ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN

Autor: Andrés Alonso Castaño Vásquez

Formación y capacitación

22-01-2008

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Al hablar de capacitación dentro de una organización, siempre se piensa en el esquema tradicional, charlas o conferencias esporádicas, teniendo siempre como finalidad el tema a instruir; sin pensar en cual es la mejor forma de entregar el contenido en cuestión. Hoy en día los modelos y sistemas de capacitación han evolucionado de tal forma de poder adecuarse a las necesidades y cultura de la empresa; en el siguiente informe se presentara un de los modelos más utilizados a nivel mundial, donde juegan un papel preponderante las necesidades de capacitación y los métodos de aprendizaje que se han de utilizar en la entrega del contenido seleccionado.

Con el fin de poder brindar una orientación sobre el contenido de este informe, se adjunta flujo grama donde se da una visión de cuales han de ser los temas que se abordara en este informe.

Entrenamiento

Para comenzar a interiorizarnos en el tema, es adecuado definir el concepto de entrenamiento; Para ello nos basaremos en las definiciones brindadas por los autores Chiavenato y Amaro Guzmán, podemos concluir que Entrenamiento es el acto de proporcionar medios que permitan el aprendizaje en un sentido positivo y beneficiosos para que los individuos de una empresa puedan desarrollar de manera más rápida sus conocimientos, aptitudes y habilidades; otorgando beneficios tales como:

a. Preparar personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas peculiares de la organización.
b. Proporcionar al personal oportunidades para el continuo desarrollo en sus cargos actuales, como en otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada.
c. Cambiar la actitud de las personas, para crear un clima más satisfactorio entre empleados, aumentar la motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

El entrenamiento asegura la ejecución satisfactoria del trabajo, e igualmente constituye una herramienta para los cambios originados por nuevas tecnologías, también permite al personal de la empresa desempeñar sus actividades con el nivel de eficiencia requerido por sus puestos de trabajo, lo que consecuentemente, contribuye a su autorrealización y al logro de los objetivos organizacionales; como beneficios específicos para la organización, el entrenamiento ofrece:

a. Mejorar los sistemas y métodos de trabajo
b. Mejorar el proceso de comunicación en la empresa
c. Reducir los rechazos y desperdicios en la producción y/o servicios
d. Disminuir ausencias y rotación de personal
e. Reducir costos por mantenimiento de las maquinarias, equipos, etc.
f. Reducir el tiempo de aprendizaje
g. Aminorar la carga de trabajo de los jefes
h. Reducir los costos para trabajos extraordinarios
i. Reducir los accidentes de trabajo.

Modelo de Capacitación

Ahora que entendemos que es el entrenamiento y su importancia, cabe preguntarse cuál es la mejor forma de estructurar un programa de capacitación o entrenamiento; para ello es necesario pensar en “¿si es mejor tener al ideal o formar al ideal?”; esta interrogante radica principalmente en el desempeño que se espera del funcionario, el cual esta directamente relacionado con las competencias que este posea. Al igual que los procesos de una organización, el desempeño y las competencias deben ser evolutivas, lo cual exige que el modelo de capacitación también debe serlo.

El modelo ideal de capacitación de una empresa que basa sus perfiles de cargo en las competencias y donde los procesos operativos juegan un papel preponderante, es el modelo basado en la gestión por competencia, ya que este evoluciona en conjunto con las nuevas exigencias, permitiendo así preparar a los funcionarios para los desafíos de un futuro a corto o largo plazo.

Esquema de Modelo de Entrenamiento Basado en Gestión Por Competencias

En el modelo de gestión por competencia se hace necesario desglosar y agrupar los temas en las competencias que involucra el mismo; a su vez las competencias que involucra cada tema, deben ser enseñadas de formas particulares, esto para que los conocimientos sean asumidos con mayor facilidad, creando así una base de datos practica, dinámica y operativa en los capacitando.

