El presupuesto de caja le ofrece a los encargados de la dependencia financiera de la empresa, una perspectiva muy amplia sobre la ocurrencia de entradas y salidas de efectivo en un período determinado, permitiéndole tomar las decisiones adecuadas sobre su utilización y manejo.
El presupuesto de caja o pronostico de caja, permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, el departamento financiero de la empresa en casi todas las ocasiones presta atención a la planeación de excedentes de caja como a la planeación de sus déficits, ya que al obtener remanentes estos pueden ser invertidos, pero por el contrario si hay faltante planear la forma de buscar financiamiento a corto plazo.
Los factores fundamentales en el análisis del presupuesto de caja se encuentran en los pronósticos que se hacen sobre las ventas, los que se hacen con terceros y los propios de la organización, todos los inputs y outputs de efectivo y el flujo neto de efectivo se explicarán a continuación sus planteamientos básicos.
Normalización:
El presupuesto de caja se proyecta para cubrir el período de un año, aunque cualquier período futuro es aceptable.
El Pronóstico de ventas
El insumo fundamental en cualquier presupuesto de caja es el pronóstico de ventas, este es suministrado por el departamento de comercialización, con base en este pronóstico se calculan los flujos de caja mensuales que vayan a resultar de entradas por ventas proyectadas y por los desembolsos relacionados con la producción, así mismo por el monto del financiamiento que se requiera para sostener el nivel del pronóstico de producción y ventas.
Este pronóstico puede basarse en un análisis de los datos de pronósticos internos como externos.
Pronósticos internos:
Estos se basan fundamentalmente en una estructuración de los pronósticos de ventas por medio de los canales de distribución de la empresa. Los datos que arroja este análisis dan una idea clara de las expectativas de ventas.
Pronósticos externos:
Estos están sujetos a la relación que se pueda observar entre las ventas de la empresa y determinados indicadores económicos como el Producto Interno Bruto y el Ingreso Privado Disponible, estos dan un lineamiento de cómo se pueden comportar las ventas en un futuro. Los datos que suministra este pronóstico ofrecen la manera de ajustar las expectativas de ventas teniendo en cuenta los factores económicos generales.
Entradas de caja:
Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un período de tiempo cualquiera, entre los más usuales se encuentran las ventas al contado, el recaudo de las cuentas por cobrar o a crédito y todas aquellas que en el corto plazo sean susceptibles de representar una entrada de efectivo.
El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente.
Desembolsos de efectivo:
Los desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas erogaciones de efectivo que se presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier período de tiempo, entre los más comunes están las compras en efectivo, cancelación de cuentas por pagar, el pago de dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los salarios, pago de impuestos, compra de activos fijos, pago de intereses sobre los pasivos, el pago de préstamos y abonos a fondos de amortización y la readquisición o retiro de acciones.
El flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento:
El flujo neto de efectivo de una empresa se encuentra deduciendo de cada mes los desembolsos de las entradas durante el mes. Agregando el saldo inicial en caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede encontrarse el saldo final de caja en cada mes y por último cualquier financiamiento necesario para mantener un saldo mínimo predeterminado de caja debe agregarse al saldo final en caja para hallar un saldo final de caja con financiamiento.
Interpretación del Presupuesto de caja:
El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante cada período que abarca el pronóstico. El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de ventas.
| Componentes fundamentales |
| Pronósticos de ventas |
| Entradas de caja |
| Desembolsos en efectivo |
| Flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento |
Reducción de la incertidumbre en el Presupuesto de caja
Aparte del cuidado necesario en la preparación del pronóstico de ventas y todos los componentes del presupuesto de caja, hay dos maneras de reducir la incertidumbre ( Entendida como «la variabilidad de los resultados que realmente puede presentarse») del presupuesto de caja en seguida se muestran estas opciones:
- El primero consiste en preparar varios presupuestos de caja, uno inicial que se base en pronósticos optimistas, otro en pronósticos probables y otro en pronósticos pesimistas, para así ver el impacto que tendría en la empresa cada uno de los escenarios y hacer las correcciones y los planteamientos más adecuados al presentarse una situación adversa.
- El segundo es un poco más complicado, es por medio de la simulación por computador, esta se basa en establecer una distribución de probabilidades acerca de los flujos de caja finales en un período de tiempo teniendo así una mayor confiabilidad de las posibles desviaciones y un análisis de riesgo más cercano a la realidad.
La preparación del presupuesto de caja debe prepararse de manera cuidadosa ya que por estar ligado con datos basados en pronósticos, no son totalmente confiables, por ello las decisiones que tomen los administradores financieros estarán sujetas a la información que este presupuesto arroje.
El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede determinar si en el futuro la empresa enfrentará un déficit o un excedente de efectivo. También permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, para obtener flujos positivos de efectivo.
El departamento financiero de la empresa planea permanentemente los posibles excedentes de caja como sus déficits, al contar con esta información, el administrador toma las decisiones adecuadas en cuanto a situaciones de sobrantes para inversión o por el contrario si hay faltante debe buscar los medios para obtener financiamiento en el corto plazo.
A continuación se presenta un ejemplo práctico de la preparación de un presupuesto de caja, con todos sus componentes y suposiciones.
Información inicial
Para la realización del ejercicio, se asumirá una empresa cualquiera, que está constituida legalmente y puede tener como objeto la producción o la prestación de servicios.
