Papeles de trabajo para Auditoría

PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA
1. Definición
2. Propósito
3. Clasificación
4. Archivo de papeles de trabajo
5. Contenido
6. Propiedad de los papeles de trabajo.
7. Confidencialidad de los papeles de trabajo.
8. Cédulas
9. Asientos de reclasificación
10. Asientos de ajuste
11. Expedientes o archivos permanentes
12. Pruebas sustantivas.
13. Pruebas de cumplimiento
14. Procesamiento electrónico de datos (PED)
15. Comité de auditoria
16. Ciclo de auditoria
17. Métodos de valuación
18. Bibliografía
DEFINICIÓN
Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e
información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas
realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al
suscribir su informe.
PROPÓSITO
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma
adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente
aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son
una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los
resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoria, y
una base de análisis para los supervisores y socios.
CLASIFICACIÓN
La clasificación de los papeles de trabajo es la siguiente:
Archivo de referencia
permanente
Contiene información que servirá para auditorias posteriores
Legajo de Auditoria
Los papeles de trabajo que sustentan el resultado de la auditoria
ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO
Todas las asociaciones de contadores públicos establecen un método propio para preparar,
diseñar, clasificar y organizar los papeles de trabajo, y el auditor principiante adopta le
método de su despacho. Los conceptos generales comunes a todos los papeles de trabajo
son:
ARCHIVOS PERMANENTES. Tienen como objetivo reunir os datos de naturaleza
histórica o continua relativos a la presenta auditoria. Estos archivos proporcionan una
PAPELES
DE TRABAJO
fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año a
otro. Más adelante estudiaremos más acerca del archivo permanente.
ARCHIVOS PRESENTES. Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al año que
se está auditando. Los tipos de información que se incluyen en el archivo presente son:
programas de auditoria, información general, balanza de comprobación de trabajo, asientos
de ajuste y reclasificación y cedulas de apoyo.
CONTENIDO
La preparación adecuada de las cédulas acumuladas para documentar las evidencias de
auditoria, los resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte importante
de la auditoria. El auditor reconoce las circunstancias que requiere una cédula y el diseño
adecuado de las cédulas que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseño depende de
los objetivos involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas características:
Cada papel de trabajo debe de estar identificado con información tal como nombre
del cliente, periodo cubierto, descripción del contenido, la firma de quien lo preparó, la
fecha de preparación y el código de índice.
Los papeles de trabajo están catalogados y con referencias cruzadas para ayudar el
archivo y organización.
Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditoria
realizado.
Cada papel de trabajo incluye suficiente información para cumplir los objetivos
para los cuales fue diseñado.
Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditoria que se esta
considerando también se expresan en forma clara.
PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
Los papeles de trabajo preparados durante la auditoria, incluyendo aquellos que preparó el
cliente par ale auditor, son propiedad del auditor. La única vez en que otra persona,
incluyendo el cliente, tienen derechos legales de examinar los papeles es cuando los
requiere un tribunal como evidencia legal. Al término de la auditoria los papeles de trabajo
se conservan en las oficinas del despacho de contadores para referencia futura.
CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y
comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles
de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a
esos mismos balances y estados financieros.
Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través
de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o
procedimientos administrativos.
El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no
revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria
profesional excepto con el consentimiento del cliente.
Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en
algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su
buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.
CÉDULAS
Para realizar un trabajo de auditoria, ya sea como empleado del departamento de auditoria
interna o como contador publico, el auditor necesitará examinar los libros y los documentos
que amparen las operaciones registradas y deberá, además conservar constancia de la
extensión en que se practicó ese examen, formulando al efecto, extractos de las actas de las
asambleas de accionistas, del consejo de administración, de los contratos celebrados, etc.
así como análisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los procedimientos de
registro, etc. Estos extractos, análisis, notas y demás constancias constituyen lo que se
conoce como cédulas, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de
trabajo.
Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el dictamen o el informe
final.
