Organización y coordinación en administración

ORGANIZACIÓN Y COORDINACIÓN EN ADMINISTRACIÓN
INTRODUCCIÓN
Las personas están conscientes de que la obtención de eficiencia se da a través
del orden y de la coordinación de los elementos con los que un grupo cuenta.
La organización es la esencia de la estructura de la empresa, para tener un
concepto claro, en este artículo se abordará la importancia, los principios, el
proceso y el diseño de la estructura organizativa.
Para poder desarrollar la estructura organizativa es necesario utilizar técnicas que
lleven a cabo una organización racional; las principales son los organigramas
también conocidos como graficas de organización, manuales, diagramas de
procedimientos, análisis de puestos y carta de distribución de trabajo.
En la parte final del artículo se abordaran los tipos o clases de organización que
existen, exponiendo las ventajas y desventajas que tiene cada uno.
1. ORGANIZACIÓN
La organización tiene tres significados, el primero, proviene del griego órganon
que significa instrumento; el segundo la refiere como entidad o grupo social, es
sinónimo de empresa; la tercera, se considera como una función directiva ya que
se encarga de diseñar la estructura organizativa para coordinar eficazmente los
recursos. Establece la disposición y correlación de tareas del grupo para que las
lleven a cabo y así se logren los objetivos de la empresa.
Se puede definir a la organización como la coordinación de actividades de los
individuos que forman parte de una empresa, para tener un mejor
aprovechamiento de los recursos, ya sean materiales, económicos o técnicos al
momento de realizar los objetivos que quiere alcanzar la empresa. La
organización tiene su origen en la necesidad humana de cooperar con otras
personas, para alcanzar metas que individualmente no se podrían conseguir.
1.1 Importancia de la Organización
Los siguientes fundamentos manifiestan la importancia de la organización:
Es de carácter continuo, no se puede decir que esta por terminado puesto
que la compañía y los recursos con los que cuenta están sometidos a
cambios constantes como la expansión, los nuevos productos, la
contratación entre otros. Por lo tanto la organización tiene la necesidad de
generar cambios.
Es un elemento decisivo para el fracaso o éxito de la empresa.
Define las funciones y responsabilidades para eliminar la duplicidad de
esfuerzos.
Ayuda a establecer mejor la opción para lograr los objetivos de la empresa.
Suministra métodos para que se puedan desempeñar las actividades de
manera eficiente.
1.2 Principios básicos de la Organización
Existen nueve principios que nos ayudan a establecer una organización racional.
El primer principio se refiere al objetivo, todas y cada una de las
actividades que se establezcan en la organización deben estar relacionadas
con los objetivos de la empresa.
El segundo es la especialización, donde las actividades de los empleados
deben de limitarse para una eficiente ejecución.
El tercero está relacionado con la Jerarquía, se asignan los niveles de
autoridad que la empresa necesita.
El cuarto es la Igualdad entre la autoridad y la responsabilidad, a cada
grado de responsabilidad asignado le corresponde el mismo grado de
autoridad para que se pueda cumplir.
Como quinto principio está la unidad de mando, en cada departamento
debe existir un solo jefe al cual se le debe reportar las actividades.
En el sexto principio, la difusión, las obligaciones de cada puesto se deben
de publicar y ponerse por escrito para que esté disponible a todos los
miembros de la empresa.
En el séptimo, la Amplitud de control, determina el límite de subordinados
que debe tener cada jefe, para asegurar que no esté sobrecargado y tenga
la posibilidad de atender otras funciones.
En el octavo principio, la coordinación, todas las funciones deben tener un
equilibrio, necesitan apoyarse y combinarse para obtener resultados
positivos.
Por último, en el principio de la continuidad, ya que se tiene establecida, la
estructura organizacional necesita mantenerse, mejorarse y adaptarse a las
condiciones del medio ambiente.
2. PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN
Estudios de factibilidad y
retroalimentación.
