A lo largo de nuestra formación como profesionales se han ido afianzando conocimientos relacionados con la carrera misma. En este proceso ilustrativo, en algunas ocasiones hemos trabajado con ejemplos de empresas extranjeras reconocidas en el medio como organizaciones de éxito, midiéndolas por su rentabilidad, las cuales gozan de un good will importante en el mundo de los negocios. Pero ello es poco común en nuestro medio, de allí la importancia de analizar una empresa de nuestro entorno colombiano del cual nosotros formamos parte, por que es fundamental conocer como opera y se forjan las organizaciones que día a día realizan aperturas en el comercio local, comenzando hacer parte del sector microempresarial o empresarial de nuestra nación.
Dado lo anterior, y con los aportes que nos dejado en este semestre las clases durante el periodo que llevamos de la especialización, pretendimos como grupo realizar un análisis exhaustivo de una microempresa colombiana, ubicada en la ciudad de Bogotá que responde al nombre de la Pañalera ”, insertándonos en sus instalaciones para conocerla e ilustrarnos sobre cómo ha realizado su funcionamiento en nuestro mercado local. La idea fue conocer las gestiones desarrolladas desde su inicio y analizar todos los procedimientos que se llevaron a cabo para el establecimiento de lo que es hoy en día la Pañalera, para de allí recoger información que nos permitiera realizar un análisis para crear un optimo sistema de información para a futuro ejercer una planeación y se pueda llevar a cabo la obtención de la ventaja competitiva que la lleve a la organización, no solo a sobrevivir en el mercado, si no a sobresalir.
Para ilustrarlos sobre el foco donde se llevó a cabo este estudio, digamos que la Pañalera es una comercializadora de pañales, que actualmente trabaja con siete puntos de venta ubicados en la ciudad de Bogotá, pero para el presente proyecto nos focalizaremos en tres no mas, un local en el 20 de julio, el otro en Kennedy y por último según su orden de apertura, uno en Bosa. Su estructura organizacional es muy reducida, por ahora solo es de doce personas distribuidas en un gerente, dos asesoras, una contadora y ocho administradores, encargados de atender los puntos de venta.
Entonces visualizando mentalmente la cultura organizacional de este equipo frente al proceso de planeación se desconocía como operaba, por que a la hora de tomar las decisiones de su gestión frente al mercado, la orden es emitida por la gerencia y acatada por todos los subordinados, hablando de una cultura organizacional de poder.
Sus clientes básicamente no son los usuarios (claro que algunos clientes son adultos con problemas de incontinencia, pero en realidad no es un volumen significativo), sino padres de familia o personas que tienen a cargo niños menores de tres años, por ello la busilis de saber direccionar las decisiones tomadas, orientándolas a su mercado. Esta dirección es de vital importancia ya que quien la percibe son sus demandantes (compradores), los que sin saberlo movilizan la empresa.
Queremos destacar que la organización se ha planteado la meta y el deseo de continuar con su posicionamiento en el contexto bogotano y conscientemente sabe que ello dependerá entre otras, de alcanzar una cultura organizacional eficiente, que genere la proactividad en la misma y una convergencia en todos sus miembros. Esa eficiencia puede lograrse sin investigaciones, pero sus probabilidades serían menores, por ello fue que la gerencia me permitió realizar esta indagación con el compromiso de generar datos informativos que le permitan a la misma tomar decisiones con menor incertidumbre, las cuales hasta ahora han sido basadas sobre un historial de la organización y en el conocimiento experimental de algunos integrantes de la Pañalera, sobre todo lo que enmarca su funcionamiento organizacional, destacando como el proceso de toma de decisiones valida y afecta la dinámica institucional.