Métodos de Aprendizaje

Con el fin de ejemplificar la subdivisión de técnicas o herramientas que se pueden utilizar en este modelo de entrenamiento, se han seleccionado dos propuestas de divisiones, las cuales permitirán explicar de una manera clara la antes mencionada subdivisión. El primero es propuesto por el profesor Rolf Arnold, donde se explica el nivel de penetración que posee cada técnica con relación a la competencia que se desea fortalecer o enseñar; y la segunda propuesta es del señor Idalberto Chiavenato, donde se subdivide el entrenamiento en uso, tiempo y aplicación; donde se describe el tipo de entrenamiento, la finalidad y los medios a utilizar, para conseguir el mismo fin que con la primera propuesta.

Modelo de Arnold

+ Importante para promover la competencia en Cuestión
- De menor Importancia para la promoción de la Competencia.

Modelo de Chiavenato

Los modelos antes descritos permiten realizar una selección aleatoria de diferentes mecanismos o medios de aprendizaje, los cuales tienen por finalidad lograr una mayor compresión y absorción del conocimiento entregado a los capacitando; lo cual hace que las capacitaciones no sean monótonas, aburriendo a los capacitando, haciendo perder el interés en el tema que sé esta exponiendo.

Necesidades y Medios

Teniendo claro los modelos antes expuestos, nos encontramos en condiciones de realizar el levantamiento de necesidades de capacitación que posee actualmente la Gerencia Comercial, donde se consideraron las áreas de. Estaciones, seguridad, Canal de Ventas, Personal de Aseo y Oficinas de atención al cliente. En este levantamiento se han agrupado las necesidades en áreas generales, dejando el detalle especifico de los temas para la malla de entrenamiento, la cual se desarrollaría en una segunda etapa, donde ya se tengan claros los objetivos que persiguen las área dentro de los temas propuestos.

Junto con presentar las necesidades de entrenamiento que posee la Gerencia Comercial, también se hace la referencia a los medios o herramientas ideales para conseguir alto nivel de aprendizaje, tal como se mencionara en los párrafos anteriores.

Programa o Estructura

Con las bases teóricas ya asentadas, se puede estructurar el programa o esquema bajo el cual se realizaran las capacitaciones, para llevar a cabo el desarrollo de dicha estructura, se debe enumerar los requerimientos necesarios; pensando en la creación de un Centro de Entrenamiento y Capacitación (C.E.C).

- Requisitos de Infraestructura

 Salas (de conferencia, reuniones, cibercentros, salas de proyecciones, salas de simulación, salas de ejercicios y practica)
 Bibliotecas / Videotecas
 Oficinas

- Requisitos de Materiales

 Equipos de Computación
 Equipos de Proyección
 Videos (DVD, VHS, etc.)
 Equipos de Sonido
 Ficticios para simulaciones

- Requisitos de Personal

 Administrador de Capacitación.
Será quien coordine la disponibilidad y mantención tanto de salas como de equipos; por otra parte deberá estructurar distribución de presupuesto asignados y la dirección del resto del personal de Centro de Entrenamiento.

 Coordinador de Capacitación.
El Coordinador de Capacitación ha de ser la persona encargada de estructurar las planillas de capacitación velando por la continuidad y evolución de los programas de capacitación propuestos para el personal interno y externo de Metro.

 Relatores o Profesores.
En primer lugar se hará una búsqueda interna y en áreas más especificas se deberá contar con personal externo el cual será contratado en base a su experiencia y conocimiento del tema.

Programa o Estructura

Si bien ya se ha hablado de las directrices teóricas, las necesidades y los requisitos de este proyecto; se debe dejar en claro que el eje central del proyecto es el programa de capacitación; este debe ser continuo y evolutivo, para dar respuesta a las necesidades que se le presenten a la organización. Para que el programa de Entrenamiento sea exitoso, es necesario estructurar el programa centrado en el Entrenamiento y en el Reentrenamiento continuo de los funcionarios; a modo de explicar de una manera más sencilla se adjunta la siguiente grafica:

Evaluación

La etapa final de proceso de entrenamiento es la evaluación de los resultados obtenidos, por lo general el problema más común de cualquier programa de entrenamiento. La evolución de un programa de entrenamiento se compone de diversas miradas las cuales a su vez se componen de un numero especifico de indicadores.

