Metodología para medir el impacto de la capacitación de una escuela de negocios

Autor: Luis Alberto Fajardo Pérez

Formación y capacitación

13-03-2012

En el trabajo se analiza los aspectos más importantes a tener en cuenta para la elaboración y aplicación de una metodología que permita evaluar el impacto de la capacitación que ofrece la Escuela Superior de la Industria Básica en el desempeño de los jefes y especialistas de este organismo. Describe conceptos, principios, estructura, partes, características, tipos de evaluación relacionados con la capacitación y su evaluación, así como los tipos de competencias y los posibles parámetros de medición.

In the work one analyzes the aspects most important to consider for the elaboration and application of a methodology that allows to evaluate the impact of the qualification that offers the School Superior of the Basic Industry in the performance of the heads and specialists of this organism. It describes concepts, principles, structure, parts, characteristics, types of evaluation related to the qualification and its evaluation, as well as the types of competitions and the possible parameters of measurement.

Introducción

La elaboración de metodologías constituye uno de los propósitos de muchas de las investigaciones que se realizan en el campo de la educación, la formación y la capacitación, el término metodología se asocia a los aspectos operativos del método científico. Desde una perspectiva operacional, el método es una secuencia de procedimientos que nos permiten conseguir un fin u objetivo.

La ESIB es una escuela ramal de capacitación, con un sistema de formación continua, basada en las necesidades de formación gerencial que requiere la industria básica para su desarrollo, con una experiencia de 25 años de trabajo vinculada a la docencia, a la asesoría y la consultoría empresarial, con más de 70 mil graduados en los principales programas de diplomatura y cursos de postgrado, así como en otras modalidades de capacitación, con un colectivo docente donde se combina los profesores de gran experiencia con jóvenes con potencial pedagógico, especialistas de alto nivel de la industria, con profesores de amplio prestigio en el ámbito académico universitario, donde se ha desarrollado además un amplio intercambio de programas docentes, de profesores y de bibliografía, con escuelas homologas y universidades nacionales y extranjeras.

Por otro lado no existen antecedentes de aplicación en el centro una metodología que permita medir los resultados de la capacitación que ofrece la escuela, por lo que se propone elaborar una metodología para medir el impacto de la capacitación teniendo en cuenta los modelos más utilizados internacionalmente y las indicaciones de la norma cubana de capital humano.

Con esta metodología se pretende tener en las manos de sus usuarios una herramienta de uso práctico para que docentes, especialistas y cuadros que tengan que ver con la gestión de los recursos humanos y específicamente con la formación y desarrollo de las personas, puedan evaluar hasta qué punto se trabaja con eficacia en la proyección, ejecución, aplicación y evaluación de las acciones de capacitación.

Desarrollo

La metodología incluye un conjunto de métodos, procedimientos y técnicas que responden a la determinación de causas y consecuencias en relación con sus características y su objeto de estudio.

En un plano más específico significa un conjunto de métodos, procedimientos, técnicas, que regulados por determinadas requerimientos, nos permiten ordenar mejor nuestro pensamiento y nuestro modo de actuación para obtener y descubrir nuevas conocimientos, en el estudio de los problemas de la teoría o en la solución de problemas de la práctica.

Vista en este sentido más concreto podemos distinguir dos acepciones de la metodología como aporte teórico, porque va dirigido al incremento del saber científico sobre la esencia del objeto y de un aporte práctico por incidir en la transformación del objeto.

En el estudio y elaboración de una metodología se debe tener en cuenta sus componentes (estructura) y el modo de proceder (proceso) a su vez la estructura se compone de dos líneas estructurales: el aparato teórico o cognitivo y el metodológico o instrumental.

El aparato teórico cognitivo está conformado por el cuerpo categorial que a su vez incluye las categorías y conceptos y el cuerpo legal que se compone de leyes, normas, principios o requerimientos.

Los conceptos y categorías que forman parte del aparato teórico cognitivo de la metodología son aquellos que definen aspectos esenciales del objeto de estudio.

El cuerpo legal formado por los principios o requerimientos se refiere a aquellos que regulan el proceso de aplicación de los métodos, procedimientos, técnicas y medios.

El aparato instrumental está conformado por los métodos teóricos y empíricos, las técnicas, procedimientos que se utilizan para obtener los conocimientos o para intervenir en la práctica y trasformar el objeto de estudio.

En su condición de proceso, la metodología requiere de la explicación de cómo opera la misma en la práctica, cómo se combinan los métodos, procedimientos, medios y técnicas, como se tiene en cuenta los requerimientos en el desarrollo del proceso y los pasos que se siguen para alcanzar los objetivos propuestos.

