Planeación estratégica en la administración con enfoque a sistemas

Para muchas empresas se presenta el desafío de conocer cómo van a afrontar la competencia derivada de la globalización de la economía, una técnica fundamental para poder responder exitosamente a esa pregunta es la planeación estratégica. La planeación estratégica está entrelazada de modo inseparable con el proceso completo de la dirección; por tanto, todo directivo debe comprender su naturaleza y realización.

Cualquier compañía que no cuenta con algún tipo de formalidad en su sistema de planeación estratégica, se expone a un desastre inevitable. Algunos directores tienen conceptos muy distorsionados de ésta y rechazan la idea de intentar aplicarla; otros están tan confundidos acerca de este tema que lo consideran sin ningún beneficio y algunos más ignoran las potencialidades del proceso tanto para ellos como para sus empresas. Existen quienes tienen cierto conocimiento, aunque no lo suficiente para convencerse que deberían utilizarla.

Este trabajo pretende proporcionarles un entendimiento razonable claro, concreto, pragmático y completo de la planeación estratégica en sí, de cómo se realiza y de cómo se implementa.

“Las ideas nacen dos veces, cuando las pensamos y cuando las hacemos” Stephen Covey

¿Qué es estrategia?

Una estrategia es un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un objetivo.

¿Qué es estrategia?
¿Qué es estrategia?

La palabra estrategia proviene del griego y significa literalmente “guía de los ejércitos”.

ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣStratos (ejército) + Agein (conductor, guía)

A continuación la respuesta de tres reconocidos autores, especializados en temas de estrategia empresarial, a la pregunta ¿qué es estrategia?

Alfred Chandler. Estrategia es la determinación de los objetivos a largo plazo y la elección de las acciones y la asignación de los recursos necesarios para conseguirlos.

Igor Ansoff. Estrategia es la dialéctica de la empresa con su entorno

Michael Porter. La estrategia competitiva consiste en desarrollar una amplia formula de cómo la empresa va a competir, cuáles deben ser sus objetivos y qué políticas serán necesarias para alcanzar tales objetivos.

Algo más sobre el concepto de estrategia

  • La estrategia es el único camino por el cual la organización genera valor.
  • Menos del 10% de los planes estratégicos tienen éxito.
  • En el 70% de los casos, el problema se debe a una mala estrategia o a una mala ejecución.
  • Las estrategias pueden variar pero no las herramientas para su medición.
  • ¡Se estima que el equipo gerencial ocupa menos de una hora al mes a la estrategia!

Planeación estratégica

Definición de la planeación estratégica

Es el arte y la ciencia de formular, implantar y evaluar decisiones interfuncionales que permitan a la organización llevar a cabo sus objetivos.

A continuación una breve video lección, impartida por el profesor Antonio Verdú de la Universidad Miguel Hernández de Elche, para ampliar el concepto de planeación estratégica:

Antecedentes de la planeación estratégica

Verbo griego stategos: “Planificar la destrucción de los enemigos en razón eficaz de los recursos”.

Sócrates en la Grecia antigua comparó las actividades de un empresario con las de un general al señalar que en toda tarea quienes la ejecutan debidamente tienen que hacer planes y mover recursos para alcanzar los objetivos.

Cuando Aníbal planeaba conquistar Roma se inició con la definición de la misión de su reino, luego formuló las estrategias, analizó los factores del medio ambiente y los comparó y combinó con sus propios recursos para determinar las tácticas, proyectos y pasos a seguir. Esto representa el proceso de planificación estratégica que se aplica hoy en día en cualquier empresa.

(Acle Tomasini ,2001) La estrategia no es nueva en los negocios, hace ya varios siglos se aplica, pero es sólo hasta comienzos de los años sesentas que los académicos y estudiosos de la administración la consideraron de importancia para alcanzar el éxito empresarial.

En la época moderna, al finalizar la segunda guerra mundial, las empresas comenzaron a darse cuenta de algunos aspectos que no eran controlables: la incertidumbre, el riesgo, la inestabilidad y un ambiente cambiante. Surgió, entonces, la necesidad de tener control relativo sobre los cambios rápidos. Como respuesta  a tales circunstancias los gerentes comienzan a utilizar la planificación (planeación) estratégica.

Beneficios de la planeación estratégica

Beneficios Financieros

Investigaciones indican que organizaciones que utilizan conceptos de planeación estratégica son más rentables y exitosas que aquellas que no los usan. Generalmente las empresas que tienen altos rendimientos reflejan una orientación más estratégica y enfoque a largo plazo.

Beneficios No Financieros

Mayor entendimiento de las amenazas externas, un mejor entendimiento de las estrategias de los competidores, incremento en la productividad de los empleados, menor resistencia al cambio, y un entendimiento más claro de la relación existente entre el desempeño y los resultados.

  • Aumenta la capacidad de prevención de problemas.
  • Permite la identificación, jerarquización, y aprovechamiento de oportunidades.
  • Provee una visión objetiva de los problemas gerenciales.
  • Permite asignar más efectivamente los recursos a las oportunidades identificadas. Ayuda a integrar el comportamiento de individuos en un esfuerzo común.
  • Provee las bases para clarificar las responsabilidades individuales.

