tiempo a la empresa de negociar las mismas, buscando aquellas que resulten menos costosas.

La implicación de no realizar el presupuesto de efectivo es tener que acogerse a cualquier alternativa de financiamiento que la empresa tenga a su alcance para resolver el problema financiero que presente en ese momento, aunque esto signifique incurrir en mayores costos. Con este presupuesto la empresa tiene la idea exacta de la cantidad a pedir, evitando pagos de intereses innecesarios por cantidades solicitadas que no están en correspondencia con lo realmente necesitado; o la posibilidad de tener que volver a pedir por no haber satisfecho con la suma anterior, la necesidad existente. No aplicarlo también implica el uso inadecuado de los excesos de efectivo, o la no utilización de dichos excesos, incurriendo en costos de oportunidad por no invertirlos en alguna inversión alternativa.

Resulta bien difícil comprender que existan empresas que sean capaces de planificar sus ingresos y gastos para el próximo año, incluso que los tengan distribuidos hasta por meses, y sin embargo, no incluyan en su planificación el presupuesto de efectivo.

Es muy curioso ver, además, cómo muchas empresas tampoco determinan cuál es su efectivo requerido; por un lado mantienen saldos lo suficientemente elevados como para incurrir en costos de oportunidad, y en lugar de tratar de invertir el dinero que no van a utilizar en sus operaciones corrientes, lo mantienen en sus cuentas sin ningún uso; y, por otro lado, debido a que es común ver cómo desconocen el efectivo que requieren para sus operaciones, es posible que algunas veces no tengan en sus cuentas el efectivo suficiente para realizar sus operaciones corrientes, tales como compras necesarias para el período o el pago a sus proveedores en el tiempo establecido, perdiendo incluso, posibilidades de descuentos por pronto pago.

Los casos anteriormente expuestos, en general, son provocados por el desconocimiento por parte de la empresa de la existencia de la posibilidad de conocer el efectivo requerido que cubra sus operaciones corrientes, sin excederse o no alcanzar el suficiente, cuando lo necesite. De ahí la importancia de determinarlo, para trabajar con eficiencia.

Procedimiento para elaborar el Presupuesto de Efectivo.

Para efectuar el presupuesto de efectivo, primero se debe determinar el efectivo requerido por la empresa para realizar sus operaciones, el cual se puede hallar dividiendo los desembolsos esperados entre la rotación de caja.

Esta última, es reconocida por la mayoría de las empresas a través de las razones de actividad, las cuales son utilizadas por las mismas para diagnosticar su situación financiera.

La determinación del efectivo requerido se podría realizar también por otros métodos bien reconocidos como son el Baumol y el Miller Orr, según las características de la operatoria de cada empresa. Aunque por las características de las empresas cubanas, en que no siempre son conocidas con certeza las entradas y salidas de efectivo, ni existe un mercado donde se comercialicen valores negociables, es recomendable la técnica mencionada en el párrafo anterior, que utiliza la rotación de caja.

Luego de haber determinado el efectivo requerido, a las entradas proyectadas según el plan de ingresos de la empresa, entre las que se encuentran las ventas al contado, cobranza de ventas al crédito y otras entradas de efectivo; (como se muestra en la tabla No. 1), teniendo en cuenta la estrategia de cobros que tenga la empresa; se les restan las salidas proyectadas, según el plan de gastos, entre los que se encuentran compras en efectivo, pago de cuentas por pagar, pago de dividendos, arrendamiento, salarios, pago de impuestos, compra de activos fijos, pagos de intereses sobre el pasivo, amortización de préstamos, abonos a fondos de amortización y readquisiciones o retiros de acciones, entre otras salidas; teniendo en cuenta también la forma en que la empresa realiza sus pagos.

Al resultado de esta resta, que sería el Flujo Neto de Efectivo, se le suma el Saldo Inicial del Efectivo, que para el primer período coincide con el valor expuesto en el Balance General, obteniéndose el Saldo final de Efectivo, el cual pasaría a ser el saldo inicial para el próximo período. Luego, al saldo final de cada período se le sustrae el requerimiento de efectivo antes determinado obteniéndose así la necesidad o exceso esperado para cada período.

La tabla No. 1 muestra uno de los modelos más utilizados para la realización del presupuesto de efectivo. Cualquier variante es bien aceptada siempre y cuando se llegue al objetivo propuesto, que es el de pronosticar las posibles necesidades o excesos de efectivo que tendrá la empresa en próximos períodos.

Tabla No. 1 Modelo general de Presupuesto de Efectivo

Los períodos proyectados dentro del presupuesto pueden ser mensuales, trimestrales, o semestrales, entre otros, según la conveniencia para cada entidad de cómo prefiere tener la información.