Al pensar en la forma de proceder para alcanzar estos objetivos, recurrimos a procedimientos metodológicos que ordenados y concatenados de una manera particular, conforman un todo sistémico que comúnmente denominamos metodología.

Como proceso estable y sistemático la metodología se caracteriza por:

• Es un resultado relativamente estable que se obtiene en un proceso de investigación científica.

• Se sustenta en un cuerpo teórico (categorial y legal) de la filosofía, las ciencias o de las ramas del conocimiento que se relacionan con el objetivo para el cual se diseña la metodología.

• Es un proceso lógico conformado por “etapas”, “eslabones”, “pasos” condicionantes y dependientes, que ordenados de manera particular y flexible permiten la obtención del conocimiento propuesto.

• Cada una de las etapas mencionadas incluye un sistema de procedimientos condicionantes, dependientes y ordenados lógicamente de una forma específica.

Para la conformación de la metodología se tuvo en cuenta algunos aspectos como fueron:

• Estudio de las metodologías existentes o afines que están dirigidas al logro del objetivo propuesto por el investigador.

• Análisis crítico. Determinación de las insuficiencias, carencias y virtudes de las propuestas existentes. Establecimiento de los cambios necesarios y de las cuestiones que se deben conservar.

• Diseño del nuevo modelo de metodología.

• Valoración por especialistas y ó validación práctica de la metodología elaborada.

• Determinación de las limitaciones o insuficiencias observadas durante su puesta en práctica.

• Elaboración de la metodología definitiva (modelo definitivo).

La presentación de la metodología incluye:

• Objetivos generales y específicos.

• Fundamentación teórica que sustenta la metodología.

• Etapas, pasos o eslabones que componen la metodología como proceso y la concatenación y ordenamiento de las mismas.

• Procedimientos que corresponden a cada etapa. Secuencia, interrelación específica entre dichos procedimientos que permite el logro de los objetivos propuestos.

• Representación gráfica total o parcial.

• Evaluación. Acciones que permiten comprobar si la metodología garantiza el logro de los objetivos propuestos.

• Recomendaciones para su instrumentación y orientaciones que permiten su aplicación en diferentes contextos y condiciones.

El diseño y aplicación de la metodología aporta a sus usuarios:

• Los conceptos, principios, leyes o categorías que el investigador tiene en cuenta para diseñar o aplicar la metodología.

• El resultado de la sistematización de los estudios previos que permite la conformación de los procedimientos o etapas que integran la metodología.

• La especificidad del ordenamiento, secuenciación o interrelación de los procedimientos o etapas propuestas.

• Procedimientos que definen el proceder metodológico.

• Recomendaciones, orientaciones, que orientan la puesta en práctica de la metodología.

• Los medios elaborados para la puesta en práctica de la metodología y en definitiva la evaluación del impacto que provoca el proceso capacitación en el desempeño y los resultados de los estudiantes de la escuela.

Como cualquier evaluación permite volver sobre el tema y analizar la información recolectada y rectificar las fallas o puntos débiles, sensibilizar a los participantes del proceso docente (alumnos, profesores y directivos) sobre las necesidades materiales y organizativas asociadas a la responsabilidad de cada parte.

Permite tener un marco de referencia y organizativo para detectar elementos que favorecen o desestimulan la realización de la capacitación y a partir de ellos potenciar acciones que contribuyan a alcanzar un mejor desempeño institucional.

Por la diversidad de factores que influyen en los procesos de capacitación y sobre todo en los resultados de estos, no existe un modelo ideal para este tipo de trabajo, solo existen principios, lineamientos y marcos de referencia que deben ser adaptados, por lo que obliga a las instituciones participantes a estudiar sus característica y en correspondencia diseñar su propia metodología o procedimiento, adaptado a sus condiciones de trabajo, su estructura, las características de su personal y los objetivos que desea lograr.

Resulta importante antes de proceder a realizar la medición tener en cuenta la organización del proceso evaluación del impacto de la capacitación los siguientes aspectos:

• Decisión y compromiso para realizar la evaluación partiendo de la necesidad de retroalimentación sobre la efectividad del proceso docente y la influencia del mismo en el sistema empresarial del ministerio de la industria básica.

• Estructura organizativa adoptada para realizar la evaluación, decidir la composición del grupo de trabajo y los niveles de subordinación, funciones, interrelaciones de trabajo y su estructura interna.

• Selección del equipo de trabajo, captación de personas con conocimientos previos de la actividad de capacitación y que puedan con una preparación especializada desarrollar el proceso de evaluación de impacto de la capacitación.