Etapas de la planeación estratégica

1. Formulación de las Estrategias

Incluye el desarrollo de la misión del negocio, la identificación de las oportunidades y amenazas externas a la organización, la determinación de las fuerzas y debilidades internas, el establecimiento de objetivos a largo plazo, la generación de estrategias alternativas, y la selección de estrategias específicas a llevarse a cabo.

2. Implantación de Estrategias

Requiere que la empresa establezca objetivos anuales, proyecte políticas, motive empleados, y asigne recursos de manera que las estrategias formuladas se puedan llevar a cabo; incluye el desarrollo de una cultura que soporte las estrategias, la creación de una estructura organizacional efectiva, mercadotecnia, presupuestos, sistemas de información y motivación a la acción.

3. Evaluación de Estrategias

  1. revisar los factores internos y externos que fundamentan las estrategias actuales;
  2. medir el desempeño, y
  3. tomar acciones correctivas. Todas las estrategias están sujetas a cambio.
Modelo de planeación esatégica
Modelo de planeación estratégica

¿Qué es la Visión?

Es un conjunto de ideas generales y a veces abstractas que definen y describen la situación futura que desea tener la empresa, el propósito de la visión es guiar, controlar y alentar a la organización en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la organización.

La visión de la empresa es la respuesta a la pregunta, ¿Qué queremos que sea la organización en los próximos años?

La visión es lo primero que se piensa y lo último que se consigue en un plan estratégico.

¿Cuáles son los elementos que componen una visión?

La visión debe tener unos elementos que la conformen y le den estructura permitiendo a todos los miembros de la unidad empresarial identificarla, entenderla  y ponerla en  práctica fácilmente:

  • Debe ser formulada por líderes: ya que estos están formados para entender la filosofía, las expectativas y necesidades de la organización.
  • Debe definirse en el tiempo: para logra comprometer a los integrantes la empresa en estos tiempos de alta competitividad la visión debe tener bien definido el término en que  debe cumplir sus objetivos.
  • Debe ser integradora: la visión debe permitir integrar la idea con la acción constante en pro de alcanzar su propósito.
  • Debe ser amplia y detallada: en el sentido que debe contener las palabras suficientes y necesarias que permitan ver claramente lo que se pretende, pero evitando caer en explicaciones y repeticiones innecesarias.
  • Positiva e inspiradora: debe estar integrada con las normas de vida positivas y gustar en su forma y fondo para lograr involucrar y comprometer el grupo de interés.
  • Debe ser realista y posible: para lograr comprometer a los integrantes de la organización con la visión debe verse claramente la posibilidad de lograrlo en el tiempo estimado.
  • Debe ser consistente: la visión debe contener y ser coherente con los principios de la unidad empresarial.
  • Debe ser difundida interna y externamente: la visión debe ser conocida por los integrantes, por los clientes, por la competencia, los proveedores, en otras palabras debe llegar a todo el stake holder (grupo de interés).

A través del siguiente video podrás darte una idea adicional de qué es, cómo se compone y formula la visión empresarial (Universidad Miguel Hernández de Elche):

¿Qué es la Misión?

La Misión es el gran propósito de la organización, describe la naturaleza y el negocio e identifica el producto, los clientes y el mercado. Es el deber ser de la organización.

¿Cómo se formula la misión?

La misión debe ser formulada por los directivos pero para lograr la integración del equipo debe permitirse la participación de todos sus integrantes.

Para formular una misión debe intentar responderse las siguientes preguntas:

  • ¿En qué negocio estamos?
  • ¿Para qué existe la empresa?
  • ¿Qué es lo que la diferencia de otras?
  • ¿Quiénes son nuestros clientes?
  • ¿Quiénes son los proveedores?
  • ¿Cuáles son los productos?
  • ¿Cuál es el mercado?
  • ¿Cómo lograr rentabilidad?
  • ¿Cómo minimizar el impacto ambiental?
  • ¿Cuáles son los principios?

¿Cuáles son los elementos que componen una misión?

La misión también debe tener unos elementos que la conformen y le den estructura permitiendo a todos los miembros de la unidad empresarial identificarla, entenderla  y desarrollarla fácilmente:

  • Debe asegurar consistencia y claridad del propósito.
  • Debe definir el punto de referencia central.
  • Debe lograr el compromiso de los miembros de la unidad empresarial.
  • Debe comprometer y lograr lealtad de los relacionados internos y externos.
  • Debe ayudar a consolidar la imagen corporativa.
  • Debe ser realista y posible.
  • Debe ser consistente.
  • Debe estar difundida interna y externamente.

Más sobre las características de la misión empresarial en el siguiente clip (Universidad Miguel Hernández de Elche):

Barreras para la ejecución de estrategias

Barreras para la ejecución de estrategias
Barreras para la ejecución de estrategias

Escuela Matemática de la Administración

La escuela matemática se aplica para dar objetividad a la toma de decisiones, puesto que con sus técnicas se evitan las corazonadas o la intuición, disminuyendo en alto grado la incertidumbre.