Es muy importante tener en cuenta, además, que la técnica no termina solamente con la realización del presupuesto, sino que se requiere de la supervisión y análisis del comportamiento de las entradas y salidas en cada período, las cuales podrían variar, por lo que se debería reelaborar el presupuesto cada cierto tiempo, de manera de que la empresa siempre tenga conocimiento sobre cómo será el comportamiento de su efectivo.

Un ejemplo…

Para demostrar en la práctica la utilidad de la elaboración del presupuesto de efectivo, se expone a continuación el ejemplo de una empresa cubana dedicada a los mantenimientos a centrales eléctricas; que por razones de discreción se prefiere no revelar su nombre, además de reconocer que dicho dato no afectaría en lo absoluto la idea que se desea transmitir.

Esta Empresa ha tenido varios problemas con su disponibilidad para hacer pagos en ciertas ocasiones dentro del año; por lo que se vio precisada a pedir en el 2007 un préstamo por 7 millones de pesos, y luego en el 2008, otra vez, se vio en la misma situación. Estas cantidades solicitadas no fueron analizadas; para los pedidos se realizó una estimación sobre lo necesitado sin ningún basamento económico financiero que justificara sus magnitudes.

Lo interesante del asunto es que esta Empresa ha tenido liquidez en ambos años, sólo que en algunos momentos la misma ha tenido necesidades impostergables, que ha tenido que resolver con los préstamos concedidos por su Organismo Superior, quien ha podido responder en todos los momentos en que la misma ha hecho las solicitudes, debido a lo necesarios que son los servicios brindados por la Empresa para el País.

Lógicamente, su Organismo Superior está muy preocupado con dicha situación, puesto que cada vez que la Empresa le pide el préstamo con urgencia, el mismo se ve precisado a solicitar, también urgentemente, el préstamo al Banco, teniendo que aceptar cualquier condición, sin poder analizar con tiempo cualquier otra posibilidad que quizás resulte menos costosa para el organismo. Por otro lado, también teme que en algún momento no tenga las condiciones para solicitar el préstamo al Banco debido a la urgencia con que la Empresa realiza las solicitudes, y no sea posible, por esta razón, cubrir dicha solicitud, con las consecuencias pertinentes.

A esta Entidad, al realizársele un análisis de su gestión de capital de trabajo neto, se le detectó, entre otros problemas, que no planificaba su efectivo, ni determinaba su requerimiento de efectivo anual.

Si la Empresa realizara una planificación del efectivo a través del presupuesto de efectivo, esta situación antes descrita se revertiría, pues conocería el momento exacto en que tendría las necesidades de efectivo, y de esa forma, su Organismo Superior podría planificarse mejor y obtener el financiamiento de una forma más pausada, con tiempo de realizar sus solicitudes al Banco, de forma tal, que pueda buscar aquellas alternativas que le sean menos costosas.

A partir de la rotación de caja calculada por la Empresa en su diagnóstico financiero a través de las razones financieras, a partir de los ciclos de cobro, de inventarios y pagos, así como de los desembolsos totales tomados del presupuesto de gastos y compras, y de la forma en que la Empresa realiza sus pagos, se determinó el efectivo requerido, como se muestra en la tabla No. 2.

Tabla No.2: Determinación de la rotación de caja para el año 2009.

Fuente: Elaboración propia.

Saldo de Efectivo Requerido = Desembolsos totales anuales/Rotación de caja
= $80 925 268.23 / 7.83
= $ 10 335 283.30
Como se muestra en la tabla No 2 a partir de las características de la Entidad de sus índices de actividad, la misma necesita mantener en la cuenta Efectivo para realizar sin inconvenientes sus operaciones $ 10 335 283.30. Con este dato y con las proyecciones de ingresos y gastos se puede realizar el Pronóstico de Efectivo.

Como entradas de efectivo se reconocen a todos los ingresos en efectivo que se esperan en el período, extrapolando la forma en que la Empresa efectúa sus cobros, tomando como base la estructura de la antigüedad de saldos de la Empresa de 30, 60, 90 y más de 90 días. Esta suposición se realiza debido a que esta Entidad, y una buena cantidad de empresas como la analizada, no cuentan con una política de estimación del comportamiento probable de estos porcentajes para el futuro.

Por su parte, las salidas de efectivo incluyen todas las erogaciones constituidas por los pagos por concepto de compras (en su totalidad a crédito), el pago de gastos generales y de administración y de salarios, entre otros pagos planificados, definiéndose, a su vez, como realización de los pagos, la misma estructura arrojada por el análisis de antigüedad de saldos de cuentas por pagar de la Empresa, utilizando el mismo supuesto que las cuentas por cobrar.
En este caso se realizó el presupuesto de efectivo trimestralmente, para mayor simplicidad, pero podría haberse realizado mensual, semestral o como entienda el administrador financiero que desee elaborar el presupuesto.

