Outsourcing y motivos estratégicos para externalizar

Presenta: Xóchitl Abigail Luna Lagunés
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OUTSOURCING
Introducción:
En un inicio las empresas realizaban todas los procesos ante administración y personal
directo aun estos estuvieran o no íntimamente relacionadas con su negocio principal es
decir era auto sostenible, posteriormente se dieron cuenta de que para diferenciarse de la
competencia era mejor centrar sus esfuerzos en las actividades que eran el corazón de su
empresa y dejar en manos de un tercero(gran conocedor del proceso) sus debilidades para
así esto lo ayudara a fortalecer la etapa en donde se encontraba su debilidad.
Con el tiempo las empresas empezaron a subcontratar a terceros (externalizar, en ingles el
llamado outsourcing) para actividades simples como mensajería, limpieza, viajes, etc.
logrando con esto reducir costos y no requerir personal especializado.
Conforme avanzo el tiempo la externalización se desplazó a áreas como logística y
distribución. Las empresas buscaban una empresa externa especializada en alguna actividad
específica.
A principios de 1990 uno de los ejemplos más claros de lo que se denomina outsourcing
estratégico” fue la alianza entre Eastman Kodak e IBM la cual permitía que Kodak se
mantuviera centrada en su negocio básico y dejara en manos de IBM la gestión del proceso
de datos.
En la actualidad las empresas buscan ser competitivas y cumplir sus objetivos utilizando
técnicas administrativas para lograrlo y al mismo tiempo obtener beneficios económicos.
Historia:
El outsourcing inicio en los Estados Unidos en el año de 1940 expandiéndose
posteriormente al resto del continente. En los 70´s empezó a despuntar en áreas de
información tecnológica en las empresas.
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Algunas de las empresas pioneras en la implementación del Outsourcing son: Price
Waterhouse, EDS Y Arthur Andersen. Para poder definir el hecho de que las empresas
transfirieran sus sistemas de información a proveedores se creó el termino Outsourcing en
el año de 1980.
“En 1998, el Outsourcing alcanzó una cifra de negocio a nivel mundial de cien millones de
dólares. De acuerdo con estudios recientes, esta cantidad se disparara hasta 282 mil
millones de dólares.” (FERNANDEZ)
En México el outsourcing apareció hace más de 40 años cuando las compañías contrataban
los servicios de vigilancia y limpieza de otras empresa, posteriormente comedores y
mantenimiento, hasta llegar a la actualidad donde se incluye reclutamiento, selección de
personal, relaciones públicas, sistemas de información, mantenimiento de sistemas,
procesamiento de datos, etc.
“La evolución del outsourcing continua y al inicio del nuevo milenio da un paso más,
algunas empresas empiezan a externalizar procesos de negocio completos, no considerados
estratégicos para la compañía pero con un algo componente tecnológico y capital humano.
En su mayoría se trata de procesos administrativos, lo que permite a las empresas centrarse
en su negocio principal.” (Sandra Sieber, 2006)
Que es el Outsourcing:
El Outsourcing es un término inglés formado por outque significa fuera y sourceque
significa fuente, es decir, una fuente externa, con lo cual se hace referencia a la
subcontratación, externalización o tercerización. Mediante el outsourcing la empresa cliente
transfiere la responsabilidad de cómo hacer las cosas al proveedor y se limita a exigir por
medio del precio pactado calidad de servicio
Algunos conceptos de Outsourcing son:
“El Outsourcing, también conocido como régimen de subcontratación o prestación
de servicios, es una figura jurídica y fiscal que permite a un patrón contratar a través
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de una empresa externa y de manera “indirecta” los servicios de uno o varios
trabajadores.” (Talavera, 2015)
“Outsourcing es cuando parte de los procesos de soporte a la fabricación,
administración, venta entre otros, es desarrollada por otra empresa o persona natural
que no pertenece a la empresa.” (Carlos, 2011)
Un acuerdo en el cual una empresa proporciona a otros servicios que podrían haber
sido realizados internamente. Es decir, transferir la responsabilidad del suministro
de servicios a un tercero.
Es una técnica innovadora de administración que concentra los esfuerzos de las
actividades que resultan esenciales mediante la transferencia de terceros a ciertos
procesos que no forman parte de la actividad principal de la empresa con el fin de
obtener competitividad.
Según Ben Schneider “El outsourcing es la delegación total o parcial de un proceso
interno a un especialista contratado”
Llamado también subcontratación de servicios cuyo fin primordial es hacer más
agiles y económicos los procesos productivos para cumplir de la manera más
eficiente los objetivos de la empresa.
