Plan de compras. Herramienta gerencial en el sector público

9/2/14 Héctor Julio Garzón Vivas –
Economista Industrial – Magister en economía
cienciasempresariales@cenda.edu.co
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SEMINARIO TALLER
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FUNCIONARIOS DE MANEJO
HECTOR JULIO GARZÓN VIVAS
Economista Industrial - Magister en Economía
Bienvenidos.....!!!
EL PLAN DE COMPRAS:
UNA HERRAMIENTA
GERENCIAL EN EL
SECTOR PÚBLICO
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OBJETIVOS
Convertir el Plan de Compras en una herramienta de gestión administrativa
efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos.
Desarrollar habilidades y competencias para su programación, elaboración,
ejecución control y evaluación, dentro de un marco de gerencia efectiva.
Comprender que el Plan de Compras es un elemento que está integrado al
Presupuesto; al sistema contable y financiero; al Plan de Acción Institucional.
Concientizar sobre la necesidad de realizar las compras - llámese contratación
pública -, con ética y responsabilidad social.
Actualizar los conceptos y el uso de tecnologías administrativas e informáticas
para la administración integral del Plan de Compras.
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TEMAS A DESARROLLAR:
MARCO NORMATIVO
EL PLAN DE COMPRAS, UNA HERRAMIENTA GERENCIAL
ELABORACIÓN
PROCEDIMIENTO
REQUERIMIENTOS PREVIOS
MÉTODOS Y TÉCNICAS DE PROYECCIÓN
POLÍTICAS DE COMPRAS
ESTRUCTURA DEL PLAN DE COMPRAS
CONSOLIDACIÓN Y APROBACIÓN
EJECUCIÓN
CRONOGRAMA
SELECCIÓN DE PROVEEDORES (POLÍTICAS)
OUTSOURSING
CONTRATACIÓN
CONTROL Y EVALUACIÓN
REGISTRO
INFORMES
MODIFICACIONES
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS
PLAN DE COMPRAS Y EL SGC
PLAN DE COMPRAS Y EL MECI
ETICA EN LAS COMPRAS ESTATALES
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MARCO NORMATIVO
La normatividad relacionada con el tema del Plan de Compras, como muchos otros temas, en el estado es bastante extensa:
NORMAS - PLAN DE COMPRAS\NORMAS SICE.doc
La Constitución Política. Por ej. El art. 209, que establece los principios de la función administrativa: igualdad, moralidad,
eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la
desconcentración de funciones.
La ley anual de presupuesto y su decreto reglamentario.
La Ley 598 de 2003 “por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la contratación Estatal, SICE, el
Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y
servicios de uso común en la Administración Pública
La Resolución 5313 de 2002, “Por la cual se establece la organización y operación del Sistema de Información para la
Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios
de Referencia, RUPR.”.
Resolución 5314 de 2002. “Por la cual se adopta el CUBS”
Decreto 3512 de 2003: “Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información
para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000”
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....MARCO NORMATIVO
Igualmente están todas las normas presupuestales dentro del marco del Estatuto compilado en el Decreto 111/1996. Así
como las relacionadas, como por ejemplo la ley 819/03, sobre presupuesto y transparencia fiscal.
Las normas de contratación administrativa. Ley 80 de 1993, y demás normas que la complementan o la reglamentan.
Las normas de austeridad en el gasto público. Ej. Decretos 1737, 1738 de 1998, y demás que los modifican o
complementan.
Normas específicas de la Procuraduría General de la Nación: Decreto 262 de 2000: “Por el cual se modifican la estructura
y la organización de la Procuraduría General de la Nación y del Instituto de Estudios del Ministerio Público; el régimen de
competencias interno de la Procuraduría General; se dictan normas Para su funcionamiento; se modifica el régimen de
carrera de la Procuraduría General de la Nación, el de inhabilidades e incompatibilidades de sus servidores y se regulan
las diversas situaciones administrativas a las que se encuentren.
Normas de control fiscal, ej. Ley 42 de 1993. Resolución de Rendición de cuentas.