Una definición de cédulas de auditoria podría ser:
Cedula de Auditoria: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por
el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.
CLASIFICACIÓN
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:
Tradicionales.
Eventuales.
Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es
estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran
las:
Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o
cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.
Cedulas analíticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman
una cédula sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos
homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo,
clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una
por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo.
Las cedulas eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los
nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones,
programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones,
confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de
la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran
presentarse.
ASIENTOS DE RECLASIFICACIÓN
Los asientos de reclasificación deben ser registrados únicamente en los papeles de trabajo
del auditor y corresponden a la debida presentación de estados financieros de la agrupación
correcta de cuentas, sin importar que las operaciones realizadas en un periodo estén
debidamente registradas.
Para determinar el asiento de reclasificación que se requiere, el auditor deberá asegurarse
de la debida composición del saldo de la cuenta. Por lo tanto si el saldo de la partida de
obligaciones en circulación incluya algunas obligaciones que vencen el próximo año, estas
deberán presentarse como pasivo circulante. El asiento que corresponde a este caso será
cargo a obligaciones en circulación con abono a porción vencida de obligaciones en
circulación.
El auditor deberá resumir estos asientos en una lista dentro de los papeles de trabajo,
codificarlos mediante una letra y explicarlos al cliente si es necesario, pero no deberá
regístralos; porque su trabajo no es hacer la contabilidad.
Para facilitar la identificación, los asientos de reclasificación deben estar debidamente
agrupados.
ASIENTOS DE AJUSTE
Cuando el auditor descubre errores importantes en los registros de contabilidad, deben
corregirse los estados financieros. Por ejemplo, si el cliente no redujo de forma adecuada el
inventario en cuanto a materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para
reflejar el valor de realización del inventario. Aunque el asiento de ajuste descubierto en la
auditoria típicamente lo prepara el auditor, éstos deben ser aprobado por el cliente porque la
administración tiene la responsabilidad principal por la presentación razonable de los
estados financieros.
Sólo los asientos que afecten en forma relevante la presentación razonable de los estados
financieros, deben ser hechos. La determinación de cuándo ajustar un error se basa en el
impacto que tendrá dicho error en los estados financieros de la empresa que se trate. El
auditor debe recordar que varios errores no importantes que no se ajustan pueden ocasionar
un error global importante cuando se combinan. Es común que los auditores resuman todos
los asientos que no hayan sido registrados en un papel de trabajo aparte como medio para
determinar su efecto acumulativo.
EXPEDIENTES O ARCHIVOS PERMANENTES
Como su nombre lo indica en el archivo permanente debe conservarse información de
interés continuo que se extiende más allá de cualquier periodo de auditoria en particular.
En la parte introductoria de este archivo se debe incorporar una cédula que hará las veces
de índice o contenido que indicará las distintas secciones que lo integran, mismas que, a su
vez, se acomodarán en orden cronológico conforme a la fecha de recopilación. Por lo tanto
resulta indispensable planear adecuadamente la información que debe contener este
archivo; previendo así su crecimiento.
Es importante que al término del trabajo de auditoria se haga una revisión final de la
información que contiene el archivo permanente, para cerciorarse que sea la que (a juicio
del auditor) se considere conveniente mantener.
Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir los datos de naturaleza histórica o
continua relativos a la presente auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente
conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año al otro.
Los archivos permanentes incluyen lo siguiente:
Programa general de trabajo de la auditoria y su evolución.
Resúmenes o copias de documentos de la compañía que son de importancia
continua como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisión y compra
de bonos y los contratos. Los contratos son los planes de pensiones, los arrendamientos, las
opciones de acciones, etc. Cada uno de estos documentos es de importancia para el auditor
durante tantos años como está en vigor.
Obligaciones fiscales y legales a que se encuentra sujeta la entidad..
Copia o extracto de los principales contratos con los que esta obligada la entidad.