La escuela Matemática surge durante la 2ª. Guerra Mundial, en Inglaterra, dada su precaria situación y carencias de recursos, lo que obligó a establecer reuniones de científicos de diversas disciplinas, con el fin de dar soluciones a la optimización de recursos, es decir, a hacer más con menos. Así pues se deberían dar soluciones a problemas de abasto, transporte, localización de suministros, etc. De tal manera que con recursos escasos se pudieran optimar los resultados.

Como consecuencia de los buenos resultados obtenidos, Estados Unidos lo retoma y lo incluye en sus problemas de logística, la inversión de nuevos modelos de vuelo, la planeación de minas en el mar y la utilización efectiva del equipo electrónico.

Después de la guerra, Estados Unidos lleva todas estas técnicas en la aplicación Industrial.

La investigación de operaciones

Una de las técnicas cuantitativas más utilizadas es la Investigación de Operaciones (IO). El nombre de Investigación de Operaciones se debió a las operaciones estratégicas militares.

Actualmente la IO se incluye en hospitales, bancos, bibliotecas, sistemas de transporte e incluso en criminología. A continuación se muestran los métodos más utilizados para la toma de decisiones.

El campo de la investigación de operaciones procede –en ciertos aspectos- de la administración científica, mejorada por métodos más refinados (principalmente matemático): la tecnología computacional y una orientación dirigida hacia problemas más amplios. La I.O. adopta el método científico como  estructura para la solución de problemas, haciendo énfasis en el juicio objetivo que en el subjetivo. La mayoría de los autores de la escuela matemática proviene de la matemática, de la estadística, de la ingeniería y de la economía por lo que tiene una orientación técnico-económica y estrictamente racional y lógica.

Las definiciones de I.O. varían desde técnicas matemáticas específicas hasta el método científico en sí. Muchas de ellas incluyen tres aspectos comunes al enfoque de la I.O: en la toma de decisiones administrativas:

  1. Una visión sistémica del problema por resolver.
  2. Una concordancia en cuanto al uso del método científico en la resolución de problemas.
  3. La utilización  de técnicas específicas de estadística, probabilidad y modelos matemáticos para ayudar a quien toma las decisiones a resolver el problema.

La  I.O. se relaciona con el análisis de las operaciones de un sistema y no simplemente un problema en particular. Ella utiliza:

  • La probabilidad. Para las decisiones bajo condiciones de riesgo e incertidumbre.
  • La estadística. En la sistematización y el análisis de los datos con el propósito de obtener soluciones significativas.

La I.O. utiliza un modelo de acción desarrollada analíticamente siguiendo una metodología lógica y, cuando es practicable matemática. Busca que el proceso decisorio en las organizaciones sea científico, racional y más lógico.

El método de acción de la I.O se menciona enseguida:

  1. Formular el problema. Es necesario hacer un análisis de los sistemas, de los objetivos y de las alternativas de acción.
  2. Construir un modelo matemático para representar el sistema en estudio. Ese modelo expresa la eficiencia del sistema en estudio como función de un conjunto de variables, de las cuales al menos una está sujeta a control.
  3. Deducir una solución del modelo. Existen dos tipos de procedimientos para una solución óptima de un modelo: el proceso analítico y el proceso numérico.
  4. Probar el modelo y la solución. Un modelo es sólo la representación parcial de la realidad. El modelo es bueno cuando, a pesar de esa deficiencia, es capaz de prever con exactitud el efecto de los cambios en el sistema y la eficiencia en general de éste.
  5. Establecer control sobre la solución. Una solución calculada de un modelo solamente será una solución mientras las variables no controladas conserven sus valores y las relaciones entre las variables en el modelo se mantengan constantes.
  6. Llevar a la práctica la solución (implementación). La solución a prueba necesita transformarse en una serie de procesos operacionales susceptibles de ser entendidos y aplicados por el personal que será responsable de su empleo.

La I.O. posee las siguientes características:

  1. Se preocupa más por las operaciones de toda la organización que sólo por alguna división u órgano de la misma, ya que considera al sistema como un todo.
  2. Busca perfeccionar y dinamizar las operaciones, con el fin de proporcionar mayor seguridad a la organización, a corto y largo plazo.
  3. Aplica los más recientes métodos y técnicas científicas.
  4. Busca proyectar y aplicar operaciones experimentales que representen operaciones reales.
  5. Se basa en técnicas avanzadas de análisis cuantitativos.
  6. Se refiere no sólo a las máquinas u hombres individualmente, sino a la operación como un todo. La I.O. es investigación a nivel operacional, es decir, su interés es la ejecución.

