Indicadores de gestión para procesos académicos en la Universidad Bolivariana de Venezuela

Autor: Jonathan Manrique

Formación y capacitación

03-11-2011

El presente artículo, aborda la temática de los indicadores de gestión universitaria, dentro de la Universidad Bolivariana de Venezuela. Su estructura permite realizar una identificación y descripción del ingreso, prosecución y egreso estudiantil, a través de procesos según el contexto de la universidad actual, exponiendo la forma como se hace gestión universitaria en la UBV, a diferencia de las universidades tradicionales y el enfoque desde el ámbito de docencia, investigación y extensión.

INTRODUCCIÓN

En Venezuela, para el año 2003 la amplia demanda de estudiantes sin acceso a las Instituciones de Educación Superior (IES): Universidades, Institutos y Colegios Universitarios, fue una problemática que debió atender el Estado Venezolano a través del Ministerio de Educación Superior, como ente regulador de la educación universitaria en el país, por lo cual proclama el decreto Presidencial Nº 2 517, de fecha 18 de julio de 2003, la creación de la Universidad Bolivariana de Venezuela (UBV); en este periodo además, el Consejo Nacional de Universidades (CNU) en su sesión ordinaria del 1 de julio de 2003, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 10 y 187 de la Ley de Universidades, según acta 114 resuelve aprobar la UBV, como IES; con la finalidad de atender la problemática presentada en párrafos anteriores .

Asimismo, se funda la Misión Sucre (MS), como una política de inclusión del Ministerio de Educación Superior, que se crea mediante Decreto Presidencial

Nº 260, de fecha 8 de septiembre del 2003. Esta política se fundamenta en impartir educación en los diversos municipios del país, para ello se utiliza las estructuras de escuelas y liceos como aldeas universitarias que permitan la formación de estos bachilleres.

DESARROLLO

Gestión

Se presenta como Gestión según Shaw (1991) como el proceso mediante el cual las estrategias se convierten en planes y metas concretas que permiten evaluar el rendimiento en comparación con dichas metas.

La Gestión en esencia se presenta como una articulación entre la manera como se organiza cada institución, como se manejan los recursos, los procesos que ejecuta y cual resultado arroga la consecución de sus objetivos.

En los términos en que se basa esta investigación, la gestión es el resultado obtenido producto de la determinación de los objetivos y metas y del diseño y ejecución de estrategias a optar para lograr dichos objetivos. No se puede pretender describir la Gestión como una etapa aislada dentro de una organización, debido a que la misma es causa y efecto de un conjunto de herramientas que interactúan para conseguir un resultado óptimo de calidad. Es por esto que se configura el término de Sistema de Gestión, que según Beltán Sanz et al (2000) se denomina como un “Esquema general de procesos y procedimientos que se emplea para garantizar que la organización realiza todas las tareas necesarias para alcanzar sus objetivos”. En base a lo anterior, muchas organizaciones utilizan modelos de referencia para establecer, documentar y mantener sistemas de gestión que les permita dirigir y controlar sus respectivas organizaciones.

En la figura 1.2 se aprecia que el Sistema de Gestión articula los objetivos planteados por la organización en el sentido de determinar que se quiere, como se hace, estableciendo responsabilidades en los procesos involucrados y actividades realizadas, con los recursos que se cuentan ya sean económicos y humanos, las metodologías empleadas y los programas realizados, a fin de conocer que se logra, con los resultados obtenidos.

Como apéndice de párrafos anteriores, donde se abordó la conceptualización de Gestión y Sistema de Gestión, se introduce el término de Proceso según Beltán Sanz et al (2000) como un <> según la perspectiva en las Normas ISO 9000:2000. En el Modelo EFQM: Fundación Europea para la Gestión de la Calidad, se aborda este término, como la <>.

Indicadores de Gestión

Podemos definirlo como una unidad de medida que permite el seguimiento y evaluación periódica de las variables clave de una organización, mediante su comparación en el tiempo con los correspondientes referentes externos e internos.

Otro concepto de indicador puede ser la manifestación observable de un rasgo o característica de una o más variables de interés, susceptible de evaluación, la cual proporciona información cuantitativa y/o cualitativa acerca de dicha característica. Un indicador, así concebido, permite estimar la magnitud o intensidad de una variación y en consecuencia actuar de manera presuntiva o correctiva

Podemos señalar dos funciones básicas de los indicadores. En primer lugar, una función descriptiva, que consiste en la aportación de información sobre el estado real de una actuación o proyecto, y, a su vez, una función valorativa que consiste en añadir a dicha información un juicio de valor lo más objetivo posible, sobre si el desempeño en dicho proyecto está siendo o no el adecuado.

