El presente trabajo aborda el proceso de planificación, como una de las funciones del ciclo directivo, su importancia, y su transito desde la planificación estratégica, la planificación anual hasta la expresión presupuestal.
En el se expone algunas de las definiciones que sobre estos tres tipos de planes (plan estratégico-plan anual-presupuestos), dan algunos autores, así como el vinculo necesario que debe existir entre los mismos.
Es objetivo además de este trabajo abordar el comportamiento del proceso de planificación en Cuba, a través de los documentos rectores que lo regulan.
La planificación es considerada la primera función del ciclo administrativo, está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, dirección y control –sobre las que influye y de las cuales se retroalimenta en todo momento y en los diferentes niveles de la organización.
Esta función, determina por anticipado, cuáles son los objetivos que deben cumplirse y qué debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro, comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible, además determina a donde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden.
En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a largo plazo.
Por eso, la elaboración de los planes estratégicos es considerada una actividad de alto nivel, en el sentido de que la máxima dirección, debe participar activamente, ya que, tiene la visión y cuenta con la información y el conocimiento necesario para proponerlos. Este proceder facilita el incremento de la eficiencia y elimina en cierta medida la improvisación.
En Cuba desde el mismo triunfo de la Revolución se reconoce el papel de la planificación, y se decide darle al año 1962 el nombre de “Año de la Planificación”, lo que demuestra el lugar y la importancia dada por el estado al tema de la planificación.
Muchos son los autores que por la importancia del tema han conceptualizado sobre el proceso de planificación, así tenemos por ejemplo:
Planificación Estratégica
Smith (2006) advierte que el término planificación estratégica se considera típicamente como un proceso formal, dilatado, complejo y costoso que se realiza por los ejecutivos de una organización o por una elite -grupo de planificadores-; que sesga su potencialidad como proceso interactivo y participativo.
Steiner (1983) la define como “el proceso de identificar y establecer los objetivos y metas de una organización”.
Serna, (1994) plantea que es un proceso mediante el cual una organización define su visión de largo plazo y las estrategias para alcanzarlas a partir del análisis de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
Contreras (2000) lo define en mayor medida con enfoque de proceso como la determinación de la visión, misión, objetivos, políticas y estrategias de la organización.
Según García, F. (1994) la estrategia es un conjunto de decisiones coherentes, unificado e integrado, generalmente recogido en un plan formal, que: determina y revela el propósito de la organización en términos de objetivos a largo y corto plazo, programas de acción y prioridades en la asignación de recursos, reconoce los segmentos de negocio donde la organización está operando en la actualidad e identifica los nuevos segmentos donde debería operar en el futuro, intenta alcanzar, en relación con sus competidores una ventaja competitiva sostenible a largo plazo en cada uno de sus negocios, pretende responder a las amenazas y oportunidades que plantea el entorno, y a las fortalezas y debilidades internas de la organización.
En resumen, se define el planeamiento estratégico como aquel proceso mediante el cual una organización establece misión, visión, objetivos y estrategias, sobre la base del análisis del entorno, con la participación del personal de todos los niveles de dicha organización. Las estrategias estarán basadas en el aprovechamiento de los recursos y capacidades de la organización de acuerdo a las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas detectadas. Es un plan a largo plazo, con enfoque al fututo.
Existen diversos esquemas o modelos descritos por varios autores, pero en general se utilizan las mismas categorías, y secuencia lógica:
• Definir con claridad y precisión los objetivos a lograr. Mirar los contextos internos y externos en sus diferentes dimensiones.
• Mirar los diferentes grupos de actores externos e internos que pueden incidir.
• Evaluar los factores externos e internos que resulten útiles para el logro del objetivo.
• Pensar en acciones a corto, mediano y largo plazo. Los pasos lógicos de la estrategia y su secuencia para combinar actores, factores y acciones.
A la vez definen como elementos esenciales de las estrategias los siguientes:
• Las metas u objetivos más importantes que deban alcanzarse.
• Los lineamientos o políticas más significativas que guiarán las acciones.
• Las principales secuencias de acciones que permitirán lograr las metas.
Si los elementos antes señalados revisten importancia en la elaboración de una estrategia se considera como factor clave que los directivos que decidan sobre la misma tienen que estar comprometidos con lo propuesto y actuar para lograrlo, además de involucrar a todos los trabajadores tanto en la elaboración como en la ejecución de la misma.
Si bien todos los pasos en la definición son importantes, por su impacto en la organización, clientes y sectores asociados, la misión merece comentario aparte, pues ha de posibilitar una idea común de propósito, dirección y oportunidad, de forma tal que todos sus empleados puedan trabajar de manera común en el logro de los objetivos de la empresa.