Los principales campos de aplicación de la I.O. son:

  1. Con relación a personas:
    • Organización y gerencia
    • Ausentismo y relaciones de trabajo
    • Economía.
    • Decisiones individuales
    • Investigación de mercados.
  2. Con relación a personas y máquinas:
    • Eficiencia y productividad
    • Organización de flujos de fábricas
    • Métodos de control de calidad, inspección y muestre.
    • Prevención de accidentes
    • Organización de cambios tecnológicos.
  3. Con relación a movimientos:
    • Transporte, almacenamiento, distribución y manipulación (logística)
    • Comunicaciones.

Técnicas de Investigación de Operaciones

La resolución de un modelo analítico de I.O. se apoya, casi siempre, matemáticamente sobre una o más de las siguientes técnicas:

1. Teoría de juegos

La teoría de juegos fue propuesta inicialmente por el matemático húngaro Johann von Neunan (1903-1957), divulgándose ampliamente a partir de 1947 con sus escritos. En ellos proponía una formulación matemática para el análisis de conflictos. Aquí el concepto de conflicto implica oposición de fuerzas, de intereses o de personas, lo que origina una acción dramática. No obstante, esa oposición no se da en forma inmediata y explícita, sino a partir de la formación y desarrollo de una situación, hasta llegar a un punto más o menos irreversible donde se desencadena la acción dramática.

Una situación de conflicto es siempre aquella en que uno gana y otro pierde, pues los objetivos pretendidos son indivisibles e incompatibles por su propia naturaleza. La teoría de juegos se aplica sólo a algunos tipos de conflictos (llamados juegos) que implican la disputa de intereses entre dos o más participantes, y en los que cada parte, en determinados momentos, puede tener una diversidad de acciones posibles, delimitadas sin embargo por las reglas del juego.

El número de estrategias disponibles es finito y por tanto, innumerables. Cada una de ellas describe lo que se hará en cualquier situación. Conocidas las estrategias posibles de los jugadores, pueden estimarse todos los resultados posibles.

2. Teorías de las colas

La teoría de las colas se refiere a cómo optimizar una distribución en condiciones de aglomeración y de espera.

Esta teoría cuida de los puntos de congestión y de los tiempos de espera, es decir, de las demoras presentadas en algún punto de servicio. Las técnicas matemáticas que utiliza son muy variadas.  La mayor parte de los trabajos de la teoría de las colas se sitúa generalmente en algunas de las siguientes categorías.

  1. Problemas de comunicación telefónica
  2. Problemas de tráfico
  3. Problemas de averías de máquinas y de aprovisionamiento
3. Teorías de los grafos

De la teoría de los grafos se derivan las técnicas de planeación y programación por redes (CPM, PERT, etc.), que son muy utilizadas en actividades de construcción civil, montaje industrial, principalmente. Tanto el PERT (Program Evaluation Review Technique) como el CPM (Critical Path Method) son diagramas de flechas que buscan identificar el camino critico estableciendo una relación directa entre los factores de tiempo y costo, indicando el llamado “óptimo económico” de un proyecto.

Tal “óptimo económico” se alcanza a través determinada secuencia de operaciones en la ejecución de todas las operaciones de un proyecto, permitiendo el mejor aprovechamiento posible de los recursos disponibles a través de un plazo óptimo. El Neopert constituye una variante simplificada del PERT, al hacer posible una economía de tiempo en su elaboración.

Las redes o diagramas de flechas son ampliamente aplicables en proyectos que cubren diversas operaciones o etapas, distintos recursos, varios y diferentes órganos involucrados, plazos y costos mínimos. Todos estos elementos deben articularse, coordinarse y sincronizarse de la mejor manera posible. Los cronogramas convencionales y el gráfico de Gantt no permiten la sincronización de todas estas variables.

Las redes o diagramas de flechas presentan claras ventajas:

  1. Permiten la ejecución del proyecto en un plazo más corto y a menor costo.
  2. Muestran la interacción de las diversas etapas y operaciones del proyecto.
  3. Permiten la distribución óptima de los recursos disponibles y facilitan su redistribución en cada caso de modificaciones posteriores.
  4. Proveen diversas alternativas para la ejecución del proyecto facilitando la toma de decisiones al respecto; identifican las tareas u operaciones “criticas”, es decir, aquellas que no ofrecen holguras de tiempo para su ejecución, que afectan directamente el plazo para la conclusión del proyecto global, exigiendo que la administración concentre su atención en ellas.

Establecen una clara definición de la responsabilidad de todos los órganos o personas involucradas en los proyectos.

4. Programación lineal

La programación lineal presenta las siguientes características:

  • Se preocupa por alcanzar una posición óptima con relación a cierto objetivo.
  • Generalmente su finalidad es minimizar los costos y maximizar los beneficios, aunque la minimización y la maximización pueden aplicarse a cualquier objetivo prefijado:
5. Probabilidad y análisis estadístico

La utilización de métodos estadísticos permite el máximo de información posible a partir de los datos disponibles.

En otros términos, el análisis estadístico es el método mediante el cual se obtiene la  misma información con una menor cantidad de datos. Es muy utilizado en aquellos casos en que los datos son difíciles de obtener. Una de las aplicaciones más conocidas del análisis estadístico es el control de calidad en la administración de la producción.