Normas disciplinarias.
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EL PLAN DE COMPRAS, UNA HERRAMIENTA GERENCIAL
Por qué decimos que el Plan de compras es una herramienta gerencial, en la administración pública
Procuraduría:
Hay que verlo como un instrumento que le permite al Estado cumplir con su misión(ver art. 2 de la
C.P).
La forma como está relacionado con el Plan de Desarrollo; Plan Operativo de Inversiones y el
Presupuesto Anual.
Además en él se deben reflejar la Misión, los Objetivos, las políticas, las estratégias, el Plan de acción
de la entidad pública respectiva. Pertinencia y coherencia.
Es un instrumento de programación y planificación, que se convierte en una herramienta para apoyar
el control de gestión.
Desde el punto de vista de la economía es un vital elemento de política económica, pues el Estado
colombiano contrata cerca de $40 billones al año.
En concordancia con lo anterior le permite al Estado realizar parte de su función redistributiva pues
todas las empresas privadas están en igualdad de condiciones de participar en el proceso.
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......EL PLAN DE COMPRAS, UNA HERRAMIENTA GERENCIAL
Contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución del presupuesto, pues
además de formar parte para su proyección, durante la vigencia fiscal se convierte en un elemento
para su seguimiento.
Es un instrumento para medir la efectividad administrativa de una institución u organismo público,
en este caso de la Procuraduría.
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ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO:
La resolución 5313/02 de la CGR, en su art. 24 prescribe que “Las entidades Estatales, sin excepción
alguna, desde el mes de marzo de cada año fiscal, iniciarán la construcción del Plan de Compras de que
tratan los artículos anteriores, cuyo proyecto deberá estar finalizado el 30 de Junio del año fiscal anterior al
de su vigencia”.
Además indica los mínimos pasos:
Revisión de las existencias de los diferentes bienes que posee la entidad.
Análisis de las necesidades reales de cada Entidad Estatal y sus diferentes dependencias.
Identificación de los bienes y servicios que requieren certificación de calidad, de conformidad con las
normas jurídicas sobre la materia.
ENTREGA DEL PLAN DE COMPRAS. “A más tardar el 31 de enero de cada año fiscal y después de
realizar el ajuste señalado en el artículo 26 de la presente resolución, los representantes legales de las
entidades entregarán en medio electrónico el plan de compras ajustado, según los requerimientos que
establezca la Contraloría General de la República”.
Anexo 01 Circular Externa CGR - FORMATO PLAN DE COMPRAS.xls
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.....ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS
REQUERIMIENTOS PREVIOS
Se recomienda que cada entidad internamente disponga de un procedimiento, el cual incluya el cronograma para la elaboración del P.C.
EJEMPLO PROCEDIMIENTO ELAB PLAN DE COMPRAS pa-050.doc
Una de las actividades iniciales es que a través de una comunicación interna se remita el Formato para levantar las necesiades. Con este
deben darse las instrucciones y lineamientos a seguir para determinarlas. Ej. Tener en cuenta qué bienes servicios se van a adquirir con
cargo al presupuesto de funcionamiento –Gastos Generales- y cuales por inversión (art. 22 Rln 5313 02).
RESOLUCIÓN 5313 DE 2002 - SICE CGR.pdf
Deben codificarse los bienes según el Catalogo Único de Bienes y Servicios, CUBS:RESOLUCIÓN NÚMERO 5314 ADOPTA EL CUBS.doc;
Se puede consultar por internet: www.sice-cgr.gov.co
1- BIENES
2- SERVICIOS
3- OBRAS PÚBLICAS
A su vez clasificar (codificar) los bienes y servicios que adquieren usualmente las entidades del Estado, en tipos, clases, subclases, grupos y atributos. AL
DÍA DE HOY HAY ALGO MÁS DE 1.5 MILLONES DE ITEMS.
Esta proyección de necesidades debe prever las actividades normales y extraordinarias de la entidad - dependencia.
