Planeación y control de los sistemas organizacionales

La respuesta a los problemas de las organizaciones de hoy en día, suelen ser preocupantes o escabrosos, así como la estructura muy pocas veces es adecuada. Y todo esto se debe en parte a la carente habilidad de los modelos establecidos, ya que para entender el porqué de que las empresas sean tan lentas para poderse adaptar a  los cambios, y no debe extrañarnos que las causas más frecuentes son todas las variables tales como:

  1. Todos los sistemas que enmarcan cuestiones que ya no son utilizadas, y su estilo de administración que le da resultados totalmente contrarios de la estrategia que se establece con el sisma inservible.
  2. La falta de metas más altas que busquen vincularse a la empresa a partir de un fin común.
  3. La ausencia del trato de los problemas laborales humanos y cada oportunidad para las organizaciones. (Mintzberg & Quinn, 1993).

El esquema de los 7 círculos

Se dice que todos los administradores y consultores tienen el conocimiento de que un procesos de organizacional conlleva mucho más que simples graficas o cuadros de texto, líneas punteadas la descripción de un puesto y más cosas que en forma de ilustración se pudieran mencionar; por esto con frecuencia tenemos un comportamiento como si desconociéramos las cosas, ya que si realmente buscamos que las cosas cambien debemos  hacer cambios estructurales, aun cuando alguno de ellos sea muy importante, tomando en cuenta que aun siendo un cambio será productivo para la organización va mucho más allá de un simple cambio de estructura, tomando en cuenta que se dice que la estrategia es muy crítica. La idea central de que una organización sea efectiva tiene que ver con diferentes factores y su interacción, para dar un ejemplo veamos la figura número 1.

El esquema de los 7 círculos
El esquema de los 7 círculos
  • Los múltiples factores que afectan la capacidad de habilidades de una organización para modificar su propio sistema de cambio.
  • Esta imagen tiene como meta mostrar la interrelación que existe de cada una de las variables con la idea de que al lograr algún avance significativo en algún área de la organización en donde por lógica se verán afectadas las demás áreas.
  • La revista Fortune en uno de sus artículos sobre estrategias hace el comentario que tal vez se pueda elevar en un 90% la estrategia planeada con cautela, no llegara a funcionarlo que nos llevaría a la consecuencia de que existe una falta de atención en cualquiera de los otros círculos.
  • Como se puede ver en la imagen no tiene principio ni fin, aun que convergen todos los círculos no es posible determinar con exactitud cuál es el circulo que va a modificar el inicio del cambio dentro de la organización.

Una de las problemáticas centrales de la estructura organizacional no resulta ser en la que la mayor parte de los diseñadores pierden su tiempo, siendo en como diseñar las tareas para cada individuo si no en el asunto de la coordinación esto es en cómo lograr que las cosas funcionen de forma correcta, el real desafío es tener la habilidad para lograr que aquellas áreas que sean más importantes para el crecimiento de la organización y con esto buscar el enfoque adecuado para la realización de los cambios.  (Waterman Jr, Peters, & Phillips, 1980).

Estrategia

Se entiende por estrategia a todas las acciones que son creadas por una organización para tener una rápida respuesta a los cambios de su medio ambiente externo esto es su competencia y sus clientes tanto comunes como potenciales.

Esta representa en cómo debemos hacer las cosas para poder enfrentar a nuestros rivales (la competencia), podemos buscar diferentes métodos para lograrlo tal vez con un bajo costo de distribución o de producción para que el precio sea determinante en ganancia de mercados, o aumentando un valor a nuestros productos tales como promociones descuentos, etc. También se puede lograr dominando con las ventas o servicios al consumidor, siendo así el valor original nuestra mejor ganancia.

“La estructura sigue a la estrategia”

Esta es la frase de la sabiduría organizacional.

Los sistemas

¿Qué es lo que entendemos por sistema?

Son todos y cada uno de los procedimientos informales o formales que se realizan dentro de las organizaciones para que las cosas funcionen, por ejemplo:

  • Las inversiones
  • La capacitación
  • Los procedimientos de costos y contabilidad
  • Los recursos humanos
  • Los presupuestos de producción
  • El mercadeo de los productos

Estos son algunos puntos que deben ser determinantes dentro de la organización ya que para conocerla es necesario saber cómo funcionan sus sistemas.

Para la mayoría de los administradores la palabra sistema tiene un real concepto de ajetreo, aunque resulta ser que en la mayoría de las ocasiones los cambios en los sistemas pueden aumentar grandemente la efectividad y crecimiento de la organización.

El estilo

Se dice que la personalidad no cambia esto siendo un dicho popular, pero uno de los estilos de los administradores es que de manera óptima se pueda dividir su tiempo, existiendo una múltiple forma de como los administradores  enfocan sus esfuerzos en algunas cosas, sin atender correctamente todas y cada una de las demandas de su tiempo, citando a Henry Mintzberg, los altos ejecutivos son defectuosos en atender cada una de las demandas de su tiempo y solo utilizan un tiempo aproximado de 9 minutos para tratar cada aspecto de una forma dedicada.