Ejemplo:
La compañía ABC está preparando un presupuesto de caja para los meses de octubre, noviembre y diciembre. las ventas en agosto fueron de $100.000 y en septiembre $200.000. Se pronostican ventas de $400.000 para octubre, $300.000 para noviembre y $200.000 para diciembre. El 20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado, el 50% han generado cuentas por cobrar que son cobradas después de 30 días y el restante 30% ha generado cuentas por cobrar que se cobran después de dos meses. No se tiene estimación de cuentas incobrables. En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000, proveniente de las acciones de una subsidiaria. A continuación se presentan los datos.
Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compañía ABC
| Agosto | Septiembre | Octubre | Noviembre | Diciembre | |
| Ventas pronosticadas | $100.000 | $ 200.000 | $ 400.000 | $ 300.000 | $ 200.000 |
| Ventas al contado (20%) | $ 20.000 | $ 40.000 | $ 80.000 | $ 60.000 | $ 40.000 |
| Cuentas por cobrar | |||||
| Un mes (50%) | $ 50.000 | $ 100.000 | $ 200.000 | $ 150.000 | |
| Dos meses (30%) | $ 30.000 | $ 60.000 | $ 120.000 | ||
| Otras entradas efectivo | $ 30.000 | ||||
| Total entradas efectivo | $ 210.000 | $ 320.000 | $ 340.000 |
Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por la compañía ABC durante los mismos meses. Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las compras se paga al contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el 20% restante se paga dos meses después del mes de compra. En el mes de octubre se pagan $20.000 de dividendos. Se paga arrendamiento de $500 mensuales. Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse agregando 10% de sus ventas mensuales a la cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre se pagan impuestos por $25.000. Se compra una máquina nueva a un costo de $130.000 en el mes de noviembre. Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. También en diciembre se abona a un fondo de amortización $20.000. No se espera una readquisición o retiro de acciones durante este periodo. El programa de desembolsos de efectivo es el que se presenta a continuación:
Una empresa que espera tener un excedente de caja puede programar inversiones, en tanto que una empresa que espere déficits de caja, debe planear la forma de obtener financiamiento a corto plazo.
| Programa de desembolsos de efectivo proyectado de la compañía ABC | |||||
| Agosto | Septiembre | Octubre | Noviembre | Diciembre | |
| Compras (70% ventas) | $ 70.000 | $ 140.000 | $ 280.000 | $ 210.000 | $ 140.000 |
| Compras al contado (10%) | $ 7.000 | $ 14.000 | $ 28.000 | $ 21.000 | $ 14.000 |
| Pagos | |||||
| Un mes (70%) | $ 4.900 | $ 98.000 | $ 196.000 | $ 147.000 | |
| Dos meses (20%) | $ 14.000 | $ 28.000 | $ 56.000 | ||
| Dividendos | $ 20.000 | ||||
| Sueldos y salarios | $ 48.000 | $ 38.000 | $ 28.000 | ||
| Arrendamientos | $ 5.000 | $ 5.000 | $ 5.000 | ||
| Impuestos | $ 25.000 | ||||
| Compra máquina | $ 130.000 | ||||
| intereses | $ 10.000 | ||||
| Fondo de amortización | $ 20.000 | ||||
| Readquisición acciones | $ – | ||||
| Total desembolsos | $ 213.000 | $ 418.000 | $ 305.000 | ||
El flujo neto de efectivo, el saldo final de caja y financiamiento.
El flujo neto de efectivo se obtiene deduciendo cada mes los desembolsos hechos por la empresa de las entradas obtenidas por la actividad económica. Agregando el saldo inicial de caja en el periodo al flujo neto de efectivo obtenemos el saldo final de caja para cada mes. Por último cualquier financiamiento adicional para mantener un saldo mínimo de caja debe agregársele al saldo final de caja, para conseguir un saldo final con financiamiento.
Entonces tenemos que para el mes de septiembre el saldo final de caja fue de $50.000 y se desea tener durante los siguientes meses un saldo mínimo de caja de $25.000. Basándose en los datos recogidos anteriormente podemos realizar el presupuesto de caja para la compañía ABC, así:
| Presupuesto de caja para la compañía ABC | |||
| Octubre | Noviembre | Diciembre | |
| Total entradas de efectivo | $ 210.000 | $ 320.000 | $ 340.000 |
| (-) Total desembolsos | $ 213.000 | $ 418.000 | $ 305.000 |
| Flujo neto de efectivo | $ -3.000 | $ -98.000 | $ 35.000 |
| (+) Saldo inicial en caja | $ 50.000 | $ 47.000 | $ -51.000 |
| Saldo final en caja | $ 47.000 | $ -51.000 | $ -16.000 |
| (+) financiamiento | $ – | $ 76.000 | $ 41.000 |
| Saldo final con financiamiento | $ 47.000 | $ 25.000 | $ 25.000 |
Interpretación del Presupuesto de caja
El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante cada período que abarca el pronóstico. El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de ventas.
El desarrollo de este ejercicio permite la aplicación de los conceptos expuestos en la teoría que en ocasiones no son lo suficientemente claros.
El ejercicio del cual es objeto este artículo, fue tomado del libro «Fundamentos de administración financiera» de Lawrence Gitman.