Se deben tener en cuenta las normas relacionadas con austeridad en el gasto. Ej. Tope de crecimiento de los gastos.
Si no se cuenta con un software especializado, por lo menos debe contarse con una hoja electrónica.
Las necesidades deben suscribirse / validarse por el Jefe o Responsable del área.
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METODOS Y TÉCNICAS DE PROYECCIÓN
Existen diferentes métodos o técnicas de proyección. Su uso depende de la disponibilidad de recursos tanto
tecnológicos como humanos y financieros de que se disponga.
FORMAT DE PEDIDO DEPEND - PLAN DE NECESIDADES 2005.xls
PARA DETERMINAR CANTIDADES:
Consumos históricos (promedio; regresión)
Número de funcionarios: Calcular el consumo por cada funcionario. Movimientos de planta de personal
(supresión de cargos??)
Cantidad de público / población a atender.
En caso de tener almacén, que en principio no se recomienda, utilizar el método de la Cantidad Económica
de Pedido
Deben tenerse en cuenta los Inventarios Inicial y Final
PARA LOS PRECIOS:
Consultar el SICE (www.sice-cgr.gov.co)
Indicadores económicos: Preveer tasa de cambio; tasa de inflación
Estudio preliminar del mercado
Tener en cuenta normas de austeridad para fijar el tope de los gastos y suximo crecimiento.
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POLÍTICAS DE COMPRAS
Basados en nuestra experiencia se recomienda establecer las siguientes políticas:
Comprar siempre productos originales
Realizar contratos de outsourcing ó proveeduría (tercerización)
En la medida de lo posible, exigir certificados de calidad ISO....
Establecer previamente los requisitos que se van a exigir a los contratistas: experiencia; capacidad técnica; personal calificado;
certificados de exclusividad; tiempos de entrega; garantía de calidad, etc. Por ejemplo en la compra de equipos solicitar garantía de
mantenimiento y suministros.
Realizar al año máximo dos compras. Sin embargo, es preferible realizar un solo proceso para el año, con entregas periódicas a la
entidad.
Si bien no es obligatorio tener un registro de proveedores, es bueno tener al menos identificados tres o cinco proveedores con cada
grupo de bienes a comprar.
Ejercer una permanente labor de supervisión y control a la ejecución de los contratos y en especial a la calidad de los bienes.
El área de compras debe estar en permanente comunicación con el almacén, presupuesto y/o financiera.
Tenga un cronograma para su ejecución y control. Si lo puede integrar a la estructura del P.C. mejor. Revise su avance
permanentemente. Este cronograma debe estar sujeto a los procedimientos administrativos, presupuestales y legales respectivos.
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ESTRUCTURA DEL PLAN DE COMPRAS
Con base en la norma de carácter presupuestal se debe definir la estructura del P.C.
EJEMPLO - PLAN DE COMPRAS INCO 2004.xls
En cuanto sea posible se debe establecer una concordancia entre la nomenclatura del SICE
PGCP – PRESUPUESTO.
Se llama la atención en el sentido de que el SICE, exige la presentación del P.C en dos
componentes (art. 22 de la Rsln. 5313 02). Gastos de funcionamiento y Gastos de inversión,
según se vayan a financiar.plan_compras_2005 PROCURADURIA.xls
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CONSOLIDACIÓN Y APROBACIÓN
Una vez consolidada, es decir cuando ya se hayan determinado y cargado las cantidades por cada
dependencia la información, por parte del área administrativa responsable, el P.C, se debe valorizar,
esto es expresar de manera monetaria el plan. EJEMPLO - PLAN DE COMPRAS INCO 2004.xls
Debe tenerse en cuenta las cifras aprobadas en el presupuesto incial y luego sus posteriores
modificaciones.
Apenas esté consolidado y valorizado, se tramita la aprobación por parte del Representante Legal o
en quien se haya delegado esta función.
No olvidar que debe registrarse en el SICE antes del 31 de enero de la vigencia actual.