La aplicación de la estadística a los problemas de calidad industrial comenzó gracias a Walter A. Shewhart, un físico que trabajó en AT&T Bell Telephone Laboratorios durante la Segunda Guerra Mundial. A partir de sus ideas, dos gurúes habrían de revolucionar el concepto de calidad:

  1. W. Edwards Deming, quien popularizó el control estadístico de la calidad (SQC, Statistical Quality Control), fue tan grande su influencia que desde 1951 se instituyó en el Japón el Premio Deming de la Calidad como reconocimiento a las empresas que logran sobresalir en ese campo. El control estadístico de la calidad se basa en las técnicas para determinar de manera precisa el momento en que los errores tolerables en la producción empiezan a sobrepasar los límites de tolerancia, momento en el cual la acción correctiva se hace necesaria.
  2. J. M. Juran, quien extendió los conceptos de calidad a toda la empresa con su control de calidad total (TQC Total Quality Control).

Mientras que el SQC sólo se aplica al nivel técnico y operacional de la producción, el TQC extiende los conceptos de calidad a toda la empresa, desde el nivel de decisión pasando por el nivel gerencial y abarcando a todo el personal de oficina y de la fábrica en un cubrimiento total.

El análisis estadístico se aplica principalmente:

  1. En el control estadístico del proceso.
  2. En el control estadístico de la calidad.

La teoría estadística suministra los medios para la selección de las muestras, las características que éstas deben tener para ser “representativas” del universo de datos, y cuál es el riesgo asociado en la decisión de aceptar o rechazar un lote, con base en las informaciones suministradas por el examen de la muestra.

6. Programación dinámica

La programación dinámica se aplica a problemas que presentan varias fases interrelacionadas, en donde debe adoptar una decisión adecuada para cada una de éstas, sin perder de vista el objetivo último. Solamente cuando se determine el efecto de cada decisión podrá hacerse la selección final.

Esta técnica puede ilustrarse a través de un ejemplo muy simplificado del problema de un conductor que desea ir de un punto a otro y debe interrumpir su viaje para almorzar. Normalmente el conductor soluciona el problema por etapas. Primero selecciona diversos sitios a lo largo de la ruta en los cuales podrá tomar sus alimentos. Enseguida determina el trayecto óptimo desde su punto de partida hacia cada uno de esos sitios, y luego hasta su punto de llegada. La menor distancia (o la menor inversión de tiempo, según el caso) determina la mejor ubicación. Su primera decisión consiste en escoger el sitio donde tomará el almuerzo y la segunda el mejor trayecto para llegar a ese sitio. En ambas está presente la preocupación final de hallar el trayecto más corto en el menor tiempo posible.

La programación dinámica es aplicable en casos de estudios de alternativas económicas entre comprar/construir/mantener máquinas y equipos, o comprar/alquilar bienes inmuebles o incluso mantener/ desmovilizar activos de la empresa, por ejemplo.

Teoría General de Sistemas

Antecedentes

La Teoría General de Sistemas (T.G.S.) surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. Los supuestos básicos de la teoría general de sistemas son: Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias no sociales.  Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de sistemas. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en las ciencias, Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que san verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica.

La teoría general de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden ser descritas significativamente en términos de sus elementos separados. La comprensión de los sistemas solamente se presenta cuando se estudian los sistemas globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus subsistemas

¿Qué es la Teoría General de Sistemas?

La teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general de sistemas (TGS). La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente. El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas.

Escuela de sistemas

Varios autores coinciden en definir un sistema como un conjunto de partes ordenadas de tal manera que todas contribuyan a lograr un determinado fin. El universo está integrado por varios sistemas que a su vez, forman parte de otros sistemas.

Un sistema consta de una, serie de componentes entre los cuales se pueden destacar los siguientes:

El cuerpo humano por ejemplo, puede concebirse como un sistema, integrado por otros sistemas o subsistemas tales como el sistema circulatorio, el sistema respiratorio, el sistema digestivo, el sistema nervioso, etc.

Existen sistemas mecánicos, como una máquina; sistemas biológicos como los animales o las plantas; sistemas astronómicos como el solar, sistemas sociales como un club deportivo, etc.

Conjunto de elementos constitutivos, es decir unas partes u órganos que juegan un papel determinado. Si falta una de las partes el sistema no puede funcionar.

Un órgano o elemento principal que rige o gobierna la actividad de las otras partes constitutivas, por ejemplo, el corazón en el sistema circulatorio, el motor de un carro, el sol en el sistema solar, el gerente en una empresa.

Una red de relaciones entre los elementos que integran el sistema, formada por las funciones que cada elemento desempeña y que, a su vez, hacen parte de la función de los demás órganos.

Unos fines que rigen el funcionamiento del sistema y explican las características estructurales y funcionales del mismo.

Clasificación de los sistemas

Los sistemas se clasifican desde diferentes puntos de vista.

