Técnicas de manejo de grupos. Equipos de alto rendimiento

Introducción

El arte o técnica es la capacidad para hacer algo, nos faculta para hacer en el sentido de producir o fabricar algo. En este caso hablaremos de la técnica del manejo de grupos definiendo primero lo que es uno y los diferentes tipos de ellos para manejarlos correctamente.

Tipología en función del tamaño del grupo

Grupo pequeño (máximo 12 miembros). Es factible la interacción directa entre los miembros del grupo.
Grupo mediano (máximo 40 miembros). Ejemplo el grupo de escuela. Pueden realizar tareas como trabajos expositivos o discusiones.
Grupo grande (más de 40 personas). En estos grupos no son posibles las interacciones directas entre sus miembros.

Es importante recordar que cualquier técnica grupal dependerá del coordinador, de los miembros del grupo y de la organización en la que tiene lugar. La naturaleza del propio grupo va a determinar unos contenidos y unos objetivos que van a influir en las técnicas que van a ser utilizadas. Y sobre todo depende el contexto del grupo serán las técnicas, el tamaño del grupo, nivel de estrés, preocupaciones, aspiraciones, problemática a tratar.

Técnicas de manejo de grupos

Las dinámicas de grupo forman parte de la propia vida de éste. Siempre que se trabaje con un conjunto diverso de personas se desarrolla una dinámica determinada. Ahora bien, es necesario saber qué dinámica es la apropiada para trabajar con cada grupo (según sus características) y para cada circunstancia. Porque no todas las técnicas son válidas para todos los grupos en todo momento.

En este sentido es interesante señalar cómo elegir la técnica adecuada:

Según los objetivos que se persiguen:

Según los objetivos varían. Para promover ideas y opiniones (Discusión); para tomar decisiones (Estado Mayor), para facilitar la participación (Philips 66); para promover las actitudes positivas (Riesgo); para la capacidad de análisis (Estilo de casos).

Según la madurez y entrenamiento del grupo:

Para los grupos que empiezan hay que buscar técnicas más simples. A medida que el grupo evoluciona se utilizaran técnicas más complejas.

Según el tamaño del grupo:

En los grupos pequeños, hay más cohesión y seguridad. Por tanto, se llega fácilmente a un consenso. Se pueden utilizar “debates dirigidos”, pequeños grupos de discusión, “estilos de casos”.

En los grupos grandes hay menos cohesión y más intimidación. Se utilizará el simposio, panel. Y en caso de dividirse en grupos (Philips 66, Seminario,…)

Según el ambiente físico:

A la hora de elegir una técnica hay que tener presente las posibilidades del local y tiempos. Algunas técnicas (foro), requieren un espacio amplio. Unas técnicas llevan más tiempo que otras. Otras necesitan elementos auxiliares (pizarra, casete, escenario,…)

Según las características de los miembros:

Los grupos varían según edades, niveles de instrucción, intereses, experiencias,… Así la técnica del riesgo será más válida para grupos de mayor edad. El debate dirigido para más jóvenes. Para un grupo apático, el Philips 66, despertará un interés mayor que el simposio.

Según la capacidad del animador o profesor:

Este debe ir capacitándose. Comenzará por técnicas más comunes en la enseñanza (discusión, seminario,…), e irá adentrándose en técnicas más complejas. El profesor procurará elegir técnicas de acuerdo a sus capacidades y aptitudes.

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Las principales motivaciones que nos llevan a utilizar una técnica adecuada al grupo que animamos pueden ser:

Para crear confianza y lograr un buen clima de interrelaciones entre los miembros del grupo (equilibrio socio-emocional)
Para establecer la cooperación, haciendo saber a los miembros del grupo el valor del trabajo en equipo.
Para la etapa de eficiencia, es decir, para lograr mayor productividad en el logro de los objetivos propuestos.
Para estructurar, organizar y realizar las tareas, tomar decisiones… etc.
Para motivar a la tarea, e interesar al grupo en el trabajo que han de realizar.
Para resolver situaciones de conflicto, planteando críticas constructivas respecto al problema y aportando soluciones.
Para evaluar la propia marcha del grupo, situaciones o temas desarrollados…

Grupos T

Los Grupos T nacen en EE.UU. en 1946, como consecuencia de un plan de investigaciones dirigido por Kurt Lewin. A partir de 1947 los grupos T y el método de laboratorio se difundieron rápidamente como importantes métodos educacionales en muchos países de Occidente, y hoy se siguen utilizando sobre todo en capacitación administrativa y desarrollo organizacional. Los grupos T son una tecnología educativa que refleja los valores y aspiraciones democráticas de la cultura norteamericana donde aquellos nacieron.

Los grupos T son instrumentos para el cambio esencialmente controlados, que brindan oportunidades para el autoconocimiento y el autodesarrollo. Aumentan la conciencia de sí mismo y la percepción de la influencia de la conducta propia sobre los demás.

