La importancia de la capacitación en la empresa

Introducción

Tenemos claro que en toda empresa, lo que hace ser funcional y que cumpla con sus cultura organizacional, es la agrupación de personas, cada una con habilidades distintas, mismas que con el paso de su trayecto en la empresa se va desarrollando y educando, esto con la finalidad de llevar a cabo de manera exitosa su objetivo del puesto.

La mayoría de las ocasiones, cuando un empleado es seleccionado, se analiza el nivel académico con el que cuenta, para sí, contemplar un escenario futuro en el cual ese empleado será más productivo de lo que se espera.

Recordemos que el ser humano, por naturaleza tiene un aprendizaje, quizá en diversos niveles, pero al final, aprende de su entorno, pero si se da una explicación de lo que sucede a su alrededor, tendrá mayor oportunidad de estar más capacitados en su vida diaria y laboral, así, permitirá mejores elecciones de decisión por las expectativas que pueda crear a partir de bases éticas.

En el siguiente escrito, podremos profundizar lo que significa que una empresa tenga una detección de necesidades oportunas, así como la ventaja y desventaja de los métodos técnicas que se llevan a cabo dentro de la empresa.

Desarrollo

La educación es la preparación para la vida y por la vida. Se puede hablar de varios tipos de educación: social, religiosa, cultural, política, moral, profesional.

En el caso particular y el enfoque de la materia de psicología organizacional, nos referimos a la educación profesional, es decir, como lo sostiene la Real Academia Española, “capacitar: tr. Hacer a alguien apto, habilitarlo para algo.” , entonces, en el entendido que la palabra capacitar es para habilitar a una persona de que tenga el conocimiento y procedimientos para realizar bien una actividad, podremos asegurar que la educación laboral, consiste no únicamente en capacitar al empleado, sino que tiene causas exitosas.

En el entendido de que en una empresa, el empleado debe ser capacitado para llevar a cabo sus actividades laborales, debe llevarse lo que se llama “formación, entrenamiento personal, adiestramiento, desarrollo”, mismo que orienta hacia un cambio evolutivo en los conocimientos, habilidades y actitudes del involucrado basado en las necesidades de la empresa y sus proyectos de crecimiento a nivel interno como externo.

El desarrollo que la empresa busque hacia el empleado por medio de la educación laboral que le brinde, es importante porque contribuye y beneficia de primera instancia a su equipo de trabajo o su departamento, por ende, la empresa tendrá buenos resultados en lo que se produce y así lograr una mejor permanencia en el mercado, por otro lado, la capacidad de cada empleado para llevar a cabo sus actividades, aunado a lo que ya es su capacitación, se logra una cultura organizacional.

Cultura organizacional es una de los procesos que en toda empresa debe cuidar ya que en éste se refleja la empresa como un ente, lo que significa que en medida que la organización realice buenas estrategias y las aplique por medio de la comunicación y otras herramientas administrativas, es como el empleado tendrá una mayor aceptación de cambios organizacional y así se evita la resistencia al cambio en cada integrante de la empresa.

Detección de necesidades

Para llevarse a cabo la una estrategia adecuada de capacitación es necesario tener una Detección de Necesidades de Capacitación o el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, que es el proceso orientado a la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, con la finalidad de contribuir en el logro de los objetivos corporativos y personales.

Bien, al identificar las necesidades de la empresa, se logra identificar los requerimientos de cada empleado para que sea necesario llevar a cabo sus actividades. Esto significa que se debe realizar dos tipos de análisis:

1. Análisis de tareas: estudio detallado de un puesto para identificar las habilidades requeridas, de tal manera que se podría instituir un programa de capacitación adecuado.
2. Análisis de desempeño: estudio cuidadoso del desempeño para identificar una deficiencia y, posteriormente, corregirla con nuevo equipo, un nuevo empleado, un programa de capacitación o cualquier otro ajuste.

Un reporte de DNC debe responder en qué, a quiénes, cuánto y cuándo capacitar. La capacitación debe ser periódica y permanente y debe procurar ser proactiva evitando la reactividad.

Por otro lado, el beneficio de la DNC, es que:

• Corregir problemas en la organización.
• Reencaminar desviaciones en la productividad.
• Impactos actuales o previsión de futuros por cambios culturales, en políticas, métodos o técnicas ante la reducción o incremento del personal.
• Frente a cambios de funciones o de puestos en situaciones emergentes o como parte de un Plan de Carrera.