1. En razón de su dinamismo.

  • Estáticos: Son aquellos sistemas que no reaccionan ni se modifican con el influjo de su medio ambiente. Por ejemplo, una máquina.
  • Dinámicos: Son aquellos que evolucionan constantemente debido a factores internos y externos como por ejemplo: la sociedad colombiana, una empresa, un club social, un animal, una planta.
  • Homeostáticos: Reciben este nombre los sistemas que contienen en sí mismos y hasta cierto límite una capacidad de autorregulación, como por ejemplo, un reloj que funciona gracias a una batería.

2. En razón de su dependencia.

  • Sistemas dependientes: Son aquellos que funcionan dependiendo de otros y no tienen capacidad de funcionamiento por sí mismos. El motor de un carro, por ejemplo no funcionará sin el sistema eléctrico.
  • Sistemas independientes: Son aquellos que tienen capacidad para regularse por sí mismos y además, pueden modificarse porque tienen libertad para decidir, como por ejemplo, el hombre.
  • Sistemas interdependientes: Son los sistemas que dependen el uno del otro. Las organizaciones administrativas y, en general, los sistemas sociales son interdependientes.

3. En razón de su capacidad para comunicarse e interaccionar con el exterior.

  • Sistemas abiertos: Son aquellos que reciben amplia y variada información e interactúan con otros sistemas, por ejemplo, los organismos sociales.
  • Sistemas cerrados: Son aquellos que tienen una capacidad reducida para recibir información y para interactuar con su medio ambiente por ejemplo, una computadora.

4. Desde el punto de vista conceptual y empírico.

La mayor dificultad para entender la teoría de sistemas consiste en no distinguir cuándo se habla de un sistema desde el punto de vista conceptual y cuándo se habla del mismo, desde el punto de vista empírico.

Para aclarar estas ideas partamos del hecho de que los sistemas empíricos se derivan de los sistemas conceptuales cuando los conceptos se convierten en realidades prácticas. Una cosa es, por ejemplo, tener una idea, un concepto, acerca de lo que debe ser una organización en relación con la distribución del trabajo, el alcance del control, las líneas de autoridad, las relaciones formales e informales y otra distinta es hablar de organización en términos de personas, espacios físicos, máquinas y elementos varios que la conforman.

Entendemos que desde el punto de vista conceptual los sistemas son elaborados por la mente humana con un método analítico, pero desde el punto de vista empírico, son aplicaciones que el hombre hace de las teorías y conceptos para hacerlos funcionales.

5. En razón de su naturaleza.

  • Sistemas naturales: Son aquellos que existen sin intervención del hombre para formarlos. Cada organismo vivo por ejemplo, es un sistema natural único en sí mismo; el sistema solar también es un sistema natural.
  • Sistemas sociales: Reciben ésta denominación aquellos sistemas formados con la intervención del hombre. Las empresas, las instituciones públicas, los partidos políticos, los gremios, los sindicatos son sistemas hechos por el hombre.

Niveles de desarrollo de los sistemas

El tratadista Kenneth Boulding en la obra La Teoría General de Sistemas y la Estructura Científica expuso su pensamiento sobre los niveles de desarrollo en los sistemas. Esta clasificación es práctica para efectos del análisis siempre y cuando se puedan conocer sus diferentes características:

  • El primer nivel se refiere a la estructura de los sistemas, es decir, a sus elementos constitutivos organizados de una determinada manera.
  • El segundo nivel, a su dinámica, esto es a la forma como el sistema funciona.
  • El tercer nivel, a los mecanismos de autocontrol, es decir a la forma como algunos sistemas se auto-regulan por “ellos mismos”.
  • El cuarto nivel, se refiere a la autonomía de su funcionamiento puesto que algunos sistemas no dependen de otros.
  • El quinto nivel, a las características genéticas de los sistemas biológicos.
  • El sexto nivel, a los sistemas que tienen capacidad de movimiento por sí mismos, como se observa, por ejemplo, en los seres vivos.
  • El séptimo nivel se refiere a la capacidad de un sistema de conocerse a sí mismo. Esto ocurre en el ser humano. Estos sistemas pueden desarrollar un lenguaje o medio de comunicación.
  • El octavo nivel, a los sistemas sociales, como es el caso de las organizaciones.
  • El noveno nivel es el de los sistemas trascendentales. En esta categoría se incluyen sistemas filosóficos.

Teoría de sistemas y la administración

Los tratadistas de la Escuela de sistemas señalan que la administración, puede considerarse como un sistema desde el punto de vista de la teoría y de la práctica.

Según el punto de vista teórico, se pueden elaborar conceptos y modelos administrativos. La Teoría de la Administración Científica cuyo principal representante fue Taylor, se rige por postulados, principios y técnicas y configura un sistema de pensamiento racionalizado. Igual sucede en el caso de Fayol con su modelo de funciones empresariales y sus principios de administración.