Smith indica tres metas principales: aumentar la capacidad para apreciar cómo los demás reaccionan ante nuestra conducta; para calibrar las relaciones entre terceros; y para actuar hábilmente según cada situación.

Los grupos T ayudan al individuo a concientizar y comprender los diversos aspectos de la conducta propia, para luego introducir cambios en ella. Esos diversos aspectos de la conducta se pueden graficar en la «ventana de Johari», donde aparecen cuatro tipos de conducta:

Pública: conocida por uno mismo y por los demás.

Ciega: desconocida por uno mismo pero que ejerce influencia sobre los demás.

Oculta: hechos y emociones de los que la persona tiene conciencia pero que decidió no compartir con los demás.

Conductas desconocidas por uno mismo y por los demás.

Focus Group

La entrevista de Grupos de Interés o Focus Group, es una de las técnicas que se emplean con mayor frecuencia en la investigación de mercados. Algunos expertos la definen como una entrevista vagamente estructurada, dirigida por un moderador especializado entre un número pequeño de encuestados simultáneamente. Según los autores Kinear y Taylor en el libro Investigación de mercados, esta técnica tiene sus orígenes en los métodos de la terapia de grupo utilizados por psiquiatras.

Estas entrevistas pueden emplearse para conseguir diferentes objetivos y tienen los siguientes usos:

Generan hipótesis que puedan probarse más adelante de forma cuantitativa.
Generan información útil en la estructuración de los cuestionarios del consumidor.
Suministran información global de las características de una categoría de producto.
Obtienen información conceptual sobre la forma cómo los consumidores perciben nuevos productos, de los cuales hay poca información disponible.
Estimulan nuevas ideas para los productos antiguos.
Generan ideas a utilizar en nuevos conceptos creativos.
Interpretan resultados cuantitativos obtenidos previamente.

El grupo de encuestados debe estar compuesto por personas con características bastante homogéneas. Esto evita que se presenten interacciones o conflictos entre los miembros del grupo sobre temas que no son pertinentes a los objetos del estudio. Pero éste, adicionalmente, debe de cumplir con ciertos principios para que sea eficaz.

Tamaño del grupo

Puede ser de 10 o 12 personas para una investigación sobre bienes de consumo. La experiencia ha demostrado que un grupo con menos de 8 personas da lugar a que la discusión sea dominada por unos pocos encuestados, y tener más de 12 personas tiende a disminuir la oportunidad de participación para algunos encuestados. Se recomienda que para una investigación de bienes que no son de consumo (empleadas por médicos, arquitectos, compradores industriales, ingenieros, inversionistas, contratistas, etc.), el número ideal es 6 o 7 personas, para obtener la máxima interacción entre los participantes.

Selección de los encuestados

La mayoría de los investigadores considera que es esencial realizar una selección cuidadosa para que la entrevista focus group sea todo un éxito. En primer lugar, los miembros del grupo deben tener una experiencia adecuada con el objeto o tema que se está analizando. En segundo lugar, no deben incluirse por segunda vez aquellos encuestados que hayan participado anteriormente en una sesión de grupo. Algunas organizaciones de investigación permiten que los encuestados participen por segunda vez, si no han tomado parte en una sesión, durante el transcurso de un año. La razón de esta norma es que los participantes veteranos, con frecuencia desempeñan el papel de expertos, dominando la discusión y tratando de «llamar la atención» frente a los que participan por primera vez.

Otro aspecto en la selección de los encuestados se relaciona con permitir que las personas tomen parte en un grupo en el que está incluido un familiar, vecino o amigo. Debido a que los amigos a veces tienden a hablar entre sí y no con todo el grupo, muchos investigadores no seleccionan encuestados que pertenezcan a grupos religiosos u otras organizaciones en las que los participantes tienen relaciones instituidas.

Ambiente

El ambiente físico es muy importante para la efectividad de la sesión de grupo. La atmósfera debe dar lugar a un sentimiento de relajación y debe ser un lugar donde puedan hacerse libremente comentario informal y espontáneo. El ambiente de una sala se considera más apropiado que el de un salón de conferencias, puesto que éste puede inhibir a muchos de los encuestados o motivarlos para que desempeñen el papel de expertos.

Duración de la Sesión

Una reunión típica puede durar entre 1½ y 2 horas. Se necesita este tiempo para establecer armonía con los encuestados y explorar profundamente sus percepciones, sentimientos, ideas y puntos de vista acerca del tema bajo análisis.