La evaluación sobre el nivel de Eficiencia del programa, se basa en los siguiente aspectos:

1. Determinar hasta qué punto el entrenamiento produjo en realidad las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.

2. Demostrar si los resultados del entrenamiento presentan relación con la consecución de las metas de la empresa.

Sin duda que las etapas de evaluación de un proceso de capacitación son:

Los criterios que se emplean para evaluar la efectividad de la capacitación se basan en los siguientes resultados:

 Las reacciones de los capacitados al contenido del programa y al proceso general.
 Los acontecimientos que se hayan adquirido mediante el proceso de capacitación.
 Los cambios en el comportamiento que se deriven del curso de capacitación.
 Los resultados o mejoras mensurables para cada miembro de la organización como menor tasa de rotación, de accidentes o ausentismo.

Otro mecanismo de evaluación es la eficacia, la cual se mide bajo los siguiente parámetros:

a) Aumento de la eficacia organizacional.
b) Mejoramiento de la imagen de la empresa.
c) Mejoramiento del clima organizacional.
d) Mejores relaciones entre empresa y empleado
e) Facilidad en los cambios y en la innovación.
f) Aumento de la eficiencia.

El ultimo método y el más importante en la evaluación de un programa de entrenamiento, es el que se realiza a nivel de tareas y operaciones, en este caso los indicadores deben ser:

a) Aumento de la productividad.
b) Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios.
c) Reducción del ciclo de la producción.
d) Reducción del tiempo de entrenamiento
e) Reducción del índice de accidentes.
f) Reducción del índice de mantenimiento de máquinas y equipos

Sin duda que para un sistema tan complejo como el propuesto la evaluación debe considerar todos los aspectos antes mencionados, generando así una gama de indicadores que incluyan eficiencia, eficacia y operatividad; son estos estándares los que definirán si el programa esta funcionando bien o debe ser modificado; o en su defecto el nivel de impacto que tuvo en los capacitando.

Conclusión

Sin duda los procesos de capacitación o entrenamiento, independiente del modelo; son beneficiosos para la organización y para quienes reciben la capacitación.

Mientras más altas sean las metas que se pretendan conseguir con el entrenamiento más elevados serán los costos de implementación; por ese motivo es bueno aclarar que los costos de implementación del programa se rentabilizaran al mediano plazo, ya que al contar con personal más calificado, los costos en mantención, entrenamiento y accidentabilidad se reducen ampliamente.

Al pensar en implementar un centro de entrenamiento y capacitación; se debe considerar que es un proyecto a largo plazo por lo cual se deben definir etapas, las cuales han de estar dentro de la capacidad tanto en recursos monetarios como en recursos humanos. Como un primera etapa de acuerdo a la recolección de necesidades sugiero comenzar por las buenas practicas y el entrenamiento Psico – Profesional; mientras en paralelo de comienza a desarrollar las mallas de capacitación para cada tema según los intereses y objetivos que cada área desee reforzar.

Bibliografía

 De Sousa, Maria C. (2001); ”Análisis de Necesidades de Entrenamiento, basado en el Modelo de Competencias”
 Arnold, Rolf; ”Formación de Profesionales, Nuevas tendencias y perspectivas; Capitulo 4” .
 Belly Pablo (2003); “Aunque no lo veamos el conocimiento esta”.
 Belly, Pablo (2003); “Nuevas Tendencias en la era del Conocimiento”.
 Mayor Gutierrez, Roberto; “El Ajedrez como entrenamiento mental para ejecutivos”.

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Andrés Alonso Castaño Vásquez

Lic. en Comunicación Organizacional.

Publicista.

amdrescastanoarrobagmail.com