Pasos para la Gestión del Conocimiento

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La gestión del conocimiento es el proceso a través del cual una empresa de
manera sistemática y eficiente transmite la información y habilidades a sus
empleados. Hacer una buena gestión del conocimiento implica el compromiso de
la gerencia mediante el establecimiento de políticas, procedimientos y procesos
que faciliten esta tarea. Se puede decir que cualquier actividad que se realice en la
empresa está basada en la aplicación de conocimientos pero hay algunas, como
la elaboración de estrategias o la innovación, que requieren con mayor rigurosidad
la utilización del conocimiento.
Es por ello que utilizar herramientas adecuadas para gestionar el conocimiento de
la empresa es de gran importancia para garantizar que este proceso sea exitoso.
Las herramientas y técnicas utilizadas en el campo de la gestión del conocimiento
son múltiples y de muy diversos tipos entre las que se encuentran los llamados
mapas de conocimiento, cuya utilidad se potencia cuando se vinculan a los
denominados repositorios de conocimiento estructural.
Además la empresa puede seguir algunos pasos importantes para gestionar el
conocimiento y garantizar que este permanezca en la misma independientemente
de la rotación del personal y a la vez lograr que aumente dicho conocimiento para
mejorar la calidad de los procesos, productos y servicios.
En este escrito revisaremos estos puntos relacionados con la gestión del
conocimiento.
Pasos para la gestión del conocimiento
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¿Qué es el conocimiento?
Se puede definir el conocimiento como al conjunto de cogniciones y habilidades
con los cuales un individuo puede llegar a solucionar problemas. En esto se
incluye la teoría, la práctica, las reglas cotidianas y las instrucciones para la
acción. El conocimiento está basado en datos e información pero, a diferencia de
estos, siempre está ligado a personas. Hace parte integral de los individuos y
representa las creencias de estos acerca de las relaciones causales.
El conocimiento dentro de una organización está formado por activos intelectuales,
individuales y colectivos que la organización puede utilizar para realizar sus
actividades. Este conocimiento también incluye los datos y la información sobre
los cuales se han construido el conocimiento individual y el de la organización. El
aprendizaje de la organización consiste en los cambios que se llevan a cabo en la
base del conocimiento de la empresa, la creación de marcos de referencia
colectivos y el desarrollo de las aptitudes de la organización para actuar y
solucionar problemas. (Alles, 2009)
¿Qué es la gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento o Knowledge management (KM) es una herramienta
que le permite a las organizaciones compartir conocimiento, casi siempre a través
de una intranet que contiene grandes bases de datos. Es utilizado por las
organizaciones que asumen el conocimiento como pieza clave de su negocio
como lo son las grandes consultoras, los centro de salud o de investigación. El
objetivo de la gestión del conocimiento es compartir las experiencias bien sean
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positivas o negativas con el fin de utilizarlas cuando sea necesario y a la vez
actualizar el conocimiento requerido para las actividades principales de la
empresa. (Rodriguez, 1999)
La gestión del conocimiento se puede definir como el conjunto de prácticas,
apoyadas en una serie de herramientas, técnicas y metodologías, que le permiten
a una empresa:
Poder identificar los conocimientos más adecuados para
realizar sus actividades presentes y llevar a cabo sus planes de futuro.
Lograr que estos conocimientos necesarios estén
disponibles para su uso, es decir que los poseen las personas de la propia
organización o que pueden ser aportados por personas u entidades
externas.
Garantizar la permanente disponibilidad de estos
conocimientos, para ello es necesario su protección.
Hacer uso del conocimiento de forma eficiente, con el fin
de llevar a cabo las actividades de la organización de una manera
excelente. (Carballo, 2007)
Para poder hacer frente a los cambios rápidos del mercado es importante que la
gestión del conocimiento sea organizada en tres niveles:
La cultura empresarial: es necesario crear políticas, procedimientos y
procesos que garanticen la gestión del conocimiento.
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Práctica gerencial: crear un equipo para la gestión del conocimiento que
sea responsables del proceso, los cambios que se proyecten, ,enfocar el
conocimiento más que todo en el cliente y no en el producto y determinar el
valor del conocimiento adquiridos.
Uso de la tecnología: usar las bases de datos y la intranet como
herramientas estratégicas para la comunicación.
En la siguiente figura se indican los componentes que podría tener una intranet
para la gestión del conocimiento el cual pueden tener los ítems citados debajo de
la misma: 1
1 Imagen tomada del libro Desarrollo del talento humano basado en competencias de Martha Alles
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Procedimientos, normas y procesos
Aplicaciones que sirvan soporte a las actividades.
Artículos y noticias
Foros, chats y conversaciones en donde se comenten temas de interés
Información que haga parte del know how que pueden ser soluciones a
problemas específicos, experiencias, metodologías y demás.