Plan anual
Fue definido por los diferentes pioneros de la administración como:
Mintzberg (1994) define la planificación anual como un procedimiento formal para generar resultados articulados, en la forma de un sistema integrado de decisiones, y explica además, que “la planificación se refiere a la formalización, lo que significa la descomposición de un proceso en pasos claros y articulados. Por consiguiente, como el propio autor asevera, la planificación está asociada de esta manera a un análisis racional.
Según McClure (1990), la planificación se divide en cuatro pasos esenciales:
• Identificar las necesidades de la comunidad.
• Desarrollar la misión, metas y objetivos de la organización.
• Diseñar programas y actividades para cumplir los objetivos.
• Evaluar el éxito de dichas actividades.
Terry (1986) la describe como «La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales.»
Chiavenato (1999) considera que «La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la empresa.»
La planificación, como se ha observado, requiere la capacidad de determinar, definir y estructurar el conjunto de acciones estratégicas, tácticas y operativas para el desempeño de la organización en el presente y en el futuro, en concordancia con su entorno, lo que obligatoriamente exige un examen continuo de los resultados obtenidos.
El objetivo general y fundamental de la planificación empresarial, es la elaboración del sistema de planes económicos de la empresa, garantizando los más altos niveles de actividad, con la utilización eficiente de la capacidad productiva y los recursos materiales, laborales y financieros disponibles, que den respuesta a las estrategias, políticas y programas de desarrollo económico y social de la nación y la empresa.
El sistema de planificación empresarial actual en Cuba, se rige por la Resolución No. 276 / 03 del MEP, y por el Decreto Ley 281 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro.
En la Resolución No. 276 / 03 del MEP, se establecen las indicaciones y lineamientos generales para el trabajo de planificación en la empresa estatal, incluye las sociedades mercantiles de capital ciento por ciento cubano radicadas en Cuba, y distingue dos tipos de proceso:
1. La planificación hacia el interior de la empresa, que se corresponde con la planificación o proyección estratégica.
2. La planificación de la empresa vinculada con la planificación nacional y el entorno regulatorio, que se corresponde con la planificación económica anual.
El Decreto Ley 281 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro, “Reglamento para la implantación del sistema de dirección y gestión empresarial, que establece las características, principales normas técnicas y de actuación, los diferentes procedimientos, las facultades delegadas a las empresas y organizaciones superiores de dirección y enmarcamientos que se establecen, para la implantación del Sistema de Dirección y Gestión.
Este decreto establece que los objetivos más importantes del plan anual son:
• Expresar de manera concreta la estrategia de la empresa.
• Obtener financiamiento en bancos nacionales a fin de lograr la realización de las producciones y servicios previstos.
• Analizar la empresa, con un enfoque socialista que jerarquice los intereses del Estado Cubano por encima de cualquier interés empresarial o individual.
• Establecer procedimientos de control por los diferentes contratos, que permitan el análisis parcial y final de los resultados, así como la rectificación de las desviaciones y respuestas a posibles contingencias.
En ambos documentos se establece todo el sistema regulatorio de elaboración, discusión y aprobación de los planes anuales.
Presupuesto
La presupuestación como parte del proceso de planificación empresarial, es la forma que adopta la planificación anual de la empresa tiene gran importancia para el desempeño empresarial, es el documento donde se cuantifican y garantizan los recursos necesarios para alcanzar los objetivos y estrategias a mas largo plazo. Permite cuantificar los objetivos y metas de la actividad productiva, económica y financiera de la empresa, para el año planificado; lo cual resulta de mucha utilidad para la dirección y administración de la actividad empresarial; y su desglose en periodos menores de tiempo, que contribuye al control y la toma de acciones para las correcciones en caso de desviaciones con respecto a los planificado.
La literatura especializada recoge varias definiciones sobre presupuesto, expuestas por varios autores, en las cuales se destacan cuestiones como:
¬Un presupuesto es un artificio que permite a la dirección planear y controlar las actividades de una empresa de modo que puedan realizarse sus objetivos en cuanto a ganancias y servicios. (L. P. Alford, John R. Bangs y George R. Hagemann).
¬El presupuesto es un plan de acción cuantitativo y auxiliar de la administración y el control y abarca todas las fases de las operaciones (ventas, producción, distribución, financiamiento). (Horgren C, 1971).
¬Un presupuesto es primordialmente el esquema de un plan proyectado de acción de una empresa, para un período definido. (Lang T, 1958)¬.
El presupuesto es un estimado cuidadosamente preparado de las condiciones futuras de los negocios. (John J.W. Neuner,).
Entonces, la presupuestación es la formulación de planes para un determinado periodo, en términos numéricos, pudiéndose afirmar que los presupuestos son estados de resultados anticipados, en términos financieros, por lo que los presupuestos constituyen la expresión en valor de los planes.
El presupuesto es un instrumento ampliamente utilizado para el control administrativo, siendo considerado en oportunidades como un mecanismo de control por excelencia.