¿Qué se puede hacer en 9 minutos?

Si acaso realizar algún comentario en cuanto a cómo se están realizando las tareas, tratar de darle fuerza a algún mensaje, darle la forma y cause correctos a una tarea o a algún pensamiento de los colaboradores, claro está esta habilidad es un factor que apoya grandemente los cambios en una organización. Tomando en cuenta que la personalidad influye grandemente en el comportamiento de las demás personas y de la organización por ende, siendo esto un comportamiento de un alto ejecutivo.

El personal

Un administrador de recursos humanos deberá canalizar las funciones de los colaboradores a que sus tareas se hagan de forma más amena y controlando en sentido práctico las actividades de los individuos, tomando en cuenta que los recursos humanos es una fuente que debe día a día ser nutrida para el correcto funcionamiento de la organización, debe ser desarrollada, ubicar correcta y adecuadamente a cada individuo en sus labores y proteger los derechos y beneficios de los trabajadores. No nos causa ninguna extrañez escuchar frases tales como, si logramos una buena estructura los empleados se adaptaran rápidamente a ella, o no expongas a la empresa a las personas, o las persona correcta hace que la organización funcione correctamente, en ninguno de estos casos esas afirmaciones son correctas ya que el personal es parte fundamental de la organización pero solo es una de las 7 variables que tiene una organización.

Las habilidades

Esta variable nos da cuenta de los atributos con los que cuentan las organizaciones, las capacidades adicionales con las que cuenta cada organización se le conoce como habilidades, nos damos cuenta que las organizaciones muy frecuentemente tienen grandes disfunciones en los negocios y necesitan algo más que un simple, “cambiar de enfoque o estrategia”, la mayoría de las ocasiones deben implementar una nueva habilidad, esta gran necesidad de capacidades adicionales normalmente llegan a perderse cuando tenemos un cambio de estrategia o en su defecto cambia la estructura en la organización, es necesario haber erradicado las habilidades anteriores para ir conformando nuevas habilidades que apoyen el crecimiento de la empresa.

Las metas superiores

Comprendemos que la frase metas superiores significa que es algo con un orden mucho más grande que simples metas a seguir, entendiendo así que estas nos servirán de guía para acciones futuras, siendo un grupo de aspiraciones que en la mayoría de las ocasiones no son ni si quiera escritos y que van por encima de los objetivos determinados por las empresas, estas ideas conforman el mensaje sobre el cual se desarrolla el negocio como tal, y suelen ser los valores que más tomamos en cuenta, estando intímate relacionado con las señales y mandatos que el grupo directivo de la empresa se encarga de difundir entre los colaboradores para el camino futuro de la organización.

Estas transmiten significados a las personas, y transmitir significados es una de las principales funciones del liderazgo.

Cuando logramos hacer que las metas superiores tengan un efecto cascada en la organización y la señal que algún directivo lanzo llegue al resultado deseado se le conoce como liderazgo.

Planeación de los sistemas de control

Desde hace ya más de 20 años el crecimiento de los conocimientos sobre la planeación dentro de las organizaciones han tenido un progreso significativo, strategy and structure de Chandler han dado el comienzo de las investigaciones modernas sobre las estructuras corporativas sin embargo las siguientes investigaciones tienen como parte central situaciones más allá de una simple estructura en lo que se le conoce como atributos organizacionales.

Todas las organizaciones contienen:

  • Objetivos
  • Estructura
  • Procesos
  • Sistemas
  • Personal
  • Metas
  • Misión
  • Visión
  • Clientes
  • Proveedores

En común todas las organizaciones trabajan en una estrecha coordinación y colaboración con los altos ejecutivos, siendo el objetivo principal el fin común que cada individuo de la empresa busca, normalmente el objetivo a alcanzar en la gran mayoría de las empresas es que la organización pueda o logre gestionar la planificación administrativa para alcanzar sus metas superiores tales como, flujos de efectivo, retorno de las inversiones o en su defecto rentabilidad.

Se debe realizar un análisis bien estructurado del esquema que vimos anteriormente el de los 7 círculos que n os ayudara a fundamentar una base sólida de nuestro proceso de planificación y las razón por las cuales esto constituye el punto de partida para dar comienzo a un proceso de planificación correcto.

Los gerentes o altos ejecutivos de la empresa deben tener un vínculo muy arraigado, con los colaboradores que se encuentran en los más bajos niveles de la compañía para poder dar solución a la realmente problemática que existe, sus debilidades y sus fortalezas, por hacer mención de algunos de ellos son:

  • Plan óptimo de actividad total.
  • Planeación de objetivos a largo plazo.
  • Altos ejecutivos con decisiones de rápida reacción.
  • Planear los gastos y costos de la organización
  • Contar con indicadores de medición que nos permita saber cuál departamento requiere atención especial o en su defecto control permanente.
  • Planificar las actividades de los subordinados.