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EJECUCIÓN DEL P.C
CRONOGRAMA:
Se deben acatar los procedimientos establecidos en las normas de contratación (Ley 80 de 1993 y sus normas
complementarias y reglamentarias. EJEMPLO - PLAN DE COMPRAS INCO 2004.xls
Si no ha ejecutado su P.C., antes del mes de agosto, .... Ya le cogió la tarde!!!.
Ver requisitos / procedimientos de Ley 80 de 1993 y Decreto 2170 de 2002.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Deben seguirse los parámetros establecidos en las normas sobre contratación y las políticas de compras antes
señaladas.
En la confección de los términos de referencia o pliegos de condiciones se deben establecerse parámetros rigurosos,
pero no imposibles, para los potenciales oferentes.
OUTSOURCING:
Ventajas: Mejora la eficiencia administrativa; en el caso de los bienes ahorra inconvenientes por pérdida de bienes en
bodega.
Desventajas: Costos; el estar “amarrado a un proveedor por periodos hasta de una año.
Se requiere una plena concientización de todas las áreas.
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CONTROL Y EVALUACIÓN
REGISTRO
Debe estar registrado en el SICE (ver formato)
Deben realizarse los registros en la medida que se vaya ejecutando el P.C.
INFORMES:
Informes internos (de avance, de ejecución presupuestal....)
Informes a la CGR – Entes de controlEJEMPLO - PLAN DE COMPRAS INCO 2004.xls
Veedurías ciudadanas
MODIFICACIONES:
Según las modificaciones a las partidas presupuestales que lo sustentan.
Cambio de objetivos y/o programación de la institución y/o proyectos.
Requiere de aprobación del ordenador del gasto.
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.....CONTROL Y EVALUACIÓN
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS
Evaluación por parte de los organismos de control: Contralorías
Evaluación por parte de las dependencias. Ej. Control interno; Informes de austeridad del gasto; áreas administrativas.
Algunos aspectos de la evaluación de la gestión en la ejecución de P.C:
Tipos de indicadores
Eficiencia:
Valor ej P.C / No. De funcionarios
Costo promedio del bien Xi
Eficacia:
Ejecución real del P.C / Valor total presupuestado. Total o por sub rubros
Participación del P.C / Gastos de funcionamiento
Otros:
Análisis vertical (variación entre periodos)
Análisis horizontal (participación % por rubros, ítems))
Calidad de los bienes: No. De defectuosos / No. Total de bienes
No. De funcionarios atendidos
No. De personas atendidas (público)
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.....CONTROL Y EVALUACIÓN
% de ejecución de contratos ( en tiempo??; en valor??; en cantidad??)
Evaluar los proveedores/contratistas: Calidad del bien o servicio; tiempos de entrega; atención de reclamos;
cumplimiento de garantías.
Distorsión de precios de compra contratación: Precios reales de compra / Precios referencia - RUPR ó Precios de
mercado (u otras entidades del Estado)
UNA VEZ SE OBTENGAN LOS RESULTADOS DE LAS EVALUACIONES, SE DEBEN TOMAR LAS MEDIDAS
CORRECTIVAS: En procedimientos; mejorar formatos; capacitación al personal involucrado; etc.
RESOLUCIÓN 5772 DE 2006:
RESOLUCIÓN ORGÁNICA 5772 DE 2006 CGR PROCESO AUDITOR SICE.doc
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PLAN DE COMPRAS Y EL SGC
7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
7.4.1 Proceso de adquisición de bienes y servicios
La entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las
disposiciones aplicables. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido debe depender de su impacto sobre:
a) la realización del producto y/o prestación del servicio, o
b) el producto y/o servicio final.
La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una selección objetiva y en función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios de acuerdo
con los requisitos definidos previamente por la entidad. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación de los proveedores. Deben
mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de estas (véase el numeral 4.2.4).
NOTA Selección objetiva se refiere a aquella selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en
consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios
La información descrita en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables del producto y/o servicio por adquirir, debe incluir, cuando sea
apropiado:
a) requisitos para la aprobación del producto y/o servicio, procedimientos, procesos y equipos,
b) requisitos para la calificación del personal, y
c) requisitos del sistema de gestión de la calidad.