Tradicionalmente, los presupuestos se utilizan para calcular y autorizar los costos, pero es más útil considerar los presupuestos como una herramienta de gestión que ayuda a alcanzar los objetivos (eficacia) con un óptimo uso de los recursos (eficiencia). Para ello, es conveniente que el proceso de elaboración de los presupuestos se cumplan algunos requisitos tales como:
• La aprobación de la integración de todos los presupuestos es responsabilidad de la alta dirección de la empresa. Por ello, es habitual que la confección de los presupuestos requieran de un proceso interactivo a través del cual se intenta conciliar los objetivos y perspectivas de todos los responsables con los de la alta dirección.
• Hay que respetar un determinado calendario con el fin de que los presupuestos estén aprobados antes de iniciar el período presupuestado.
• A medida que va avanzando el período presupuestado hay que ir informando a los responsables de ingresos, costos e inversiones de la marcha de la realidad en relación con el presupuesto, con el fin de poder tomar medidas correctivas, si se estima oportuno, a tiempo.
Tipos de presupuestos
Comúnmente se trabaja con diferentes tipos de presupuestos, entre los que se destacan los de operaciones y los financieros.
Presupuesto de operaciones: indican los bienes y servicios que la organización espera consumir en el periodo del presupuesto, generalmente contiene tanto las cantidades físicas, como sus costos. Las clases más comunes de estos presupuestos son los presupuestos de costos, los presupuestos de ingresos y los presupuestos de utilidades.
Presupuestos financieros: Detallan el dinero que se espera gastar dentro del periodo del presupuesto, indicando sus fuentes.
En el caso de Cuba, los presupuestos abarcan todo un año, y además de los tipos de presupuestos que se mencionan, las empresas que operan con divisa confeccionan el Presupuesto de Gastos e Ingresos en Divisas (PGID), como reflejo del plan económico de la entidad en su expresión financiera en divisas.
Este presupuesto está compuesto por un grupo de indicadores directivos y seleccionados, que resumen las cifras aprobadas al organismo y a cada una de las entidades de su sistema.
El ministerio de Economía y Planificación define en las instrucciones para la desagregación y control del plan (2009) como indicadores directivos con cifras mínimas, las exportaciones de bienes del período, exportaciones de servicios turísticos del período, exportaciones de otros servicios del período, aporte a la Cuenta Única y/o a la Reserva, aporte de Negocios Conjuntos, ingresos del esquema externo, ahorro por sustitución de importaciones de alimentos.
El aporte es un valor Directivo Mínimo Anual, sujeto a revisión trimestral en atención al comportamiento en la ejecución de los presupuestos en moneda convertible y otros elementos de que se disponga; es aplicable a todo organismo que aporte independientemente de que también demande financiamiento Central para actividades o entidades presupuestadas de su sistema.
Se define como indicadores con cifras máximas, las importaciones de bienes y servicios, los créditos externos, el pago de deudas externas, la demanda de compra de divisas, los pagos internos en CUC, el financiamiento central mediante capacidades de créditos externos o efectivo, el índice de gasto por peso de ingreso, y los gastos de viajes al exterior (MEP “Instrucciones para la desagregación y ejecución del plan 2010”).
Bibliografía
1. Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro Decreto ley 281 Reglamento para la implantación y consolidación del sistema de dirección y gestión empresarial estatal, 2007.
2. Contreras C. Planteamiento estratégico en bibliotecas y centros de documentación. Lima 2000, p 44.
3. Cuervo A, Vázquez C. Introducción a la administración de empresas. 4ta ed. Madrid: Civitas Ediciones; 2001.
4. Chiavenato I. Introducción a la teoría general de la administración. Quinta edición. Editorial Mc Graw – Hill Interamericana.México 1999. p320-321, 342-344.
5. García F. El Controlling Moderno. Bases del Managent. Revista Alta Dirección No. 176, 1994 p77-98.
6. Horngren, Charles T. La Contabilidad de Costos en la Dirección de Empresas / — -Charles T. Horngren.–Cuba: Edición Revolucionaria. Instituto del Libro, 1971. p 916.
7. Lang, Theodore. Manual del Contador de Costos Unión Tipográfica Editorial Hispano Americana, 1958, p1558.
8. L.P. Alford, John R. bangas y George R.Hagemann, Manual de la Producción.
9. Martínez Y. Caracterización Procesos Planificación Empresarial en Cuba, 2008.
10. Ministerio de Economía y Planificación. Resolución No. 276, 2003.
11. Serna G. Planeación y gestión estratégica. Bogotá. Legis Editores, 1994 p17-18.
12. Steiner G. Planeación estratégica: lo que todo director debe saber. México, D.F:Continental, 1983 p21.
13. Stornes J. Administración quinta edición. 1998, p662.
14. Terry G. Principios de administración. Quinta edición. Editorial Continental s.a de c.v. México. 1986, p195-198, 229-239.