Lo principal en la gestión de los controles en este punto es:

  1. Tener el total de la organización
  2. Los proyectos de desarrollo
  3. La cantidad de sus departamentos de la empresa

Verificar si realmente la empresa tiene correctos sistemas de control.

La obtención de los datos de estos rubros nos permitirá realizar el correcto análisis de la operación de cada uno de los departamentos, colaboradores y sistemas con los que cuenta la organización para tener una correcta toma de decisiones y poder planificar las recomendaciones específicas que nos lleven a mejoras dentro de la empresa. (Anderson & Schwab Inc.)

La estructura de los sistemas organizacionales

A principios de este siglo nuestro concepto sobre lo que llamamos estructura organizacional a estado estrechamente ligado con el enfoque de tener una mejor forma, existe una forma incorrecta y correcta de realizar un sistema, o una organización, por esto el enfoque correcto es todo depende de… en el cual la estructura tiene que reflejar la correcta situación actual de la organización. La forma, controles y descentralización de los sistemas de planeación así como la estructura general deben realizarse de una forma lógica y sistemática en toda la empresa y no de forma independiente.

Las partes básicas de la organización como sistema

Las partes básicas de la organización como sistema
Las partes básicas de la organización como sistema
  • Núcleo de las Operaciones: Base de la organización. Trabajadores y tareas básicas de producción y/o servicios.
  • Ápice estratégico: Colaboradores que están al pendiente del correcto funcionamiento de los sistemas.
  • Línea intermedia: Gerentes, administradores, o jefes de departamento.
  • Tecno estructura: tareas independientes al funcionamiento tradicional denominado staff.
  • Apoyo administrativo: Asesoría legal, relaciones públicas, etc.
  • Ideología: Cultura bien sustentada o firme.

Mecanismos de coordinación

Adaptación mutua

Debemos aprender a alcanzar las metas de corto plazo mediante la comunicación informal, las personas se apoyan para realizar los trabajos y esto ocurre en el núcleo operacional de las organizaciones, es una adaptación mutua que resulta ser la más común y más utilizada dentro de las empresas, siendo realmente la única forma de confianza que interrelaciona a los colaboradores en situaciones de dificultad extrema.

Supervisión directa

La supervisión directa como su nombre lo indica es la relación que existe entre jefe y subordinados para la correcta acción de las tares dentro de una organización esto sucede en el Ápice del núcleo de operaciones y el administrador resulta ser el líder de la operación.

Estandarización del trabajo

Procedimientos a seguir, los analistas programan el trabajo de las diferentes personas para coordinarlo de manera rigurosa. Ocurre de la Tecno estructura al Núcleo de Operaciones. Es también un sinónimo de especificación o programación.

Dentro de las políticas de la empresa encontramos que existe una forma real y sistemática de hacer cada una de las acciones, trabajos o tareas para una correcta elaboración de los mismos y permite un control más estrecho de los procesos, esto ocurre en la tecno estructura dentro del núcleo de operaciones y también se le conoce como especificaciones o programación de labores.

Estandarización de resultados

Todas las tares deben tener un resultado y existe una forma de medir cada labor hecha dentro de la organización esto ocurre en la parte de tecno estructura del núcleo de operaciones y tiene como tarea medir los trabajos desempeñados para obtener objetivos comunes.

Estandarización de habilidades

Dentro de la empresa al contratar o capacitar al nuevo personal se conocen las habilidades da cada individuo, justamente la organización debe tener un estándar de estas tareas ya que a las labores se deben hacer de una forma sistemática para que sean estandarizadas, esto ocurre fuera de la organización, y con esto podemos determinar lo que vamos a recibir de cada uno de ellos.

Estandarización de normas

Con la medida que las labores dentro de la organización se vuelven más complejos los sistemas pueden cambiar y la adaptación de la supervisión directa buscando como estandarizar los procesos, normas, resultados y habilidades del trabajo, con la finalidad de regresar a una mutua adaptación para beneficio común y de la organización.

Todas las compañías tienen objetivos comunes, los cuales se comparten entre todos los empleados de esta ya que se buscan resultados comunes para el crecimiento de las organizaciones y una estabilidad en el mercado.

La gestión y sistemas de control

Dentro de una organización es básico tener un sistema de control ya que las distintas actividades de los distintos departamentos, secciones o divisiones de la misma deben de ser controladas y coordinadas para la obtención de resultados. La gran mayoría de estos sistemas han evolucionado de la orientación a la acción, por esto se convierten en sistemas obsoletos, por ejemplo un colaborador tiene pocas acciones de poder reparar una problemática que fue causada hace tres semanas.