1.-Objetivos de la
empresa
(Koontz, 1987)
Si se le considera a la organización como un proceso, en primer lugar, la
estructura debe de evidenciar los objetivos y planes, ya que las funciones de las
empresas nacen de estos. En segundo lugar, la estructura debe de manifestar la
autoridad que se encuentra disponible para los administradores de la compañía.
La autoridad en una institución es un derecho socialmente determinado que debe
ejercerse con prudencia y está sujeto cambio. En el tercer lugar, la estructura debe
de reflejar el ambiente, ya que siempre está en constante cambio por tanto es
necesario que la estructura sea flexible y adaptable. En el cuarto lugar, la
institución debe de abastecerse de capital humano, considerando sus limitaciones
y la cultura para poder desarrollar una buena estructura organizacional.
3. DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La estructura de una organización se define como el esquema básico para
designar actividades y responsabilidades dentro de la empresa.
Con base a la definición, el reparto de las actividades junto con una coordinación
adecuada, da lugar a que se formen distintas unidades dentro de la empresa,
. 6.- Coordinación
horizontal y
vertical de las
relaciones de
autoridad e
información
9.- Control
7.- Integración de
personal
8.- Dirección
5.- Delegación de
Autoridad
4.- Agrupación
de actividades
conforme a los
recursos y
situaciones
3.- Identificación
y clasificación de
actividades
requeridas
1.-Apoyo de
objetivos,
políticas y
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establecimiento líneas de enlace entre las unidades que se forman para que se
pueda dar la coordinación entre ellas.
3.1 Etapas de la Organización
La estructura Organizativa implica lo siguiente:
En la división del trabajo se asignan y determinan las actividades para que las
funciones se desarrollen mejor. Para lograrlo se toman en cuenta las siguientes
fases.
En la departamentalización se definen y se reparten las tareas entre el personal
agrupándose en distintas unidades.
Al formar unidades, es conveniente listar todas las funciones de la empresa,
clarificarlas, agruparlas, asignar actividades a cada grupo, establecer líneas de
comunicación entre los departamentos, establecer el tamaño del departamento de
acuerdo a la capacidad de la empresa, especificar funciones como
responsabilidades, obligaciones y autoridad que deben tener cada grupo.
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Existen varios métodos para la departamentalización, las más comunes son: por
función, por producto o zonas geográficas, por clientes y mixtos.
Por funciones, se basa en la semejanza de las actividades.
Por productos, cuando la empresa brinda al consumidor diferentes productos,
entonces los departamentos se agrupan de acuerdo a ellos.
(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)
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Por zonas geográficas, cuando las personas se encuentran dispersas.
Por clientes, en ésta el interés primordial es en servir al cliente.
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(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)
Por proceso o equipos, cuando se fabrica un producto y tiene que pasar por
diferentes etapas. Como ejemplo, una planta automotriz.
En la Jerarquización, se define la estructura de la empresa estableciendo los
centros de autoridad. Los niveles jerárquicos establecidos deben ser mínimos e
indispensables definiendo claramente el tipo de autoridad en cada nivel.
Descripción de funciones, actividades y obligaciones, se deben de definir
visiblemente las actividades que se van a desempeñar en cada puesto dentro del
departamento de la organización.
4. COORDINACION
Nace con la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar
eficazmente una actividad designada. Durante las etapas de la organización es
forzoso equilibrar las funciones planteadas en la empresa para que los resultados
con las funciones se desarrollen con facilidad.
Se tomará como ejemplo a la organización de un equipo de fútbol, no serviría para
nada tener a expertos jugadores (cada uno dominando su área), si no existe una
sincronización, armonía, comunicación y coordinación al momento del partido, las
funciones que realizarían serían inútiles, cada uno por su lado sin concretar algo.
La eficacia en cualquier organización, siempre estará en relación directa con la
coordinación que se obtiene a través de líneas de comunicación. La función que
tiene la coordinación es lograr la combinación y unidad de esfuerzos que existen
en un grupo social.
5. TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN
Son herramientas que se necesitan para llevar a cabo una buena organización, las
principales son las siguientes:
,
,
-
-
.
.
/
/
Los organigramas son una representación gráfica de la estructura de la empresa,
muestran la interrelación con los departamentos y los niveles jerárquicos.
El organigrama debe ser claro, su nomenclatura jerárquica debe ser uniforme, las
funciones semejantes se deben agrupar, no se puede utilizar diferentes formas o
tamaños. Pueden clasificarse por su objeto, por su área y por su contenido.
Por objeto, éste se divide en estructural, funcional y especial. Dentro de lo
estructural solo nos muestra la forma administrativa de la empresa, en cuanto a la
funcional aparte de las áreas y las relaciones que tienen nos muestra las
principales funciones de ellas. En las especiales solo se destaca una
característica.
Formas de representar un organigrama.
Por área, se dividen en Generales que presenta a toda la organización y las
departamentales en donde representa la organización del departamento.
Por su contenido, dividiéndose en esquemáticos que son elaborados para el
público sin contener detalles y los analíticos que son detallados y técnicos.
Existen diferentes formas para representar los organigramas:
VERTICALES
(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)
HORIZONTALES
,
,
-
-
.
.
/
/
,
,
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-
.
.
/
/
0
0
(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)
CIRCULARES
MIXTOS
,
,
-
-
.
.
(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)
Manuales, son documentos que contienen información detallada acerca de la
empresa. Pueden ser técnicos, políticos, de puestos, de procedimientos, de
bienvenida, etc. Y son de gran utilidad ya que controlan el cumplimiento de las
funciones, aumenta la eficiencia de los empleados, sirven como fuente de
información, ayuda a evitar las fugas de responsabilidad y delimitan actividades,
responsabilidades y funciones.
Otra herramienta de organización son los diagramas de procedimientos, son
representaciones gráficas que muestran la secuencia que tiene un procedimiento y
hay varios tipos: Gráfica de flujo de operaciones, gráficas esquemáticas de flujo,
gráficas de ubicación de equipo y flujo de formas.
A través de la técnica de análisis de puestos, se clasifican las labores que
desempeñan en cada grupo de trabajo y se basa en lo siguiente:
Descripción de puestos: señala lo que el trabajador va a ser. Tiene título,
descripción genérica; es una introducción breve del puesto y descripción
específica; donde se detallan las actividades que se realizan.
Especificación del puesto: son los requisitos que necesita el aspirante para cubrir
el puesto.
Carta de distribución del trabajo o de las actividades es una técnica en la que
se analizan los puestos que integran un departamento para mejorar los grupos de
trabajo y sirven para estudiar labores relacionadas entre cinco o más personas.
6. TIPOS DE ORGANIZACIÓN
Son modelos o estructuras organizacionales que se pueden implementar en un
organismo social. La determinación de la clase de organización depende de
factores de la empresa como: el giro y magnitud de la empresa, recursos, volumen
de producción, etc.
LINEAL
Su característica principal es una línea directa entre el mando y la
responsabilidad, cada persona recibe órdenes y pasa reporte se sus actividades a
su superior. La línea de mando siempre es descendente pero la línea de
responsabilidad es ascendente. Este tipo de organización se da principalmente en
las pequeñas empresas.
Las ventajas que tiene es que es una organización muy sencilla, es fácil de
entender, divide claramente la responsabilidad y el mando, es estable, las órdenes
se pasan con rapidez
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Las desventajas son: los jefes tienen sobrecargas de trabajo, la pérdida de alguno
de ellos puede meter en peligro a la organización, ofrecen resistencia al cambio y
es rígida e inflexible.
FUNCIONAL
Su creador fue Frederick Taylor, el cual propuso en dividir el trabajo de un
supervisor entre ocho especialistas. Consiste en dividir el trabajo y establecer la
especialización de forma que cada persona, desde el gerente hasta el obrero
ejecute el menor número posible de actividades.