Señalan también los sistematólogos que una entidad cualquiera, por ejemplo una tribu, un club social, una empresa o un plantel educativo configuran sistemas porque en ellos se pueden identificar como elementos constitutivos:

  • Un conjunto de partes organizadas.
  • Un órgano o centro rector.
  • Unas funciones que cada parte cumple en forma interrelacionada.
  • Unos fines propios.

Hemos dicho que un sistema está integrado, a la vez por varios subsistemas.

  • La sociedad colombiana, por ejemplo se puede considerar como un gran sistema compuesto por varios subsistemas de acuerdo con la forma como la población se agrupa para ciertos fines.
  • Desde el punto de vista territorial y político tenemos los sistemas nacional, departamental y municipal.
  • Desde el punto de vista social, el sistema familiar, el de los partidos políticos, el religioso, los sistemas de las asociaciones, de los gremios, etc.
  • Desde el punto de vista económico, los sistemas comerciales y empresariales.
  • Desde el punto de vista educativo, sistemas de educación básico, sistema universitario, etc.
  • Ahora bien, si aislamos cada sistema y efectuamos el mismo análisis, veremos que cada uno de ellos está integrado, a su vez, por otros sistemas.

Aplicaciones de la teoría de sistemas a la administración.

1. Análisis de sistemas

La aplicación de la teoría de sistemas a la Administración, puede enfocarse tanto al desarrollo de la ciencia administrativa como a la práctica de la misma. En el primer caso se parte del análisis de los sistemas de pensamiento conocidos ya sea para obtener conclusiones acerca de su validez, para ampliarlos o para establecer nuevos principios y postulados teóricos, en relación con lo que es, y lo que debe ser la administración.

En el segundo caso, se analizan las técnicas y métodos existentes en la práctica administrativa, para llegar a conclusiones relacionadas con su validez o con la necesidad de modificarlos o de introducir otros nuevos.

Los modelos: Para analizar una cosa, se requiere observarla detenidamente. Los sistemas del cuerpo humano (circulatorio, respiratorio, digestivo) se pueden observar porque existen en forma sensible, es decir, se pueden conocer por medio de los sentidos. En cambio, ni- los sistemas filosóficos ni los organizacionales se pueden conocer por los sentidos. Para poder analizarlos es necesario representarlos de alguna manera. Esta representación se denomina modelo.

Todos los sistemas, reales o imaginarios, son susceptibles de ser representados. Una máquina se puede representar de varias maneras: por una fotografía, por un dibujo de escala, por un gráfico, por un símbolo, etc. Estas formas representativas son el modelo de la máquina. Cuando un arquitecto, diseña un edificio, hace un “modelo” de lo que él se imagina será el edificio que-va a construir.

  • Modelos a escala: Son simulaciones de objetos reales en proporción inferior o superior. Ejemplo: los planos de una casa, la maqueta de un edificio, el dibujo de una célula, etc.
  • Modelos analógicos: Son representaciones con las cuales se simula la estructura y funcionamiento del objeto representado, por ejemplo, cuando en un laboratorio, se hace correr agua de color por una tubería de vidrio para simular el sistema circulatorio.
  • Modelos matemáticos: Son aquellos que representan funciones y ecuaciones que deben realizarse para resolver un problema.
  • Modelos físicos: Se emplean para representar las funciones geométricas.

En el mundo actuarse utilizan los modelos en múltiples actividades especial-mente para capacitación y enseñanza: carros simulados para enseñar a manejar; aviones simulados para entrenamiento de pilotos, etc.

En administración los modelos representan estructuras organizacionales y sistemas operativos. La teoría de sistemas emplea los modelos como métodos para el análisis de las organizaciones.

2. Funcionamiento de los sistemas administrativos

Los sistemas dinámicos y, por analogía, los sistemas sociales tienen la característica común de que su funcionamiento está regido por fuerzas que ponen en movimiento todas sus partes. Por ejemplo en un sistema de fabricación de pan se ve claramente que la fábrica está organizada para satisfacer una necesidad de los clientes; la fuerza que hace mover el sistema es la demanda de los clientes; esta demanda entra a la fábrica y allí se procesa la información recibida mediante decisiones y acciones relativas a aspectos como: ¿Qué piden los clientes?, ¿En qué cantidad?, ¿Para cuándo?, ¿Qué producto debe fabricarse?, ¿Con qué tipo de materia prima?, ¿Con qué métodos?.

Analizada toda la información y tomadas las decisiones para satisfacer la de-manda, se fabrica el pan para ponerlo a la venta. Satisfecha la demanda vuelve a originarse otra demanda y el ciclo se repite una y otra vez.

3. La organización administrativa vista como un conjunto de sistemas

Los teóricos de la administración como Mc Gregor, definen la organización como un sistema integrado por un conjunto de subsistemas.