Los directivos por el contrario tienen la mayoría de sus ajustes con una visión futurista y logran que estos ajustes sean regulados por medio de los analistas, creando así climas más adecuados dentro de la empresa y calidad en las labores de los trabajadores.

En la mayoría de las ocasiones los controles o normas que fijan los directivos a pesar que se trata solo de estimaciones en la mayoría de las ocasiones suelen ser acertadas, ya que cuentan con la habilidad de entender correctamente los sistemas de control y esto les permite hacer  análisis anticipados con pocas posibilidades de error. La gran mayoría de estos administradores acertarían mucho más estableciendo un rango en vez de dar un número exacto, así el cambio de las normas seria de forma más correcta y acertada.

Existen tres formas fundamentales que hacen un sistema de control bueno y exitoso.

  • La planificación y el control
  • El lado humano del proceso de control
  • La evaluación, entrenamiento y recompensa

Son contados los gerentes que realmente consideran que deben dar un marco para el sistema que controla la empresa, si la visón, misión, estrategias y objetivos de la compañía cambian de plan obviamente los controles deben de cambiar también, desafortunadamente esto en contadas ocasiones cambia y con la certeza que ocurre en la parte medular de la empresa esto es el los altos mandos y por razones lógicas las repercusiones trascienden a todos los niveles.

Frecuentemente también las normas, políticas y procedimientos de un sistema de control se vienen arrastrando de años anteriores y no cambian por los nuevos objetivos trazados por la empresa, esto convirtiendo lamentablemente en que el personal de los niveles más bajos terminan por convertirse en peones y no colaboradores, basándose en los factores de más bajo conocimiento y sobre los que realmente tienen poca influencia dentro de la organización, siendo así la supervisión directa una decadente forma directa de control.

Todo esto se basa en una forma de planeación y control como lo vemos en la figura a continuación.

La gestión y sistemas de control
La gestión y sistemas de control

Planificar y organizar dos funciones fundamentales en los sistemas de gestión han logrado ser las más populares de investigación en los últimos tiempos. Control una de las funciones de la administración, tiene aunque parezca ilógico muy poca atención, pero como fue señalado con anterioridad, los administradores deberían considerar los aspectos cada uno de los comportamientos en el proceso de “Sistema de Control” de esta forma los trabajadores deben ser considerados y motivados para el cumplimiento de las labores asignadas. (ACCEL Team Development, 2010).

Conclusión

Gestión: Proceso de organización con la utilización de los recursos para alcanzar objetivos predeterminados.

Mintzberg marca funciones de gestión y los conjunta como planificación, liderazgo y de control, dotación de personal y organización interrelacionadas unas con las otras. Aunque la planificación es la principal y afecta directamente cada una de ellas.

Planificación y control son casi inseparables. Una Planificación sin control no es útil y no teniendo el control el planificar no cobra ningún sentido. Siendo así lo que llamamos en ocasiones “gemelos siameses” de la gestión. Si las personas tienen el compromiso d alcanzar las metas y los objetivos entonces son de un beneficio si no la empresa camina sin rienda fija. Por medio del control es la forma en que podemos observar si los planes de la organización tienen la dirección correcta y los esfuerzos tienen un sentido focalizado. (National Open University of Nigeria, 2008).

Citas bibliográficas

  • ACCEL Team Development. (2010). Team building training and development. Retrieved Febrero 9, 2011.
  • Management Planning and Control Systems: Anderson & Schwab Inc. (n.d.). Anderson & Schwab – Bussines Consultants. Retrieved Febrero 8, 2011.
  • Mintzberg, H., & Quinn, J. B. (1993). El Proceso Estrategico. Conceptos, contextos y casos. Englewood Cliffs: Prentice Hall.
  • National Open University of Nigeria. (2008). National Open University of Nigeria’s Online Course Library. Retrieved Febrero 9, 2011.
  • Waterman Jr, R. H., Peters, T. J., & Phillips, J. R. (1980, Junio). Structure is Not Organization. Business Horizons. Indianapolis, Indiana, USA.

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Gómez Suárez Domingo. (2013, noviembre 15). Planeación y control de los sistemas organizacionales. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-los-sistemas-organizacionales/
Gómez Suárez, Domingo. "Planeación y control de los sistemas organizacionales". GestioPolis. 15 noviembre 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-los-sistemas-organizacionales/>.
Gómez Suárez, Domingo. "Planeación y control de los sistemas organizacionales". GestioPolis. noviembre 15, 2013. Consultado el 3 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-los-sistemas-organizacionales/.
Gómez Suárez, Domingo. Planeación y control de los sistemas organizacionales [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/planeacion-y-control-de-los-sistemas-organizacionales/> [Citado el 3 de Diciembre de 2016].
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