Información relacionada con recursos humanos como lo son los perfiles de
cargo, evaluaciones de competencias, organigrama y demás. (Alles, 2009)
Pasos para la gestión del conocimiento
Los procesos que forman parte de la gestión del conocimiento son el
descubrimiento, la captura, la clasificación y almacenamiento, la distribución y
diseminación, el compartir el conocimiento y la colaboración.
Descubrimiento: La organización que realiza la gestión de su conocimiento, debe
saber cómo identificar las fuentes de conocimiento las cuales pueden ser tanto
internas como externas. Muchas organizaciones pueden tener importantes fuentes
internas de conocimiento y no ser conscientes de que existan. Como por ejemplo
en las instituciones educativas universitarias, algunas veces sus autoridades no
conocen con qué personal cuentan, ni cuáles son sus competencias y
potencialidades. En otras ocasiones no saben con qué fuentes de conocimiento
pueden contar en su entorno. Es necesario entonces, que se desarrollen
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mecanismos para identificar fuentes de información y conocimiento tanto internas
como externas. Estas fuentes pueden contener conocimiento tácito y/o explícito.
Las tecnologías de la información y comunicación suministran gran cantidad de
herramientas para lograr el descubrimiento del conocimiento, por ejemplo: Data
mining, web mining, análisis de textos, etc.
Captura: La organización requiere hacerse del conocimiento crítico para poder
cumplir con sus acciones, por lo que no es suficiente saber donde está, sino saber
ponerlo a disposición del colectivo, es necesario capturarlo. Para ello es perentorio
saber en que forma se encuentra (tácito o explícito). Dependiendo de su estado,
se pueden aplicar algunas técnicas para su captura como son: las entrevistas, en
Instituciones de educación superior el estudio de caso, el análisis de protocolos,
las simulaciones, la observación, el análisis de documentos, entre otras.
Clasificación y almacenamiento: Estos procesos son fundamentales para lograr
el uso adecuado del conocimiento. Consiste en establecer taxonomías y
categorías del conocimiento para expresarlo como información una vez que ha
sido capturado, para luego colocarlo en dispositivos sicamente tecnológicos
para su aprovechamiento. Este aspecto es fundamental, sobre todo en
instituciones de educación superior, donde se puede observar el almacenamiento
de información, que en muchos casos no es utilizado por nadie, bien sea porque
su forma de clasificación impide ubicar el conocimiento crítico o porque los
dispositivos de almacenamiento no son los más adecuados para acceder a la
información.
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Distribución: Cuando la organización ha pensado en la GC como herramienta
para su eficiencia, debe establecer mecanismos adecuados para poner a
disposición de sus trabajadores, el conocimiento crítico. En términos generales la
distribución de información y conocimiento en el mundo global, ha generado la
sobre carga de información (especialmente a través de la Internet), lo que origina
una gran inversión de tiempo para poder ubicar lo que realmente se necesita. Sin
embargo, cuando se hace GC, las organizaciones puede establecer redes internas
como la intranet o bases de datos diseñadas de acuerdo a sus características y
requerimientos, lo que hace que la distribución del conocimiento crítico sea
idónea, de acuerdo a las necesidades del usuario.
Compartir y colaborar: Estos dos procesos están relacionados pero son
diferentes. El compartir, indica la posibilidad de reproducir un conocimiento
generalmente explícitado, mientras que la colaboración supone el enriquecimiento
de un conocimiento ya existente o la creación de un nuevo, basado en la
participación colectiva. Con respecto a compartir se deben tomar en cuenta dos
principios fundamentales, el primero se relaciona con la confianza y el segundo
con la retribución. Existe mayor probabilidad de compartir los conocimientos con
personas en las cuales se confía y que valoran el conocimiento de los demás. Por
otra parte, existe mayor probabilidad de compartir conocimientos si se sabe que se
puede recibir algo a cambio, bien sea material o inmaterial.
La colaboración es fundamental para el proceso de GC en las instituciones de
educación superior ya que permite, sobre la base de en un conjunto de
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condiciones, que las personas se dispongan adecuadamente a crear, reproducir,
descubrir y compartir conocimiento, con miras a la innovación y mejoramiento
continuo de las organizaciones. Sobre las condiciones para la colaboración y su
utilidad se hablará nuevamente en el aspecto referido a las herramientas
colaborativas. (Caicedo, 2010)
¿Por qué es importante hacer gestión de conocimiento en la empresa?