¿Cuáles son los subsistemas que constituyen a la vez, parte integral de un sistema mayor como la organización? Estas partes son:

  • El individuo: Es el elemento principal de una organización. Constituye en sí mismo un sistema complejo que se manifiesta por su personalidad; sus actitudes, sus motivaciones. El individuo no solamente contribuye al funcionamiento de la organización sino que, él mismo, espera realizar dentro de ella sus propios fines.
  • La organización formal: Está compuesta por la estructura de las tareas asignadas a cada individuo. Estas tareas forman una red de interrelaciones ocupacionales que cada persona desarrolla.
  • La organización informal: Está constituida por las relaciones que los individuos establecen de manera espontánea y libre, congruente o incongruente con las tareas formales asignadas a cada uno de ellos.
  • El tipo de gerencia: Es en este caso, sinónimo de dirección. La ejerce una persona o un grupo de personas que también tienen asignadas tareas del gobierno de la organización.
  • La planta y el medio físico: Constituyen parte muy importante de la organización y está conformada tanto por las instalaciones como por el ambiente material que las rodea. Nótese que estos elementos influyen en el funcionamiento del sistema organizacional.
4. La Cibernética y los sistemas

Al evolucionar el estudio de los sistemas, surgió una nueva ciencia conocida con el nombre de Cibernética. Esta palabra viene del griego kybernytikis, que significa gobernar. Se dice que la Cibernética es la ciencia del control y gobierno automático.

En administración, la palabra Cibernética significa ciencia que estudia los sistemas. La Cibernética estudia las formas como los sistemas más evolucionados se autogobiernan y controlan. En el hombre por ejemplo, existen sistemas autor reguladores. Si descuidadamente, la mano se acerca a una llama ésta percibe calor. La información sobre el calor le transmite a la mano la orden de retirarse. Este ejemplo simple es explicativo de un sistema que se gobierna y auto controla a sí mismo.

La Cibernética es la ciencia que más ha contribuido al desarrollo de los sistemas electrónicos y en especial, al desarrollo de los computadores. Los sistemas evolucionados que se agrupan en el 4° nivel como los biológicos (células) y aquéllos que el hombre ha inventado, como las máquinas autor reguladoras (computadores, robots, satélites), están basados en la ciencia cibernética.

Aplicando la ciencia de la cibernética a las organizaciones administrativas se puede concluir que éstas tienen posibilidad de subsistencia cuando la estructura y funcionamiento de su sistema y de los subsistemas que las integran tienen un mayor grado de autogobierno y de autocontrol, procesos éstos, que requieren mecanismos de retroalimentación.

La retroalimentación se define como un mecanismo en virtud del cual, la energía que sale de un aparato para cumplir una función, no se desperdicia sino que vuelve a retroalimentar el aparato en donde se originó, con lo cual se generan circuitos de salida y entrada que mantienen el sistema en funcionamiento. Esta concepción cibernética se puede ver analógicamente en el sistema de fabricación de pan que se presentó antes, en donde las demandas de los clientes generan procesos de fabricación de pan. Consumido el pan, los clientes lo demandan nuevamente y así, se mantiene el sistema en forma indefinida.

Conclusión

¿Qué tan importante es planear? Siempre que la planeación se utilice para redefinir y mejorar la forma de dirigir el negocio (empresa o negocio), planear será tan importante como realizar las acciones cotidianas.

La planeación incrementa significativamente la posibilidad de que gran parte de las actividades y recursos de la organización sean transformadas en utilidades para el negocio, disminuyendo también con ella el nivel de vulnerabilidad.

La no planeación conduce al desorden y al desperdicio organizacional.

La conclusión a la cual se ha llegado es que la comprensión de los sistemas solamente se presenta cuando se estudia, y la efectividad de un plan estratégico radica en el grado real de comprensión, que elaborando un plan estratégico se puede prever y fijar objetivos.

La importancia de seguir los pasos para una buena planeación ayuda en la identificación de las oportunidades y amenazas futuras.

Bibliografía

  • Joaquín Valencia Rodríguez, Cuarta edición, 2003, Introducción a la Administración con enfoque a Sistemas, Thomson México.
  • Sánchez Blanco C, Editorial Universitas 2011, Planificación Estratégica, Madrid.
  • Planeación-Estratégica.blogspot.mx
  • Kdussanplaneación.blogspot.mx
  • Admonjess.blogspot.mx
  • Datateca.unad.edu.com
  • www.slideshare.net

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Quetzal Petul Hilda Aracelly. (2013, agosto 2). Planeación estratégica en la administración con enfoque a sistemas. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/planeacion-estrategica-en-la-administracion-con-enfoque-a-sistemas/
Quetzal Petul, Hilda Aracelly. "Planeación estratégica en la administración con enfoque a sistemas". GestioPolis. 2 agosto 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/planeacion-estrategica-en-la-administracion-con-enfoque-a-sistemas/>.
Quetzal Petul, Hilda Aracelly. "Planeación estratégica en la administración con enfoque a sistemas". GestioPolis. agosto 2, 2013. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/planeacion-estrategica-en-la-administracion-con-enfoque-a-sistemas/.
Quetzal Petul, Hilda Aracelly. Planeación estratégica en la administración con enfoque a sistemas [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/planeacion-estrategica-en-la-administracion-con-enfoque-a-sistemas/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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