• Preparación del equipo de trabajo explicando los elementos relacionados con los objetivos de la medición de impactos de la capacitación, su importancia, los pasos de la metodología y las herramientas a utilizar, motivar y sensibilizar a los participantes con la evaluación.

• Marco de referencia a adoptar para realizar el trabajo, analizar el contexto en el cual se desarrollo el programa de estudio, sus características, los resultados de las evaluaciones, participantes, matriculas , graduados, composición del grupo, claustro de profesores, materiales entregados, trabajos presentados, empresas participantes y otros datos de interés para el análisis.

• Planeación de las tareas de evaluación, organizando un cronograma de tareas detalladas con responsables, participantes, fechas de cumplimiento, aseguramiento, materiales, equipos, coordinaciones, instrumentos a aplicar, empresas y personas a visitar. Este cronograma debe incluir todas etapas del proceso incluido la conformación del grupo, su preparación, hasta la elaboración del informe final.

• Selección de las herramientas a utilizar, según las características de la evaluación y de sus participantes los instrumentos a utilizar, los cuales deben permitir la obtención de la información necesaria para el análisis a realizar.

• Implementación del proceso de evaluación, poner en práctica el programa de trabajo para aplicar la metodología elaborada, que permita obtener los resultados, hacer los análisis y ajustes correspondientes.

• Informe final detallando los participantes en la evaluación, las personas entrevistadas, los resultados del estudio, conclusiones y recomendaciones para las partes involucradas, los cuales deben ponerse en conocimiento de los órganos superiores de dirección de los órganos involucrados en el proceso de capacitación.

Por otro lado en la implementación de la metodología, para que esta se haga con la calidad requerida y aporte al proceso se debe tener en cuenta:

• Que el proceso de evaluación se ajuste a los términos y principios acordados.

• Que la metodología se ajuste al tipo de programa y a los objetivos que se desean alcanzar.

• Que las herramientas a utilizar para la recolección y análisis de la información sean confiables.

La metodología que se propone se basa en la utilización de la norma cubana de capital humano y por tanto asume el uso de la gestión por competencias y se enfoca a lograr conocimientos, valores, conductas, habilidades, destrezas, incluida la capacidad de respuesta ante imprevistos, la autonomía, la flexibilidad y la colaboración con el entorno para alcanzar un mejor desempeño en su puesto de trabajo y propiciar el desarrollo exitoso de su colectivo.

Estas competencias deben ser observables, medibles, tomadas en cuenta, evaluadas y desarrolladas a través de los procesos de selección de las personas para un puesto de trabajo, al definir y seleccionar el tipo de capacitación que se le debe ofrecer y al evaluar el desempeño del individuo una vez concluido el proceso de capacitación o al cierre del periodo evaluativo.

Dada la existencia de varios enfoques sobre los tipos de competencias, ya sean conductistas (basada en las conductas de los individuos) o funcionalistas (basadas en los requerimientos de su puesto de trabajo) y por tratarse de una metodología para evaluar el impacto de la capacitación de cuadros y reservas de cuadros hace posible determinar la utilización de una combinación de ambas, además se debe tener en cuenta la existencia de competencias corporativas (comunes para toda la organización), competencias técnicas o funcionales (específicas para un área o puesto de trabajo) y competencias directivas (propias del personal de dirección), las cuales deben tenerse en cuenta tanto en la filosofía presente en los programas de estudio, como en las mediciones del impacto de la capacitación recibida, siendo algunas de ellas:

• Conocimiento de la actividad que dirige.

Enfoque de sistema.

Liderazgo.

• Comunicación.

Trabajo en equipo.

• Empatía.

• Compromiso.

• Perseverancia.

• Gestión de conflictos.

• Poder negociador.

• Perfil formador y enfoque por competencias.

• Proyección estratégica y planificación.

• Orientación a la acción, a los resultados y a la búsqueda de soluciones.

• Ambición por el desarrollo del proyecto.

• Optimismo y lenguaje positivo.

• Apego a la ley.

Otro aspecto importante para desarrollar adecuadamente la estrategia de capacitación de cualquier institución u organismo, desde su planificación hasta su ejecución y control, es la de tener definida la política y lineamientos generales de trabajo, además de contar con instituciones adecuadamente equipadas y personas preparadas para llevar adelante esa misión, de aquí se desprende la importancia que la dirección del MINBAS le concede al tema de la capacitación, desde su concepción, a partir de la definición de la competencias necesarias en cada puesto de trabajo y su implicación con la estrategia de desarrollo del organismo, hasta la responsabilidad de los consejos de dirección y los jefes, así como la utilización de herramientas para determinar las necesidades de capacitación, medir el impacto de la capacitación, las relaciones con el Ministerio de Educación y el Ministerio de Educación Superior, pasando por supuesto por el aseguramiento material y financiero, los órganos asesores de la capacitación, la certificación internacional de puestos claves y la impartición de temáticas de carácter imprescindibles para el conocimiento de jefes y especialistas.

