Introducción
En la organización y coordinación se establecen los puntos principales para poder llevar de una manera eficaz el manejo de la organización actual, ya que estos dos términos son de gran utilidad para la correcta toma de decisiones.
El realizar el diseño de una estructura jerárquica da la oportunidad al administrador de lograr la coordinación de los elementos que conforman la organización. A continuación veremos a fondo y de una manera rápida estos dos términos, con el fin de proporcionar al administrador el fundamento para la correcta aplicación de las técnicas y la correcta toma de decisiones.
1.1. La organización como entidad
“Conjunto de personas con los medios necesarios y adecuados que se relacionan entre si y funcionan para alcanzar una finalidad determinada que puede ser tanto lucrativa como no lucrativa” (Campos, 1996)
1.2. La organización como función directiva
El origen de la organización se dio con el fin de satisfacer necesidades humanas que uno mismo no lograría, esto hace que las actividades personales no sean tan costosas y se logre una mejor productividad, pero para lograr mejores resultados y avanzar constantemente se necesita llevarse a cabo de forma organizada. Por esto mismo, la organización es una herramienta para poder hacer de manera efectiva el trabajo realizado por cierto grupo de personas, es decir, la organización no es un fin en si mismo, sino un medio para poder llevar a cabo ese fin. (Nekane Aramburu)
Hoy en día, no solo es importante para la empresa tener pensamientos de estructura ordenada y funcional, sino que debido a los cambios actuales y a las nuevas tendencias, es necesario para la empresa tener directivos que piensen y actúen de forma estratégica, con el fin de permanecer dentro del mercado, de una manera adecuada.
1.2.1. Diseño organizacional
Este es un proceso dentro del cual la gerencia toma decisiones con el fin de elegir la estructura organizacional adecuada para la estrategia de la organización y el entorno en el cual se pone en práctica la estrategia por los miembros de la organización. Por lo tanto, el diseño organizacional hace que la gerencia tenga en cuenta dos puntos importantes de la empresa, hacia el interior y hacia el exterior.
En un principio, los procesos del diseño organizacional giraban de acuerdo al funcionamiento interno de una organización, debido a esto, en la época conocida como} Revolución Industrial no era fácil el llevar a cabo la organización de empresas de gran escala. (Stoner, 1996)
1.3. Técnicas de organización
Dentro del campo administrativo es fundamental el uso de diversas herramientas y técnicas de organización, esto con el fin de tener un buen control y manejo para la toma de decisiones.
1.3.1. Organigrama
El organigrama es la representación gráfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado una organización. La finalidad del organigrama es manifestar de una manera más clara la descripción de los hechos y procesos. Se pueden tomar en cuenta las siguientes ventajas de los diagramas.
- Reducen el espacio de presentación mediante la utilización de los símbolos.
- Son un medio eficaz de comunicación y análisis.
- Permiten la localización rápida de incoherencias, errores, tendencias, cuellos de botella, etc., en los hechos presentados.
- Facilitan la representación de problemáticas complejas.
- Logran una fácil comparación con otros sistemas.
- Se logra una actualización más fácil.
Existen varias formas diferentes de diseño en cuanto a la representación grafica de los diagramas, según la aplicación se utiliza con mayor o menor intensidad, a continuación se presentara las formas con más uso. De todas ellas se considera que la forma de representación vertical es la de interpretación más simple, al mismo tiempo presenta mayores posibilidades en cuanto a la información a mostrar.
Diagrama se estructura forma representación vertical.
Ilustración 1. Diagrama se estructura forma representación vertical.
Diagrama de estructura forma representación horizontal.
Ilustración 2. Diagrama de estructura forma representación horizontal.
Diagrama se estructura representación circular.
Ilustración 3. Diagrama se estructura representación circular.
Diagrama de estructura forma representación semicircular.
Ilustración 4. Diagrama de estructura forma representación semicircular.
1.3.2. Manuales
Uno de los problemas más comunes en la gerencia, es el mantener la comunicación adecuada entre los diferentes niveles organizacionales. El uso de manuales administrativos ayuda de gran forma a solucionar este tipo de problemática, debido a que estas instrucciones son recibidas y se pueden estudias metódicamente con el fin de llevar un proceso de elaboración adecuado.
La finalidad de un manual administrativo depende en gran medida de lo que se quiera llevar o los objetivos a cumplir, lo primero a determinar es a quien se dirige el manual y por qué. Los manuales administrativos pueden servir para el aprendizaje y orientación del personal, normalizar y controlar los tramites de procedimientos, resolver conflictos jerárquicos o jurisdiccionales y otros problemas administrativos que surgen cuando la comunicación es cerrada.
1.3.3. Diagrama de procedimiento o de flujo
Esta herramienta consiste de representaciones graficas del algoritmo, es muy utilizado en programación, procesos industriales, economía, etc., con el fin de representar los flujos de trabajo paso a paso.
Diagrama de Flujo.
Ilustración 5. Símbolos diversos, Adaptado de: Farina, Mario V. Diagrama de Flujo. Diana, México. 1976. p.13.
La computadora puede producir diagramas de flujo en forma automática, esto permite al administrador tener el auxilio inmediato para su trabajo. A continuación se muestra la simbología utilizada en el diagrama. (Viquez, 1979).
1.3.4. Coordinación
Lo que busca la administración de una forma directa es la obtención de resultados de máxima eficiencia, y esto solo se logra con la coordinación, esto quiere decir que es la máxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales, estos pueden ser capital, materias primas, maquinas, etc.
Un buen administrador, no lo es por el hecho de ser ingeniero, contador, economista, abogado, etc., sino que este se es bueno respecto a las cualidades y técnicas que posee para coordinar de una manera eficiente. Por ello mismo, la coordinación es considerada como la esencia de la administración. (Ponce, 2004)
Conclusión
Respecto la organización y coordinación, se puede considerar ambas partes como un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes con el fin de perseguir metas de la organización con eficacia. Estos dos términos, son de gran importancia para aplicar a la organización actual, ya que proporciona al administrador el control y mando hacia tomar decisiones lo más acertadas posibles, y con el fin de seguir creciendo como organización.
La coordinación es el complemento para lograr una división del trabajo y la especialización laboral. Es fundamental hoy en día estar consciente de las diversas técnicas y herramientas administrativas, sobre todo el saber aplicarlas para poder llevar a cabo la solución de problemas.
Bibliografía
- Campos, B. (1996). Organización de empresas: Estructura, Procesos y Modelos. Madrid: Pirámide.
- Nekane Aramburu, O. R. (s.f.). Organización de empresas. San Sebastian: Deusto.
- Ponce, A. R. (2004). Administración de empresas, Primera parte. México, D.F.: Limusa.
- Stoner, J. A. (1996). Administración. México: Pearson Educación.
- Viquez, J. U. (1979). Programación de operaciones. Universidad Estatal a Distancia.