Gestionar el conocimiento es importante para una organización porque va mucho
más allá de un simple sistema informático o un plan de capacitación. En realidad
ayuda a fortalecer la estructura de la empresa ya que si fluye y se transmite de
forma correcta ayudará a traer mejoras en los procesos y se verá reflejado en el
producto o servicio que ofrece la compañía. La información así como las
habilidades que son útiles para las actividades vitales de la empresa son
transmitidas de un empleado a otro aumentando la posibilidad de crear nuevos
conocimientos que deriva en nuevas aplicaciones, mejoras a los procesos así una
nueva forma de hacer las actividades de la empresa para obtener nuevas
oportunidades.
El conocimiento es el único activo de la empresa que crece y no se desgasta pero
que puede llegar a desaparecer una vez que las personas que lo poseen dejan la
empresa si no se comparte. Por ello es necesario que la organización gestione el
conocimiento para que este permanezca independientemente de las personas y
se conserve, se trasmita y sobre todo crezca con el tiempo. Tanto las grandes,
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pequeñas como medianas empresas, deben implementar estrategias y
herramientas a su alcance para lograr una gestión eficiente del conocimiento que
poseen para de esta manera fortalecerse. (Archanco, 2011)
El hacer una buena gestión del conocimiento traer ciertas las ventajas
competitivas para la organización, entre los que se encuentran:
Ayuda a mejorar la calidad en productos y servicios.
Contribuye a mejorar la atención a los clientes.
Permite mejorar las relaciones con los proveedores.
Ayuda a crear condiciones que contribuyen a mejorar el ambiente de
trabajo.
Mejora la comunicación entre el personal.
Al mejorarse la información y la comunicación, se estimula la participación
de los trabajadores.
Se reducen el número de procesos necesarios para la realización de
producto o servicio
Se simplifican los procesos para la realización del producto o servicio
Ayudar a hacer uso eficiente de los recursos. (Rodriguez, 1999)
Conclusión
Es necesario que las organizaciones gestione el conocimiento que se genere
producto de realizar las actividades del día a día con el fin de que este se
mantenga, se fortalezca y aumente cada vez más. Para ello debe usar una
intranet y a la vez una serie de pasos que le ayudará en esta tarea.
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Bibliografía
Alles, M. (2009). Desarrollo del talento humano : basado en competencias.
Argentina: Ediciones Granica.
Archanco, R. (25 de 09 de 2011). Obtenido de
http://papelesdeinteligencia.com/que-es-gestion-del-conocimiento/
Caicedo, J. C. (2010). Obtenido de
http://www.scielo.org.ve/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1010-
29142010000300002
Carballo, R. (2007). Innovación y gestión del conocimiento. España: Ediciones
Diaz Santos.
Rodriguez, J. (s.f.). Obtenido de
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/marzo/la_ges
tion_del_conocimiento_una_gran_oportunidad.html
Rodriguez, J. (1999). Obtenido de
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/marzo/la_ges
tion_del_conocimiento_una_gran_oportunidad.html
Agradecimientos
Al Instituto Tecnológico de Orizaba por darme la oportunidad de formarme
profesionalmente y al profesor Fernando Aguirre y Hernández por todos los
conocimientos que nos ha compartido en su materia Fundamentos de Ingeniería
Administrativa para aprender y perfeccionar mis capacidades de redactar artículos
científicos de calidad.
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GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Por: Ana María Polo Ahumada
Estudiante Maestría en Ingeniería Administrativa
Instituto Tecnológico de Orizaba
Fundamentos de Ingeniería Administrativa
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Tabla de contenido
Introducción ..................................................................................................................................... 3
¿Qué es el conocimiento? ........................................................................................................... 4
¿Qué es la gestión del conocimiento? ..................................................................................... 4
Pasos para la gestión del conocimiento .................................................................................. 7
Descubrimiento: ............................................................................................................................ 7
Captura: ......................................................................................................................................... 8
Clasificación y almacenamiento: ................................................................................................ 8
Distribución: ................................................................................................................................... 9
Compartir y colaborar: ................................................................................................................. 9
¿Por qué es importante hacer gestión de conocimiento en la empresa? .................... 10
Bibliografía ..................................................................................................................................... 12
Agradecimientos .......................................................................................................................... 12

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Polo Ahumada Ana María. (2016, mayo 8). Pasos para la Gestión del Conocimiento. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/pasos-la-gestion-del-conocimiento/
Polo Ahumada, Ana María. "Pasos para la Gestión del Conocimiento". GestioPolis. 8 mayo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/pasos-la-gestion-del-conocimiento/>.
Polo Ahumada, Ana María. "Pasos para la Gestión del Conocimiento". GestioPolis. mayo 8, 2016. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/pasos-la-gestion-del-conocimiento/.
Polo Ahumada, Ana María. Pasos para la Gestión del Conocimiento [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/pasos-la-gestion-del-conocimiento/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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