Análisis de años anteriores de cuentas tales como deudas a largo plazo, cuentas del
capital de accionistas, crédito mercantil y activos fijos. Al tener esta información en
archivos permanentes el auditor la concentra analizando sólo cambios del balance del
presente año mientras conserva para un estudio posterior los resultados de las auditorias de
años anteriores en forma accesible.
Evolución de las cuentas de activos capitalizables y su correspondiente depreciación
y/o amortización.
Información relacionada con el conocimiento de la estructura de control interno y la
evaluación del riesgo de control. Incluye organigramas, flujogramas, cuestionarios y otra
información de control interno, incluyendo lista de controles y desventajas en el sistema.
Los resultados de los procedimientos analíticos de auditorias de años anteriores.
Entre estos datos están razones y porcentajes calculados por el auditor y el saldo total o el
saldo por mes para cuentas seleccionadas. Esta información es útil pues ayuda al auditor a
decidir si existen cambios inusuales en los saldos en cuenta del presente año que deberían
investigarse con mayor amplitud.
Sistemas de operación en uso, como es el caso de sistemas de contabilidad general y
del sistema de contabilidad de costos (incluyendo en ambos, catálogo de cuentas, guía
contabilizadora e instructivo de contabilización).
PRUEBAS SUSTANTIVAS.
Una prueba sustantiva es un procedimiento diseñado para probar el valor monetario de
saldos o la inexistencia de errores monetarios que afecten la presentación de los estados
financieros. Dichos errores (normalmente conocidos como errores monetarios) son una
clara indicación de que los saldos de las cuentas pueden estar desvirtuados. La única duda
que el auditor debe resolver, es de estos errores son suficientemente importantes como
para requerir ajuste o su divulgación en los estados financieros.
Deben ejecutarse para determinar si los errores monetarios han ocurrido realmente.
En resumen ayudarán a comprobar si la información ha sido corrompida comparándola con
otra fuente o revisando los documentos de entrada de datos y las transacciones que se han
ejecutado.
Una vez valorados los resultados de las pruebas se obtienen conclusiones que serán
comentadas y discutidas con los responsables directos de las áreas afectadas con el fin de
corroborar los resultados. Por último, el auditor deberá emitir una serie de comentarios
donde se describa la situación, el riesgo existente y la deficiencia a solucionar, y en su
caso, sugerirá la posible solución.
Esta será la técnica a utilizar para auditor el entorno general de un sistema de bases de
datos, tanto en su desarrollo como durante la explotación.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos de auditoria diseñados para
verificar si el sistema de control interno del cliente está siendo aplicado de acuerdo a la
manera en que se le describió al auditor y de acuerdo a la intención de la gerencia. Si,
después de la comprobación, los controles del cliente parecen estar operando
efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente
reduce sus pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento están relacionadas con tres aspectos de los controles del
cliente:
La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a
efecto. Para reducir las pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el sistema
deben estar cumpliéndose consistentemente.
La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de
control se deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su ejecución puede ser probada
mediante discusiones sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones.
La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de los
procedimientos de control, debe ser independiente de funciones incompatibles para que el
control sea efectivo.
PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (PED)
Con los avances de la tecnología , es necesario que el auditor conozca los equipos
electrónicos que utilice su cliente para aprovecharlos al practicar su auditoria. No es
necesario que el auditor sea experto en la programación, pero si que conozca los
programas de contabilidad que utiliza el cliente.
COMPLEJIDAD TÉCNICA
Los sistemas PED se definen por su complejidad técnica y el grado en que se utilizan en
una organización. Una mejor medida de la complejidad es la capacidad de un sistema en
comparación con la capacidad de un sistema conceptuado como mejor norma, y se define
como complejo.
GRADO DE USO
Hay dos maneras de las cuales el auditor podría servirse de los equipos electrónicos
a) Pera obtener estados, relaciones, análisis de cuentas, etc. que podrá utilizar
como cédulas cuyo contenido facilite la verificación de ciertas partidas.
Como medio para comprobar el funcionamiento del control interno, en caso que se trate de
una auditoria operacional..
