Muestra de un alto nivel de empowerment y excelente recurso para mejorar elementos de clima y cultura organizacional, la política de comunicaciones surge como un importante referente de gestión en organizaciones del siglo XXI.
La política de comunicaciones es un conjunto de lineamientos que han de servir de referencia a las decisiones y actuaciones de los miembros de una organización en cuanto a los procesos de comunicación se refiere.
Como toda política corporativa, la política de comunicaciones crea criterios y marcos de actuación a ser aplicados en todos sus niveles jerárquicos para convertirse en pautas de comportamiento obligatorio que no son negociables.
En la política de comunicaciones se establecen las pautas a partir de las cuales se debe relacionar la organización con sus públicos de interés, de los directivos hacia los trabajadores, de los trabajadores hacia el nivel directivo y de la organización en su conjunto hacia los clientes y la sociedad en general.
De acuerdo con Francisco Javier Garrido Las políticas de comunicación “dictan las señales de lo que la empresa desea comunicar, cómo lo desea hacer y a través de qué canales”.
La política tiene un valor axiológico mayor a que simplemente la organización pueda cumplir sus objetivos corporativos, va más allá y pretende establecer unos actos comunicativos respetuosos e integrales frente a las necesidades sociales de las personas que componen la organización.
Debe hacer explícitos los principios a partir de los cuales se comunica la organización así como los conceptos que considera indispensables para las interacciones comunicativas.
En la política de comunicaciones se establece cómo espera la organización que se realicen las cosas, pero no desde un punto de vista operativo, como sería un manual de funciones, o la descripción de una tarea o un proceso, la política tiene una perspectiva superior que debe permitir más allá de una descripción de actividades a desarrollar, los parámetros que deben tener en cuenta las acciones de comunicación.
Una política de comunicaciones unifica el lenguaje como método directivo esencial para ayudar a un grupo de personas a trabajar juntas formando una organización para obtener fines comunes, es decir, la política de comunicaciones busca generar una acción coherente al permitir que todos los colaboradores solucionen problemas y tomen decisiones que de otra forma deberían ser tomadas por un superior sobrecargado de trabajo.
Por qué contar con una política de comunicaciones?
La política involucra los parámetros que servirán de referencia para el planteamiento de estrategias y planes de comunicación así como la creación de medios institucionales y planes de formación en competencias comunicativas e incluso estructuras de comunicación.
El establecimiento de una política de comunicaciones permite además identificar que esta es una organización fundamentada en objetivos, con altos niveles de empowerment en donde las redes de trabajo realizan sus labores dentro de unos mismos parámetros de acción.
Una organización debe contar con una política de comunicaciones para tener un marco de referencia contra el cual comparar las actuaciones de los miembros de la organización y poder señalar qué aprueba la organización y qué rechaza.
Contar con una política de comunicaciones significa que las personas relacionadas con la organización encontrarán en ella un sustento ético, lo que repercutirá además en la confianza que esas personas tengan hacia la organización, su gestión y los productos o servicios que realiza.
Entre otros, los beneficios que encuentra una organización al contar con una política de comunicaciones están la “Claridad organizacional” ( Los colaboradores saben qué esperar de la organización) y corregir desde la cultura elementos de clima, o cultura en si.
Dichas políticas buscan consolidar una cultura comunicativa y unas conductas que apoyen los objetivos corporativos, por ello la política de comunicaciones debe estar planteada de tal forma “que permita establecer las líneas de acción” referentes indispensables para orientar las soluciones que en cuanto a comunicación requiera la organización.
La política de comunicaciones también señala lo que permitirá y no permitirá la organización a nivel de comunicaciones, señalará los actos que acarrearán sanciones así como las características de la sanción y quién debe dirimirla o establecerla.
La política también debe ayudar a detectar las implicaciones que sobre las orientaciones generales de la actuación de la empresa tendrán las decisiones cotidianas.
Algunas políticas de comunicación en las organizaciones son tácitas, el líder espera determinados comportamientos supuestos de sus colaboradores asociados a principios básicos de convivencia, sin embargo generalmente la realidad supera estos principios tácitos y termina generando dificultades para la organización, por ello es necesario hacer tangibles los principios de comunicación de la organización mediante un documento estructurado y con el respaldo de cumplimiento de las directivas de la organización.
¿Cómo se estructura una política de comunicaciones?
Una política de comunicaciones cuenta generalmente con lo siguientes elementos:
- El o los propósitos de la política de comunicaciones
- Principios.
- Protocolos.
- Atribuciones
- Alcances.
- Elementos sancionatorios.
En “El nacimiento de la era caórdica” el autor plantea que un propósito es una declaración de intenciones clara y simple que identifica y agrupa a la comunidad en torno de algo que vale la pena seguir, es decir, define lo que cree la organización debe ser el aporte de las comunicaciones a la estrategia de negocio.