En base a las definiciones anteriores se puede definir el outsourcing como: una técnica de
administración por medio de la cual se puede subcontratar a una empresa especializada en
cierta área que no es el fin principal de la organización; es decir que, por medio de esta
técnica se puede agilizar proceso productivos y obtener mayor competitividad.
“Cuando una compañía hace algo que otros pueden comprar o hacer en forma más
eficiente, está sacrificando una ventaja competitiva. Concentrarse en aquello que
proporciona a una empresa ventaja competitiva. Subcontrate al resto. El outsourcing es una
de las herramientas de gestión más importantes de los últimos 75 años” (Ertel, 1999)
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Características del Outsourcing:
El subcontratado realiza la prestación del servicio bajo su propio riesgo
manteniendo asi siempre sobre si mismo la responsabilidad de su ejecución.
En la relación laboral se necesita contar con el elemento de subordinación o
dependencia.
Debe existir un contrato de prestación de servicios donde se marquen las
obligaciones de cada una de las partes (contratista y contratante), la tarea
encomendada a realizar y el pago por el servicio.
El contratista y el beneficiario de la obra deben responder de forma solidaria por las
obligaciones laborales contraídas por cancelar a los trabajadores del mismo; esto si,
las labores contratadas corresponden al giro ordinario de las actividades del
contratante de obra.
El contratante no puede interferir en lineamiento y procedimientos del contratado a
excepción del resultado final el cual es el fin por el cual se subcontrato.
Clasificación de Outsourcing:
El outsourcing se clasifica en base a las áreas con las que cuenta una empresa en las cuales
puede requerir un apoyo externo. La clasificación más común de acuerdo a esto es:
Outsourcing de sistemas financieros
Outsourcing de sistemas contables
Outsourcing de sistemas informáticos
Outsourcing en el área de recursos humanos
Outsourcing de los sistemas administrativos
Outsourcing de actividades secundarias
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Modalidades de los diferentes tipos de outsourcing:
Colaborativo: Es decir prestar servicios a un tercero por medio de la utilización de
la capacidad ociosa en las operaciones para brindar servicios o bien para producir
algún producto.
“Out-tasking es un modelo de contratación de servicios que permite a las
organizaciones encargar a determinadas personas o compañías que se hagan carga
de cuestiones específicas de la operación, por ejemplo la impresión de facturas o del
desarrollo de sus sistemas de información.” (Sandra Sieber, 2006). El out-tasking es
considerado como un paso encaminado a un contrato de outsourcing más amplio.
In-house: es el outsourcing producido dentro de las instalaciones de la empresa que
contrata el servicio.
Off-shoring: también se le llama des localizado y trata de subcontratación de
terceros en otros países debido a su bajo costo y otros factores.
Right-sourcing: la solución óptima en la elección de la empresa que se selecciona
para el servicio de outsourcing.
Co-sourcing: la empresa subcontratada ofrece algún valor añadido a la organización
que lo contrata. Un ejemplo de valor añadido puede ser compartir riesgos.
Off-site: este modalidad de outsourcing se refiere a que se produce dentro de las
instalaciones de la empresa que lo presta.
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Fases del Outsourcing (Shneider):
Existe una metodología compleja que se debe seguir para el proceso de outsourcing y
estas se describen a continuación:
1. Fase 1.- La planeación
Dentro de esta fase existen 3 actividades fundamentales que son:
Elaboración de un plan de trabajo en el cual se detalle el alcance del
proceso, las tareas a realizar, responsabilidades, recursos necesarios y todos
lo que se involucre en el proceso directa o indirectamente.
El diagnostico o evaluación inicial de la factibilidad del proyecto en la cual
se delimiten los alcances y limitaciones para el desarrollo del proyecto.
La planificación en donde se conjunten todas las actividades a realizar.
2. Fase 2.- La contratación: esta se divide en 3 fases
Selección del proveedor: para esta fase es recomendable realizar una
descripción del servicio para determinar los requisitos que deberá cumplir el
proveedor, se debe investigar cuales son los proveedores potenciales, se
debe realizar una precalificación con los criterios ya predefinidos, evaluar a
los proveedores y obtener dos o 3 que sean los mejores, seleccionar de
manera cuidadosa al proveedor y finalmente revisar la decisión para
aumentar la probabilidad de éxito
La negociación del contrato debe tratar los siguientes aspectos:
*Duración del contrato
*Precios y variaciones
*incentivos
*Responsabilidades de las partes
*Manejo de cambios
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*Sanciones o penalidades
*termino del contrato
Diseño del contrato se realiza con lo que se defina dentro de la negociación
del contrato.