La capacitación del personal en cualquier lugar implica diversidad de costos, los cuales pueden ser más o menos cuantificados en dependencia a los sistemas económicos y de la política y filosofía educacional implantados en cada país u organización, en tal sentido se puede valorar el costo de los recursos necesarios para preparar y ofrecer los cursos u acciones de capacitación que incluye desde la determinación de las necesidades de capacitación, la conformación de programas de estudio, la preparación de profesores, la adecuación de instalaciones y equipos, la conformación de matriculas, la coordinación del curso, la transportación de profesores y alumnos, la alimentación, el alojamiento, el salario, el tiempo dejado de trabajar en sus actividades habituales.

La evaluación de impactos de la capacitación tiene relación con otros tipos de evaluaciones como la evaluación de resultados, la evaluación de la efectividad, la evaluación económica, mientras que la evaluación económica mide el costo, la de resultados el cumplimiento de objetivos previstos y la de efectividad el efecto útil, la evaluación de impacto de la capacitación tiene la particularidad de tratar de establecer los posibles nexos, efectos y consecuencias inmediatas, propuestas y previstas en la población capacitada y las consecuencias en su desempeño individual, en el colectivo e incluso en el ámbito de la rama económica a la cual pertenecen y en la sociedad.

Además existen otros enfoques de evaluación de la capacitación como son:

• La evaluación de las necesidades de capacitación, donde se identifican los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para un desempeño aceptable.

• La evaluación de insumos necesarios para el desarrollo del proceso de capacitación desde la etapa de planificación, ejecución y control.

• La evaluación de base para identificar los conocimientos, actitudes y habilidades de los participantes en acciones de capacitación antes de recibir el programa.

• La evaluación del proceso de capacitación para adaptar horarios, contenidos y enfoques.

• La evaluación de los resultados para evaluar los conocimientos, actitudes y habilidades al concluir el proceso de capacitación.

• La evaluación del impacto de la capacitación donde se determina el efecto del desempeño individual del capacitado en el trabajo ya sea por la aplicación de los nuevos conocimientos adquiridos o por que sobrepasa los requerimientos profesionales y organizativos, también puede medirse las mejoras en el desempeño organizacional por mejora en la calidad de los servicios y la satisfacción de los clientes.

Para el caso de la ESIB como escuela ramal y atendiendo a las características de los sistemas de capacitación cubanos, existe una unidad presupuestada centralmente por el estado en la moneda nacional (CUP) y por los grupos empresariales del ministerio de la industria básica para el caso de la divisa (CUC), con lo cual cubre los gastos de personal, materiales, energía, mantenimiento e inversiones, necesarios para desarrollar el proceso docente y los procesos de apoyo, incluido el pago de servicios contratados.

Las empresas que envían a preparar jefes, reservas y especialistas también incurren en gastos asociados a la determinación de necesidades de capacitación, el tiempo utilizado en preparar a las personas con sus correspondientes distribución de funciones o tareas que se dejan de ejecutar por el capacitado, la transportación, hospedaje e incluso en algunos casos, el pago del curso (esto último no sucede para los cursos que se imparte en la Escuela Superior de la Industria Básica por su condición de unidad presupuestada).

La evaluación del impacto de la capacitación es un proceso sistemático, metódico y neutral que hace posible el conocimiento de los efectos de un programa de estudios, relacionándolo con las metas propuestas y los recursos movilizados, también puede decirse que es un proceso de identificación, recolección e interpretación de informaciones útiles para tomar decisiones relacionadas con la gestión de programas de capacitación.

Es recomendable al realizar la evaluación no restringirse únicamente al cumplimiento de los objetivos previstos, ya que pueden aparecer hechos extraordinarios que pueden enriquecer los resultados o impactos del programa de estudio en la sociedad, en la empresa o en el propio individuo.

Las evaluaciones del impacto de la capacitación pueden ser más o menos experimentales en dependencia de la objetividad con que se ejecuten, la independencia del grupo evaluador respecto al ejecutor del programa, de los instrumentos de medición utilizados y de los individuos y entidades que aporten información.