Luego, deduciéndole a las recepciones de efectivo de cada trimestre, los desembolsos de dinero estimados, se obtiene el Flujo Neto de Efectivo, el cual, al adicionársele el Saldo de Efectivo al inicio de cada período, muestra los saldos de efectivo que se esperan al final de cada período, como se muestra en la tabla No. 3.

Tabla No.3: Presupuesto de efectivo para el año 2009.

Fuente: Elaboración propia

Como se observa en la tabla No. 3 la Empresa tendrá un exceso en el primer trimestre, para luego tener necesidad de financiamiento en el segundo, tercero y cuarto trimestres. Con esta información ya la Empresa tiene una idea sobre lo que sucederá con su efectivo, incluso sabrá el momento y las proporciones que tendrá que pedir a su Organismo Superior. Este presupuesto resulta muy beneficioso también para el Organismo Superior, pues tendrá tiempo para buscar su mejor alternativa de financiamiento; y también, podrá realizar su planificación en base a estos pedidos que le hará la Empresa en el segundo, tercero y cuarto trimestres.

Con un estudio completo de su gestión de capital de trabajo neto, tomando todas las medidas pertinentes, la Entidad puede tratar de reducir estos déficits en su presupuesto, tomando medidas tales como realizar un política más restrictiva en sus cobros en caso de ser factible la relación costo-beneficio de ésta; atrasar sus pagos lo más posible, sin afectar su reputación crediticia, así como tomar medidas con la administración de sus inventarios intentando vender sus inventarios ociosos, o teniendo un control detallado de sus existencias, y evitar compras innecesarias, las cuales tendrían un efecto positivo sobre el presupuesto de efectivo, logrando así la reducción de sus necesidades.

Con una eficiente gestión del capital de trabajo neto, realizando todas las estrategias en conjunto con una mayor productividad, se lograría en lugar de necesidad, excesos, que se podrían utilizar en pagar las deudas a su Organismo Superior, o a sus acreedores, o comprar materias primas y materiales que contribuyan a aumentar las ventas. En caso de un incremento de los excesos de efectivo, estos se podrían invertir en alguna alternativa que le reporte a la Entidad ganancias en forma de ingresos financieros.
Muchas empresas actualmente se encuentran en la misma situación o parecida, que la empresa anterior, puesto que ignoran las bondades del presupuesto de efectivo.

Existen otras empresas que su presupuesto de efectivo, en lugar de arrojar déficit como en el ejemplo anterior, donde la Empresa tendría que buscar aquellas opciones de financiamiento que le reporten menores costos; proyectan saldos con superávits, por lo que las mismas, en este caso, podrían utilizar este exceso en invertirlos temporalmente en valores negociables. En Cuba, por ejemplo, esta última opción no es factible, debido a que no existe un mercado donde se negocien este tipo de valores, pero se podrían estudiar otras alternativas tales como depositar estos excesos en un depósito a plazo fijo por el tiempo que duren dichos excesos, o simplemente se podrían utilizar para pagar deudas vencidas o amortizar deudas de la empresa, así como comprar mercancías que le reporten a la misma una mayor entrada de efectivo, entre otras alternativas que podrían ser valoradas con suficiente tiempo.

Resulta importantísimo destacar y recalcar que la implementación de la elaboración por parte de las empresas de la proyección del efectivo no finaliza sencillamente con la realización del mismo, sino que continúa con su ejecución, seguimiento y control. Es indispensable la evaluación de los resultados alcanzados con respecto a la proyección establecida, de forma tal que se puedan realizar los ajustes necesarios, instrumentándose de esta forma las medidas correctivas o modificaciones al presupuesto.

Concluyendo…

A pesar de lo reconocido que es en el mundo empresarial el Presupuesto de Efectivo, todavía existen empresas que no lo utilizan; incluso ignoran el Efectivo Requerido, a pesar de lo necesario que es para la eficiencia en las mismas.

Conocer los déficits con suficiente tiempo permite a las empresas buscar aquellas alternativas de financiamiento que le resulten menos costosas; así como prever los superávits permite buscar alternativas sobre dónde ubicarlos de forma eficiente. Una vez detectado un déficit proyectado se debe realizar un estudio detallado de todas las alternativas de financiamiento posibles escogiendo aquella que reporte menor costo. En el caso de los superávits proyectados, la entidad los debe utilizar en inversiones temporales, en depósitos a plazo fijo, pago de deudas vencidas, amortización de préstamos, compras de materiales de gran utilidad, etc. Por estas razones resulta de gran importancia determinar el efectivo requerido por la empresa y la planificación de su efectivo.

Es imprescindible realizar un seguimiento constante de la evolución del presupuesto de efectivo, una vez elaborado, para realizar los ajustes necesarios para tener actualizado el comportamiento del efectivo, y tomar las medidas pertinentes en cada caso.