Un indicador debe cumplir con características básicas:

- Simplificación: la realidad en la que se actúa es multidimensional.

- Medición: permite comparar la situación actual de una dimensión de estudio en el tiempo o respecto a patrones establecidos

Los indicadores son herramientas útiles para la planeación y la gestión en general, y tienen como objetivos principales:

- Generar información útil para mejorar el proceso de toma de decisiones, el proceso de diseño, implementación o evaluación de un plan, programa o proyecto.

- Monitorear el cumplimiento de acuerdos y compromisos.

- Efectuar seguimiento a los diferentes planes, programas o proyectos que permitan tomar los correctivos oportunos y mejorar la eficacia y eficiencia del proceso general.

Los indicadores deben poseer las siguientes propiedades:

- Validez: deben reflejar y medir los efectos y resultados del programa o proyecto y los factores externos a éstos.

- Pertinencia: deben guardar correspondencia con los objetivos y la naturaleza del programa o proyecto, así como las condiciones del contexto (medio social) en donde se gestiona.

- Demostrables: deben evidenciar los cambios buscados.

- Relevancia: deben servir efectivamente al usuario para la toma de decisiones. Es decir, deben captar un aspecto esencial de la realidad que buscan expresar, en términos descriptivos y en su dimensión temporal, teniendo en cuenta que su importancia se dará según el momento en el que brinden resultados; en otras palabras, pueden ser irrelevantes en determinado momento.

- Representatividad: deben expresar efectivamente el significado que los actores le otorgan a determinada variable.

- Confiabilidad: las mediciones que se realicen, por diferentes personas deben arrojar los mismos resultados.

- Sensibilidad: deben reflejar el cambio de la variable en el tiempo, es decir, debe cambiar de forma efectiva y persistente a lo largo del periodo de análisis.

- Fácticos: deben ser objetivamente verificables.

- Eficiencia: deben ser exactos al expresar el fenómeno.

- Suficiencia: por sí mismo, deben expresar el fenómeno, sin ser redundantes.

- Flexibilidad: con la virtud de adecuarse a la realidad de lo que se pretende medir y a la disponibilidad y confiabilidad de la información.

Todo indicador puede ser presentado como:

- Cifra absoluta: refleja características particulares en un momento dado. (por ejemplo nº de estudiantes cursando un PFG en la UBV).

- Porcentajes: se refiere fundamentalmente a aspectos de distribución (ejemplo: porcentaje del presupuesto asignado a la docencia).

- Promedios y otras medidas estadísticas: representa comportamiento típico tales como: promedio, mediana, modo, etc. (ejemplo: promedio de notas de los estudiantes en PFG de Estudios Jurídicos).

Para construirse los indicadores que permiten realizar la evaluación de un programa en cualquiera de las categorías, se requiere:

- Identificar las variables que se encuentran en los objetivos del programa o proyecto, en sus metas y en sus resultados, seleccionando los conceptos claves del programa o proyecto.

- Construir un significado colectivo de la variable (acuerdo sobre lo que se entiende por cada variable).

- Combinar las variables en fórmulas matemáticas que resulten en indicadores que representen ámbitos específicos del indicador.

- Diseñar todos los indicadores que sean necesarios para expresar cada significado, cobertura o alcance de las variables.

- Priorizar y seleccionar los indicadores. Se requiere que el equipo identifique un conjunto de criterios de ponderación y selección de indicadores de acuerdo con las características específicas del programa.

Los indicadores de gestión son uno de los agentes determinantes para que todo proceso de producción se lleve a cabo con economía, eficiencia y eficacia.

- Economía: es reducir al mínimo el costo de los recursos utilizados para realizar una actividad con la calidad requerida, y sólo podrá medirse si existen razonable o motivos para hacerlo.

- Eficiencia: es aprovechar lo mejor posible los recursos disponibles, y está relacionada con la economía y se refiere a los recursos utilizados. La pregunta principal es si estos recursos se ha empleado de manera óptima a

satisfactoria. O si se hubiesen logrado los mismos o similares objetivos, desde el punto de vista de la calidad y del plazo del tiempo, con menos recursos. Se restringe básicamente a la pregunta sobre si los recursos se han empleado de una manera óptima o satisfactoria.

