Se deben crear parámetros en los que se establezcan relaciones no solo entre las personas de la organización sino en las áreas que la componen, incluyendo a la gerencia con todos los trabajadores.
Esto con el fin de aplicar acciones de comunicación para llegar a los objetivos fijados.
Además establecer referentes para saber como debe relacionarse la organización con sus diferentes tipos de público: sus clientes, gobierno, prensa y la sociedad misma.
¿Por qué contar con una política de comunicaciones?
Contar con una política de comunicaciones significa que las personas relacionadas con la organización encontrarán en ella un sustento ético, lo que repercutirá además en la confianza que esas personas tengan hacia la compañía, su gestión y los productos o servicios que realiza.
De la misma forma, con la política se puede determinar la selección del personal a través de competencias comunicativas y compromiso con los valores que establece la organización. Una compañía no aprueba un valor cuando ella en si misma no está dispuesta a cumplirlo, la política de comunicaciones fracasa o algo de sus valores cuando no se ponen en práctica, lo ideal es que la empresa y los trabajadores se encaminen hacia la misión y visión establecida para alcanzar los objetivos.
Valores asociados a la política de comunicaciones:
Transparencia
Participación
Respeto
Veracidad
Diligencia
Colaboración
Como evolución administrativa a los que conocieron las organizaciones como administración por objetivos, el management establece un paso siguiente, administrar por políticas. De esta forma una vez establecidos los objetivos de la organización se debe establecer las reglas de juego para alcanzar dichos propósitos. Es allí donde aparece la política de comunicaciones como mediador de las relaciones entre los miembros de la organización y la estructura de la misma.
La política, un referente para la toma de decisiones.
En la política de comunicaciones se establece cómo espera la organización que se realicen las labores, pero no desde un punto de vista operativo como sería un manual de funciones o la descripción de una tarea o un proceso, la política tiene una perspectiva superior que debe permitir más allá de una descripción de actividades a desarrollar, los parámetros que deben tener en cuanta las acciones de comunicación, sean cuales fueren las que se realicen para mantenerse dentro de un rango que además identifique la organización y le permita diferenciarse de otras.
El establecer de una política de comunicaciones permite además identificar que esta es una organización fundamentada en objetivos, con altos niveles de empowerment en donde las redes de trabajo realizan sus labores dentro de unos mismos parámetros de acción.
Es pasar de la gerencia que dirige y administra de la era industrial (Dice qué se debe hacer y cómo hacerlo operativamente hablando) a la gerencia de la información donde si bien la gerencia ordena, es quien ejecuta el que administra (La gerencia dice qué espera lograr y quien ejecuta tiene la libertad de establecer cómo lograrlo). Es decir, es el cambio del management del siglo XXI del control impositivo descendente a la responsabilidad auto-controlada de las estructuras planas y en red.
La política de comunicaciones debe además aportar a que la interacción de los miembros de la organización y las diferentes partes que la componen se realice de una forma dinámica pero direccionada facilitando la competitividad y la innovación.
De hecho, documentos recientes han llegado a plantear organizaciones sin estructuras administrativas definidas sino redes flexibles que manejan un mismo lenguaje y que enfocan sus energías hacia el logro de los objetivos de la empresa.
¿Qué elementos debe tener en cuenta una política de comunicaciones?
La política de comunicaciones debe contar con los elementos a partir de los cuales se manifiesten las diferentes interacciones productivas de la organización, las directivas y los trabajadores, los líderes y sus equipos, la comunicación entre las áreas y las unidades de negocio, en general la comunicación de la organización con sus diferentes públicos de interés.
Elementos con que cuenta una política
La política de comunicaciones debe ser planteada de forma clara y sencilla con el fin de obtener su aplicación práctica con facilidad, además debe ser apoyada por el compromiso de la gerencia con el fin de generar un acuerdo para su cumplimiento por parte de todos los miembros de la organización.
La carencia de una política de comunicaciones generalmente incide en el clima organizacional dado que su inasistencia genera insatisfacción en los trabajadores que se sienten poco tenidos en cuenta, además da paso a que se generen situaciones de maltrato que al no tener un punto de referencia para ser controlado puede convertirse en parte de la cultura de la organización.
¿Cómo llevar la política de comunicaciones a la práctica?
La política de comunicaciones requiere de un plan para darlo a conocer y hacerlo operativo, es decir hacer que se convierta en acciones concretas por parte de los miembros de la organización. Esta implementación requiere de una programación en donde se señalen acciones, responsables y metas a cumplir de una manera breve pero con suficiente detalle para que su puesta en escena se facilite.
Obstáculos que pueden aparecer para la implementación de una política de comunicaciones.
Líderes abusadores que consideran que al aplicar la política serán puestas al descubierto sus prácticas de maltrato.
Solución: Forme en competencias comunicativas y gerenciales a esos líderes para que se superen a si mismos.
Falta de claridad en los objetivos corporativos y en cómo se espera que quienes integran la organización los alcancen.
Solución:
Aclare los objetivos que persigue la organización y una vez hecho esto construya reglas de juego para alcanzarlos.
Las políticas de comunicación están encaminadas a orientar la forma y el desarrollo de los diversos medios de información al igual que en el perfeccionamiento de la cultura y los valores organizaciones de las empresas, con el fin de aumentar la competitividad y el buen desempeño laboral.