Colaborativos, productivos, motivados, auto dirigido

Colaborativos

El trabajo colaborativo posee una serie de características que lo diferencian del trabajo en grupo y de otras modalidades de organización grupal, como son:

Se encuentra basado en una fuerte relación de interdependencia de los diferentes miembros que lo conforman, de manera que el alcance final de las metas concierna a todos los miembros.
Hay una clara responsabilidad individual de cada miembro del grupo para el alcance de la meta final.
La formación de los grupos en el trabajo colaborativo es heterogénea en habilidad, características de los miembros; en oposición, en el aprendizaje tradicional de grupos éstos son más homogéneos.
Todos los miembros tienen su parte de responsabilidad para la ejecución de las acciones en el grupo.
La responsabilidad de cada miembro del grupo es compartida.
Se persigue el logro de objetivos a través de la realización (individual y conjunta) de tareas.
Existe una interdependencia positiva entre los sujetos.
El trabajo colaborativo exige a los participantes: habilidades comunicativas, relaciones simétricas y recíprocas y deseo de compartir la resolución de tareas.

Productivos

Existen cientos de ejemplos de conglomerados o grupos productivos exitosos, que llevan prosperidad a sus comunidades.
Si bien los conglomerados no se crean, sí pueden fortalecerse.
El fortalecimiento debe empezar por definir una estrategia integral para todos los actores.
Luego hay que dar apoyo alas empresas y las instituciones gubernamentales, académicas y gremiales.
Los servicios de las instituciones deben coordinarse, adaptarse y, en ocasiones, transformarse.
En este entorno, los gremios fortalecen su capacidad de comunicar y conciliar los intereses empresariales, y las municipalidades lideran políticas industriales con las que estimulan el desarrollo.
En la región hay varios conglomerados: turismo, lácteos, agroindustria.
El esfuerzo debería continuar para asegurar el desarrollo local.
Hay que aprender de otras experiencias mundiales que han sido sistematizadas por diferentes agentes, entre ellos, la Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial.

Motivados

El dominio de la técnicas de trabajo, la capacidad para persuadir, influir, y motivar a los miembros de un equipo de trabajo constituye la base para un desempeño eficiente del supervisor. Una de las razones básicas es la motivación, mantener una actitud optimista frente a su equipo y lograr que el espíritu y la unidad de grupo se apodere del trabajo, de las tareas a realizar, esa energía interior que mueve montañas a pesar de los dificultades que se presenten, esto es vital y es lo verdadero y real que cada miembro del equipo posee interiormente y permite el logro de los objetivos a tiempo y en óptima calidad.

Hay una serie de factores humanos y técnicos que el supervisor cultiva para motivar a su personal:

Comunicación clara, abierta, franca, enfatizando el conocimiento y solución de problemas de su área, de necesidades, metas personales y profesionales. Ganar su confianza, respeto, admiración y fidelidad.
Delegar con amplitud, tareas que le permitan decidir en su nivel jerárquico para alcanzar un resultado, ejercer la iniciativa y creatividad al poder de seleccionar las mejores alternativas en su accionar. Para esto, establecemos un sistema de seguimiento para conocer el progreso en las asignaciones y tareas encomendadas.
Reconocimiento y recompensas por su trabajo bien hecho, de su capacidad de pensar, expresarse, de su esfuerzo, de su labor en el momento oportuno.
Adiestrar, entrenar e instruir en los procesos y controlar el desempeño previendo correcciones y desviaciones.
Fomentar el análisis de los hechos, selección de alternativas de solución y proceso de mejora continua.

Auto dirigido

Un equipo de trabajo autodirigido (ETAD) es un número pequeño de personas, que comparten conocimientos, habilidades y experiencias complementarias y que, comprometidos con un propósito común, se establecen metas realistas, retadoras y una manera eficiente de alcanzarlas también compartida, asegurando resultados oportunos, previsibles y de calidad, por los cuales los miembros se hacen mutuamente responsables.

Esta singular forma de trabajar produciendo resultados de manera interdependiente, es lo que hace posible que el desempeño del equipo, sea cualitativamente superior a la suma de los aportes y tareas individuales que realizan sus miembros. Pero el desempeño del equipo también es superior, porque superiores son los valores de sus integrantes.

Se requiere gente con mucha seguridad personal, gente líder de sí misma, dispuesta a aceptar la responsabilidad por las acciones que realiza y por los resultados que produce, que sabe pedir ayuda sin complejos cuando la necesita y que, además, se involucra en tareas para fortalecer al equipo, sobre todo en tareas que no son de su responsabilidad, pero que al hacerlas fortalecen al equipo.

Conclusión

Mediante la aplicación de técnicas de manejo de grupos podemos elegir la más adecuada para cada grupo para el cual siempre es necesario saber cuál dinámica es la apropiada para trabajar con cada grupo para cada circunstancia. Porque no todas las técnicas son válidas para todos los grupos en todo momento.

Como podemos observar existentes varios tipos de grupos y cada uno posee sus propias características, En los grupos en los que se aplica una dinámica de grupo mínimamente planificada, el fin de la dinámica deberá estar en función de los objetivos establecidos previamente por el coordinador y el propio grupo.

Bibliografía

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Feder, B.J. 2000, «F.I. Herzberg, 76, “Professor And Management Consultant» Mc Graw Hill.