En el mismo documento el autor se refiere a la definición de “principio” y señala que “es una aspiración de la comunidad respecto a la conducta, una declaración carente de ambigüedad, una convicción fundamental sobre como el todo y todas las partes intentan ir en búsqueda del propósito. Un principio es un precepto “cuya totalidad de estructuras, decisiones, acciones, y resultados se juzgarán”
“la suma del propósito y los principios deberá constituir un cuerpo coherente y cohesivo de convicciones” las cuales cree la organización son fundamentales para el logro de su direccionamiento estratégico.
Principios asociados a la política de comunicaciones:
Entre otros, los principios más frecuentes dentro de una política de comunicaciones son:
Comunicación abierta
Trato
Transparencia
Participación.
Respeto.
Veracidad.
Diligencia.
Colaboración.
Relaciones por públicos.
Las políticas también determinan dentro de sus principios los elementos fundamentales que deben tener en cuenta sus miembros a la hora de interactuar con públicos específicos, entre otros los públicos o audiencias más comunes vinculados a políticas de comunicación son:
Relaciones con la prensa.
Con los trabajadores.
Con la comunidad.
Trato con los clientes
Trato con proveedores
Política de Crisis.
La parte más visible de la política de comunicaciones son los manuales o los protocolos que genera la organización para situaciones particulares dentro de los cuales los más comunes son el manual de atención al usuario, manual de identidad corporativa y el manual de crisis.
En conclusión de esta primera parte, el planteamiento de la política de comunicaciones deberá tener en cuenta los siguientes lineamientos:
- Ser planteada de forma clara para que se aplique con sencillez.
- Debe contar con el compromiso de la gerencia para su cumplimiento.
- Debe generar una disposición de cumplimiento por parte de los miembros de la organización, debe ofrecer beneficios que hagan que la gente esté dispuesta a aplicarla
- Facilitar los elementos para que sea aplicada
Cómo se establece una política de comunicaciones?
De acuerdo con Jesús García, “para construir la política de comunicaciones es preciso hacer una evaluación previa que permita establecer la situación de las comunicaciones en la organización” , Una vez se ha logrado visualizar ese estado es necesario compararlo con lo que requiere la organización de las comunicaciones para alcanzar sus objetivos corporativos y establecer los elementos correctivos que requiere la cultura comunicativa de la organización desde el planteamiento de sus políticas.
Estos requerimientos deben ser analizados desde la perspectiva de varios referentes que incidirán sobre la política de comunicaciones.
Entre ellos han de tenerse en cuenta: Referentes Legales, (Normas de obligatorio cumplimiento que deba cumplir la entidad), Referentes corporativos ( Determinaciones estratégicas previas).
Referentes éticos, Referentes sociales (La cultura en que está inmersa la organización) y Referentes estratégicos (Cómo quiere ser percibida la organización o Qué esperan las directivas de la organización sobre las interacciones comunicativas de los miembros de la misma)
Cómo llevar la política de comunicaciones a la práctica?
Ante todo, una política de comunicaciones requiere del Compromiso y la aprobación por parte de la alta gerencia.
Una vez logrado ello y para que la política se convierta en acciones concretas por parte de los miembros de la organización, se requiere que esta sea difundida de forma ejemplificante y mostrando qué interpreta la organización en la aplicación de dichos principios hacia los diferentes escenarios de comunicación y momentos de verdad.
La política de comunicaciones requiere de un plan para darla a conocer y hacerla operativa, es decir hacer que se convierta en acciones concretas por parte de los miembros de la organización. Esta implementación requiere de una programación en donde se señalen acciones, responsables y metas a cumplir de una manera breve pero con suficiente detalle como para que su puesta en escena se facilite.
Por último, cabe anotar que se necesita “mantener el oleaje” es decir, mantener la voluntad de creer en un conjunto convenido de valores y tener la suficiente diligencia continua para poner estos valores en acción.
Por último, algunos de los obstáculos que pueden presentarse en la implementación de una política de comunicaciones podrían ser:
- Falta de divulgación.
- Que no existan sistemas sancionatorios
- Que alguna parte de la organización esté exonerada para cumplirla.
- Líderes abusadores que consideran que al aplicar la política serán puestas al descubierto sus prácticas de maltrato. Solución. Forme en competencias comunicativas y gerenciales a esos líderes para que se superen a si mismos.
- Falta de claridad en los objetivos corporativos y en cómo se espera que quienes integran la organización los alcancen.
- La política de comunicaciones fracasa cuando la compañía no aprueba un valor cuando ella en si misma no está dispuesta a cumplirlo,
La carencia de una política de comunicaciones generalmente incide en el clima organizacional dado que su inexistencia genera insatisfacción en los trabajadores que se sienten poco tenidos en cuenta, además da paso a que se generen situaciones de maltrato que al no tener un punto de referencia para ser controlado puede convertirse en parte de la cultura de la organización.