Sus ventajas están en que tiene mayor eficiencia a través de la especialización, el
trabajo manual se separa de lo intelectual y disminuye la presión sobre un solo
jefe.
En las desventajas nos encontramos con que es fijar la responsabilidad, viola el
principio de la unidad de mando y tiene una confusa definición del mando
generando conflicto entre los jefes.
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LINEO-FUNCIONAL
Aquí se combinan los dos tipos de organizaciones anteriores, se saca provecho de
las ventajas haciendo a un lado las desventajas. De la organización lineal se toma
a un solo jefe para asumir la responsabilidad y autoridad de una función. De la
funcional se toma la especialización de cada actividad.
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STAFF
En esta no incluye el mando en vez de eso utiliza una relación especial de
asesoramiento entre dos puestos entre quienes lo desempeñan. Su característica
principal es ser una autoridad auxiliar.
Las ventajas, está presente la autoridad y responsabilidad, los expertos asesoran
para poder resolver los problemas que se presenten.
Sus desventajas es que podría ser ineficaz si no se respaldan las asesorías
proporcionadas, al no delimitar claramente las responsabilidades y obligaciones de
la asesoría proporcionada puede generar confusión en la empresa.
ORGANIZACIÓN POR COMITÉS
Asigna diversos asuntos a ciertos comités en donde debaten y deciden los
problemas que se les encomiendan.
Comité Directivo: Se encuentran los accionistas de la empresa que se encargan
de analizar los problemas de la empresa.
Comité Ejecutivo: Lo nombran los del comité Directivo y su función es de llevar a
cabo los acuerdos que se toman.
Comité de Vigilancia: Se encarga de auditar las labores de los empleados.
Comité Consultivo: son especialistas que por sus conocimientos o estudios emiten
informes sobre asuntos que se les consultan.
Las ventajas, la responsabilidad se comparte en cada comité, permite que las
ideas fundamenten y critiquen, se aprovechan los conocimientos, dan soluciones
más objetivas.
En cuanto a las desventajas tiene que las soluciones son más lentas y que el
comité es difícil disolverlo.
CONCLUSION
La organización es la coordinación de todas las actividades o funciones del
personal que se encuentra laborando dentro de la empresa, esto se hace con el
propósito de lograr un mejor aprovechamiento de todos los elementos que se
tienen, ya sean materiales, económicos o técnicos, para poder alcanzar los
objetivos o metas de la empresa.
Referencias Bibliográficas
Grajales Lara, M., N., H., & Castillo Arriaga. (2002). Administración 1. Xalapa,
Veracruz.: SEC.
Koontz, C. (1987). Naturaleza y proposito de la Administración. En K. O'Donel,
Administración (págs. 256,257,258). Mexico D.F.: Editora de Periódicos.
Much, G. (2001). Fundamentos de Administración. Trillas.
Rivera Olga, A. N. (2008). Organización de empresas. En A. N. Rivera Olga,
Organización de empresas (págs. 10,15,21,27,). Publicaciones de la
Universidas deusto.

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Cita esta página
Ramón Escobar Daisy del Carmen. (2013, noviembre 19). Organización y coordinación en administración. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/organizacion-y-coordinacion-en-administracion/
Ramón Escobar, Daisy del Carmen. "Organización y coordinación en administración". GestioPolis. 19 noviembre 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/organizacion-y-coordinacion-en-administracion/>.
Ramón Escobar, Daisy del Carmen. "Organización y coordinación en administración". GestioPolis. noviembre 19, 2013. Consultado el 1 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/organizacion-y-coordinacion-en-administracion/.
Ramón Escobar, Daisy del Carmen. Organización y coordinación en administración [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/organizacion-y-coordinacion-en-administracion/> [Citado el 1 de Julio de 2015].
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