Es importante comentar que la organización se encuentra en el ámbito de las famiempresas colombianas, y a medida que pasa el tiempo la misma ha visto como la llamada globalización, propicia efectos y fluctuaciones en todos los aspectos relativos al contexto donde esta funciona. Colombia, por ser parte del sistema de capitales, no es inmune a estos cambios, por lo cual es importante que toda organización entienda y valide una suficiente capacidad de reacción frente a estos fenómenos, con lo cual podrá planificar con un adecuado margen de maniobralidad en el mercado local. En este aspecto descansa uno de los elementos más relevantes para la justificación de este proyecto, con lo cual validamos la exigencia del profesor frente al TLC.
Además su cultura organizacional se debe a sus fundadores, por ello la base de su ambiente laboral está influenciado por el señor gerente, el cual brinda una autonomía muy limitada frente a la toma de decisiones en la organización. También se podría plantear que la tradición de la familia XXX, como fundadores y únicos socios accionistas de la organización, ha influenciado radicalmente en la cultura organizacional de la empresa, la cual ha sido creada de forma empírica.
Por ello se cree que el proceso de planeación se ha ido construyendo prácticamente día a día, con el funcionar en sus instalaciones lentamente se van creando procesos que por su repetición se convierten en cultura, obteniendo un know how (saber hacer), que realmente es lo que la diferencia de las demás organizaciones, dándole un valor agregado que más adelante con el paso del tiempo se podría convertir en un factor crítico de éxito.
Con los resultados obtenidos pretendemos propiciar pistas o fundamentos para formar una convergencia en todos sus funcionarios. Buscando con esto convertirla en una organización proactiva y en crecimiento permanente, como lo manifiesta su labor corporativa por medio de su misión. Para terminar con esta parte de la presentación creamos planes de contingencia frente a los próximos diez años para la organización, citando hipótesis construidas por este grupo de trabajo.
La idea después del estudio de la organización es aplicar a la Pañalera estas etapas del modelo Nolan:
1. Iniciación: Auditorias y recolección de informacion de los manejos organizacionales.
2. Contagion: Experimentación, innovación y proliferación pero manteniendo los cambios.
3. Control: Ejercer control a las decisiones tomadas y realizarles el respectivo seguimiento y buscar de una forma optima la rentabilidad.
4. Integración: Unión de uso de la base de datos que las cosas empalmen, verificar la cohesión del manejo de costos y obtener el manejo del la experiencia para obtener un Know how propio de la Pañalera.
5. Administración de datos: Creación de un data mining o minería de datos para darle usos estratégicos.
6. Madurez: Se lleva a cabo y se le da la estructura de flujo a la organización y a la información. Ofimática.
La idea es tener todo una interacción de la organización.
Consistente en que el sistema que por la dinámica y el ambiente de la organización interactúen todos los aspectos y componentes en forma de triangulo y en doble vía para ser retroalimentados.
Aplica para la administración de la organización, ya que sin reunir a los stakeholders ó implicados se obtiene de una forma asertiva toda información requerida. La cual después de manipulada en una base de datos de sistemas de información arroja herramientas para la toma de decisiones y la planeación estratégica de la organización.
Recomendaciones
Con el transcurso de la elaboración de este proyecto entendimos que es muy importante dar algunas recomendaciones o aportes queremos manifestárselas a la organización por medio de estas páginas, la cual con su empirismo se ha ido formando bien, pero con lo que se vislumbra en los mercados globales y teniendo en cuenta los deseos de la organización de continuar en expansión, describimos muy puntualmente, algunos aspectos relevantes que a nuestro parecer la Pañalera debe tener en cuenta para lograr su mejoramiento continuo y convertirse en una organización competitiva en el mercado nacional (por ahora, luego internacional). Así, sin más preámbulos estas son nuestras recomendaciones:
• Crear un manual de funciones, que aunque ya exista implícitamente es mejor plasmarlo de forma escrita y darlo a conocer a sus empleados. El fin es de crear políticas estables y claras para evitar que se produzcan ambigüedades en un futuro, dentro de los miembros de la organización.
• Soluciones ofimáticas que estén a la vanguardia y dentro de un marco que generé gestión del talento optimo por parte de los miembros de la organización.