Técnicas de capacitación

Considerando que existen diferentes tipo de necesidades en la empresa, individuales, grupales, proyectos a futuro, entre otros, es imprescindible dejar de utilizar una herramienta, las cuales, pueden ser las que a continuación se definen:

Observación directa: del lugar del trabajo, del operario, de los resultados de la ejecución del trabajo.

Reuniones de grupo: los jefes exponen las necesidades generales e individuales de su sector.

Entrevistas: para detectar las dificultades, buscar causas y determinar si están relacionadas a la falta de capacitación. Pueden realizarse incluso con el mismo trabajador.

Cuando se ha llevado éstas técnicas, mismas que en realidad funcionan como una investigación que se manifiestan en una necesidad, se puede realizar un comparativo de la situación actual con las expectativas esperadas en un determinado tiempo, de tal manera que se determina la capacitación que se debe planear según el área.

Se considera que la gran ventaja que tiene al aplicar una de las técnicas antes mencionadas es que se logra el entrenamiento más efectivo del empleado, además se tiene la capacitación más adecuada para cada caso.

Es importante resaltar que la capacitación vestibular busca obtener las ventajas de la capacitación en el trabajo sin colocar realmente en el puesto a la persona en capacitación. Esta técnica es casi una necesidad en los puestos donde resulta demasiado costoso o peligroso capacitar a los empleados directamente en el puesto.

Los métodos que se realizan al interior de la empresa se tienen:

• Entrenamiento en el trabajo
• Rotación del trabajador
• Rotación de puestos

La capacitación vestibular, es que busca una técnica de necesidad en los puestos donde resulta demasiado costoso o peligroso capacitar a los empleados directamente en el puesto.

Ventajas y desventajas de los métodos en el lugar de trabajo

1. Lecciones o disertaciones (Método de clase), requiere poca integración (cursos basados en lecturas, grabaciones, fascículos de instrucción programada y ciertos programas de computadora).
2. Conferencias de especialistas, el hecho que se realice una plática o conferencia, en especial con los empleados nuevos, produce una actividad de manera general de capacitación, ya que se va adentrando a las actividades que realiza la empresa.
3. Instrucción audiovisual, una de las más efectivas, ya que algunos empleados tienen su inteligencia visual y auditiva más desarrollada que otras. Es importante saber que éste tipo de método, es un poco costoso, ya que si la empresa no tiene algún departamento de comunicación, la organización invertirá en una agencia externa.
4. Seminarios, el objetivo es realizar un estudio profundo de determinadas materias con un tratamiento que requiere una interactividad entre los especialistas.
5. Dramatización, obliga al capacitado a desempeñar diversas identidades. Es muy común que cada participante tienda a exagerar la conducta del otro.
6. Modelamiento, una de las técnicas con cierto grado de ventaja, ya que al tener una persona como modelo de explicación, no es seguro que el empleado lo lleve a cabo al 100%.
7. Instrucción programada, enseña habilidades para el puesto que implica presentar preguntas o hechos y permite que la persona responda, para después ofrecer al empleado retroalimentación inmediata sobre la precisión de sus respuestas.
8. Instrucción asistida por computadora, es efectivo cuando el empleado tiene una dominación tecnológica, ya que después de determinado grado de utilización para capacitarse, puede existir una barrera de comunicación.
9. Simulación, una persona debe actuar como si la situación fuese real, ejecutando sus tareas tal como lo harían en la realidad.

Conclusión

Parte del éxito en toda organización es la aplicación de estrategias, métodos y técnicas de capacitación para sus empleados, ya que una vez que se ha logrado una buena DNC, se obtiene “información mínima necesaria para tomar decisiones precisas que ahorren tiempo, dinero y esfuerzo.”

Logrando una capacitación a tiempo y la correcta, los procesos de producción mejoran, además, se logra un mejor cambio de cultura organizacional.

Además de los métodos que se desarrollaron anteriormente, estos pueden ser útiles en toda empresa.

Finalizando, la educación laboral, no consiste en la selección únicamente de aquel personal con mayores estudios, cursos, talleres, etc., sino, se trata de un plus para el personal que siendo capacitado en la empresa, se logra que desempeñe de mejor manera sus labores al interior de la empresa, entonces, la capacitación del personal desde que inicia su carrera profesional en la empresa, hasta que concluye, se le educo para ciertas tendencias labores en diferentes temas, por ejemplo, capacitación a un ingeniero industrial, en el tema o especialidad de sistema de calidad o auditor de calidad.