El grado en que el PED se utiliza en un sistema también esta relacionado con la
complejidad. Por lo general, cuando más funciones de negocios y contabilidad se realizan
mediante computadora, el sistema tiene que irse haciendo más complejo para acomodar las
necesidades de procesamiento. Una forma en que un sistema puede hacerse más complejo
es incrementando el número de ciclos de transacciones que se basan en la computadora.
La complejidad también se incrementa a medida que se incrementa el número de funciones
basadas en computadora en un ciclo dado.
EFECTO DEL PED SOBRE LAS ORGANIZACIONES
El PED tiene varios efectos importantes sobre las organizaciones. El más importante desde
la perspectiva de la auditoria se relaciona con los cambios organizacionales, la visibilidad
de la información y el potencial de comisión de errores.
El cambio organizacional se refiere a las instalaciones, el personal, la centralización de
datos y separación de responsabilidades y a los métodos de autorización de las
organizaciones que usan el PED, estos cambios dependerán de la complejidad del mismo.
En sistemas no complejos del PED, con frecuencia existen documentos fuentes en apoyo de
cada transacción, y la mayor parte de los resultados de procesamiento se imprimen. De
manera que las entradas, salidas y también en gran parte del procesamiento, son visibles
para el usuario y el auditor del PED. Con mayores volúmenes de datos y más complejidad
la visibilidad de los datos de entrada, la visibilidad del procesamiento y la visibilidad del
rastro de la transacción ya no será posible.
Otros factores que incrementan la probabilidad de cometer errores importantes en los
estados financieros son: reducción de la participación humana, la uniformidad de
procesamiento, el acceso no autorizado y la perdida de datos. Estos factores son de
importancia para el auditor.
COMITÉ DE AUDITORIA
Un comité de auditoria es un grupo de individuos que se reúnen para tratar asuntos que a
todos competen o es de su interés, con el propósito de recibir, analizar, discutir y llegar a
acuerdos o conclusiones relacionados con el objetivo para el que fue creado el comité. Se
debe despersonalizar la jerarquía de sus integrantes para evitar imposiciones por autoridad,
sus integrantes deben considerarse en un mismo nivel jerárquico, lo cual nos lleva a la
necesidad de un alto grado de madurez profesional y administrativa de sus componentes.
El objetivo estará delineado por el tipo y el fin de la organización, sin embargo puede
entenderse que el fin de un CA será “Coordinar los esfuerzos de auditoria de una
organización bajo un esquema que dicten políticas y lineamientos tendientes al apoyo y
cumplimiento de los objetivos de auditoria externa”
CICLO DE AUDITORIA
Periodo durante el cual se someten a auditoria todas las actividades de un centro
determinado.
Un enfoque de auditoria efectivo en las revisiones de las operaciones y del control interno
en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el
caso de la auditoria integral es el de los ciclos de auditoria:
Este enfoque se relaciona con la auditoria de los controles de las transacciones económicas
que originan los estados financieros, con énfasis en el control interno. El enfoque para
efectuar la auditoria mediante una revisión más analítica y profunda del control interno,
requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada
negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan
dichas transacciones y la forma como pueden agruparse.
Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus características,
para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las
mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de
los negocios:
1. Ciclo de ingresos. Se refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de
dinero.
2. Ciclo de compras. Se refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra,
servicios y materiales a cambio de efectivo.
3. Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los
recursos humanos.
4. Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los fondos de la empresa; comienza con el
reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del efectivo en las operaciones
corrientes y otros usos y termina con el retorno de éste a los inversionistas y acreedores.
5. Ciclo de producción. Consiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes
y servicios para la venta.
6. Ciclo de información financiera. Comprende la preparación de estados financieros que
resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un período
determinado.
MÉTODOS DE VALUACIÓN
Los métodos de valuación de Inventarios que mas se utilizan son los siguientes:
Costos Identificados
Precio Promedio (PP)
Primeras Entradas, Primeras Salidas o (PEPS)
Ultimas Entradas, Primeras Salidas o (UEPS)
Método Detallista.