• Aplicar benchmark que consiste en realizar un conocimiento del usuario recolectando toda la información posible, guardando un debido cuidado con la calidad en la entrada de datos y como la Pañalera va a manipular los mismos. Estos sistemas de información apoyan al benchmark de forma jerárquica y con un cuidadoso papel para que la función arroje información a cada departamento y que mida el alcance y funcionamiento. En conclusión el benchmark recolecta y evalúa información con el fin de generar un valor agregado en la producción que genere mejores practicas y manejar altos estándares para la competitividad.
• Continuar con el proceso de que prime en la organización valores como el servicio al cliente y mantener el concepto dentro de sus miembros, que el cliente es lo más importante para la Pañalera. Su fin radica, en satisfacer muy bien a sus clientes actuales, así se podrán fidelizar y por que no, podría aparecer una publicidad de boca a boca favorable, la cual no tendrá ningún costo para la organización, pero sí muchos beneficios.
• Crear un proceso continuo de indagación investigativa, para poder manejar información que permita tomar decisiones proactivas o reactivas manejando un nivel bajo de incertidumbre. El objetivo de esta recomendación radica en formar una base de datos, la cual debe estar organizada para que le permita a la organización tener a mano la información requerida, en el tiempo requerido sobre los clientes que esta manejando la Pañalera. También es importante generar un banco de datos sobre los históricos de ventas y compras, para tener fundamentos a la hora de tomar decisiones, así estarán basadas en algunos comportamientos existentes en días anteriores.
• Aunque la gerencia es consiente de que el crecimiento provocará una perdida de control, es importante continuar uniendo los lazos de las relaciones humanas que hay entre el personal, así fortalecerlos y crear toda una familia con comportamientos unificados, que genere como consecuencia una convergencia en todos sus miembros. Aquí también cabe recalcar que se debe tener en cuenta la posibilidad de una transformación cultural dentro de sus instalaciones debido a su proceso de expansión.
• Sería importante crear un cargo en la organización, dedicado a realizar contactos para conseguir clientes institucionales, que le permitan a la Pañalera crecer su volumen de ventas, así podrá ofrecer un mejor precio por el manejo de volúmenes y abarcar un mercado, que a nuestro parecer hasta el momento está desaprovechado.
• Por otro lado tener en cuenta que cada decisión que toma el gerente afecta a todo su entorno tanto la organización en su funcionamiento como en su mercado actual, por ello debe ser muy consiente y medir el posible impacto que generan decisiones gerenciales, porque de allí depende un conjunto de elementos esenciales los cuales deben ser analizados a profundidad antes de actuar.
• Como la organización ya está operando en varias localidades, es de vital importancia que antes de iniciar una apertura, valide las características de la población a donde desea ingresar con el fin de tener buena información sobre ellos y así poderlos satisfacer mas fácilmente, con lo cual se lograra una rentabilidad que responda a las expectativas inicialmente propuestas a la apertura.
• Continuar con nuevas aperturas y con el proceso de expansión que ha venido llevando a cabo, teniendo en cuenta además de seguir con la política de contratar personal idóneo que permita en un futuro crear una sinergia de equipo mayor a la que se presenta hoy en día, para así continuar con el mejoramiento continuo. Esto llevará a tener toda una convergencia dentro de la institución clarificando las metas que pretende la gerencia y evitando ambigüedades, lo cual facilitará el cumplimiento de los objetivos.
• Tener muy en cuenta que con la entrada del TLC, las organizaciones más afectadas serán las microempresas, como la nuestra en cuestión (La Pañalera), su diferenciación frente a la competencia radica en el precio, gracias a los grandes volúmenes que maneja, pero al ingresar mercancía en gran volumen al comercio local de algunos países con alta competitividad que puedan ofrecer los pañales más baratos en general al mercado, se van a disminuir los índices de rentabilidad en la organización, si no se cuenta con un margen de maniobra aceptable, por lo cual podría desaparecer la organización, por ello sería muy importante comenzar a construir un marketing relacional para que se construya una cadena de suministros que genere valor y así podríamos hablar de convertirla en una organización competitiva en los mercados globales, los cuales como vislumbramos ya se avecinan, por que ahora no va a ser el mercado colombiano exclusivo sino el mercado global unificado en un todo.