Cuando nos referimos a la evaluación del impacto de la capacitación nos referimos a un sistema de indicadores sintéticos y universales que incluye efectos socioeconómicos cuantitativos y cualitativos de los recursos laborales, por tanto no excluye, sino presupone al resto de las formas evaluativas y se caracteriza por:

• Ser general y sintética.

• Abarca diversas esferas del conocimiento.

• Los efectos pueden constatarse por usuarios y por el entorno.

• Se sirve de un sistema de indicadores que presupone el uso del resto de las formas evaluativas.

• Se debe considerar los efectos positivos deseados.

Por definición la medición del impacto de la capacitación tiene una trascendencia económico-social y representa una consecuencia diferida en el tiempo y extrapolada al entorno, por lo que cualquier modelo que se adoptado cumple los siguientes objetivos:

• Medir las transformaciones experimentadas en la empresa y en el entorno.

• Unidad de intereses entre evaluadores y la sociedad.

• Ser evaluado por los participantes en la capacitación.

• Enfoque de sistema, diseñado para obtener los mejores resultados.

• Enfoque metodológico, integrador, dinámico y perfeccionador.

• Aportes al desarrollo social y económico.

• Se involucra en la transformación del hombre y los cambios en el comportamiento humano, profesional y laboral.

• Tiene carácter de diagnostico y de pronostico.

Para que las evaluaciones sean verdaderamente objetivas es necesario que aporten información relacionada con:

• Cambios de actitud.

• Cambios psicosociales.

• Autoestima.

• Posibilidades de empleo (afianzamiento o promoción).

• Desempeño favorable en el plano individual y colectivo.

• Mejora en los sistemas de gestión en los que participa el capacitado.

- Clima y ambiente laboral.

- Resultados económicos.

- Eficiencia y eficacia.

- Planificación y control.

- Comunicación.

- Gestión del conocimiento.

• Implicación de la institución docente y de la institución del capacitado en la búsqueda de mejoras mediante el trabajo de capacitación, consultarías, asesorías, diagnósticos, investigación.

La ESIB inicialmente utilizará un grupo evaluador perteneciente a la propia área docente, aunque no comprometido con la impartición directa de los programas de clases, posteriormente se debe valorar su independencia del área docente o su ubicación fuera de la escuela.

En anteriores momentos, la idea de medición de impacto de la capacitación se asociaba únicamente al levantamiento de indicadores cuantitativos, lo cual a su vez limitaba su uso por lo difícil de poder aislar que elementos del proceso educativo se relacionaba directamente con un resultado productivo, hoy la tendencia es abarcar además elementos cualitativos que se puedan asociar al desempeño del individuo y de su organización e incluso valorar cuestiones relacionadas con el entorno donde se desarrollan las entidades.

La utilidad fundamental de cualquier proceso de evaluación del impacto de la capacitación es fortalecer los nexos entre los programas de capacitación y el desempeño del personal capacitado

La realización de este proceso es factible como retroalimentación del proceso docente en todas las etapas de su desarrollo desde la determinación de las necesidades de capacitación, la evaluación de los programas de estudio, el estudio prospectivo del potencial de dirección de los cuadros y reservas, la realización de otras acciones docentes o de asesoría, el fortalecimiento de programas e instituciones docentes.

El proceso de evaluación del impacto de la capacitación se desarrollará en 3 etapas:

• Antes del inicio de la ejecución del proceso docente vinculado al proceso de determinación de las necesidades de capacitación, matriculas, ajustes de los programas de estudio e incluso la realización de pruebas de diagnostico.

• Durante la ejecución del proceso docente, comprobar hasta qué punto el programa de estudio cumple con las expectativas del alumno y en comprobar el nivel de asimilación de los contenidos recibidos.

• Posterior a recibir el curso se evalúan los resultados obtenidos en su desempeño, lo cual en el caso de los jefes se puede relacionar con los resultados del colectivo que dirige, tratando por todos los medios de separar, que elementos relacionados con la capacitación, influyeron en la obtención de resultados.

Esquema de la metodología para medir el impacto de la capacitación que imparte la ESIB

Esquema de la metodología para medir el impacto de la capacitación que imparte la ESIB

Etapas del proceso de evaluación del impacto de la capacitación.

Etapas del proceso de evaluación del impacto de la capacitación

Partes involucradas en el proceso de medición de impacto de la capacitación:

Partes involucradas en el proceso de medición de impacto de la capacitación

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Luis Alberto Fajardo Pérez - fajardoarrobaesib.minbas.cu

Ingeniero Termoenergético. Director General de la Escuela Superior de la Industria Básica, Ciudad de La Habana, Cuba.

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