MÉTODO COSTOS IDENTIFICADOS
Este método puede arrojar los importes mas exactos debido a que las unidades en existencia
si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.
PRECIO PROMEDIO
En este método es necesario determinar el costo al que se va a dar salida a la mercancía del
almacén de la siguiente manera: debe dividirse el saldo que se tenga entre el numero de
artículos existentes en el almacén después de cada compre realizada.
PEPS
Este método se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en
entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de el, a su costo de
adquisición.
UEPS
Este método parte de la suposición de que las ultimas entradas en el almacén o al proceso
de producción, son los primeros artículos o materias primas en salir.
DETALLISTA
Con la aplicación de este método el importe de inventarios es obtenido valuando las
existencias a precios de venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, así
obtenemos el costo por grupo de artículos producidos.
MÉTODOS DE LA DEPRECIACIÓN
LÍNEA RECTA
Este método trata de distribuir durante la vida de servicio, cantidades tan aproximadas
como sea posible al costo de un activo o grupo de activos menos lo que se pueda prever por
valor de desecho. Este es el método más usado por los contadores.
UNIDADES PRODUCIDAS
Este método es similar al de línea recta solo difiere en que reparte la depreciación
en base a las unidades que se producirán cada año, este método es recomendable para
activos que se encuentren en departamentos de producción, como la maquinaria y el equipo
se transporte interno.
MÉTODO DE CARGOS DECRECIENTES ( DEPRECIACIÓN ACELERADA)
En este método los cargos por depreciación son mayores durante los primeros años de vida
de una activo fijo nuevos que en los últimos años. Conforme a este método de depreciación,
se aplicará un porcentaje constante sobre el valor en libros o valor por depreciar del activo.
Dado que el valor en libros disminuye en cada año, los cargos por depreciación son
elevados al principio y luego se hacen cada vez menores. Generalmente los activos fijos
nuevos son capaces de producir mayores ingresos que las unidades viejas, se logra recaer la
depreciación en los primeros períodos cuando el activo rinde su máxima utilidad
económica.
MÉTODO DE LA SUMA DE AÑOS DE DÍGITOS
Este método pretende que los cargos por depreciación en los primeros años de vida del
activo fijo sean suficientemente grandes. La depreciación para cada uno de los años
representará una fracción del valor despreciable. El denominador de la fracción se obtiene
numerando los años de vida útil y sumándolos. El numerador para el primer año será igual
a la vida útil estimada.
BIBLIOGRAFÍA
Santillana González. “Conoce las Auditorias”
Editorial: ECASA. Cuarta edición.
http://www.geocities.com/ahauditoria/ciclo.html
Luis Ruiz de Velasco y Alejandro Prieto. “Auditoria Práctica” Editorial: Banca y
Comercio, SA de CV. Décima edición.
www.empresasostenible.info/glosario1.htm
Heffes – Holguin – Galas. “Auditoria de los estados financieros, técnicas y aplicaciones
modernas”
oGrupo editorial Iberoamérica
www.lafacu.com
Alvin A, Arenas, James K. Loebbeecke. “Auditoria un enfoque integral” Editorial:
Pearson Educación. Sexta Edición.

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Zamarron Beatriz. (2003, noviembre 2). Papeles de trabajo para Auditoría. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/papeles-de-trabajo-para-auditoria/
Zamarron, Beatriz. "Papeles de trabajo para Auditoría". GestioPolis. 2 noviembre 2003. Web. <http://www.gestiopolis.com/papeles-de-trabajo-para-auditoria/>.
Zamarron, Beatriz. "Papeles de trabajo para Auditoría". GestioPolis. noviembre 2, 2003. Consultado el 2 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/papeles-de-trabajo-para-auditoria/.
Zamarron, Beatriz. Papeles de trabajo para Auditoría [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/papeles-de-trabajo-para-auditoria/> [Citado el 2 de Julio de 2015].
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