- Eficacia: miden el grado en que se logran las metas. Comprenden la evaluación del cumplimiento de los objetivos (metas) que pueden corresponder a unidades de servicio interna o externas.

A partir del marco teórico referencial citado, identificaremos y definiremos procesos a través de un mapa de procesos, el cual está conformado por los siguientes elementos: proceso, condición de satisfacción, usuario, unidad que desarrolla el proceso.

Se desarrolla una matriz de procesos para vincular los procesos con los indicadores de gestión que permitan el control y evaluación de estos procesos.

Matriz de identificación de indicadores del proceso de ingreso estudiantil.

Proceso número uno (1) y subprocesos número uno (1) y dos (2)

Indicadores de gestión del proceso de ingreso estudiantil

1. Tasa de Inscritos de estudiantes asignados por el CNU.

2. Tasa de inscripción de estudiantes inscritos bajo la modalidad de acreditación por experiencia, habilidades y conocimientos.

3. Tasa de inscripción de estudiantes inscritos bajo la modalidad de equivalencias de estudios.

4. Tasa de inscripción de estudiantes inscritos bajo la modalidad beneficiarios, señalados en convenios y acuerdos suscritos y ratificados por el Consejo Universitario.

5. Tasa de inscripción de estudiantes inscritos bajo la modalidad de Reválidas.

6. Tasa de inscripción de estudiantes inscritos bajo la modalidad de reincorporaciones.

7. Tasa de inscripción de estudiantes inscritos bajo la modalidad de méritos excepcionales de carácter académico, deportivo o cultural.

8. Número total de estudiantes inscritos en el Programa de Iniciación Universitaria, Trayecto Inicial o su equivalente.

9. Número total de estudiantes inscritos en PFG.

10. Número total de estudiantes inscritos en pregrado.

11. Tasa de Procedencia estudiantil.

12. Tasa de estudiantes nuevos inscritos en el Programa de Iniciación Universitaria, Trayecto Inicial o su equivalente.

13. Tasa de estudiantes nuevos inscritos en el PFG correspondiente

14. Tasa de estudiantes nuevos inscritos en el PFG correspondiente

Proceso número uno (1) y subprocesos número tres (3) y cuatro (4)

15. Tasa de estudiantes carnetizados en el PIU, Trayecto Inicial o su equivalente.

16. Tasa de estudiantes carnetizados en el PIU, Trayecto Inicial o su equivalente.

Matriz de identificación de indicadores del proceso de prosecución estudiantil.

Proceso número uno (1) y subprocesos número uno (1) y dos (2)

Indicadores de gestión del proceso de prosecución estudiantil

17. Tasa de retiro estudiantil.

18. Tasa de retiro estudiantil periodo lectivo precedente.

19. Tasa de retiro estudiantil en un mismo periodo lectivo.

20. Tasa de retiro unidades curriculares.

21. Tasa de aprobación unidades curriculares.

22. Promedio de notas.

23. Promedio de notas de unidades curriculares aprobadas.

24. Tasa de unidades curriculares con pérdida por inasistencia.

25. Índice de variación interanual de matrícula.

26. Densidad por sección.

27. Relación de estudiantes por profesor.

Matriz de identificación de indicadores del proceso de egreso estudiantil.

Proceso número uno (1) y subprocesos número uno (1) y dos (2)

28. Índice de graduación.

29. Tasa de graduación.

30. Índice de continuación Grado Académico.

31. Tasa Bruta de Graduación.

32. Duración promedio de los estudios de pregrado.

33. Tasa de asignación presupuestaría destinada a la formación de carreras largas y cortas.

CONCLUSIONES:

Los procesos de gestión universitaria en Venezuela están orientados a procesos administrativos para universidades tradicionales.

La UBV es pionera en Venezuela, en la gestión universitaria, desde el enfoque de municipalización de la educación universitaria.

La gestión de procesos, es de vital importancia para lograr que planeación, dirección, control y evaluación de la gestión universitaria. Establecer los procesos, permite la valoración de cada uno de los resultados y por tanto conocer las demandas y nuevos requerimientos, y que permitan la adaptación de los mismos, al contexto actual.

La definición y diseño de indicadores de gestión permitirá la evaluación de la gestión universitaria.

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Jonathan Manrique - jmanriqueriosarrobagmail.com

Licenciado en Ciencias Estadísticas.

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