La entidad debe asegurarse de la adecuación de los requisitos para la adquisición de bienes y servicios especificados, antes de comunicárselos al proveedor.
7.4.3 Verificación de los productos y/o servicios adquiridos
La entidad debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple con lo especificado
en los pliegos de condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables.
Cuando la entidad o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la entidad debe establecer en los pliegos de condiciones, términos de
referencia o en las disposiciones aplicables las especificaciones para la verificación pretendida y el método para la aceptación del producto y/o servicio.
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PLAN DE COMPRAS Y EL MECI
Tener en cuenta los:
PRINCIPIOS: Autorregulación; Autocontrol; autogestión
ESTRUCTURA:
Subsistemas
Componentes
Elementos
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ETICA EN LAS COMPRAS ESTATALES
SEGÚN INFORME DEL BANCO MUNDIAL: CERCA DEL 60% DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES ESTÁN VICIADOS
DE CORRUPCIÓN. EN EL PAÍS SE PIERDEN ANUALMENTE, ALREDEDOR DE $5 BILLONES POR CORRUPCIÓN. (CGR)
EL 30% DEL PGN, SE PIERDE POR INEFICIENCIA (ej. compras no necesarias). ESTO ES CERCA DE $27 billones.
EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL COLOMBIA SE ENCUENTRA EN EL PUESTO 57 ENTRE LOS MÁS CORRUPTOS.
EL DAÑO QUE LE HACE AL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL LA POCA TRANSPARENCIA EN LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS. EXISTEN ESTUDIOS QUE DEMUESTRAN LA CORRELACIÓN ENTRE (+CORRUPCIÓN =
+SUBDESARROLLO).
LEY 734 DE 2002, CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIO (Ver Nls. 29 ss. art. 48. FALTAS Gravísimas)
Ley 734 de 2002 (CódigoÚnicoDisciplinario).doc
VER: COMPROMISOS DE ETICA PÚBLICA Y PRIVADA EN PROCESOS DE CONTRATACIÓN.
COMPROMISOS - FORO ETICA DE LO PUBLICO.pdf
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LA RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO PÚBLICO
No es una tarea fácil, pero es una actividad que si la hacemos bien, reporta satisfacción y
sobretodo contribuye a mejorar la vida en nuestra sociedad
No basta con aportar solo un “granito de arena”. Cuidado ¡Esto podría convertirse en
arenal!. Lo que cada uno debe aportar son todos sus valores y facultades, en la medida
que los posea.
AL FINAL DEL CAMINO NO NOS QUEDA MÁS REMEDIO QUE SER ÉTICOS Y
HONESTOS..... ES MEJOR EMPEZAR DE UNA VEZ!!!!
9/2/14 Héctor Julio Garzón Vivas - cienciasempresariales@cenda.edu.co 22
MIL GRACIAS POR SU ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN!!!
Hasta otra oportunidad y felices compras!!!

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Garzón Vivas Héctor Julio. (2007, agosto 23). Plan de compras. Herramienta gerencial en el sector público. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/plan-de-compras-herramienta-gerencial-en-el-sector-publico/
Garzón Vivas, Héctor Julio. "Plan de compras. Herramienta gerencial en el sector público". GestioPolis. 23 agosto 2007. Web. <http://www.gestiopolis.com/plan-de-compras-herramienta-gerencial-en-el-sector-publico/>.
Garzón Vivas, Héctor Julio. "Plan de compras. Herramienta gerencial en el sector público". GestioPolis. agosto 23, 2007. Consultado el 2 de Agosto de 2015. http://www.gestiopolis.com/plan-de-compras-herramienta-gerencial-en-el-sector-publico/.
Garzón Vivas, Héctor Julio. Plan de compras. Herramienta gerencial en el sector público [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/plan-de-compras-herramienta-gerencial-en-el-sector-publico/> [Citado el 2 de Agosto de 2015].
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