Una de las causas de reflexión y también de frustración por parte de los gerentes de gestión humana tiene que ver con la evidencia comportamental que percibimos en los puestos de trabajo después de finalizar un proceso de entrenamiento o capacitación.
En muchos casos percibimos que existen niveles altos de satisfacción,
alegría y compromiso al finalizar un evento de capacitación, sin embargo
comprobamos que este efecto fue pasajero, una, dos o a lo sumo tres
semanas después todas las cosas vuelven a su lugar.
Estos fenómenos no son extraños ni desconocidos por quienes tenemos que
lidiar con los procesos de formación de los adultos en las empresas. Es
lo que comúnmente se llama el efecto Alka seltzer.
En términos generales podemos suponer a qué se refiere esta afirmación y
sobre ella reflexionaremos brevemente en estas líneas.
La idea es que una vez reconocido este modelo de reacción frente a la
capacitación podemos tener una hipótesis sobre su causa y sobre todo
intentamos unas acciones que nos permitan contra restar estos efectos
que se fundamentan en la emoción y en la temporalidad de sus efectos, de
tal manera que necesitamos generar acciones nuevas que nos permitan
consolidar la gestión de la capacitación como una actividad de alto
impacto en el apoyo y soporte del cumplimiento de las expectativas de
mejoramiento del desempeño de quienes participan en los diferentes
programas o eventos de actualización, mejoramiento o formación en la
empresa.
El entusiasmo y la alegría manifiesta con la que salen nuestros
funcionarios después de haber escuchado una buena conferencia sobre un
tema , sea esta de motivación personal o bien cuando se termina un
programa de formación en un tema específico y si la experiencia
académica y de aprendizaje ha sido positiva en razón a una buena
metodología o bien por un excelente conferencista o por ambas razones,
permite que quienes participaron se conviertan en las siguientes semanas
en verdaderos promotores de las bondades de este tipo de entrenamientos
o seminarios.
Sin embargo, pasado un tiempo comenzamos a observar que el entusiasmo
disminuye y los propósitos hechos comienzan a decaer, de tal manera que
se vuelve a las rutinas conocidas y entonces comenzamos a sospechar que
el impacto de lo visto en estos eventos de capacitación fue de poca
duración.
Sobre esto es importante considerar que es aquí donde comienza la labor
de seguimiento con el grupo participante. En muchas ocasiones la
gerencia de capacitación se conforma con enviar los funcionarios a los
diferentes eventos programados y no se tiene diseñado un esquema de
seguimiento, acompañamiento y control del aprendizaje.
En este sentido, los efectos de la capacitación deben tener un carácter
de permanente y evidenciable en el desempeño y la productividad.
Las acciones de seguimiento se refieren a la necesidad de identificar,
junto con los proveedores de capacitación, los aspectos, comportamientos
o conocimientos que deben ser de especial atención por parte del área de
gestión humana, con el fin de fomentar espacios que permitan a los
participantes en los eventos de formación mantener como punto de
referencia los elementos conceptuales y contextuales que le permitirán
profundizar en los contenidos vistos.
A modo de sugerencias prácticas para hacer seguimiento a los eventos de
capacitación que se realiza con el personal se proponen, entre otras:
1. Reunión semanal o quincenal con el grupo participante por 30 minutos
para conversar sobre la manera como están aplicando los aprendizajes
obtenidos en el trabajo diario. Compartir dificultades y hacer
referencia al contenido visto en el evento de capacitación.
2. Refuerzo conceptual al grupo. Pasados dos meses traer de nuevo al
conferencista o facilitador del proceso o en su lugar a alguien que
domine también el tema con el fin de tener por espacio de mínimo dos
horas una presentación que permita refrescar los conceptos y obtener
nuevos conocimientos.
3. Establecer un plan de acompañamiento con los jefes inmediatos para
revisar la manera como se está realizando la transferencia del
aprendizaje a la gestión que realizan los funcionarios que participaron
en el evento.
4. Establecer, si lo amerita, un proceso de coaching con algunos de los
participantes con el fin de fortalecer algunas de las competencias
identificadas como claves para el éxito de la gestión que se realiza.
5. Entrevistas ocasionales con los participantes. Se sugiere que la
gerencia de capacitación y-o los jefes inmediatos tengan semanal o
quincenalmente una conversación informal y desestructurada sobre la
forma como está impactando lo aprendido en el evento de capacitación en
el trabajo.
Estas sugerencias, llevadas a la práctica pueden generar diversas
reacciones entre los participantes a los eventos de capacitación, ya que
van a sentir que no se les abandona en su proceso de formación y
entrenamiento y que de alguna manera existe un control sobre la
importancia que tiene para la organización que sus funcionarios
participen en programas de capacitación que tendrán como consecuencia un
mejoramiento, medible, evaluable y observable en la gestión y en los
resultados.
Hacer seguimiento a la capacitación puede hacer también que el
entusiasmo inicial se mantenga y se trasmita a otros por cuanto el
ejemplo se convierte en un dinamizador no sólo del desempeño cotidiano
sino que invita a mantener un alto nivel de productividad.
Cuando incluimos en el programa de capacitación un capítulo dedicado a
la manera como haremos seguimiento y acompañamiento a los eventos de
formación, con seguridad que tendremos al final del proceso resultados
positivos y reconocidos por todos, de tal manera que podemos dejar atrás
los paradigmas que nos decían que los recursos y tiempos dedicados a la
capacitación no tienen forma de medirse y que no hay forma de saber si
valió la pena este esfuerzo de capacitar al personal.
El seguimiento, acompañamiento y control de los procesos de capacitación
en la organización es aplicable a todo tipo de instrucción, desde los
cursos de actualización pasando por los cursos técnicos y
administrativos hasta los de crecimiento personal y los de desarrollo de
competencias. Todos los eventos formativos y de instrucción deben tener
un plan que permita interiorizar los contenidos y hacerlos explícitos en
la gestión diaria.
Finalmente, los invito a considerar la importancia de hacer de la
capacitación, cualquiera que ella sea, un espacio de transformación y
mejoramiento de las competencias y habilidades para cada una de las
personas que participa en los eventos que programamos con la intención
de generar un mayor desarrollo organizacional o un fortalecimiento del
desarrollo humano.