• Realizar un estudio para viabilizar o desechar la idea de prestar un servicio a domicilio en los barrios puntuales donde vaya a incursionar la organización, esto pensando en los mercados de estrato 4 y 5. Esto permitirá que la organización crezca en prestación de servicios y la lleve a ser competitiva en otro aspecto que le puede atraer clientela y generarle rentabilidad.
• Tratar de establecer conversaciones con los competidores más directos (en este caso específicamente las pañaleras), con el fin de realizar charlas que permitan en un futuro crear alianzas estratégicas que se fundamenten en un gana gana y de este modo facilitar la capacidad de reacción, sobre la posible aparición de nuevos oferentes que vengan con propuestas mas innovadoras y manejo de capital a gran escala.
• Por último tomar las decisiones hasta donde sea permisible por el gerente, en consenso con sus funcionarios y fortalecer el trabajo en equipó, dándole la importancia que éste tiene dentro de una organización contemporánea, ya que cuenta con personal comprometido con la organización, idóneos y con gran empatía hacia el servicio al cliente. Además realizar una reunión trimestral o cuatrimestral, según lo designe la gerencia para realizar una retroalimentación en un escenario totalmente distinto a los locales, para poder aplicar un benchmarking entre administradores y recapacitarlos si es el caso.
Conclusiones
La planeación estratégica es definitivamente el arma mas importante y el no validar por parte de cualquier organización la llevará a la entropía, por que quien no se adelanta al futuro no sobrevive.
Podemos concluir que una microempresa se puede formar sin investigación previa, ya que se cuenta con la experiencia de sus fundadores y sus funcionarios; pero si ésta desea a expandirse debe considerar el proceso de investigación continuo, que le permita mantener un margen de maniobrabilidad sobre las acciones que se vayan a llevar a cabo, por que todo no se puede dejar a la deriva, además formando parte del sistema empresarial debe tener en cuenta todas las variables que mueven a la organización, tanto internas como externas, esa mirada sistémica les permitirá ser proactivos en el mercado donde desarrollen su gestión.
Ahora bien, contemporáneamente la gerencia es consiente qué al expandirse se irá perdiendo el control y que a la hora de delegar funciones tendrá que crear otros mecanismos que indiquen como están funcionando las operaciones por parte de sus empleados, por ello se debe generar confianza recíproca en todos los miembros de la Pañalera, ya que es de vital importancia estrechar esos lazos con los que cuentan hoy en día. Por lo tanto, debido a esa expansión se proyecta que habrá toda una transformación cultural convirtiéndose en una organización más burocrática con normas establecidas y reglas plasmadas en manuales corporativos, los cuales obviamente deben estar sistematizados.
Comprendimos que cuando se habla de una microempresa, influyen mucho los fundadores de dicha organización, ya sea familiar o no y que solo el crecimiento la llevará a convertirse en una organización mas burocrática, por que gracias a su tamaño pequeño el poder y el control se concentra en uno o en pocos personajes, los cuales son los que tienen la autoridad por jerarquía institucional, es aquí donde hacemos énfasis para que el gerente comprenda la importancia que tiene la aplicación de software al funcionamiento de la organización y que entienda que esto lo hará mas competitivo frente a los mercados actuales.
Desmintiendo muchos rumores y algo que nos dejó llenos de satisfacción como ingenieros y estudiantes de la especialización, es algo que el profesor nos había recalcado en clase, sí se puede construir empresas en Colombia, que con empeño, dedicación, conocimiento y algo de suerte, se pueden formar organizaciones de éxito, las cuales pueden llegar a ser rentables, generadoras de empleo y forjadoras del crecimiento económico del país.