3. Fase 3.- La implementación
En esta fase se debe tratar de reducir al máximo el numero de contingencias
posibles mediante lo obtenido en la fase anterior con el diseño del contrato. Asi que
en esta etapa se elabora el contrato y se debe implementar para asi comenzar con
las actividades después del inicio operativo. El cliente debe recibir informes
regulares sobre los avances hasta el termino del trabajo.
4. Fase 4.- El control se divide en dos:
El control estratégico: en él se realizan suposiciones de los factores externos
que coincidan con la actividad de la organización, se evalúan los factores
internos que intervienen en el plan estratégico de la organización y se
monitorean los resultados, progresos y logros de objetivos, logrando asi
identificar los riesgos potenciales.
El control táctico: se busca tener un compromiso por parte de los empleados
tanto interno y externos para alcanzar las metas mediante la buena
comunicación de los objetivos de la organización, determinación de
responsabilidades en todos los niveles y la comunicación de información
relevante y necesaria para cada una de las áreas.
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Motivos estratégicos de las empresas para externalizar:
Las empresas necesitan centrarse en su negocio base debido a que existe una
elevada competencia en casi todos los sectores
La mejora continúa de la relación calidad/precio.
Reducir o controlar gastos de operación
Debido al cambio tecnológico que existe para poder competir, tomando en
cuenta que este en muchas ocasiones no se puede llevar acabo de manera total
en las empresas. Entonces es cuando recurren a la externalización para la
realización de estos procesos sofisticados.
Tener acceso a las capacidades de clase mundial
Compartir riesgos
Debido a la alta rotación de personal y los altos costos que representan la
especialización del personal.
Destinar recursos para otros propósitos
Otras capacidades pertenecientes a los proveedores debido a su especialización
que pueden ser benéficas para la empresa
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Ventajas del outsourcing:
Se puede liberar carga administrativa
Capacidad para suministrar al cliente sus requerimientos al lugar que este indique.
El pago de los servicios de outsourcing es deducible de impuestos
Todos los miembros de la organización pueden enfocarse objetivo de la empresa.
Reducción en los gastos de contratación de personal y recursos humanos.
Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos
Optimización de los espacios por medio de su reducción
Indicar los consumos de cada puesto o centro de trabajo en un solo estado de cuenta
total.
Alianzas estratégicas
Mejorar la calidad del servicio obtenido
Eliminación de procesos
Atención especializada
Desventajas del Outsourcing:
Se puede encontrar bajo compromiso de trabajo por parte del personal
subcontratado.
Se puede llegar a tener dependencia con el proveedor del servicio.
Se puede llegar a que ningún trabajador se vuelva experto en su área
correspondiente debido a la rotación de personal.
Se pueden contratar personal de mala calidad debido a la mala elección de la
empresa subcontratada y afectar así el desarrollo de la organización.
Se puede llegar a perder el control de la producción.
Se puede perder de vista las nuevas tecnologías, perdiendo asi las oportunidades de
innovación.
El subcontratado puede obner conocimientos del producto en cuestión y convertirse
un competidor.
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Outsourcing en México:
Según la AMECH1 el outsourcing en México ha generado al menos 140,000 empleos
formales que incluyen las prestaciones de ley, no obstante señala que en promedio los
trabajadores subcontratados obtienen un sueldo de 7,728.00 pesos. (Escamilla, 2013)
En los esquemas de Outsourcing se debe de proteger a los trabajadores y sus derechos, para
esto la Secretaria del trabajo, el Servicio de Administración Tributaria, la Junta Federal de
Conciliación y Arbitraje, el IMSS2 y la Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo han
firmado las bases de colaboración para el intercambio de información.
Las dependencias anteriormente mencionadas firmaron dicho acuerdo para combatir el
incumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales, es decir, se a registrado una
conducta evasiva en la cual se transfieren trabajadores a otras sociedades u organizaciones
para evitar el pago de utilidades, impuesto, seguro social y diversas obligaciones laborales.
Claves para la contratación de outsourcing:
1. La empresa debe ser una sociedad mercantil legalmente constituida.
2. La empresa subcontratada debe tener registros de estancias gubernamentales como
SAT, IMSS, Infonavit, Infonacot, etc.
3. Debe haber sido dictaminado para efectos fiscales, IMSS, Infonavit e impuestos
locales.
4. Debe tener registros patronales para estar seguros de que el personal contratado
reciba atención médica en tiempo y forma.
5. La empresa subcontratada debe dar de alta a los trabajadores en la correcta clase de
riesgo.
6. La empresa subcontratada debe contar con un respaldo financiero para el
cumplimiento de los pagos salariales y el pago de las obligaciones patronales.
1 La Asociación Mexicana de Empresas de Capital Humano
2 Instituto Mexicano del Seguro Social
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Importancia de la externalización como elemento del costo en las empresas:
“Cuando las empresas tiene debilidades den los procesos productivos como falta de calidad,
poco nivel de producción, cuellos de botellas, falta de tecnología, conocimiento deficiente,
falta de nivel financiero para desarrollo del proceso, daños contantes, perjuicios legales,
falta de documentación legal y demás problemas que son complicados de solucionar o
elementos que, para ponerlos a funcionar de manera óptima , requieren inversión excesiva
de tiempo y dinero, se debe pensar, analizar y presupuestar la opción de externalizar el
proceso a una empresa fuerte en el desarrollo del mismo. Esto dará fortaleza a la empresa
en donde tenía debilidades y además dará tiempo y liquidez para focalizar los recursos en
los proceso donde la empresa tiene fortalezas.” (Carlos, 2011)
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Conclusiones:
El outsourcing es una tendencia actual de los últimos años que va en incremento para su
aplicación exitosa se debe conjuntar los objetivos de la empresa contratante y la contratada
para que así tanto los colaboradores de una y de otra estén motivados y trabajen en conjunto
para el cumplimiento del mismo objetivo. Se puede obtener beneficios enormes con el
outsourcing debido a que las empresas subcontratadas son especialistas en las actividades
que se quieren delegar a ellas. No obstante el outsourcing permite que la empresa
contratante focalice su atención en su actividad principal y puede delegar las actividades
subsecuentes para la realización de la principal. No siempre Outsourcing significa un
ahorro por eso es que se debe realizar un estudio extenuante sobre si es lo más conveniente
o no para la organización.
Propuesta de tesis:
“Outsourcing en México como una estrategia empresarial”
Agradecimientos:
Le agradezco a mi alma mater el Instituto Tecnológico de Orizaba, al profesor Fernando
Aguirre y Hernández quien imparte la materia de Fundamentos de la Ingeniería
Administrativa por demostrarnos que somos capaces de escribir artículos de diversos temas,
por fomentarnos el habito de la lectura y sobre todo por ayudarnos a darnos cuenta de lo
que somos capaces de lograr.
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Bibliografía
Carlos, S. R. (2011). Guia de costos para micro y pequeños empresarios: una manera facil
y sencilla de crecer. Bogota: Ecoe Ediciones.
Ertel, D. (1999). Turning negotiation into a corporate capability. Harvard Businessw
Review.
Escamilla, V. M. (10 de ABRIL de 2013). FORBES MEXICO. Recuperado el 1 de
FEBRERO de 2016, de FORBES MEXICO: http://www.forbes.com.mx/6-claves-
vitales-para-el-outsourcing-en-tu-empresa
FERNANDEZ, M. A. (s.f.). EL OUTSOURCING Y LA PLANEACIÓN FISCAL EN
MEXICO. MEXICO: SERVICIOS ACADEMICOS INTERNACIONALES.
Sandra Sieber, V. J. (2006). Los sistemas de información en la empresa actual: aspectos
estrategicos y alternativas tacticas. McGraw Hill España.
Shneider, B. (s.f.). Outsourcing La Herramienta de gestion que revoluciona el mundo de
los negocios. Grupo editorial Norma.
Talavera, J. (10 de octubre de 2015). SoyEntrepreneur.com. Recuperado el 1 de febrero de
2016, de SoyEntrepreneur.com: http://www.soyentrepreneur.com/29580-7-
preguntas-basicas-ant3es-de-contratar-por-outsourcing.html

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Luna Lagunes Xochitl Abigail. (2016, marzo 4). Outsourcing y motivos estratégicos para externalizar. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/outsourcing-motivos-estrategicos-externalizar/
Luna Lagunes, Xochitl Abigail. "Outsourcing y motivos estratégicos para externalizar". GestioPolis. 4 marzo 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/outsourcing-motivos-estrategicos-externalizar/>.
Luna Lagunes, Xochitl Abigail. "Outsourcing y motivos estratégicos para externalizar". GestioPolis. marzo 4, 2016. Consultado el 7 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/outsourcing-motivos-estrategicos-externalizar/.
Luna Lagunes, Xochitl Abigail. Outsourcing y motivos estratégicos para externalizar [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/outsourcing-motivos-estrategicos-externalizar/> [Citado el 7 de Diciembre de 2016].
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